Så galt kan det gå: Region kokser offentligt udbud

»Det er usædvanligt at opleve så massive svigt, som der her er konstateret.«

Sådan skriver konsulentvirksomheden Devoteam i en rapport om it-systemet Dankost Pro, der i 2013 skulle give Fælleskøkkenet I/S mulighed for at håndtere madproduktion til patienter og pensionister i Region Sjælland.

Sammen med Lolland-, Guldborgsund Kommune og Fælleskøkkenet gik Region Sjælland i 2012 i spidsen for et udbud på et køkkensystem, der efter flere spildte millioner sidste år stadig havde så alvorlige funktionelle huller, at storkøkkenet, der skulle bruge systemet, valgte at skrotte det.

Konsulentrapporten, som Version2 er i besiddelse af, skildrer et forløb, der på stort set alle leder og kanter går så galt, som det kan gå. Et forløb hvori et udbud i grov strid med reglerne kaster et system af sig, der er spækket med systemmangler, og som i sidste ende ikke løser det oprindelige problem.

Klagnævn: Udbud er ulovligt

Den første alarmklokke burde muligvis have ringet allerede inden leverandøren af køkkensystemet blev valgt, da Region Sjælland i januar 2013 modtager en opfordring fra revisionsselskabet BDO om at droppe udbuddet.

»Det er vores opfattelse, at udbuddet ikke lever op til gennemsigtighedsprincippet. og at udbuddet ikke i sin nuværende form tillader konkurrence på ensartet grundlag,« lyder det i henvendelsen.

Nærmere bestemt har revisionsfirmaet et problem med følgende formulering i kravspecifikationen til køkkensystemet:

»Region Sjælland og Fælleskøkkenet I/S forventer, at systemet indeholder markant flere grundlæggende funktioner end beskrevet, hvilket burde fremgå af Leverandørens besvarelse af bl.a. kapitel 2, som indeholder de mere generelle og overordnede krav.«

Formuleringen er i strid med det såkaldte gennemsigtighedsprincip, fordi det ikke er tydeligt, hvilke kriterier der indgår i valget af leverandør. I stedet kan regionen frit vælge den byder, man ønsker.

Regionen er ikke enig og afviser i sit svar at annullere udbuddet, som vindes af Dankost i marts 2013.

Men BDO er ikke alene med sin bekymring. To af Dankosts konkurrenter, virksomhederne Maxis og Solid Software Development, går til Klagenævnet for Udbud med påstanden om, at hvis regionen havde udregnet de forskellige bud som beskrevet i udbudsmaterialet, så havde Dankost ikke rendt med opgaven. Den ville i stedet have tilfaldet Maxis / Solid-samarbejdet.

Klagenævnet giver de to virksomheder ret. Regionen har brudt med ligestillingsprincippet såvel som med gennemsigtighedsprincippet, lyder det i afgørelsen. For eksempel har Regionen vægtet muligheden for flere sprog, selvom det ikke var nævnt i kravspecifikationen. Samtidig har Dankost fået flere point for delløsninger end konkurrenten har – selv om budene er stort set identiske. Klagenævnet nægter dog at tilkende udbudstaberne en erstatning – med den begrundelse, at overtrædelserne af udbudsreglerne er så grove, at de burde være åbenbare for virksomhederne, inden de bød på opgaven.

Konsekvensen for Fælleskøkkenet er, at det muligvis ikke er den rigtige udbyder, der har vundet udbuddet, skriver Devoteam i sin rapport.

Låst fast i utilstrækkeligt system

Region Sjælland erkender da også senere, at processen ikke har været optimal. På et møde med regionen i september 2013 fremviser BDO en række fejl, der er så alvorlige, at regionen medgiver, at udbudsmaterialet ikke er en egnet måde at give en kontrakt på. Regionen beslutter, at man ikke vil gøre brug af de valgfri tilkøb, som Dankost tilbyder. I stedet skal der ske et nyt udbud, hvis programmet skal videreudvikles.

Dagen efter mødet mellem BDO og Regionen står Fælleskøkkenets leder, Anne Marie Østergaard, i et dilemma. På den ene side står storkøkkenet med et it-system, der ifølge Devoteam er så mangelfuldt, at personalet manuelt må løse flere af de opgaver, som systemet burde have automatiseret- for eksempel en samlet liste over den daglige produktion. På den anden side forbyder regionen nu al tilkøb til systemet som følge af, at udbuddet ikke er foregået efter reglerne.

I en kommentar til rapporten fra Devoteam nægter regionen, at der skulle være tale om et forbud. Men advokat Anders Wernblad, der har kommenteret på regionens kommentarer, har svært ved at se, hvordan Fælleskøkkenet kan forstå det anderledes.

Forbud eller ej, så understreger advokaten, at Fælleskøkkenet ikke burde kunne bruge tilkøbsmulighederne, fordi de ikke er en del af det originale udbud.

Meget få testbare krav

Tilbage står regionen og de to kommuner med en regning på over 2,3 millioner kroner til betaling for systemet, der i det store hele ikke lever op til sit formål. Samtidig er det svært at holde Dankost op på manglerne i produktet, vurderer Devoteam.

»Med få testbare krav er det stort set umuligt at verificere, om leverandøren leverer den lovede ydelse, herunder også at gøre eventuel mangelsansvar gældende, hvis dette ikke er tilfældet,« skriver konsulentvirksomheden.

Alligevel råder Devoteam Fælleskøkkenet til at overveje, om man kan tvinge en erstatning ud af Dankost, blandt andet fordi konsulentvirksomheden ikke har set dokumentation for, at den anvendte kontrakt K01 er blevet overholdt. For eksempel er der tilsyneladende ikke gennemført en såkaldt overtagelsesprøve, hvilket Devoteam beskriver som en »usædvanlig og katastrofal mangel ved processen.«

Undervejs har Fælleskøkkenet betalt omkring 140.000 kroner for funktioner, der ifølge kravspecifikationen burde have været en del af det egentlige produkt.

Fælleskøkkenet, der er ejet af Region Sjælland samt Lolland- og Guldborgsund Kommune, begyndte i august sidste år at arbejde frem mod en erstatning for Dankost Pro leveret af et andet it-selskab. I december blev systemet testet første gang, og det er endnu uklart, hvad prisen på erstatningssystemet bliver.

Bestyrelsesformand for Fælleskøkkenet Marie-Luise Brehm Nielsen sagde i den forbindelse til Folketidende, at alle ejerne af køkkenet bar ansvaret.

»Det har været en vanvittig kompliceret proces, og vi må konstatere, at vi er fælles om at have lavet et skidt udbud.«