Energistyrelsen fik Drupal-intranet for 15.000 kroner: Danmarks billigste?

Med intern arbejdskraft, et open source-CMS og 15.000 kroner til et seminar fik Energistyrelsen udskiftet et oldgammelt intranet til et nyt. Brugen af open source var den eneste økonomiske mulighed, men blev en stor succes.

At bygge et nyt intranet op fra bunden trækker normalt tænder ud både økonomisk og tidsmæssigt, men hos Energistyrelsen fik man løst opgaven med et budget på nærmest ingenting samt i alt 1.800 timer internt i den 250-mand store organisation.

Det fortalte Helle Halberg, kommunikationsansvarlig i styrelsen, på et seminar om open source til intranet, som netværket Intra2 holdt tirsdag.

»Vi har lavet alt selv. Fra koden til struktur, logo og design. Det kunne vi gøre, fordi vi selv havde de nødvendige kompetencer internt. Og vi sad alle i samme kontor, så det gik utrolig stærkt. Skulle vi ændre noget ved en knap, skete det på fem minutter, i stedet for at man skulle have fat i konsulenter fra en leverandør,« sagde hun.

Det nye intranet blev lanceret i juni måned og afløste en løsning fra midten af halvfemserne, som stort set ikke blev brugt.

»Vi havde et meget forældet intranet, som kun én person lagde nyt indhold på. Så det var et taknemmeligt udgangspunkt for et nyt intranet,« sagde Helle Halberg.

Læs også: Derfor valgte Københavns Kommune Drupal til nyt intranet

Da projektet med nyt intranet gik i gang, lå det lidt i kortene, at det skulle være på Sharepoint. Energistyrelsen driver nemlig i forvejen en hjemmeside med Sharepoint og havde dermed en MOSS 2007-licens i huset. Erfaringerne var dog blandede, og beslutningen om en open source-løsning gav sig selv, da budgettet pludseligt forsvandt.

»Jeg havde fået afsat en halv million kroner til et nyt intranet, men på grund af en stram økonomi blev pengene inddraget. Så vi måtte vælge mellem at lave noget selv på open source, eller ikke at få noget nyt intranet. Sharepoint er dyrt at udvikle i,« sagde Helle Halberg.

Fedt at være herre i eget hus

Valget af CMS blev hurtigt snævret ned til Plone eller Drupal, og i sidste ende vandt det PHP-baserede Drupal, fordi det generelt er nemmere at finde PHP-udviklere end Python-kyndige, som Plone kræver.

Intranettet måtte også tænkes ret simpelt, da resurserne var begrænsede.

»Vi skar ind til benet for at nå det. Som en styrelse i staten er man bundet op på mange systemer. Der er derfor næsten ingen integration af andre systemer i intranettet – noget som man ofte bruger et intranet til. Vi kunne også bruge mange færdige moduler, som fandtes til Drupal i forvejen,« forklarede hun.

Da intranettet var lanceret, tog medarbejderne rigtig godt imod det. Faktisk viste en brugerundersøgelse, at hele 99 procent af dem var tilfredse.

»Det er simpelt, men suverænt meget bedre end det, vi havde før. Og Drupals standardsøgemaskine virker. Vi har skullet lære folk, at de nu kan søge i alt indholdet,« sagde Helle Halberg.

Regningen endte på sølle 15.000 kroner, som gik til et seminar for projektgruppen på Helsingør Vandrerhjem. Derudover blev der brugt 700-800 mandetimer på al kodning og design, mens arbejdet med informationsarkitektur og migrering af indhold løb op i cirka 1.000 timer hos kommunikationsfolkene, vurderede hun.

Intranettet bliver hostet hos Statens IT. Men i modsætning til styrelsens hjemmeside på Sharepoint er processen ved deploy af nye funktioner meget nemmere i intranettet.

»At lave intranettet selv har været en helt anden type proces, end vi har været vant til. Vi har selv kunnet styre det hele, og det er en fed fornemmelse ikke at være afhængige af andre,« sagde Helle Halberg.

Samtidigt sparede hun og hendes kolleger en masse spildtid ved at klare alt med interne folk.

»Hvis vi skulle have hyret konsulenter til opgaven, skulle vi have brugt meget tid på at skrive kravspecifikation, udbudsmateriale og holde møder med leverandøren. Det skal man også regne med i det samlede regnskab.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (24)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Jens Beltofte

Stiller dagens dummeste spørgsmål. Hvad koster 1.800 timer internt hos Energistyrelsen? Går ikke ud fra at medarbejderne arbejder gratis, ergo kan intranettet ikke kun have kostet 15.000 kr........

Når det er sagt synes jeg stadig, at det er fantastisk at de har brugt Drupal :-)

  • 7
  • 0
Anders Gram Mygind

Ganske fint at være i stand til at klare et intranet internt. Jeg er sikker på at der er sparet mange penge.

Oprindeligt var der afsat en halv mill til et nyt intranet.

Der er brugt 1800 interne timer. Af disse går jeg ud fra at de 1000 hos kommunikationsfolkene skulle anvendes under alle omstændigheder. Ud fra den antagelse skal den halve million holdes op imod 700-800 mandetimer til kodning der er anvendt. Hvor stor er besparelsen så?

  • 2
  • 0
Nicolai Winch Kristensen

Ja, det er lidt søgt! Og Drupal, Sharepoint, Sitecore eller whatever, så stadig credtit for at man fra kundeside sætter sig ind i det anvendte system.

Der er ikke noget galt med konsulenthjælp (det lever jeg selv af) - men løsningen får oftest større succes, hvis man internt kan håndtere de gængse opgaver selv.

  • 3
  • 0
Mikael Boldt

1800 timer er ca 1 årsværk - men så var alt arbejdet også gjort. hvis man hyrer konsulenter bliver ens eget arbejde jo heller ikke opgjort.

»Hvis vi skulle have hyret konsulenter til opgaven, skulle vi have brugt meget tid på at skrive kravspecifikation, udbudsmateriale og holde møder med leverandøren. Det skal man også regne med i det samlede regnskab.«

Så det går vel lige op.

Det er vigtigt for ministeriet ikke at modtage en konsulentregning for det er en udgift, modsat eget arbejde som jo er der for at holde ministeriet kørende.

  • 1
  • 0
Cristian Ambæk

Endelig nogle som ikke spilder pengene. Og med alt det hjælp man kan få fra forums som ubuntuforums.org, linuxforums.org, stackoverflow.com

Så kan jeg ikke se hvorfor man ikke skulle kunde lave det selv. Der sidder nogle virkelig kompetente mennesker derude og hjælper gratis!

  • 1
  • 1
Cristian Ambæk
3

Hvem siger at de ikke har lavet det på samme måde som jeg laver internet sider, scripts, mm til det firma jeg arbejder hos. Når man ikke har noget at lave. Og så kommer besparelsen.

1 dine medarbejdere lærer noget nyt, som de kan bruge på arbejdet.
2 De sidder ikke og triller tommefingre.
3 De har det måske sjovt med det imens, så humøret er bedre.

plus, hvis man har været rigtig dygtig til at motivere ens medarbejdere så har de måske også brugt fritid på det, fordi de syntes det var spændende.

  • 1
  • 0
Anders Gram Mygind

@Cristian Ja - men nu havde jeg fået indtryk af at det omhandlede besparelser og ikke beskæftigelsesterapi. Hvis man er ude efter at spare penge virker det en anelse smalt at betale løn til medarbejdere som ikke har noget at lave. Jeg ville nok overveje at tynde ud i medarbejderstaben

  • 0
  • 2
Michael Lykke

Hvis vi ser bort fra den misvisende overskrift så tager jeg sku hatten af for Energistyrelsen - Det er godt gået i en tid hvor offentlige projekter er plaget af budgetter på 2 og 3 cifrede millionbeløb.

Selvfølgelig har det kostet mere end 15.000 kr og selvfølgelig er intet arbejde gratis at lave, men der er stadigvæk tale om en kæmpe besparrelse i forhold til hvis det havde været i udbud.

Havde opgaven været lagt i udbud ville det være brugte tusindevis af timer på formulering af udbudsmateriale og kravsspec, møder med leverandører, gennemgang og dialog omkring tilbud, intern projektstyring, test og implementationsfasen. Oven i det kommer så en konsulent regning som vil være mange gange størrer end den lønudgift styrrelsen har ved at lave det selv og derefter kommer så de 1000 timer til at smide indhold i systemet som styrrelsen selv ville skulle gøre.

Alt i alt er der tale om en markant besparrelse og et godt eksempel på hvordan det kan gøres uden at det skal bløde unødvendige skattebetalte ressourcer.

  • 5
  • 0
Cristian Ambæk

Hvis man er ude efter at spare penge virker det en anelse smalt at betale løn til medarbejdere som ikke har noget at lave.

Jeg kender ingen firmaer hvor der ikke på nogle forskellige tidspunkter er mindre at lave end andre. Jeg kan sagtens side 3/4 af min arbejdsdag og lave det som jeg er blevet ansat til og så bruger jeg 1/4 til at lave scripts, intranet sider mm. Samtidig med at jeg lære noget nyt. Og 1/4 lyder måske ikke af meget, men noget bliver det da til i form af de resultater som jeg har opnået. Og hvis du pludselig en afdeling der i de perioder hvor de har mindre at lave kaster sig over et fælles projekt så sker der jo pludselig noget.

Og det spare i sidste ende penge, da du så får noget du kan bruge internet i firmaet der kan spare tid i den anden ende. Og så har dine medarbejdere lært noget de måske også kan bruge i andre sammenhæng i virksomheden. Jeg ville ikke "tynde" ud af den årsag.

Og så længe firmaet dokumentere deres arbejde så bliver det også nemmere i fremtiden at lave ændringer i det.

  • 0
  • 0
Rasmus Luckow-Nielsen

Så mangler vi bare at se Energistyrelses bestræbelser online et sted - det ville da være fedt for alle andre styrelser hvis de lagde deres kode offentligt tilgængeligt, sådan som også bibliotekerne har gjort på www.ting.dk

Hvis andre vitterligt gerne vil igang med at kigge på drupal baserede intranet, så kunne de jo starte her: http://openatrium.com/

  • 0
  • 0
Ole Brockhuus

Jeg synes det er en spændende vinkel, der lanceres i artiklen og man kan være enig/uenig på mange måder i hvorvidt Energistyrelsen har fået meget intranet for pengene. Det spændende er at det leder frem til en diskussion af hvordan man får mest muligt for pengene og hvor hårdt man kan skære tingene ind til benene uden at miste værdi.

Det er umuligt at vurdere om Energistyrelsens intranet er det billigste når man ikke ved hvad de fik, men umiddelbart kender jeg to offentligt intranet der nok er væsentlig billigere:

http://jboye.dk/artikler/8-fordele-ved-at-have-et-lille-intranet-budget/

Kulturarvsstyrelsen lagde deres intranet ud i miniudbud til en "uhørt lav" økonomisk ramme på 150.000 og de fik faktisk et projekt med eksterne konsulenter på IA, Design og udvikling.

I øvrigt synes jeg følgende argument er lidt tragikomisk og gør det svært at lave billige projekter hvis alt skal i udbud og miniudbud:

»Hvis vi skulle have hyret konsulenter til opgaven, skulle vi have brugt meget tid på at skrive kravspecifikation, udbudsmateriale og holde møder med leverandøren. Det skal man også regne med i det samlede regnskab.«

Det er svært at holde priserne langt nede, hvis man samtidig har en udbudsform, hvor leverandørerne skal lægge mange timer inden de overhovedet ved om de har opgaven. Så den offentlige har nok endnu ikke fundet den "perfekte" model med SKI, Udbud og miniudbud. Det er altså ikke smart at lægge opgaver på 100.000 i udbud. Der må det være muligt at specificere opgaven og indhente 1-3 transparente tilbud.

Så mit råd til indkøberne: Bid tingene op i små simple projekter og vær præcis ift. hvad du køber og køb kun det allermest nødvendige. Så tror jeg ikke på at energistyrelsens model nødvendigvis er den billigste. Men nu ved vi jo ikke hvad de fik (andet end et rigtig fedt cms naturligvis!)

  • 1
  • 0
Anders Gram Mygind

Glimrende eksempel Ole. Hvis man skal have mulighed for at sammenligne er man nødt til at have al arbejde med - dermed også det interne. Hvor svært det end måtte være at prisfastsætte.

Men det er jo ikke givet at de resulterende systemer er sammenlignelige.

Helt enig i at den offentlige projektmodel har forbedringspotentiale.

  • 0
  • 0
Jesper Lund Stocholm Blogger

Det fremgår heller ikke af artiklen, men indikeres i overskriften. Selve artiklen fortæller jo netop at der er brugt en god portion timer på projektet og vi ved vel alle sammen godt at timer ikke er gratis :)

Men hvis det skulle bruges til noget som helst i en sammenligning (og det lægger de jo selv op til i titlen, hvor de spørger "Billigste?"), så skulle titlen have været noget i retning af

"Energistyrelsen fik Drupal-intranet for 1 million: Danmarks billigste?"

(omkostninger for en medarbejder i den offenlige sektor med pension, ferie etc er vel ikke urealistik på 500/timen?)

  • 1
  • 1
Niels Hartvig

Omvendt kan man sige at hvis regning er 1 mio. skal man også lægge intern tid til andre projekter.

Fremfor den oplagte vinkel på økonomien, så synes jeg faktisk det mest spændende ved artiklen er at teknologi er så tilgængelig at ovenstående scenarie overhovedet er muligt. Det er et kæmpe skift i forhold til et par år tilbage: - Nye frameworks og deling af teknisk viden på blogs, video, meetups gør flere ikke-udviklere til udviklere. Dette kan absolut være en god ting (og det kan bestemt også være en ganske forfærdelig ting). - Nye licens former gør produkter nemt tilgængeligt uden om partner strukturer/forhandlere

Det er ikke noget nyt at en organisation kan være heldig at have en medarbejder med teknisk snilde internt. Men det er altså forholdsvis nyt at vedkommende ubesværet kan hive et solidt framework ned fra nettet, som ikke kun betyder at store projekter bliver mindre, men også at organisationen ikke (nødvendigvis ;-)) sidder tilbage med nogle ikke-standardiserede scripts som ingen kan vedligeholde efterføglende.

En kæmpe udfordring for en konsulent branche der netop lever af at tilbyde ovenstående og udfordringen bliver kun større i de kommende år i takt med at frameworks bliver mere stabile, mere tilgængelige, nemmere at bruge og bedre dokumenteret.

Det er faktisk en kæmpe sejr for den frihed der forhåbenlig er den største motivator for folk der er indvolveret i open source projekter. Til gengæld bliver det interessant om organisationer der opnår denne gevinst, også vil tage sin del ansvaret for at produkterne kan stortrives kan så omvendt blive OSS miljøernes helt store udfordring.

Spændende tider og en super fed case.

  • 1
  • 0
Anonym

Ja 1800 mande timer er en sjat, men mange af de timer skulle de alligevel have brugt selvom de havde valgt et eksternt firma til at lave den tekniske side af løsningen.

Installation og konfiguration er den "mindste" del ved at skifte systemer ud. Det der virkelig tager tid er at kvalificere det materiale der er aktuelt/forældet, og det kan altså ikke nemt løses med scripts osv. Der skal der interne timer til (redaktører, områdeansvarlige osv)

Hvis energistyrelsen har webfolk ansat der har kompetencerne, så giver det absolut god mening at have det inhouse, og det forhindre jo ikke i at man kan tage konsulenter ind til opgaver (i tilfælde af tidspres eller kompleksitet). Fordelen er (for mig) at man er leverandør uafhængig, og man kan shoppe rundt blandt konsulenter fra opgave til opgave.

Vi kører i vores organisation internt primært med Plone som system, og man kan nå meget langt i det system uden at skrive så meget som en eneste linje Python, men har man specielle behov, så kommer man ikke uden om det. Har man behov for eksterne konsulenter er de skam også til at finde her i DK (Headnet bla), men der er ikke noget der forhindre en i at kigge mod Tyskland, Norden eller England hvor der også er en masse konsulenter man kan tage fat i.

Jeg var til en præsentation forleden hvor DSB skulle præsentere deres intranet, og hvad jeg forstod på snakken var at Intranettet kostede 1.5 mio bare i software og konsulenter (med løbende omkostninger i hundrede tusinde kr klassen hvert år i licenser) - jeg mener ikke at den interne tid var regnet ind i dette. Der er immervæk nogle nuller fra 15.000 op til 1.5 mio i etablering, og de løbende udgifter vil jeg mene er bedre at bruge internt end på eksterne firmaer.

  • 2
  • 0
Jesper Kildebogaard

Spændende debat. Jeg vil lige tilføje, at Energistyrelsens intranet ikke kan sammenlignes med et stort firmas intranet i kompleksitet. De har holdt det simpelt, og det er ikke fyldt med integrationer til andre systemer.

Mht. til økonomi og samlet pris er det klart, at alt skal regnes med. Men som jeg forstod Energistyrelsens udsendte, er der stor forskel i en statslig myndighed på, om du kan finde kræfterne internt, eller om du skal have bevilget en halv million kroner (eller mere) til et projekt særskilt.

vh.

Jesper, Version2

  • 1
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere