I 2008 var Odsherred Kommune på hælene. Kommunen blev sat under administration af staten, mens den stadig kæmpede med hængepartier efter sammenlægningen af de tre gamle kommuner: Trundholm, Dragsholm og Nykøbing-Rørvig.
Samtidig måtte kommunen erkende, at telefonsystemet heller ikke fungerede godt nok.
»Det var begyndt at forfalde. Der var ingen kø-funktion, og nogle komponenter kunne vi ikke længere skaffe,« fortæller it-chef Niels Ebbe Pedersen.
Byrådet bevilgede penge til en ny telefonløsning. Det faldt omtrent samtidig med indkøb af nye pc'er, så it-afdelingen vejrede morgenluft.
»Vi snakkede med TDC om at hoste telefonsystemet, men der var ingen musik i det. Så hørte vi om Lync fra Microsoft, og det er en helt anden sag,« siger Niels Ebbe Pedersen, der ligefrem bliver forlegen over at lyde begejstret.
»Lync er ikke bare en telefon på en pc. Det handler om chat, video, deling af skrivebord og en helt ny kommunikationskultur, der har vidtrækkende betydning for, hvordan vi arbejder,« fortæller it-chefen og tilføjer:
»Hvis vi som kommune skal gøre os interessante over for nye generationer af kolleger, så er det sådan noget som det her, vi skal satse på.«
Færre e-mails og mere arbejdsro
I forsommeren 2011 blev systemet sat i pilotdrift for 70 testbrugere i administrationen, der nu ikke længere havde en telefon på skrivebordet. I stedet har de et Bluetooth-headset koblet op til computeren.
Selv om Kitt Rasmussen i borgerservice ikke var på arbejde til introduktionskurset, fandt hun hurtigt ud af at bruge det:
»Man skal lige vænne sig til, at det hele foregår på skærmen. Men det er rimelig brugervenligt, så det gik både nemt og stærkt at komme ind i det,« siger hun.
En af de største forskelle er de grønne, gule og røde markeringer, der viser, om kollegerne er til stede, må afbrydes eller er optagede.
»Det er blevet hverdag, og det er en klar fordel, at der er færre e-mails. Vi chatter i stedet for,« siger hun og peger på, at systemet ligefrem har givet arbejdsro.
»Nu står telefonerne ikke og kimer. Der er nye vaner. For eksempel skal man være mere obs på, hvordan man bruger sin kalender i Outlook. Det er vigtigt, at man ikke skriver sine husketing ind som kalenderpunkter,« siger Kitt Rasmussen med henvisning til, at kalenderen automatisk sætter de grønne, gule og røde flag op, som andre indretter deres kommunikation efter.
Og så er det billigere
Niels Ebbe Pedersen ser klare fordele for alle parter i det nye system:
»For eksempel er det så fancy integreret med mobiltelefonen, at det næsten gør ondt at sige det. Du kan flytte samtalen mellem pc og mobil, uden at ham i den anden ende opdager det,« siger it-chefen, der ser store perspektiver for kommunen:
»På plejehjemmet kan de med tiden få direkte videomøde med sygeplejersken. Ledere på skoler og plejehjem behøver ikke at køre ind på rådhuset, hvis der er løn- eller kontraktspørgsmål. De kan direkte blive guidet til en løsning,«.
Investeringen koster 3,3 mio. kr., men der er allerede nu sparet godt en halv million kroner om året på service.
»På den anden side af 2017 ryger der direkte penge i kassen på det her,« siger it-chefen.
Odsherred Kommune slap fri af den statslige administration i efteråret sidste år.
