Sådan får du kastet hade-opgaverne over på robot-medarbejderen

Simple softwarerobotter, der kan emulere en almindelig medarbejder, er en relativ billig måde at automatisere på - selv på tværs af ikke-sammenhængende system-siloer.

Teknikken kaldes bredt Robotic Process Automation (PRA) og går ud på at bruge software, der kan interagere med it-systemer gennem de menneskelige interfaces - altså med emuleret input fra mus og tastatur.

Som automatiseringsløsning kan det virke skrabet. Ikke desto mindre er der gevinster at hente, lyder budskabet fra blandt andet Københavns Kommune, der er godt i gang med at rulle robot-slaverne ud for at overtage medarbejdernes mest tidskrævende og monotone opgaver.

Version2 samler her syv råd til, hvordan RPA-softwaren kan tages i brug.

Start med opgaver, der hænger folk langt ud af halsen

Når automatiseringen rammer, er det oplagt at starte med de absolut kedeligste og rutineprægede opgaver:

»Dem, som hænger de fleste langt ud af halsen,« siger konsulent fra KnowIt Lars Krogshede.

Et eksempel kunne være, når en patient bliver overført fra én region til en anden. Her bliver information fundet frem, printet og genindtastaset i et nyt system - med andre ord en enormt kedelig proces. Robotterne er ligeglade - og personalet kommer lettere med om bord på automatiseringsplanen, siger Lars Kroghede.

Vælg nogle stykker - for eksempel tre ad gangen fra forskellige dele af organisationen, siger RPA-evangelist fra KnowIt Katriina Valli.

En enkelt opgave vil ikke nødvendigvis vise, hvilken værdi RPA kan give. Tre tests vil derimod sandsynligvis give minimum én opgave, som virkelig er værd at automatisere.

Involver it-afdelingen med det samme

Hvis ikke automatiseringsarbejdet udspringer af it-afdelingen, så få dem med med det samme, fortæller Katriina Valli. Ikke mindst fordi RPA skal fungere som en bruger i systemet - med brugernavn, rettigheder osv.

Vælg opgaver, der ikke er fejltolerante og kræver sporbarhed

Når testen først er i hus, kan du spørge dig selv: Hvilke områder er sårbare for menneskelige fejl? Hvilke opgaver kræver sporbarhed, og hvor er hastighed nøglen til en god kundeoplevelse?

Robotten gør det samme hver gang og er modsat mennesker ligeglad med, at hvert et klik bliver overvåget og logget, siger Katriina Valli.

Fokuser på den del af en proces, der udføres ofte

Når du går i gang med automatiseringen, skal du ikke nødvendigvis gå efter automatisering fra ende til anden, siger kontorchef i Københavns Kommunes Koncern IT Mads Buch Andersen.

»Vi har været tilbøjelige til at se på alle undtagelser til at starte med, så vi har brugt enormt meget tid på de sidste 5 procent - uden at forholde os til, at vi inden for nogle uger kunne have håndteret de første 80 procent,« forklarer han.

Hold øje med robotten

Husk, at robotter som al anden software kan fejle, fremhæver Lars Krogshede. Det er ikke nødvendigvis et problem, for det er nemt at rette. Men lad være med at starte med opgaver, hvor evt. fejl har alvorlige konsekvenser. For robotten kan nå at lave rigtig mange fejl, når den først er i gang.

Skab robot-ejerskab

Fordi robotterne effektivt betjener virksomhedens it-systemer, er de også sårbare for ændringer i dem. Hvis ikke de skal ende som 'endnu en it-dims på hylden', som ingen tager ansvar for, skal de forankres i den givne forretningsenhed, understreger Mads Buch Andersen.

»Jeg repræsenterer en central it-enhed, og det er ikke mig, der skal drive robotten efterfølgende. Den skal ud og leve i forretningen, og her er det enormt vigtigt at få skabt et ejerskab,« siger han.

Giv robotten et navn

Dette sidste punkt lyder måske ikke som ekstremt værdifuld robot-vejledning. Ikke desto mindre anbefaler Katriina Valli og Mads Buch Andersen begge, at man giver robotten et navn - og ikke bare fordi robotten skal have et brugernavn i systemet. Et navn gør det nemlig nemmere for medarbejdere at forholde sig til robotten, siger Mads Buch Andersen.

»Det er interessant, hvor dybt det er i os, at vi humaniserer robotter. En ting er at gøre det med en fysisk robot. Men her er det kun software - og det bliver vores kollega,« siger Katriina Valli.