Op til 800 gange i måneden skal HR-medarbejdere i Københavns Kommune til tasterne for at stykke et brev sammen, når en medarbejder forlader kommunen - et såkaldt fratrædelsesbrev.
HR-medarbejderne afgør, om der skal afholdes ferie, og om der udbetales en fratrædelsesgodtgørelse. Og når de er klar, sætter de et hak i en boks, der hedder 'Klar til robot' og trykker gem.
Og så tager en software-robot over, navigerer gennem 4-5 isolerede systemer, henter diverse informationer og sammensætter det endelige fratrædelsesbrev - klar til at blive sendt til modtageren.
Teknikken kaldes Robotic Process Automation - eller RPA - og den repræsenterer en simpel tilgang til automatisering; Nærmere bestemt software, der kan betjene systemet gennem de samme interfaces som de menneskelige medarbejdere kan.
Teknikken er ved at overtage en lang række repetitive, manuelle taste-opgaver i Københavns Kommune, fortæller Mads Buch Andersen, der er kontorchef i kommunens Koncern IT og i sidste uge gæstede Industriens Hus til et arrangement om RPA.
»Vi har ingen webservices på tværs af vores systemer. Men vi har mange opgaver, der går på tværs af de ikke-sammenhænge systemer. Og der kan robotics assistere os,« indleder han.
Når opgaver involverer data fra adskillige systemer er risikoen for lave fejl høj. Og når de bliver automatiseret, kan medarbejderne bruge mere tid på opgaver, der rent faktisk kræver deres intelligens og faglighed, understreger Mads Buch Andersen. Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, Robotterne er software, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. De kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, lave copy/paste, sende emails, søge på nettet mv. Fordi RPA kan efterligne medarbejderens handlinger og orkestrere alle applikationer på skrivebordet, kan de implementeres som erstatning for alle computeropgaver, der ikke kræver menneskelig intelligens eller skøn. Formålet er som med meget automatisering er frigøre ressourcer og sikre lav fejlmargin på repetitive opgaver. Især manuelle og arbejdskraftintensive aktiviteter i HR, finans, regnskab, service, offentlig administration, kundecenter og supply chain kan omlægges. Kilde: KnowIt
Fakta om RPA
Fuldstændig i selvsving
Fratrædelsesbrevet er bare en af flere tunge, manuelle processer som Københavns Kommune har sat en robot til.
Arbejdet startede dog forsigtigt - med 1,5 medarbejder, lidt software og to laptops. Herfra gik holdet i gang med at optage klik-opgaverne blive udført for at genskabe dem i robotten.
»Det aller vigtige var, at jeg havde en direktionsbeslutning i ryggen, der sagde, at det var en god ide. Jeg fik en dispensation i hånden, hvor der stod - lidt karikeret - 'Mads må alt',« fortæller Mads Buch Andersen.
Dispensationen var kritisk for at komme gennem de organisatoriske flaskehalse, beretter kontorchefen.
»Hvis man ringer til brugeradministration og siger, jeg skal bruge en bruger til en robot, der ikke har noget cpr-nummer, men skal agere som en ganske almindelig medarbejder, så kan en organisation som min gå fuldstændig i selvsving,« forklarer han.
Klapper af udviklerne
Første robot-projekt endte med at koste ekstremt meget tid. Men det ledte til, at kommunen i dag har et hold på seks personer - tre udviklere og 3 automatiseringskonsulenter - der udbreder RPA-teknologien.
»Det store skridt vi skal tage nu, er at få lavet et centralt driftssetup i et virtuelt miljø,« siger Mads Buch Andersen og fortsætter:
»Vi har mange - og vi kommer til at have endnu flere - automatiserede processer eller robotter. Men det skal styres af en eller anden form for kontrolcenter, så vi har styr på, hvordan det agerer i vores infrastruktur, og vi har styr på governance, når fagsystemer bliver opdateret og vi lige skal ind og justere robotten.«
Om føje tid har kommunen bundet så mange årsværk ind i robotternes arbejde, at det simpelthen ikke er en mulighed at lade dem stå stille i bare en måned på grund af ændringer i fagsystemer, siger kontorchefen.
Omfanget af automatisering kan anskueliggøres med et andet eksempel - en robot, der skriver et brev, hver gang en af kommunen 45.000 medarbejdere flytter afdeling. På tre måneder havde robotten udarbejdet 9.500 af de omtalte breve - svarende til en normal arbejdsbyrde på 2.400 mandetimer.
I et lidt firkantet regnestykke har robotten på de tre måneder dækket omkostningerne til udvikling og genereret et overskud på 700.000 kroner.
»Sideeffekten er, at det fjerner en hammer kedelig proces, som ingen i HR er kede af, at de ikke skal lave længere. Det er ligefør, at de klapper af udviklerne når de ser dem til frokost,« fortæller Mads Buch Andersen.
Følgende er eksempler på opgaver, som RPA-teknologien har overtaget i København. Skriv fratrædelsesbrev Svar på ansøgning om tilskud til tandlægebehhandling Afstemninger af kontantkasser Lønkørsel af refusioner Indberetning af engangstillæg i lønsystem Udsending af breve i forbindelse med organisationsændringerRobot-processer i Københavns Kommune
Kompenserer for manglende digitalisering
Kedsommelighed er i sig selv ikke nok til, at en opgave med fordel kan automatiseres.
»Når jeg spørger en afdeling, hvad de helst vil have automatiseret, så er det oftest det, de synes er mest forfærdeligt at lave,« siger Mads Buch Andersen og fortsætter:
»Men det er ofte en subjektiv fornemmelse, hvor lang tid den opgave egentlig tager at udføre, som hænger sammen med hvor kedelig den er.«
En typisk grund til at droppe at bygge en robot til opgaven er, at volumen er for lille eller den i virkelighed ikke tager lang tid at udføre - selvom den er kedelig.
»Andre problemer er dårlig adgang til data, ustruktureret data som for eksempel fri tekst. Og så er der nogle enkelte steder, hvor vi rammer en mur, fordi vi ikke kan få et certifikat eller noget andet,« forklarer Mads Buch Andersen.
»Vi er gode til at have processbeskrivelser, vejledninger og instruktioner på det hele. Men de er ikke altid modne til et robotprojekt,« konstaterer han.
RPA-evangelist ved konsulentvirksomheden KnowIt, Katriina Valli, forklarede for nylig, at RPA ofte bliver brugt som et lag oven på usammenhængende system-siloer. Og den problematik er Mads Buch Andersen også opmærksom på.
»Jeg er helt med på, at det er problematisk, hvis man bruger RPA som en erstatning for bedre systemer og bedre integrationer. Men det arbejde skal komme et andet sted fra,« indleder han.
RPA holdet har specifikt til opgave at høste de fordele, der kan hentes, indtil fagsystemerne bliver skiftet ud, understreger kontorchefen.
»Vi må bare erkende at i en kommunal kontekst, der lider vi under rigtig rigtig mange meget tunge og umoderne systemer. Og det er ikke en mulighed for os, at få udskiftet de her systemet i løbet fa måneder eller et eller tre år. Derfor er det her en naturlig måde at kompensere for den manglende digitalisering.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
