Statsforvaltningerne har to store problemer: For det første betyder manglen på elektroniske dokumenthåndteringssystemer, at sagsbehandlingen foregår på papir, og selv emails bliver printet og fragtet med lastbil rundt mellem kontorerne.
For det andet er langt den største del af den elektroniske post fra borgerne sendt som helt almindelige e-mails uden kryptering eller digital signatur. Sådan ser virkeligheden ud i Statsforvaltningerne, som Version2 i sidste uge kunne afsløre.
Det første problem kræver vilje, penge og et it-projekt at løse. Men det andet problem burde være nemt at få ud af verden, mener ekspert i offentlig digitalisering, professor Kim Normann Andersen fra CBS.
»Man kunne jo bare lave et autoreply til ukrypterede emails, hvor man spørger borgeren, om det er i orden at svare dem via ukrypteret email,« siger Kim Normann Andersen.
»I stedet for at påtvinge borgerne en besværlig, krypteret løsning, kunne myndighederne i stedet tage dem på ordet med en besked i retning af 'Du har henvendt dig med en ukrypteret e-mail ? er det så også ok, at vi svarer dig i samme format?'« uddyber han.
Kim Normann Andersen understreger, at han ikke har undersøgt, om fremgangsmåden er lovlig.
»Den slags overlader jeg trygt til juristerne, men hvis det skulle vise sig ikke at være lovmedholdeligt, kan man jo bare lave loven om,« siger han.
Argumentet bag ideen er, at mange borgere ikke længere er bekymrede over at dele personoplysninger med andre, hvilket ifølge Kim Normann Andsern kan ses på de enorme mængder af personoplysninger, som gladelig deles på sociale netværk som Facebook, Twitter og Foursquare.
»Jeg tror ikke borgerne ville være bekymrede ved sådan en løsning. Det er nok snarere de enkelte forvaltningers bekymring om, hvordan man kan lave procedurerne om, der kan bremse forslaget,« siger Kim Normann Andersen.
Han kan dog sagtens se dilemmaet med, at nogen borgere ikke kan gennemskue de potentielle konsekvenser af at sende følsomme oplysninger ukrypteret over internettet.
»Jeg er opmærksom på, at nogen vil blive bekymret over forslaget, men man skal også passe på med at blive overbekymret. Selvfølgelig er staten i visse tilfælde nødt til at tænke for borgeren og sige, om noget er i orden eller ej, men her har man kategorisk tænkt for borgeren i alle henvendelser og sagt 'det er ikke i orden'. Jeg er sikker på, at rigtig mange ukrypterede e-mails med fuldstændig harmløst indhold bliver besvaret skriftligt på den konto,« siger Kim Normann Andersen.¨
»Hvor tit beder sagsbehandleren klienten om at dokumentere, at han er, den han er, når han dukker op nede ved skranken?« lyder det videre.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
