Det skal skolerne gemme fra pensionsmodent it-system

Illustration: Itslearning
Når SkoleIntra bliver erstattet af Aula, bliver alt indhold slettet i det gamle it-system. Det betyder, at kommunale forvaltninger og folkeskolelærere skal sikre sig, at alle bevaringspligtige dokumenter bliver flytter over i andre it-systemer. DigiTech har undersøgt, hvad der skal gemmes fra SkoleIntra, og hvad der frit kan slettes.

Det startede som et lille intranet mellem fem sønderjyske skoler tilbage før årtusindeskiftet. Siden er SkoleIntra, der blandt andet dækker over platformene Elev, Personale og ForældreIntra, vokset til at være et af de offentlige it-systemer med det største antal brugere.

Men når kalenderen viser 1. august 2019, er det slut efter næsten 20 års drift. SkoleIntra erstattes af den nye kommunikationsplatform Aula, som bliver leveret af Netcompany.

Det betyder samtidig, at al data i SkoleIntra som udgangspunkt bliver slettet – databasen forsvinder.

Efter så mange år er der ophobet massive mængder data og dokumenter i SkoleIntra, som hverken er aktuelle for elever, personale eller i de kommunale forvaltninger, men som har historisk værdi.

Derfor kan de enkelte folkeskolelærere heller ikke frit vælge, hvad de vil have med fra SkoleIntra og over i Aula. Rigsarkivet skal nemlig være sikre på, at bevaringsværdigt materiale ikke går tabt i overgangen mellem de to it-systemer, ligesom Offentlighedsloven blandt andet giver forældre retskrav på indsigt i de oplysninger, som skolen har nedfældet om eleven.

SkoleIntra bliver slettet

Men hvorfor kan Rigsarkivet ikke tage en samlet digital kopi af alle data og dokumenter i SkoleIntra, så hvert enkelt dokument ikke individuelt skal vurderes?

»Webløsningen SkoleIntra skal ikke bevares. Det skyldes, at SkoleIntra er implementeret som én database pr. skole, hvilket vil medføre store udgifter til arkivering af hver enkelt database eller til en samlet arkiveringsversion af kommunens baser. Hertil kommer den meget uensartede brug af SkoleIntra, hvilket gør, at man vil få afleveret et meget differentieret materiale,« lyder svaret fra Rigsarkivet.

Det er heller ikke muligt for Kombit, der styrer overgangen fra SkoleIntra til Aula, at nedfælde en samlet opskrift på, som Netcompany eller kommunerne kan følge, så man sikrer sig, at bevaringspligten og Offentlighedsloven bliver overholdt, når datamigreringen mellem de to systemer er afsluttet.

»Kategoriseringen af indholdet har kommunen selv ansvaret for at få afklaret. Intra-løsninger i kommunerne har været benyttet meget forskelligt, og vi kan ikke give en udtømmende liste eller entydig retningslinje i forhold til de typer af dokumenter, der ikke må slettes. Det er altså ikke tilstrækkeligt for den enkelte kommune at få gennemført den automatiske migrering fra SkoleIntra til Aula i forbindelse med implementeringen af Aula på kommunens skoler. Kommunen bærer derimod selv ansvaret for at vurdere indholdet i SkoleIntra,« skriver Kombit i en vejledning til datamigrering fra SkoleIntra til Aula.

Illustration: Rigsarkivet

Derfor skal kommuner have tættekammen frem og igennem mange års lagrede filer og dokumenter på SkoleIntra, som muligvis skal gemmes i andre it-systemer. På baggrund af DigiTechs henvendelse vil Rigsarkivet nu gøre en ekstra indsats for at hjælpe de kommuner, der er i tvivl om, hvordan de skal håndtere bevaringspligten i SkoleIntra og Aula.

Denne artikel er oprindelig bragt på Version2's søstermedie DigiTech. Få adgang til den fulde artikel på linket, og læs mere om, hvad Rigsarkivet anser som bevaringsværdige data.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (2)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Malthe Høj-Sunesen

Må man foreslå at Rigsarkivet/Statens Arkiver (SA) udvikler et Open source-program, som danner arkiveringsversionen efter leveringsbekendtgørelsens forskrifter, og som automatisk holder dannede arkiveringsversion op mod ADA?

Som en, der har oplevet at skulle aflevere et it-system, ser det ud til at være en enorm offentlig besparelse at have ét program, som kan udvides efter behov, fremfor en myriade af programmer (ofte et per system) udarbejdet af indleverende entitet. Det ville formentlig også føre til færre afviste indleveringer. Ja, det ville kræve at SA får en større pose penge til projektet, men det vil blive modsvaret af mindst 50 entiteter som ikke behøver udvikle eget.

  • 0
  • 0
Henning Wettendorff

"Derfor kan de enkelte folkeskolelærere heller ikke frit vælge, hvad de vil have med fra SkoleIntra og over i Aula. Rigsarkivet skal nemlig være sikre på, at bevaringsværdigt materiale ikke går tabt i overgangen mellem de to it-systemer,"

Det er nu ikke grunden til, at de enkelte lærere ikke kan vælge, hvilke filer de vil have med fra SkoleIntra over i Aula. Men Aula får kun fillager til dokumenter af følsom karakter - skoler og kommuner skal derfor i fremtiden benytte Google Drev eller MS OneDrive til arkivering og deling af filer i det daglige.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere