Sådan åbnede den engelske stat for små it-leverandører – og sparede 5 milliarder

Store, tunge it-projekter med store leverandører var dyrt og gik flere gange helt galt i Storbritannien. Et markant skifte til agile metoder og mange små leverandører har været en succes og sparede staten for knap 5 milliarder kroner sidste år.

Det lyder nok bekendt: Et stort it-projekt bliver sat i søen, gennem en tung udbudsrunde med tommetykke kravspecifikationer, hvorefter opgaven lander hos en af de store, internationale it-koncerner, som skriver en kontrakt på flere hundrede millioner kroner.

Men da systemet, efter flere forsinkelser og budgetoverskridelser, bliver leveret og skal tages i brug, er der massevis af problemer. Måske må hele systemet skrottes, og skattekroner nok til at drive et lille hospital er dermed gået op i røg.

Den slags skandaler har Danmark haft masser af, men også Storbritannien har været plaget af enorme it-skandaler gennem årene. Derfor valgte den britiske stat at ryste posen grundigt for to år siden, og et af midlerne til at undgå fejlslagne projekter og enorme regninger har været at åbne for alverdens små leverandører.

Det fortalte Liam Maxwell, teknisk direktør i Government Digital Services (GDS) – briternes svar på Digitaliseringsstyrelsen – da han besøgte Danmark i maj måned.

»Tidligere brugte vi rigtig mange kræfter på indkøbsprocessen og ikke så mange kræfter på det rigtige design af et system. Og så gik hele opgaven til en af de store leverandører. Problemet er, at du mister kontrollen over systemet, og at 90-95 procent af prisen reelt er overhead. Og når du gør det på den måde, har mindre firmaer ikke mulighed for at være med,« forklarede han til Version2.

Løsningen har været at ændre indkøbsprocessen fuldstændigt, så også små firmaer kunne byde ind, og at gå over til agile projekter, som staten selv har fuld kontrol over. Tilsammen har det sparet skatteborgerne for milliarder af kroner.

»Det har givet os utroligt store besparelser. Sidste år sparede vi omkring 500 millioner pund (cirka 4,7 milliarder kroner), og i år er det nok tættere på én milliard pund, vi vil spare (9,3 milliarder kroner),« sagde Liam Maxwell.

EU-regler er ikke en undskyldning

I Danmark lyder forklaringen på de tunge udbudsprocesser – hvor det i nogle tilfælde kan koste millioner af kroner at byde på en opgave – at vi er nødt til at følge EU-reglerne. Men man kan sagtens ændre på de tunge indkøbstraditioner og stadig leve op til reglerne, forklarede englænderen.

»Vores største udfordring har været den iboende tro på, at man skal igennem et stort udbud, og dermed vælge store firmaer, for at leve op til EU-reglerne. Men vi har skabt en platform, G-Cloud, som er en slags Ebay-auktion over opgaver, hvor både store og små firmaer kan byde ind på opgaverne. Og så har vi insourcet kontrollen over projekterne, hvor vores egne it-folk styrer opgaven, og vi gør alting agilt. Du begynder i det små og kan løbende teste og forbedre. Det kræver ikke en stor udbudsproces – du skal bare gå i gang,« sagde han.

I samarbejde med det britiske Finansministerium har GDS fået regler på plads, der gør det muligt at kombinere agile projekter med politisk bestemte bevillinger – en kombination, der ellers kan være svær.

»Finansministeriet har gjort et fantastisk stykke arbejde, for det er også nyt og svært for dem. Du kan bruge 110.000 pund uden at skulle gå i udbud og starte processen med det budget. Hvis du holder det simpelt og designer med brugeren i centrum, kan du nå langt med det beløb,« sagde Liam Maxwell.

Ved at gøre det lettere for små virksomheder at byde ind, er omkostningerne også faldet markant.

»Før var der en massiv barriere for små virksomheder. Nu hvor vi har langt bedre konkurrence, kan vi se, hvor forskellige priserne kan være. Et firma krævede for eksempel 5 millioner pund (47 millioner kroner) for en hostingopgave, men så kom der andre tilbud, og vi endte med at betale 54.000 pund (godt en halv million kroner). På den måde kan vi finde den bedste leverandør af en it-service og kun betale for denne service, og ikke for et stort overhead. Hvorfor betale alt for meget?« spurgte han.

Ændringerne har givet lidt røre blandt de store, etablerede leverandører, som tidligere levede godt af de store kontrakter med staten. Nu er de tvunget til at slanke sig og bevise deres værd, i konkurrence med mange flere leverandører, også nogle fra andre lande.

»For mange af dem har det været svært, og for nogle af dem har det været meget spændende, fordi de virkelig har set på, hvordan de kan levere it-services på en anden måde. Tidligere tjente de rigtig gode penge – men det var ikke fordi, de gjorde noget forkert eller udnyttede systemet, men fordi vi i staten insisterede på et system, der var designet til det resultat. Nogle har gennem årene bygget store organisationer op, der passede til den gamle måde at købe på, men som nu giver dem meget høje omkostninger,« sagde han.

Leverandører fra udlandet byder også ind

Med den nye indkøbsmodel er hosting-opgaven af briternes svar på Borger.dk, nemlig www.gov.uk lagt ud til et selskab med under 50 ansatte. Og leverandører fra andre lande med et særligt godt produkt eller særlige evner melder sig også med tilbud. Lige nu kigger de statslige indkøbere i Storbritannien for eksempel i retning af danske Tradeshift, som har en elegant løsning til at betale regninger digitalt.

Har I oplevet nogle ulemper ved at have fået mange små leverandører? Er der nogle, der er gået konkurs undervejs, for eksempel?

»Nej – men jeg har oplevet mange store leverandører med problemer. Det er meningsløst at tro, at ’size matters’. Vi havde faktisk en lidt ironisk situation, hvor et mindre firma fik problemer, og det viste sig, at det var på grund af en underleverandør, som var et stort firma,« sagde Liam Maxwell.

Det er absolut ingen garanti mod problemer at være en stor organisation, så store firmaer begår også fejl og kan sagtens gå konkurs med kort varsel, pointerer han og nævner, at mange af statens leverandører er firmaer, der er under tre år gamle.

»Det kræver ikke store resurser at starte et firma, der leverer it-services. Man kan købe solid hosting i skyen med sit kreditkort. Og statslige it-services er mindre, end folk tror. Det er ikke noget problem i dag at have 28 millioner brugere. Det komplekse opstår, når du skal have 23 forskellige services til dem,« sagde han og nævnte også, hvordan små og mellemstore virksomheder i dag kan drive noget så avanceret som rumfartsprogrammer.

Hele tranformationen har handlet om at få skabt fair konkurrence og et velfungerende marked, understregede han. Hvilket slags firma, der leverer, er ham ligegyldigt, så længe det er de bedste til prisen.

»Vi foretrækker ikke enten små eller store firmaer. Vi vil bare have den bedste løsning. Som statslige indkøbere er det vores opgave at skabe vilkår, så vi kan få de bedste til opgaven. Og ved at fjerne barriererne får vi langt flere leverandører at vælge imellem, vi får mere innovation og bedre løsninger, og vi får det for langt færre penge,« sagde han.

Læs også: Storbritannien ruller NemID-pendant ud – men med indbygget privacy

Der er indtil videre købt ind for 1,8 milliarder kroner via G-Cloud, og 57 procent af det beløb er gået til ordre hos små og mellemstore virksomheder. Se flere data her

Rettelse: Det fremgik tidligere fejlagtigt, at udbudsgrænsen var 750.000 pund, omkring 7 millioner kroner. Den er på omkring 1 million kroner, ligesom i Danmark.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk

Følg forløbet

Kommentarer (25)

Mads Larsen

Tør man håbe at der er nogle Danske politikere der vil tage initiativ til at indføre de samme principper her i landet? Nu har Briterne vist at det kan forenes med EU-regler, og det er vel kun de store it-selskaber der ikke kan se fordelene i at skærpe konkurrencen og lade mindre virksomheder få en chance for at byde ind hvor det giver mening. Måske er der et håb derude..

En ukuelig udbudsoptimist

Ulrik Suhr

  1. Selv have kontrol med systemet...
  2. Selv definere delopgaverne...
  3. Selv kunne ændre kurs når mulighederne opstå (bruger i centrum)...

Det bekræfter min formodning. Det danske folketinget kan ikke træffe rationale beslutninger indenfor IT området. De har ikke kapacitet til at træffe voksne rationelle beslutninger. Suk 179 inkompetente mennesker som ikke kan se skoven for bare træer....

Poul-Henning Kamp Blogger

Det er meget vigtigt at forstå at den engelske historie startede med en minister der faktisk havde et vist begreb om og erfaring med IT drift og som skar igennem embedsmandsvældet med nogle principielle beslutninger, som f.eks indførelsen af "gov.uk" domænet og den meget store grad af frihed han gav den gruppe af kompetente unge IT folk der byggede det.

Niels Henrik Sodemann

Nu har Briterne vist at det kan forenes med EU-regler, og det er vel kun de store it-selskaber der ikke kan se fordelene i at skærpe konkurrencen og lade mindre virksomheder få en chance for at byde ind hvor det giver mening.

Beklager, men det er Staten, der styrer hvorledes opgaverne initieres.
I Staten (Kammeradvokaten, Konkurrencestyrelsen, IT-Projektrådet, Rigsrevisionen) er der bred enighed om at det ikke kan gøres anderledes end de store tunge vandfaldsprojekter. De henviser til EU-lovgivning. Reglerne er identiske på tværs af EU, men som det fremgår af artiklen og min egen erfaring, er der stor forskel på fortolkningen.

Jeg er ikke jurist, og kan ikke udelukke at f.eks. Briterne har bøjet reglerne til kanten (eller muligvis over). Det centrale er dog at de tilsyneladende har fået et paradigme, der virker væsentlig bedre end vores praksis er i Danmark.

Der er for mange særinteresser i hele det her og der må laves en uafhængig undersøgelse, som kan konkludere om det er muligt at lave en anden praksis.

Thomas Watts

https://www.gov.uk/how-to-use-cloudstore

Det er virkelig spændende og godt arbejde (hvordan det reelt fungerer i praksis skal jeg ikke kunne sige, dog).

Men det er, hvad der kræves som grundlag for, at deres arbejde kan overføres til DK. Som jeg lige hurtigt læser det, har de nærmest taget SKI og bygget en samlet bestillings- og leveranceplatform til de tilknyttede produkter.

Men for de interesserede - tag et kig og påvirk, hvor I kan :)

Mads Larsen

Jeg er godt klar over at det er Staten der bestemmer. Hvor mange år forestiller du dig at der skal bruges på at lave sådan en uafhængig undersøgelse af om vi, der vel er underlagt samme EU-lovgivning som Briterne, må lave den samme praksis som de har gjort?

Det er nok bare mig, man jeg kan altså bedre lide handling i stedet for at alle EU's medlemslande nødvendigvis skal igennem årelange undersøgelser for at opfinde en identisk dyb tallerken.

Niels Henrik Sodemann

Det er nok bare mig, man jeg kan altså bedre lide handling i stedet for at alle EU's medlemslande nødvendigvis skal igennem årelange undersøgelser for at opfinde en identisk dyb tallerken.

Det var nu en Dansk undersøgelse jeg havde i tankerne, da vores praksis er væsentlig mere "regid" end lande vi sammenligner os med, f.eks. Holland og UK.

Jeg kan garantere dig, at indtil der laves anden officiel praksis i Staten, vil "handling" betyde "business as usual" = big-bang / vandfald.

Proask er f.eks. allerede på vej ned af den sti igen, selvom man skulle tro at havariet havde givet anledning til eftertanke.

Allan Astrup Jensen

Der er ikke brug for flere undersøgelser, men rigtige beslutninger. Staten bør straks sende en relevant delegation til UK og studere systemerne der med henblik på at implementere lignende systemer i DK, så hurtigt som muligt. Også de store firmaer vil få fordel af det. Grunden til at de har behov for tilsyneladende urimelige overheads er al den tid de spilder på ansøgninger, der ikke vindes. Dette gælder ikke kun indenfor IT verdenen!

Mads Larsen

Det var også en Dansk undersøgelse jeg tænkte på, og desværre er det ikke mit indtryk at disse er væsentligt mindre tids- og ressourcekrævende.

Jeg er i øvrigt helt enig med dig i at det kræver ny praksis i Staten for disse ting, jeg har blot ikke noget behov for at enhver praksisændring - stor eller lille - kræver årelange undersøgelser, kommissioner og hvad de ellers finder på at kalde det, når der allerede er et andet land som har vist hvordan det kan gøres. Man kunne argumentere for at den tid og de ressourcer der bruges på sådanne undersøgelser kunne have skabt langt mere værdi hvis den i stedet var brugt ude i det private erhvervsliv - men det er vist en snak som falder udenfor denne tråd, er det ikke?

Morten Jensen

Jeg haaber at i tager tid til at laese noget af hvad der bliver skrevet om de her aftaler.
Der var, sidste uge, en hel del debat omkring nogle ret massive problemer med bla. underdimentionerede mail systemer.

Det er en god ide, men der skal stadig kompetente mennesker ind over.

Jakob Uffelmann

Hos sundhed.dk har vi siden 2009 haft kerneopgaven med udvikling af portalen inhouse, og så benyttet en række forskellige leverandører til forskellige udviklingsopgaver - både som projekter og indstationering af udviklere.
Det kræver en række udbud, men det kan gøres på mange måder, og man behøver ikke købe store, færdigpakkede systemer.

Hvis man ikke har kendskab i detaljen til sin platform, så er det en svær opgave at bryde leverancerne op, men er der viden og kompetencer giver det store gevinster på mange områder.

Så det findes i Danmark, men stadig i det små. Forhåbentlig bliver det mere normalt i de kommende år, for vores teknologiske virkelig bliver kun mere komplekt og sammenhængende.

Niels Henrik Sodemann

Kan vi holde det til det, så støtter jeg op.

Jeg er absolut ikke tilhænger af nogen form for unødig kompleksitet.
Vi må sammen:
1. Tilse at Staten ender med at forstår, at måden store it-projekter håndteres på under det nuværende paradigme, er forkert, uhensigtsmæssigt og i modstrid med hvordan de bør håndteres
2. Kræve at Staten accepterer at processerne kan køres anderledes end nuværende de-facto-standard og stadig ikke være ulovlige ift. EU eller bare sådan at vi ikke ikke bliver smidt ud (pga. det)

Jeg er bare meget pessimistisk ift. (1) og (2), med mindre at det angribes radikalt anderledes end hidtidigt. Vi har ikke en minister med indsigt som i UK (se PHK’s indlæg).

Niels Henrik Sodemann

Så det findes i Danmark, men stadig i det små. Forhåbentlig bliver det mere normalt i de kommende år, for vores teknologiske virkelig bliver kun mere komplekt og sammenhængende.

Du har en klog chef!

Han husker sikkert det monster-udbud som sundhed.dk var uden i for ca. 10 år siden.

Det blev heldigvis afblæst!

Jeg deltog i udbuddet som ansat hos en af leverandørerne og er den dag i dag overbevist om, at det var endt i et Proask lignende havari uanset hvem, der havde vundet.
Det var simpelthen for stort, komplekst og kravsat på teknologier der ikke rigtigt bruges mere.

Held og lykke…

Jakob Damkjær

"Og så har vi insourcet kontrollen over projekterne, hvor vores egne it-folk styrer opgaven, og vi gør alting agilt. Du begynder i det små og kan løbende teste og forbedre. Det kræver ikke en stor udbudsproces – du skal bare gå i gang,« sagde han."

Kompetent central styring og kvalitetskontrol er helt klart den bedre løsning...

Hvis man så kombinere den med en infrastruktur arkitektur kontor der designer de centrale dele de små dele der leveres udefra samarbejder på vil det begynde at gi mening igen...

Så kan firmaer blive testet på de eksterne opgaver inden de må byde på de centrale dele...

Men desv. Er det løb overstået på Sjælland da fx hele hospitals sektoren er ved st blive "kaiser permanentet"... Ie gigantiske monolitiske systemer der gør staten 100% afhængig af en vendor med en amerikansk underleverandør så yay...

Og Sjælland vil blive skabelonen for de andre regioner så snart det er muligt.

Jakob Uffelmann

Det blev nu ikke aflyst, men blev gennemført som sundhed.dk 1.0. Selve udbuddet og etableringen var ok og sundhed.dk vandt en række priser, men som i mange andre kontrakter af den type var det et big bang, som hang meget sammen med udbudsform og kontrakten/udbudsarbejdet skrevet tilbage i 2002. Derfor var det også meget svært at forny platformen løbende, og sundhed.dk blev genetableret i 2009, hvor efter vi fik mulighed for at hjemtage udviklingen, efter at have sat vores præg på arkitektur og principper for udviklingen. Det lå dog ikke i kortene, at vi skulle hjemtage udviklingen, men vi valgte at bygge en række sunde principper for udvikling af platformen under genetableringen, da vi havde et centralt princip om flerleverandørstrategi, som ikke havde fungeret så godt hidtil.

Det skal dog lige siges, at sundhed.dk organisationen ikke havde mulighed for at starte ud med egen udvikling. Projektet var en klassisk NPM model med deltil hørende organisation dengang i 2002-3

Og ja, jeg har en klog chef - han gav mig lov til at tage udviklingen hjem :)

Kurt Mielke

Brugerne er ikke begejstret for strategien; http://www.bbc.co.uk/news/uk-politics-27939028.
Skal man tro artiklen, er det det rene IC4. Det betyder ikke, at det nok kan gøres bedre, det er måske bare ikke helt så enkelt enkelt som det fremstillles? Til et hvert komplekst problem, findes der en simpelt og forkert løsning, men indrømmet, vi har også set en del komplekse løsninger, der var forkerte:-)

Laust Kehlet

Undskyld fordommene men statens fokus på iværksættere i Danmark er at udlove store iværksætterpuljer, som går i lommen på etablerede virksomheder... Tror den danske stat har mere fokus på hvordan man skal redde svineslagterier der har vist sig ukonkurrencedygtige end udvikle små IT-iværksættere og rammerne for hvad der kunne blive en fornuftig fremtid for et land med speciale i små dynamiske virksomheder - og dette gælder for så vidt uanset om der er tale om rød eller blå fløj...

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

Pressemeddelelser

Affecto Denmark reaches highest Microsoft Partner level

Affecto Denmark, a leading provider of data-driven solutions, has reached the highest level in the Microsoft partner ecosystem: Managed Partner.
22. jun 2017

Innovate your business with Affecto's IoT Explorer Kit

Are you unsure if Internet of Things fits your business strategy?
31. maj 2017

Big Data Lake Summit: Fast and Trusted Insights

If you want to outpace, outsmart and outperform your competition in a digital world, you need trusted data that can be turned into actionable business insights at speed.
24. apr 2017