Så galt kan det gå: Region kokser offentligt udbud

Illustration: REDPIXEL.PL/Bigstock
En kravspecifikation spækket med mangler, et udbud på kant med loven og et ubrugeligt slutprodukt. Historien om et storkøkkens it-system er skoleeksemplet på et kuldsejlet udbud, der kunne have været undgået.

»Det er usædvanligt at opleve så massive svigt, som der her er konstateret.«

Sådan skriver konsulentvirksomheden Devoteam i en rapport om it-systemet Dankost Pro, der i 2013 skulle give Fælleskøkkenet I/S mulighed for at håndtere madproduktion til patienter og pensionister i Region Sjælland.

Sammen med Lolland-, Guldborgsund Kommune og Fælleskøkkenet gik Region Sjælland i 2012 i spidsen for et udbud på et køkkensystem, der efter flere spildte millioner sidste år stadig havde så alvorlige funktionelle huller, at storkøkkenet, der skulle bruge systemet, valgte at skrotte det.

Konsulentrapporten, som Version2 er i besiddelse af, skildrer et forløb, der på stort set alle leder og kanter går så galt, som det kan gå. Et forløb hvori et udbud i grov strid med reglerne kaster et system af sig, der er spækket med systemmangler, og som i sidste ende ikke løser det oprindelige problem.

Klagnævn: Udbud er ulovligt

Den første alarmklokke burde muligvis have ringet allerede inden leverandøren af køkkensystemet blev valgt, da Region Sjælland i januar 2013 modtager en opfordring fra revisionsselskabet BDO om at droppe udbuddet.

»Det er vores opfattelse, at udbuddet ikke lever op til gennemsigtighedsprincippet. og at udbuddet ikke i sin nuværende form tillader konkurrence på ensartet grundlag,« lyder det i henvendelsen.

Læs også: Leverandør: Hvorfor starter staten forfra på hvert eneste udbud?

Nærmere bestemt har revisionsfirmaet et problem med følgende formulering i kravspecifikationen til køkkensystemet:

»Region Sjælland og Fælleskøkkenet I/S forventer, at systemet indeholder markant flere grundlæggende funktioner end beskrevet, hvilket burde fremgå af Leverandørens besvarelse af bl.a. kapitel 2, som indeholder de mere generelle og overordnede krav.«

Formuleringen er i strid med det såkaldte gennemsigtighedsprincip, fordi det ikke er tydeligt, hvilke kriterier der indgår i valget af leverandør. I stedet kan regionen frit vælge den byder, man ønsker.

Regionen er ikke enig og afviser i sit svar at annullere udbuddet, som vindes af Dankost i marts 2013.

Men BDO er ikke alene med sin bekymring. To af Dankosts konkurrenter, virksomhederne Maxis og Solid Software Development, går til Klagenævnet for Udbud med påstanden om, at hvis regionen havde udregnet de forskellige bud som beskrevet i udbudsmaterialet, så havde Dankost ikke rendt med opgaven. Den ville i stedet have tilfaldet Maxis / Solid-samarbejdet.

Klagenævnet giver de to virksomheder ret. Regionen har brudt med ligestillingsprincippet såvel som med gennemsigtighedsprincippet, lyder det i afgørelsen. For eksempel har Regionen vægtet muligheden for flere sprog, selvom det ikke var nævnt i kravspecifikationen. Samtidig har Dankost fået flere point for delløsninger end konkurrenten har – selv om budene er stort set identiske. Klagenævnet nægter dog at tilkende udbudstaberne en erstatning – med den begrundelse, at overtrædelserne af udbudsreglerne er så grove, at de burde være åbenbare for virksomhederne, inden de bød på opgaven.

Konsekvensen for Fælleskøkkenet er, at det muligvis ikke er den rigtige udbyder, der har vundet udbuddet, skriver Devoteam i sin rapport.

Låst fast i utilstrækkeligt system

Region Sjælland erkender da også senere, at processen ikke har været optimal. På et møde med regionen i september 2013 fremviser BDO en række fejl, der er så alvorlige, at regionen medgiver, at udbudsmaterialet ikke er en egnet måde at give en kontrakt på. Regionen beslutter, at man ikke vil gøre brug af de valgfri tilkøb, som Dankost tilbyder. I stedet skal der ske et nyt udbud, hvis programmet skal videreudvikles.

Dagen efter mødet mellem BDO og Regionen står Fælleskøkkenets leder, Anne Marie Østergaard, i et dilemma. På den ene side står storkøkkenet med et it-system, der ifølge Devoteam er så mangelfuldt, at personalet manuelt må løse flere af de opgaver, som systemet burde have automatiseret- for eksempel en samlet liste over den daglige produktion. På den anden side forbyder regionen nu al tilkøb til systemet som følge af, at udbuddet ikke er foregået efter reglerne.

Læs også: Sådan kan staten få færre it-skandaler

I en kommentar til rapporten fra Devoteam nægter regionen, at der skulle være tale om et forbud. Men advokat Anders Wernblad, der har kommenteret på regionens kommentarer, har svært ved at se, hvordan Fælleskøkkenet kan forstå det anderledes.

Forbud eller ej, så understreger advokaten, at Fælleskøkkenet ikke burde kunne bruge tilkøbsmulighederne, fordi de ikke er en del af det originale udbud.

Meget få testbare krav

Tilbage står regionen og de to kommuner med en regning på over 2,3 millioner kroner til betaling for systemet, der i det store hele ikke lever op til sit formål. Samtidig er det svært at holde Dankost op på manglerne i produktet, vurderer Devoteam.

»Med få testbare krav er det stort set umuligt at verificere, om leverandøren leverer den lovede ydelse, herunder også at gøre eventuel mangelsansvar gældende, hvis dette ikke er tilfældet,« skriver konsulentvirksomheden.

Alligevel råder Devoteam Fælleskøkkenet til at overveje, om man kan tvinge en erstatning ud af Dankost, blandt andet fordi konsulentvirksomheden ikke har set dokumentation for, at den anvendte kontrakt K01 er blevet overholdt. For eksempel er der tilsyneladende ikke gennemført en såkaldt overtagelsesprøve, hvilket Devoteam beskriver som en »usædvanlig og katastrofal mangel ved processen.«

Undervejs har Fælleskøkkenet betalt omkring 140.000 kroner for funktioner, der ifølge kravspecifikationen burde have været en del af det egentlige produkt.

Fælleskøkkenet, der er ejet af Region Sjælland samt Lolland- og Guldborgsund Kommune, begyndte i august sidste år at arbejde frem mod en erstatning for Dankost Pro leveret af et andet it-selskab. I december blev systemet testet første gang, og det er endnu uklart, hvad prisen på erstatningssystemet bliver.

Bestyrelsesformand for Fælleskøkkenet Marie-Luise Brehm Nielsen sagde i den forbindelse til Folketidende, at alle ejerne af køkkenet bar ansvaret.

»Det har været en vanvittig kompliceret proces, og vi må konstatere, at vi er fælles om at have lavet et skidt udbud.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (14)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Andreas Rudolph

Bestyrelsesformand for Fælleskøkkenet Marie-Luise Brehm Nielsen sagde i den forbindelse til Folketidende, at alle ejerne af køkkenet bar ansvaret.

Når enhver kvadratcentimeter på et lærred males via demokratisk process, så kan ingen pege fingre når det samlede billede ligner knas på en fjernsynsskærm - Genialt!

  • 5
  • 0
Nicolai Rasmussen

Endnu et eksempel på at unødvendigt spild pga. Udygtig ledelse ikke straffes.

Der mangler helt enkelt en feedback mekanisme for at vi kan blive bedre. Så længe vi ikke straffer de ansvarlige for ikke at tage ansvaret alvorligt, så er de ikke ansvarlige. Ansvaret starter i toppen.

  • 2
  • 0
Henrik Christensen

og på basis deraf kvalificering af de processer, der skal være i forbindelse med et udbud samt dets implementering.

Man kunne selvfølgelig også bare hyre nogle professionelle folk med integriteten i behold, også til organisering af selve udbudsprocesssen og kvalificering af selve udbuddet. Det duer stadig ikke at sætte elektrikeren til at lave vandrør.

Tænker det alligevel vil være en del af det, en IT havarikommsion vil pege på, ligesom Peter-princippet og dets effekt på ubevidst inkompetence på centrale steder i processerne, herunder også beslutningerne.

  • 0
  • 0
Simon Mikkelsen

...at man (som ofte før) havde set sig glad på en bestemt leverandør på forhånd. Denne gang var man bare ikke gode nok til at lave udbuddet og så valgte man alligevel den leverandør man ville.

Og hvornår kan det offentlige forstå, at man ikke får god software ud af at specificere det hele først og derefter i dyre domme tilkøbe det man havde glemt, for alligevel at stå med et dårligt system.

  • 1
  • 0
Peter Møller

En IT havari kommission vil ikke ændre på at struktur, ledelse og udbudsreglerne er problemet.

Udbud med dertil hørende sindsyge mængder af udbudsmateriale og tilbudsmateriale er ikke designet til at skabe brugervenligt software der kan tilpasses undervejs - det er i bund og grund til for at sikre konkurrence.
Men IT er sjældent sammenligneligt med hvad der ellers skal købes ind af standardvarer i
det offentligt(møbler, mad, forsikringer, materialer, bøger osv.)
Det illustrerer den seneste tids historier omkring udbud jo også ganske fint.

Her er et par ideer til hvordan man kunne sløjfe udbudsreglerne helt:

1:
Cheferne i off. virksomheder indhenter tilbud fra relevante leverandører, som man gør i det private... Hvis produkterne allerede eksisterer kan en testperiode for virksomheden givetvis godt forhandles hjem og systemet kan afprøves.
Hvis der skal udvikles nyt må der indhentes tilbud. Her må 'systemet' sætte sin lid til at de relevante chefer kan vurdere hvad der er vigtigst for et nyt system og at de - når de nu er chefer - også selv kan træffe en selvstændig beslutning om hvilken leverandør der bedst kan løse opgaven.

2:
100 % gennemsigtighed ift. IT indkøb i det offentlige samt en skriftlig redegørelse hver eneste gang om hvorfor man har valgt som man har valgt(og ikke mindst hvem man har fravalgt). Så kan IT journalister snuse rundt alt det de vil og (jf. næste punkt) beslutningstagerne vil skulle stå til ansvar.

3:
Mulighed for at fyre folk i det offentlige...! Det dur ikke at indvolverede IT chefer gang på gang kan klokke i det - og tøre ansvaret af på andre - uden at det har konsekvenser

4:
Off. tilbudsportal hvor Off. virksomheden evt. kan søge efter tilbud hvis de finder det nødvendigt. Hvis der kun er én gangbar leverandør med et færdigt produkt er det simpelthen spild af penge med et udbud hvor reglerne kan medføre at en ny leverandør skal opfinde den dybe tallerken én gang til.

5:
Et IT rejsehold/styrelse der kan bistå off. virksomheder med kvalificeret sparring på IT udviklingsopgaver. altså interne konsulenter så der ikke skal kastes en masse milioner efter dyre eksterne konsulenter.

  • 0
  • 0
Henrik Christensen

Identifikation af hvad årsagerne er er almindeligvis en forudsætning for af kunne definere den rette løsning. Og vel vil en havarikommission ikke direkte kunne ændre på årsagerne, det tilkommer jo ansvarlig ledelse. Som jo godt kunne tænkes at være udpeget som en del af problemet. Hvilket så næste højere niveau får placeret ansvaret for...

Bevares, vi har da peget på ca de samme forventning til typiske årsager, blot tror jeg så ikke på, at der ikke opstår nye problemer bagefter, medmindre man revolutionerer området. Herunder pligten til udbud. Derfor vil havarikommissionen være centralt kvalitetskontrolorgan for styring, og kan rådgive baseret på deres indsigt.

  • 1
  • 0
Peter Møller

"Derfor vil havarikommissionen være centralt kvalitetskontrolorgan for styring, og kan rådgive baseret på deres indsigt."
I en sådan konstruktion kan jeg godt se det smarte i en kommission.

Mit indtryk har hidtil været at man "blot" har søgt at nedsætte en kommission i klassisk forstand som ikke skal involveres før det er gået galt og herudoverblot blot belyse problemerne i bagklogskabens ulideligt klare lys.

Udbuds systemet er udtænkt af DJØF'ere og det er nok rigtigt nok her man bør starte hvis man vil have reel forandring.

  • 1
  • 0
Frithiof Andreas Jensen

Og hvornår kan det offentlige forstå, at man ikke får god software ud af at specificere det hele først og derefter i dyre domme tilkøbe det man havde glemt,


Efter at noget lederskab har väret igennem retssager om overträdelse af udbudsreglerne og idömt erstatning, så kommer der nok fokus på området.

Det er klart ulovligt at skäre funktionalitet fra for at komme under udbudsgränsen på 200000 EUR for derefter tilköbe den senere. Man kan relativt billigt köbe et eet-dags kursus der forklarer den slags ting og spare ganske mange penge senere.

Jeg forstår ikke rigtigt hvordan "Klagenävnet" kan sige at der ikke gives nogen erstatning fordi det var helt tydeligt i udbudsmaterialet at udbudsreglerne er overtrådt. Den burde man naturligvis gå i retten med.

  • 3
  • 0
Frithiof Andreas Jensen

Udbuds systemet er udtænkt af DJØF'ere og det er nok rigtigt nok her man bør starte hvis man vil have reel forandring.


Ja, man kunne jo starte i det små ude i Region Själland og spörge en DJÖF'er til råds för man gör noget dumt & ulovligt som skatteyderne i sidste ende skal betale for!

Det lyder som om at enten har ingen af parterne brugt bare 15 minutter på lige at cc'e udbuddet til en af juristerne eller "procurement" eller man har ingen intern process for at håndtere udbud, så man opfinder een hver gang.

  • 0
  • 0
Ulrik Suhr

enig med nogle af dine betragtninger, men så længe en prototype ikke er vist vil jeg personligt ikke have tillid til en leverandør.

Når jeg høre om håbløse sager fra det offentlige handler det i høj grad om chefers vurdering af hvad dennes medarbejder mener.... Nej disse besidder så ikke den nødvendige viden og systemet er fejlfyld fra start.

Personligt ville jeg udbede mig en prototype under udbuddet og samtidigt sætte krav til kode standard. Standarden kunne testes hvis der skulle leveres et lille modul af programmet som kode med tilbuddet.

  • 0
  • 0
Peter Larsen

Region Sjælland, Guldborgsund og Lolland kommune, har lige betalt yderligere ca. ½ million til Dankost.
Og det er for noget De allerede har betalt en gang før, og som i første omgang var en kæmpe overfakturering.
Dvs at De ikke alene lader sig overfakturere, men også lader sig dobbelt fakturere.
Det oprindelige udbud var på totalt ca. kr. 1,7 million på 4 år, og nu lyder den samlede regning fra Dankost på ca. kr. 4 millioner på 1½ år.
Og dertil kommer udgiften til erstatningssystemet.

  • 2
  • 0
Kristian Tylvad

Interessant. Kan du udlede disse tal direkte af DevoTeam-rapporten, eller har du dem andetsteds fra? Ved du tilfældigvis, hvilket erstatningssystem Fælleskøkkenet har valgt?
Til orientering er jeg direktør for en af de virksomheder, der har klaget over udbuddet, primært ordretildelingsprocessen.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere
Jobfinder Logo
Job fra Jobfinder

Call to action

»Det er usædvanligt at opleve så massive svigt, som der her er konstateret.« Sådan skriver konsulentvirksomheden Devoteam i en rapport om it-systemet Dankost Pro, der i 2013 skulle give Fælleskøkkenet I/S mulighed for at håndtere madproduktion til patienter og pensionister i Region Sjælland. Sammen
med Lolland-, Guldborgsund Kommune og Fælleskøkkenet gik Region Sjælland i 2012 i spidsen for et udbud på et køkkensystem, der efter flere spildte millioner sidste år stadig havde så alvorlige funktionelle huller, at storkøkkenet, der skulle bruge systemet, valgte at skrotte det. Konsulentrapporten, som Version2 er i besiddelse af, skildrer et forløb, der på stort set alle leder og kanter gå...