Robotsoftware løfter tonsvis af idiot-opgaver i Københavns Kommune

20. februar 2017 kl. 05:0916
Robotsoftware løfter tonsvis af idiot-opgaver i Københavns Kommune
Illustration: Studiostoks/BigStockPhoto.com.
Medarbejdere i Danmark største kommune har fået selskab af robotter, der kan udføre monotone opgaver igen og igen uden fejl.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

Op til 800 gange i måneden skal HR-medarbejdere i Københavns Kommune til tasterne for at stykke et brev sammen, når en medarbejder forlader kommunen - et såkaldt fratrædelsesbrev.

HR-medarbejderne afgør, om der skal afholdes ferie, og om der udbetales en fratrædelsesgodtgørelse. Og når de er klar, sætter de et hak i en boks, der hedder 'Klar til robot' og trykker gem.

Og så tager en software-robot over, navigerer gennem 4-5 isolerede systemer, henter diverse informationer og sammensætter det endelige fratrædelsesbrev - klar til at blive sendt til modtageren.

Teknikken kaldes Robotic Process Automation - eller RPA - og den repræsenterer en simpel tilgang til automatisering; Nærmere bestemt software, der kan betjene systemet gennem de samme interfaces som de menneskelige medarbejdere kan.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Teknikken er ved at overtage en lang række repetitive, manuelle taste-opgaver i Københavns Kommune, fortæller Mads Buch Andersen, der er kontorchef i kommunens Koncern IT og i sidste uge gæstede Industriens Hus til et arrangement om RPA.

»Vi har ingen webservices på tværs af vores systemer. Men vi har mange opgaver, der går på tværs af de ikke-sammenhænge systemer. Og der kan robotics assistere os,« indleder han.

Når opgaver involverer data fra adskillige systemer er risikoen for lave fejl høj. Og når de bliver automatiseret, kan medarbejderne bruge mere tid på opgaver, der rent faktisk kræver deres intelligens og faglighed, understreger Mads Buch Andersen.

Det vigtigste var stærk opbakning fra direktionen, fortæller kontorchef ved Koncern IT i Københavns Kommune Mads Buch Andersen om arbejdet med RPA.

Fakta om RPA

Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, Robotterne er software, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. De kan navigere på en skærm, åbne og lukke programmer, lave copy/paste, sende emails, søge på nettet mv.

Fordi RPA kan efterligne medarbejderens handlinger og orkestrere alle applikationer på skrivebordet, kan de implementeres som erstatning for alle computeropgaver, der ikke kræver menneskelig intelligens eller skøn.

Formålet er som med meget automatisering er frigøre ressourcer og sikre lav fejlmargin på repetitive opgaver.

Især manuelle og arbejdskraftintensive aktiviteter i HR, finans, regnskab, service, offentlig administration, kundecenter og supply chain kan omlægges.

Kilde: KnowIt

Fuldstændig i selvsving

Fratrædelsesbrevet er bare en af flere tunge, manuelle processer som Københavns Kommune har sat en robot til.

Arbejdet startede dog forsigtigt - med 1,5 medarbejder, lidt software og to laptops. Herfra gik holdet i gang med at optage klik-opgaverne blive udført for at genskabe dem i robotten.

»Det aller vigtige var, at jeg havde en direktionsbeslutning i ryggen, der sagde, at det var en god ide. Jeg fik en dispensation i hånden, hvor der stod - lidt karikeret - 'Mads må alt',« fortæller Mads Buch Andersen.

Dispensationen var kritisk for at komme gennem de organisatoriske flaskehalse, beretter kontorchefen.

»Hvis man ringer til brugeradministration og siger, jeg skal bruge en bruger til en robot, der ikke har noget cpr-nummer, men skal agere som en ganske almindelig medarbejder, så kan en organisation som min gå fuldstændig i selvsving,« forklarer han.

Klapper af udviklerne

Første robot-projekt endte med at koste ekstremt meget tid. Men det ledte til, at kommunen i dag har et hold på seks personer - tre udviklere og 3 automatiseringskonsulenter - der udbreder RPA-teknologien.

»Det store skridt vi skal tage nu, er at få lavet et centralt driftssetup i et virtuelt miljø,« siger Mads Buch Andersen og fortsætter:

»Vi har mange - og vi kommer til at have endnu flere - automatiserede processer eller robotter. Men det skal styres af en eller anden form for kontrolcenter, så vi har styr på, hvordan det agerer i vores infrastruktur, og vi har styr på governance, når fagsystemer bliver opdateret og vi lige skal ind og justere robotten.«

Om føje tid har kommunen bundet så mange årsværk ind i robotternes arbejde, at det simpelthen ikke er en mulighed at lade dem stå stille i bare en måned på grund af ændringer i fagsystemer, siger kontorchefen.

Omfanget af automatisering kan anskueliggøres med et andet eksempel - en robot, der skriver et brev, hver gang en af kommunen 45.000 medarbejdere flytter afdeling. På tre måneder havde robotten udarbejdet 9.500 af de omtalte breve - svarende til en normal arbejdsbyrde på 2.400 mandetimer.

I et lidt firkantet regnestykke har robotten på de tre måneder dækket omkostningerne til udvikling og genereret et overskud på 700.000 kroner.

»Sideeffekten er, at det fjerner en hammer kedelig proces, som ingen i HR er kede af, at de ikke skal lave længere. Det er ligefør, at de klapper af udviklerne når de ser dem til frokost,« fortæller Mads Buch Andersen.

Robot-processer i Københavns Kommune

Følgende er eksempler på opgaver, som RPA-teknologien har overtaget i København.

  • Skriv fratrædelsesbrev

  • Svar på ansøgning om tilskud til tandlægebehhandling

  • Afstemninger af kontantkasser

  • Lønkørsel af refusioner

  • Indberetning af engangstillæg i lønsystem

  • Udsending af breve i forbindelse med organisationsændringer

Kompenserer for manglende digitalisering

Kedsommelighed er i sig selv ikke nok til, at en opgave med fordel kan automatiseres.

»Når jeg spørger en afdeling, hvad de helst vil have automatiseret, så er det oftest det, de synes er mest forfærdeligt at lave,« siger Mads Buch Andersen og fortsætter:

»Men det er ofte en subjektiv fornemmelse, hvor lang tid den opgave egentlig tager at udføre, som hænger sammen med hvor kedelig den er.«

En typisk grund til at droppe at bygge en robot til opgaven er, at volumen er for lille eller den i virkelighed ikke tager lang tid at udføre - selvom den er kedelig.

»Andre problemer er dårlig adgang til data, ustruktureret data som for eksempel fri tekst. Og så er der nogle enkelte steder, hvor vi rammer en mur, fordi vi ikke kan få et certifikat eller noget andet,« forklarer Mads Buch Andersen.

»Vi er gode til at have processbeskrivelser, vejledninger og instruktioner på det hele. Men de er ikke altid modne til et robotprojekt,« konstaterer han.

RPA-evangelist ved konsulentvirksomheden KnowIt, Katriina Valli, forklarede for nylig, at RPA ofte bliver brugt som et lag oven på usammenhængende system-siloer. Og den problematik er Mads Buch Andersen også opmærksom på.

»Jeg er helt med på, at det er problematisk, hvis man bruger RPA som en erstatning for bedre systemer og bedre integrationer. Men det arbejde skal komme et andet sted fra,« indleder han.

RPA holdet har specifikt til opgave at høste de fordele, der kan hentes, indtil fagsystemerne bliver skiftet ud, understreger kontorchefen.

»Vi må bare erkende at i en kommunal kontekst, der lider vi under rigtig rigtig mange meget tunge og umoderne systemer. Og det er ikke en mulighed for os, at få udskiftet de her systemet i løbet fa måneder eller et eller tre år. Derfor er det her en naturlig måde at kompensere for den manglende digitalisering.«

16 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
16
23. februar 2017 kl. 14:46

Det her nye RPA, hva er det lige i forhold til makroer og scripts?

14
21. februar 2017 kl. 22:35

Og når vi når til at en robot reagerer på en handling der er udført af en robot der tager sig af en funktion der er udført af en robot der...

Så skal der nok blive behov for en større udredning, for jeg tvivler på at nogen til den tid har det "samlede" overblik over hvorfor input A resulterer i random output B, Y, Z eller måske uendelig systemløkke (Hvem opdager dén?) .

Jeg finder ideen umiddelbart tillokkende - For ja, hvorfor spilde menneskelige ressourcer på opgaver der kan automatiseres - Men med lidt eftertanke skal man måske hellere starte med at se hvilke opgaver der er for besværligt/uigennemtænkt opbygget og ændre dét, fremfor at få en robot til at klare det. Muligvis man i dén proces også fik øje på nogle unødvendige opgaver. Maskinressourcer spildes jo ligevel som menneske-ressourcer. Vi mærker det bare knap så meget.

13
21. februar 2017 kl. 09:38

Jeg er ikke uenig i betragtningen om, at man ikke skal eller kan stoppe udviklingen. Men siden der ikke er nævnt noget om, hvad de frigjorte ressurser og sparede midler skal bruges på, så kan vi nok antage med nogen sikkerhed, at de bliver brugt i konkurrencen mod bunden eller øget saldo på representationskontoen for kommuneledelsen.

12
20. februar 2017 kl. 20:38

Når vi som tillidsfolk får ansættelsesbrev til godkendelse fra Koncernservice, så er der sat en masse ting ind på forhånd fra "systemet" - måske det som de kalder robotter! Og så er undskyldningen, at det kan der ikke ændres på, fordi det er sat automatisk ind: forkert løn, forketere titler på folk og forkerte pensionsprocenter. Så måske sparer Koncernservice tid og dermed penge, men så skal vores lokale HR folk og os tillidsfolk forklare de nyansatte tingene, berolige dem osv. Ja, så har de sparet tiden og lagt lorten til os!!!

10
20. februar 2017 kl. 14:06

Bare man slipper for de håbløse anonyme breve: Med venlig hilsen X kommune.

Det er uforskammet, at sende breve, uden at angive hvem man kan henvende sig til med spørgsmål.

9
20. februar 2017 kl. 13:44

Det er spændende om robotten er i stand til at afkode responsivt webdesign, hvor indholdet tilpasser sig skærmen og feltnavne linieskiftes/reduceres af pladshensyn eller skjules bag nogle faner.

Mon robotanvendelse betyder, at skærmbillederne ikke kan ændres fremover?

8
20. februar 2017 kl. 13:22

men samtidig måske skal vende sig til at jobmarkedet bliver mindre og mindre for dem..

Da vi gik over til maskinel industri f.eks. til udførsel af hårdtslidende gravearbejde (læs gravkøer), var der også en masse gravere der pludselig stod uden arbejde. Man kan så, som menneske, vælge at lade sig videreudvikle eller leve i fornægtelse af det faktum, at vi lever i et udviklingssamfund.

I stedet for at fokusere på det negative, kunne man vende den rundt. Disse mennesker kunne jo f.eks. bruges til andre ting end trivielt indtastningsarbejde - såsom personlig betjening af vores borgere.

7
20. februar 2017 kl. 12:48

Er det kun mig, der stødes af at kommercielle IT-virksomhender betegner deres konsulenter som 'Evangelister'?

6
20. februar 2017 kl. 11:41

http://www.recode.net/2017/2/17/14652880/bill-gates-robots-steal-human-jobs-pay-taxes

Selvom artiklen refererer til fysiske robotter, bliver der måske alligevel et overskud af kontorassistenter, sagsbehandlere, socialrådgivere osv. der måske sparer kommunen for nogle milioner, men samtidig måske skal vende sig til at jobmarkedet bliver mindre og mindre for dem..... og så kommer til at udgøre en udgift for kommune eller stat på en anden måde.

5
20. februar 2017 kl. 11:19

Robotter á la disse er en bro imellem de gamle systemer, der ikke udstiller deres data på nogen fornuftig måde, og de processer, som typisk alligevel spænder over mange forskellige systemer.

Så ja, man bygger noget (nyt), som skal vedligeholdes når et af de benyttede systemer udskiftes - men det ville man jo også gøre hvis man "lavede om på" systemet (i praksis udskiftede).

4
20. februar 2017 kl. 11:04

De har genopfundet brevfletning.

3
20. februar 2017 kl. 10:50

Det må være dejligt at få at vide, at opgaver man måske har levet af, og har haft det fint ned at udføre, nu bliver kaldt idiotopgaver. Måske man skulle have brugt et andet ord i stedet :-)

2
20. februar 2017 kl. 10:44

"Herfra gik holdet i gang med at optage klik-opgaverne blive udført for at genskabe dem i robotten."

Hvis man smører capture/replay ud over en process automatisering så håber jeg inderligt, at det er for at købe tid til en allerede bestilt opdatering af systemerne så de kan automatiseres fornuftigt.

1
20. februar 2017 kl. 10:35

Er disse robotter så en del af den "legacysoftware" man ikke har råd til at lave om på og derfor skal der så laves nogle "metarobotter" som ... ?