Sådan outsourcer virksomheder langt hurtigere nu

De store virksomheders outsourcing-forløb er kommet gevaldigt op i fart. Nu kan en leverandør blive fundet på få måneder, blandt andet ved at give leverandøren mere ansvar.

For ikke så længe siden var det altid en langstrakt proces, når en privat virksomhed skulle finde en ny leverandør til en outsourcing-opgave.

Måned efter måned med prækvalifikation, detaljerede kravspecifikationer og møder med potentielle leverandører. Og når kontrakten var indgået, kunne man så begynde en langstrakt kamp om, hvordan detaljerne i kravspec’en skulle fortolkes.

I dag har mange virksomheder i stedet trykket speederen i bund og finder en leverandør på fire til seks måneder, fra ideen bliver undfanget, til kontrakten er skrevet under. Og hos Vestas satte man i slutningen af 2013 uofficiel danmarksrekord med et forløb, der kun tog 10 uger, altså 2½ måned.

Læs også: Nu går det stærkt: Vestas outsourcede på bare ti uger

Tendensen er tydelig, fortæller Mike Polczynski, chefkonsulent hos PA Consulting Group og rådgiver for Vestas, da vindmøllefirmaet outsourcede hele datacentret.

»Kunderne går nu meget hurtigere og meget mere målrettet efter de leverandører, de synes, der er relevante at tage fat i. Vi ser stort set ikke længere de lange prækvalifikations-forløb i den private sektor. Før brugte man to måneder på at scanne markedet, nu holder man i stedet en workshop for de leverandører, man mener er relevante,« siger Mike Polczynski til Version2.

Læg svaghederne åbent frem

Lange aftener og måneder med at skrive alle spidsfindigheder ned i kravspecifikationen bliver også fravalgt af mange i dag.

»Traditionelt brugte man ret mange måneder på at skrive præcist om sit setup og sine krav. Nu ser vi en bevægelse mod større transparens, hvor man siger ’vi ved godt, at vores dokumentation ikke er ajour, og vi ved faktisk ikke, præcist hvor mange servere vi har’. Due diligence starter derfor fra dag 1. Man lægger alt ud i et datarum, så leverandørerne selv kan vurdere hullerne i dokumentation,« fortæller Mike Polczynski.

Dermed bliver det op til leverandørerne at få afklaret, hvordan kundens tekniske situation skal påvirke prisen. Og når man på den måde har lagt alt ud åbent, falder risikoen for, at leverandøren overtager en masse ukendte problemer. Det giver en lavere pris til kunden, fordi leverandøren ikke smækker en stor risikopræmie oven i prisen.

Samtidigt ser virksomhederne på, hvad hver leverandør har af standardprodukter og vurderer så, hvor godt deres eget setup vil kunne erstattes af disse standardløsninger.

»Så lægger man sin egen organisation ned over leverandørens standard service katalog og kan se, hvad der stikker ud, og hvor man får mere, end man har i dag. I stedet for at kræve præcist det samme hos en ny leverandør som man historisk har fået opbygget, går man efter standardiserede services. Man ønsker en strategisk partner, man kan udvikle sig med de næste fem år,« siger han.

Leverandøren er en ven

Den nye måde at outsource på betyder, at der skal være en helt anden tillid og et langt bedre samarbejde mellem kunde og leverandør, i stedet for at samarbejdet bliver styret af kontrakt og kravspec og jurister.

»Tidligere skrev kunderne meget ned, for at forsøge at skubbe risikoen hen over bordet til leverandøren. I stedet siger man nu: ’Leverandøren er vores ven. Vi vil i bund og grund det samme, så vi skal skabe et godt fundament for vores samarbejde’,« forklarer Mike Polczynski.

Gennem workshops før kontrakten bliver skrevet under, får man åbenhed og ærlighed om også alle de mindre tjekkede dele af kundens it-løsninger.

»Man finder i fællesskab på de fremtidige løsninger og finder sammen ud af, hvilke trade-offs, der er nødvendige. Så får man et meget mere præcist billede, på begge sider af bordet, af hvad der er brug for. Hvis man omvendt skubber en masse risiko over til leverandøren, og det viser sig ikke at være helt som lovet, eller som leverandøren troede, så får man et dårligt samarbejde, hvor leverandøren sender ekstra regninger, som kunden så bliver sur over,« siger Mike Polczynski.

Da Vestas valgte leverandør i løbet af kun ti uger, indgik der for eksempel syv workshops over fire uger med hver af de leverandører, der var tilbage i opløbet om kontrakten.

Kend din leverandør på forhånd - uden mavefornemmelse

Når processen bliver speedet op, kræver det også bedre forberedelse fra kundens side, eller fra kundens rådgiver. Så skal man nemlig vide noget om hver leverandør på forhånd, så man hurtigt kan koncentrere sig om de relevante.

»Det handler om, hvad andre kunder siger om leverandøren, om styrker og svagheder. Og det er ikke kun det tekniske og kulturelle fit, for eksempel hvor leverandøren har sine driftscentre, men også om de for eksempel er sultne efter nye opgaver i bestemte markeder,« siger Mike Polczynski.

Denne ’skønhedskonkurrence’ skal være systematisk og faktuel, for det må ikke blive afgjort på mavefornemmelse - så ender man nemlig hver gang med den sædvanlige leverandør, uden at overveje andre muligheder.

Inderne giver 'absolut høj kvalitet'

Og andre muligheder er der nok af i disse dage, hvor indiske leverandører som Tata Consultancy Services og HCL buldrer frem. Og det handler ikke bare om en lavere pris, understreger rådgiveren.

»Tidligere tog man dem med for at presse prisen. Men vores oplevelse i dag er, at det absolut er høj kvalitet, de kommer med, der mindst er på højde med de klassiske tier-1-leverandører som IBM, CSC og HP. Hvis man ikke har dem med i overvejelserne, får man ikke den rigtige konkurrence. Men det kræver, at man ved, hvad de kan og hvad de ikke kan,« siger han.

Som et billede på, at Indien er meget mere end billig arbejdskraft, nævner Mike Polczynski en kortlægning fra SAP, der besluttede sig for at finde klodens 25 dygtigste it-arkitekter i SAP-verdenen. Ud af de 25 personer, var 18 fra Indien.

»Hvis du tager til Indien for at finde billige resurser, kan du godt finde det. Men du kan også finde verdens bedste resurser,« siger han.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (8)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
martin nyhjem

Spændende artikel.
Det kunne dog også være interessant med en opfølgende artikel, som omhandler hvordan virksomheder UNDGÅR at outsource :)

Kunne det f.eks. være at skære ned på antallet af mellemledere og papirvendere, og i stedet give mere ansvar til dem, som faktisk er uddannet til at passe jobbet?
Eller hvordan sørger vi på andre måder for at beholde jobbene her i landet? :)

Mikael Dalgaard

Jeg hæfter mig ved en artikel af d. 9. september 2013, hvori det fremhæves at hver tredje danske virksomhed fortryder IT-sourcing. Af artiklen fremgår det, citat: En klassisk begrundelse for at outsource er at spare penge, men 59 procent af dem, der trak opgaver tilbage, gjorde det fordi, der ikke var noget at spare. Og så svarer 53 procent, at tilfredsheden blandt brugerne var for lav, når en it-opgave blev løst af eksterne leverandører.

Dette er helt i tråd med de forklaringer jeg hører, når jeg taler med chefer og brugere i virksomheder, der anvender outsourcede IT-løsninger. Navnlig lytter jeg til, at kompleksiteten øges markant, når man skal have hjælp til selv små opgaver. Ligeledes har jeg lyttet mig frem til, at de lave omkostninger ved outsourcing, sjældent er så lave endda, når man først sidder godt og grundigt fast i kontrakten (bundet på hænder og fødder).

Jeg savner objektiv substands på området, og navnlig omkring de mange risicis der er forbundet med IT-outsourcing. F.eks. det mest kritiske spørgsmål: hvad sker der hvis Outsourcing leverandøren går konkurs?

Rasmus Nielsen

Nu er det her en subjektiv fortolkning af ovenstående - og i tråd med hvad jeg selv har oplevet.

Man har efterhånden fundet ud af at lange prækvalificerings forløb ikke virker - de giver ingen sikkerhed for at man får det man ønsker sig.
Det er jo sjældent den del af organisationen som er med i prækvalificering, der skal levere ydelsen i den sidste ende....

I virkeligheden så er antallet af "likes på facebook" en lige så god/dårlig indikator på om man vil få den ønskede service. (bemærk at "likes på facebook" i det her tilfælde er en metafor)

Vi har haft en hype bølge, hvor brugen af souring afdelingen har nået et akademisk niveau som ikke kan forsvares - det vil hverken Finans eller IT direktøren værre med til længere - så det naturlige er at vi går helt over i den anden grøft.

Simpelt - at vælge din nye leverandør baseret på en mavefornemmelse og "word on the street"

Lars Hansen

Version2 bliver tydeligvis betalt for disse outsourcing-artikler, why bother :-)

Jeg er desværre også begyndt at tro det samme.

Btw, forveksl mig ikke med min navne fætter herinde, vi er mere end en Lars Hansen her (jeg har intet skrevet i et halvt års tid).

Det ville være interessant at høre noget fra de virksomheder, der har trukket deres infrastruktur hjem igen og høre om deres erfaring, udfordringer og hvad de har lært igennem det.

Realiteten er for mig at se, at vi har hørt om den samme gentagelse omkring outsourcing her på Version2 i hele min tid som bruger. Men, vi hører meget lidt om, at det går den anden vej, selvom flere af vores brugere pointerer det også er en trend.

Det er i det mindste 1 artikel værd.

Jesper Kildebogaard

Jeg må hellere lige afbryde konspirationsdebatten og slå fast, at vi på Version2's redaktion aldrig nogensinde modtager betaling for at skrive en bestemt vinkel. Aldrig. Selvom det kan være svært for nogle virksomheder at forstå begrebet 'fuld redaktionel frihed'.

Historien her er 'opstået', fordi jeg talte kort med Mike fra PA til en konference om outsourcing, og fordi jeg til den konference hørte Vestas fortælle om, hvordan de outsourcede deres datacenter for første gang. Efterfølgende har jeg så interviewet Mike om én tendens i markedet, nemlig at processen går hurtigere.

Jeg vil meget gerne skrive spændende historier om virksomheder, der har outsourcet, men så trukket hjem igen, hvis nogen vil fortælle om det offentligt. Send mig gerne tips direkte på e-mail: jek@version2.dk

vh.

Jesper, Version2

Torsten Hagemann

Det er forståeligt at der opstår skuffelse hvis det eneste mål med outsourcing er økonomisk, for i min optik er det omtrent samme omkostning uanset om arbejdet udføres i internt eller outsourced, simpelthen fordi kompleksitet og administrativt overhead fylder mere når arbejdet udføres et andet sted.

Det hvor jeg kan se fordele ved outsourcing er hvis det er kompetencer som man ikke kan finde i Danmark, eller hvis det er for at opbygge et beredskab som kan hjælpe i spidsbelastningssituationer (meget firkantet og forenklet, så er det billigere at have en med lavere løn siddende og idle end end med end højere løn).

Log ind eller Opret konto for at kommentere