Sådan flyttede Videnskab.dk alt til Google Apps

It-udfordringen: Netmediet Videnskab.dk vil have alt ud i skyen. Første trin er at skifte Exchange ud med Google Apps, men delte mapper drillede.

Fremtiden ligger i skyen, og lokalt installeret software er snart en død sild.

Sådan har det lydt i noget tid efterhånden, men det er alligevel de færreste steder, at man er skiftet helt til at køre alting i skyen.

Hos netmediet Videnskab.dk er man i gang med den øvelse, og første runde, som begyndte mandag den 6. juni, har været at skifte fra e-mail og kalender i Outlook, med Exchange bag ved, til Gmail og Google Apps.

Her fortæller it-chef Jesper Bille Haun om projektet.

Hvad går projektet ud på?

»De 18 medarbejdere på Videnskab.dk er blevet flyttet fra en traditionel Microsoft Exchange-løsning til Google Apps. Udover de 18 aktive konti, var der også mails fra ti tidligere medarbejdere. E-mails fra medarbejdere, der er stoppet, er et issue i skyen, for det bliver med tiden for dyrt, hvis man skal købe en konto til hver af dem.

Videnskab.dk har også brug for ufatteligt meget plads til mails. Så hvis vi skulle følge med, kunne vi købe os fattige i disksystemer.«

Hvad er målet med projektet?

»Når det hele er overstået, skal Videnskab.dk køre alting i skyen. Filserveren flytter til skyen og alle programmer skal i skyen. Der er kun én af dem, en grafiker, der har specialbehov for software, som ikke kan komme i skyen, mens resten primært bruger tekstbehandling og CMS, udover mail og kalender.

Desuden er det en stor fordel, at alle fremover kan logge ind alle mulige steder fra, uden at skulle bruge VPN.«

Hvilken teknologi indgår i projektet?

»Google Apps, selvfølgelig, og så skal vi bruge Dropbox som filserver. Der findes en rigtig firmaudgave af Dropbox, men den er for dyr. Så vi køber nok otte konti på 50 gigabyte til dem, der har det største behov, og resten deler så en konto på 50 gigabyte.

Vi bruger også Postini, et tredjepartsprodukt som Google lige har købt, der giver total backup af det hele. Der er ti års mailarkivering, så alle mails, også dem, der er slettet, bliver gemt i ti år. Postini koster lige så meget som Google Apps, nemlig 25 kr. pr. bruger om måneden. I alt bliver det altså 50 kroner pr. bruger om måneden, plus noget til Dropbox, der koster 100 dollars pr. år for 50 gigabyte.«

Hvilke problemer eller udfordringer er I stødt på undervejs?

»Det første problem er, at nogle ting virker anderledes i Microsoft, end de gør hos Google. Delte indbakker fungerer godt i Exchange, men rigtig dårligt alle andre steder. Det er et helvede i Google-verdenen. Der er ingen rigtig løsning på problemet. Vi har oprettet én ekstra konto til en delt indbakke, som alle kan logge ind i. Og så har vi routet posten fra de tre gamle delte indbakker ind i den, ved hjælp af filtre og mapper.

Et andet udfordring er som sagt medarbejdere, der er stoppet. Her var ti tidligere medarbejdere, som havde mange gigabyte mails liggende, man gerne vil have i arkiv. Så vi købte én konto og oprettede ti mapper, hvor vi så kopierede alle mails ind. Så bliver den konto fremover et arkiv for alle tidligere medarbejdere.

Det er også tydeligt, at utrolig mange brugere er vant til at arbejde i Outlook og har brugt rigtig meget tid i det program. De har en masse vaner og uvaner, og det kræver tilvænning at skifte til Google. Måden man bruger påmindelser på, ser sine mails på og så videre. Folk har brugt Outlook til en masse ekstreme ting, og de bander og svovler lidt over Google Apps de første par dage.«

Hvilke gode råd kan du give videre?

»Man skal virkelig have styr på forarbejdet. Man skal vide, hvad der er lavet af aliaser, hvad der findes af delte indbakker og så videre. Alle de måder, som folk har brugt og misbrugt Outlook på, skal være kortlagt.

Og så er det vores erfaring, at det ikke tager så lang tid, som vi troede. Vi havde sat 14 dage af til migreringen, men har nået det hele på fire dage.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (28)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Jesper Hansen

Det kunne være interessant at høre om der har været en besparelse ved flytningen til skyen i forhold til at have det in house.

Umiddelbart har de minimum udgifter for 10800 kr om året alene for mail til de 18 medarbejdere (det er uden den delte mail som han nævner).

Det synes jeg lyder lidt voldsomt 18 mailkonti i et år.

  • 0
  • 0
Jesper Hansen

Men med deres behov kunne de vel fint klare sig med fx en Small Business Server licens.
Der er ikke noget videre at skulle "holde i luften" og opsætning tager ikke noget særligt af tid. Opdateringer og backup foregår automatisk. Firewall er indbygget og antivirus kan fås gratis fra flere steder.
Det eneste punkt jeg er enig i er hardwaren som man selv vil skulle sørge for.

Men jeg efterlyste egentlig også bare nogle tal. Det ville være rart at se så man ved hvad den reelle pris for at flytte til Google Apps er :)

  • 0
  • 0
Steen Nyborg

Man kunne også bibeholde Outlook/Exchange:
20 postkasser på MS Exchnage Online koster 669,-/ måned - med 500GB delt lagring.

Jeg har svært ved at forstå "Google valget"; det er hverken smart, praktisk eller besparende; mere et patchwork af halve løsninger med tvivlsom kvalitet, service, og garanti.

  • 0
  • 0
Rasmus Hansen

og diske koster 250dkk/TB

http://www.edbpriser.dk/Product/Det...

Så har man enten ikke ret mange penge, eller også bruger man virkeligt utroligt meget diskplads

Det er også en ganske fin disk - til din computer derhjemme.

En Small Business Server jeg netop har sat op hos en kunde, bruger som standard disse diske:

http://www.edbpriser.dk/Product/Details.aspx?pid=513587

som står til 6000 kr/TB. Bevares, server diske fås da billigere (til lagerplads kan man godt nøjes med 7200 rpm diske) men det er stadigvæk i nærheden af 1500 kr/TB. Hertil kommer så besværet og tiden med at tilføje diske i sit RAID array.

  • 0
  • 0
Nils Bøjden

@Rasmus.

Det er lagerplads til mails, ikke børstransaktioner. Om det så var 4200rpm var de hurtige nok. Vi taler om 18 aktive konti. 99.95% af pladsen læses garanteret kun een gang (Hvis de læses så mange gange). 7200rpm i raid 0 + 1 er alt rigeligt selv til ganske mange brugere når vi taler mail.

Om det tager 1 eller 4 sekunder at hente mail, er fuldstændigt ligegyldigt.

  • 0
  • 0
Morten Borg

Til dem der spørger om det ikke ville være billigere med egen server. Min holdning er den, at det kunne man måske være. Hvis man har noget semi-dårligt hardware, en billig systemadministrator og ulovlige licenser, så kan det nok.

Det er for nogle nok en fin løsning. I min verden er det en forældet tankegang at fastholde egne mailservere medmindre man har specielle behov. I min verden er e-mail drift det jeg kalder en "idiot service". For mange er det forretningskritisk at det virker, men for de fleste er det ingen konkurrenceparameter. Forstået som at det ikke er noget man udbygger med egen konkurrenceforbedrende funktionalitet. Det er en dum service der blot skal virke. Men den SKAL så til gengæld også virke! Det er håbløst at bruge sin tid på det frem for andre ting der forbedrer virksomheden. Hvis man allerede har en systemadministrator kan denne højst sandsynligt også finde arbejdsopgaver som er mere udviklende for virksomheden frem for administrere en ligegyldig mailserver.

Desuden vil min påstand være at man får en LANGT mere pålideligt system ved at drifte eksternt. Hvis man blot har en halvdårlig server som administreres lidt lemfældigt, så vil risikoen for datatab og nedetid være voldsomt meget større end at lægge det ude af huset hos nogle der lever af det. Om det så er Google Apps, Exchange Online eller whatever er i min verden mere et spørgsmål om religion.

  • 0
  • 0
Søren Pedersen

"Jeg har svært ved at forstå "Google valget"; det er hverken smart, praktisk eller besparende; mere et patchwork af halve løsninger med tvivlsom kvalitet, service, og garanti."

Mener du!

Mange af os som er brugere af Google Apps har tidligere været powerusers af Exchange / Office, og du finder stort set ikke en eneste som ikke er glad for skiftet. Selvfølgelig er der ting som ikke er lige så godt, men den overordnede fornemmelse er topdollar.

  • 0
  • 0
Søren Pedersen

Angående backup, så har Google Apps en fremragende løsning som også er beskrevet i artiklen.

Det handler om hvem man er - hvis man tilhører den lidt yngre generation er Microsoft (Exchange, Office, etc.) simpelthen bare for tungt og langsomt at arbejde med.

  • 0
  • 0
Svend Eriksen

Søren:
Nu er jeg 34, men jeg synes da stadig, at jeg tilhører den lidt yngre generation! :-D
Det kan være smart at bruge gmail, og det gør jeg også selv privat. Men til arbejde der vil jeg være vagtsom før jeg gik all in på Google.

Jeg vil for det første være skeptisk overfor, hvilke oplysninger Google hev ud af mine mails. Det er måske sølvpapirshat-agtigt, men sådan er jeg.

Jeg vil også være helt sikker på, hvor god Googles oppetid er. På mit arbejde ligger mine mails lokalt på min computer, så selv om min host er nede, så kan jeg tilgå alle mine ældre mails.

Og så vil jeg undersøge om Google kan konkurrere med de nye produkter fra Microsoft. Jeg har office 2007 og en ældre outlook, men jeg vil formentlig skifte til en nyere pakke nu her, og der synes jeg at MS's Lync og Office 365 ser rigtig spændende ud.

  • 0
  • 0
Claus Pedersen

Bo, du kan sagtens bruge din gamle klient stadigvæk.
Jeg bruger thunderbird og nogle af mine kolleger bruger Outlook (begge via IMAP).

Jeg kan ikke erindre nedetid i de ca. 3 år vi har brugt det. Og så har jeg slet ikke nævnt Google Docs der er super fedt når man samarbejder om dokumenter på tværs af lokationer.

  • 0
  • 0
Claus Pedersen

Så er det vist ikke samme sted vi kigger.

Hos mig hedder den nederste indstilling "Get mail from other account (download mail using pop3)".

"Rigtig" deling for mig vil sige at man arbejder på de helt samme mapper og ikke en kopi.
Så hvis jeg sletter en mail i indbakken, så er den slettet for alle.

Det er ikke noget stort problem for mig, da jeg bruger desktop klienter der fint kan håndtere flere konti. Men det ville bare være rart hvis man også kunne i web klienten.

  • 0
  • 0
Mikkel Vibits

Vi har hos APPS People skiftet rigtig mange virksomheder over på Google APPS igennem de sidste 3 år og har også i dette tilfælde stået for licenserne. Næsten alle virksomheder der skifter til Google APPS gør det af hensyn til, at slippe for at drifte sin egen infrastruktur og have høj oppetid.

Flere af jer skriver ovenfor, at der kunne være økonomi i at vælge en small business eller andet i virksomheden, men dette kræver netop at der er folk tilstede i virksomheden der er it-kyndige eller alternativt skal denne ydelse købes eksternt og derfor vælger mange Googles cloud løsning.

Back-up i Google APPS univers sker igennem Postini(GMD) og her er der mulighed for f.eks 10 års ubegrænset mail back-up, hvor der kan kan genskabes postkasser, dele af postkasser eller findes enkeltbeskeder både i Googles verden, men også til 3. part hvis ønsket. Altså en back-up løsning der er ekstremt fleksibel i forhold til traditionel back-up løsninger inkl. Google søgning.

Det er svært at diskutere hvilken it-kommunikationsløsning der er bedst for det handler jo meget om religion og behov, men vores kunder har en generel medarbejder tilfredshed på over 90% i forhold til den platform de kommer fra efter 3 måneder. Den gennemsnitlige besparelse ligger typisk alt imellem 30-60% alt efter, hvilken løsning kunden kommer fra.

Håber mit input kan bruges

  • 0
  • 0
Svend Eriksen

Claus:
Jeg kan ikke se at Google docs kan konkurrere med Office-pakken. Det er et simpelt tekstbehandlingsprogram, men det er altså for simpelt til at bruge professionelt.

Ang. gmail, så er det jo godt at du ikke har oplevet nedbrud, men det vil stadig kunne ske, og så vil det være surt ikke at kunne tilgå sine mails.
Jeg synes der er meget ved gmail som er fedt - især samlingen af mails i samtaler. Men det kan Outlook jo også, og så har Outlook Lync, som jeg personligt tror vil blive ret interessant, især hvis MS får knyttet det sammen med Skype.

Men - jeg synes Gmail kan være oplagt for mindre virksomheder med en enkel firmastruktur og uden fast tilknyttet IT-support. Især prisen virker rigtig tiltalende.

Og så lige et sidespring:
Jeg læste lige artiklen igen, og tænker først nu over deres valg af Dropbox. Det virker godt nok virkelig dyrt for lagerplads. Hvorfor i alverden har de ikke bare købt en NAS? Det ville nok koste dem en engangsinvestering på 1500 kroner, og så 1000 kroner oveni for et par 1,5 TB diske. I stedet kommer de nu til at bruge over 5000 kroner på Dropbox om året.

  • 0
  • 0
Claus Pedersen

@Bo: jeg bruger det nu professionelt, men det må jeg jo så lade være med nu hvor du siger at det ikke kan lade sig gøre :-)
Dog er det primært regnearksdelen jeg bruger. Jeg har også Open Office på min maskine, men det bruger jeg primært når jeg hurtigt skal åbne dokumenter jeg får på mail.

Med hensyn til brugen af GMail, så kan du jo som sagt sagtens bruge din offline klient. Det gør jeg da jeg arbejder med mange konti på én gang og stadig ikke er helt fan af at bruge web interface som primær klient.
Og ja, det er surt hvis skidtet går ned - men så er det ikke mit problem at få det op igen, jeg kan arbejde med andre ting imens de roder med det. Hvis jeg har min egen server stående der går ned - så er det mit problem at få den op.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere