Sikker vej til datatab: Lad medarbejderne muge ud på netværksdrevet
Typisk mail fra it-afdelingen: ?H-drevet er ved at løbe tør for plads. Hvis ikke du med det samme sletter 50 MB fra H-drevet, risikerer du at miste dine data.«
Ironisk nok kan frygten for at miste data resultere i ? mistede data.
For når medarbejderen mere eller mindre i panik sletter filer til højre og venstre, risikerer han uforvarende at at slette vigtige data. Et problem, der ifølge en undersøgelse, som storagevirksomheden Proact har lavet, er udbredt herhjemme.
»Sætter man medarbejdere til at rydde op i og slette gamle filer, opstår en alvorlig risiko for hovsaløsninger. Den enkelte medarbejder har nemlig ikke nødvendigvis overblik over, hvad det er vigtigt at gemme, hvordan og hvor. I værste fald kan det føre til meget alvorlige problemer for en virksomhed, hvor vigtige data i forhold til kontrakter eller anden dokumentation pludselig er væk?, udtaler, adm. dir. i Proact Danmark, Carsten Egeberg i en pressemeddelelse.
Undersøgelsen viser, at det hos 48 procent af de adspurgte er almindelig praksis at sætte medarbejderne til at rydde op og slette filer, når det kniber med lagerpladsen. Samtidig er det kun hos 55 procent af de adspurgte, at det er it-afdelingen, der træffer beslutning om datas vigtighed og prioritering mht. lagring.
Endelig viser undersøgelsen, at blot 59 procent har en egentlig arkiveringspolitik. Uden en sådan har de ansatte kun deres egen mavefornemmelse at holde sig til, hvis de bliver sat til at rydde op i gamle filer på deres arbejdsplads. Og det er ikke kun risikoen for slettede data, virksomheder og organisationer står over for.
»Manglen på en arkiveringspolitik kan også blive til frygt for at slette vigtige data. Visse medarbejdere tager i sådan en situation backup på egen hånd, hvilket øger risikoen for at miste kritiske data. Det er nemlig mere besværligt at tage backup, når man arbejder hjemme på sin bærbare, end når man er på selve arbejdspladsen. Og hvis medarbejderne kun tager lokal backup på deres bærbare, opstår risikoen for, at en del af virksomhedens data ligger rundt omkring på de ansattes bærbare ? uden for virksomhedens kontrol og uden backup, ræsonnerer Carsten Egeberg.
Undersøgelsen er blevet gennemført af Proact i efteråret 2009 og omfattede i alt 100 interviews med it-chefer og it-ansvarlige i 50 tilfældigt udvalgte, private virksomheder med over 100 ansatte og 50 tilfældigt udvalgte statslige organisationer (ministerier og underliggende institutioner, kommuner og regioner).
