Rigsrevisionen: Digital Post i det offentlige kan være én stor fuser
Finansministeriet, der er notorisk kendt for at svinge grønthøsteren, er nu selv i skudlinjen i forhold til evnen til at indfri forventede besparelser.
Sagen drejer sig om indførelsen af Digital Post i det offentlige, hvor det viser sig at være højst usikkert, om man kan opnå den forventede og beregnede besparelse på én milliard kroner plus bedre service til borgerne.
»Det er ikke sandsynligt, at de offentlige myndigheder kommer til at spare hele potentialet på ca. 1 mia. kr. om året ved at overgå til Digital Post,« lyder det i en spritny beretning fra Rigsrevisionen.
Siden november 2013 har det været obligatorisk for virksomheder at modtage digital post fra det offentlige, og fra november 2014 har det været obligatorisk for borgere, jf. lov om Offentlig Digital Post. Offentlige myndigheder har endvidere en målsætning om, at 80 procent af den relevante kommunikation mellem borgerne og det offentlige skal være digital i 2015, jf. den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for 2011-2015Digital Post
Vurderingen tager udgangspunkt i, at håndteringen af manuelt behandlet post kræver 2,5 minut pr. brev og koster 7,40 i papir og porto. Mens digital post kræver et halvt minut og kun koster 1,25 pr. brev.
Tre myndigheder - nemlig Skat, Rigspolitiet og Forsvarsministeriet - er udvalgt til at deltage i Rigsrevisionens undersøgelse af, om det holder stik.
Det har sat Finansministeriet i et særligt søgelys, fordi man her kun har opnået 20 procent af den beregnede besparelse - nemlig 48 mio. kr. af det beregnede besparelsespotentiale på 244 mio. kr. i staten - og at det er alene sket ved at reducere Skats og Rigspolitiets bevillinger.
»Statsrevisorerne finder, at Finansministeriet endnu ikke har sandsynliggjort, at hele besparelsespotentialet ved Digital Post kan indfris. Det skyldes bl.a. en uensartet udmøntning af besparelserne og væsentlige usikkerheder i forhold til at dokumentere besparelserne,« bemærker revisorerne.
Beregningen viste, at der kan spares 2 minutter pr. brev med Digital Post. Med en effektiv arbejdstid for en medarbejder på 1.200 timer årligt viser følgende beregning, hvad det kræver at omsætte spredte tidsbesparelser til en økonomisk besparelse: Hvis en sagsbehandler i en statslig eller kommunal myndighed i gennemsnit sender 5 breve om dagen, vil overgangen til Digital Post ifølge Digitaliseringsstyrelsens potentialeberegning medføre en tidsbesparelse på 10 minutter dagligt. Hvis myndigheden skal omsætte denne tidsbesparelse til en økonomisk besparelse, skal udgifterne til løn og overhead reduceres tilsvarende. Da den enkelte medarbejders løn normalt ikke kan reduceres svarende til 10 minutters mindre arbejde pr. dag, skal medarbejdernes arbejdsopgaver ændres, så der samlet kan frigøres én eller flere fuldtids- eller deltidsstillinger til sparede kroner eller til andre opgaver. Det vil kræve en tidsbesparelse på 10 minutter dagligt hos i alt 33 medarbejdere, før tidsbesparelsen ved Digital Post svarer til én fuldtidsstilling (med en effektiv arbejdstid på 1.200 timer årligt). For at skabe en effektivisering og dermed frigøre lønudgiften for én fuldtidsmedarbejder skal myndigheden altså omfordele opgaver mellem de resterende 32 medarbejdere for at kunne løse den samme opgave med én medarbejder færre. Hvis medarbejderne sender færre breve pr. dag, vil det kræve flere end 33 medarbejdere at frigøre én fuldtidsstilling – og vice versa. Samtidig skal myndigheden reducere sine overheadudgifter til bl.a. husleje, it og ledelse med 120.000 kr. pr. årsværk, der spares væk, for at opnå den besparelse på overheadudgifter, som er beregnet i potentialeberegningen. Også i situationer, hvor kun én fuldtids- eller deltidsstilling skal frigøres – eller endnu mindre tidsbesparelser – er det forudsat i potentialeberegningen, at myndighederne kan spare overheadudgifterne.Sådan kan man spare - på papiret
Problemet er ikke at indfri besparelsen på porto og papir. Men når det kommer til at spare tid - og dermed lønkroner - bliver det svært.
Tidsbesparelserne opstår nemlig spredt hos enkelte medarbejdere i myndighederne, som hver for sig kun sender få breve.
»Det kræver således 33 fuldtidsmedarbejdere at frigøre én fuldtidsstilling hos en statslig eller kommunal myndighed, hvis medarbejderne i gennemsnit sender 5 breve om dagen baseret på forudsætningerne i Digitaliseringsstyrelsens potentialeberegning,« skriver Rigsrevisionen - se boks for nærmere forklaring.
Politi og Forsvar: Vi kan ikke spare som I tror
Ifølge både Rigspolitiet og Forsvarsministeriet er det ikke bare uklart, om besparelsen kan indfris, men at de to organisationer forventer at opnå væsentligt lavere besparelser ved at indføre Digital Post, end Digitaliseringsstyrelsen har beregnet. Det kan medføre, at der skal spares andre steder.
Rigsrevisionen konstaterer, at beregningen ikke tager højde for, at der er usikkerhed, når en tidsbesparelse skal omsættes til en økonomisk besparelse, som kan bruges til at reducere budgettet eller til andre opgaver.
Kun Skat har som den eneste af tre myndigheder oplyst, at Skat forventer at kunne indfri hele det beregnede besparelsespotentiale på sigt, men kun fordi det har vist sig, at flere breve end forventet kan omlægges til Digital Post.
Skat forventer, at øgede porto- og materialebesparelser kan kompensere for de manglende besparelser på løn og overhead.
Et problem at Digitaliseringsstyrelsen ikke følger op
Revisorerne peger også på, at det er et problem, at Digitaliseringsstyrelsen alene vil følge op på, hvad myndighederne har sparet på porto, men ikke på løn og overhead.
Rigsrevisionen bemærker, at man ikke har revideret, om myndighederne arbejder tilfredsstillende med at opnå besparelserne. Man har udelukkende set på, om det kan indfris.
Beretningen er skrevet med hjælp fra en lektor ved Institut for Datalogi på Aalborg Universitet.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
