Rigsrevisionen: Digital Post i det offentlige kan være én stor fuser

27. januar 2016 kl. 16:4223
Gevinstrealisering er måske en by i Rusland i det offentlige. I hvert fald tror to centrale statsmyndigheder ikke på, at Digital Post kan give de besparelser, som man fra centralt hold havde beregnet sig til - i alt én milliard.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

Finansministeriet, der er notorisk kendt for at svinge grønthøsteren, er nu selv i skudlinjen i forhold til evnen til at indfri forventede besparelser.

Sagen drejer sig om indførelsen af Digital Post i det offentlige, hvor det viser sig at være højst usikkert, om man kan opnå den forventede og beregnede besparelse på én milliard kroner plus bedre service til borgerne.

»Det er ikke sandsynligt, at de offentlige myndigheder kommer til at spare hele potentialet på ca. 1 mia. kr. om året ved at overgå til Digital Post,« lyder det i en spritny beretning fra Rigsrevisionen.

Digital Post

Siden november 2013 har det været obligatorisk for virksomheder at modtage digital post fra det offentlige, og fra november 2014 har det været obligatorisk for borgere, jf. lov om Offentlig Digital Post. Offentlige myndigheder har endvidere en målsætning om, at 80 procent af den relevante kommunikation mellem borgerne og det offentlige skal være digital i 2015, jf. den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi for 2011-2015

Artiklen fortsætter efter annoncen

Vurderingen tager udgangspunkt i, at håndteringen af manuelt behandlet post kræver 2,5 minut pr. brev og koster 7,40 i papir og porto. Mens digital post kræver et halvt minut og kun koster 1,25 pr. brev.

Tre myndigheder - nemlig Skat, Rigspolitiet og Forsvarsministeriet - er udvalgt til at deltage i Rigsrevisionens undersøgelse af, om det holder stik.

Det har sat Finansministeriet i et særligt søgelys, fordi man her kun har opnået 20 procent af den beregnede besparelse - nemlig 48 mio. kr. af det beregnede besparelsespotentiale på 244 mio. kr. i staten - og at det er alene sket ved at reducere Skats og Rigspolitiets bevillinger.

»Statsrevisorerne finder, at Finansministeriet endnu ikke har sandsynliggjort, at hele besparelsespotentialet ved Digital Post kan indfris. Det skyldes bl.a. en uensartet udmøntning af besparelserne og væsentlige usikkerheder i forhold til at dokumentere besparelserne,« bemærker revisorerne.

Sådan kan man spare - på papiret

  • Beregningen viste, at der kan spares 2 minutter pr. brev med Digital Post. Med en effektiv arbejdstid for en medarbejder på 1.200 timer årligt viser følgende beregning, hvad det kræver at omsætte spredte tidsbesparelser til en økonomisk besparelse:

  • Hvis en sagsbehandler i en statslig eller kommunal myndighed i gennemsnit sender 5 breve om dagen, vil overgangen til Digital Post ifølge Digitaliseringsstyrelsens potentialeberegning medføre en tidsbesparelse på 10 minutter dagligt.

  • Hvis myndigheden skal omsætte denne tidsbesparelse til en økonomisk besparelse, skal udgifterne til løn og overhead reduceres tilsvarende. Da den enkelte medarbejders løn normalt ikke kan reduceres svarende til 10 minutters mindre arbejde pr. dag, skal medarbejdernes arbejdsopgaver ændres, så der samlet kan frigøres én eller flere fuldtids- eller deltidsstillinger til sparede kroner eller til andre opgaver.

  • Det vil kræve en tidsbesparelse på 10 minutter dagligt hos i alt 33 medarbejdere, før tidsbesparelsen ved Digital Post svarer til én fuldtidsstilling (med en effektiv arbejdstid på 1.200 timer årligt). For at skabe en effektivisering og dermed frigøre lønudgiften for én fuldtidsmedarbejder skal myndigheden altså omfordele opgaver mellem de resterende 32 medarbejdere for at kunne løse den samme opgave med én medarbejder færre. Hvis medarbejderne sender færre breve pr. dag, vil det kræve flere end 33 medarbejdere at frigøre én fuldtidsstilling – og vice versa.

  • Samtidig skal myndigheden reducere sine overheadudgifter til bl.a. husleje, it og ledelse med 120.000 kr. pr. årsværk, der spares væk, for at opnå den besparelse på overheadudgifter, som er beregnet i potentialeberegningen. Også i situationer, hvor kun én fuldtids- eller deltidsstilling skal frigøres – eller endnu mindre tidsbesparelser – er det forudsat i potentialeberegningen, at myndighederne kan spare overheadudgifterne.

Problemet er ikke at indfri besparelsen på porto og papir. Men når det kommer til at spare tid - og dermed lønkroner - bliver det svært.

Tidsbesparelserne opstår nemlig spredt hos enkelte medarbejdere i myndighederne, som hver for sig kun sender få breve.

»Det kræver således 33 fuldtidsmedarbejdere at frigøre én fuldtidsstilling hos en statslig eller kommunal myndighed, hvis medarbejderne i gennemsnit sender 5 breve om dagen baseret på forudsætningerne i Digitaliseringsstyrelsens potentialeberegning,« skriver Rigsrevisionen - se boks for nærmere forklaring.

Politi og Forsvar: Vi kan ikke spare som I tror

Ifølge både Rigspolitiet og Forsvarsministeriet er det ikke bare uklart, om besparelsen kan indfris, men at de to organisationer forventer at opnå væsentligt lavere besparelser ved at indføre Digital Post, end Digitaliseringsstyrelsen har beregnet. Det kan medføre, at der skal spares andre steder.

Rigsrevisionen konstaterer, at beregningen ikke tager højde for, at der er usikkerhed, når en tidsbesparelse skal omsættes til en økonomisk besparelse, som kan bruges til at reducere budgettet eller til andre opgaver.

Kun Skat har som den eneste af tre myndigheder oplyst, at Skat forventer at kunne indfri hele det beregnede besparelsespotentiale på sigt, men kun fordi det har vist sig, at flere breve end forventet kan omlægges til Digital Post.

Skat forventer, at øgede porto- og materialebesparelser kan kompensere for de manglende besparelser på løn og overhead.

Et problem at Digitaliseringsstyrelsen ikke følger op

Revisorerne peger også på, at det er et problem, at Digitaliseringsstyrelsen alene vil følge op på, hvad myndighederne har sparet på porto, men ikke på løn og overhead.

Rigsrevisionen bemærker, at man ikke har revideret, om myndighederne arbejder tilfredsstillende med at opnå besparelserne. Man har udelukkende set på, om det kan indfris.

Beretningen er skrevet med hjælp fra en lektor ved Institut for Datalogi på Aalborg Universitet.

23 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
20
28. januar 2016 kl. 11:58

Når jeg ser på digitialiseringen i Danmark, så ser jeg ”det rene vild west” ført an af offentlige myndigheder.

Der er ingen overordnet koordination og brugerønsker eksisterer ikke – fordi der alene ses på ”det offentlige behov” for besparelser i hvilket man man uden at overdrive kan kalde ”omvendt Darwinisme” idet udgifter underbudgetters og indtægter overbudgetters. Og dette endda ofte ganske groft

Digitalpost blev rullet udover alt – uanset om du er svagtseende/blind eller på anden vis ude af stand at læse en email. Jeg ved godt at der efterfølgende er blødt op på dette område, men når man starter med at planlægge projekter på den måde, så skal det gå galt i retro-perspektive cost/bennefit analyser.

Og selvom jeg ikke har belæg for det, så hører jeg ikke noget om interfaces til/fra fag-systemer! Så når en borger sender noget til en myndighed, så sidder jeg med en fornemmelse af at denne kommunikation skrives ud og manuelt overføres til fag-systemet hvor det bliver sagsbehandlet, manuelt udskrevet og derpå atter indscannet i Digitalpost.

Det bør ikke komme som en overraskelse for Digitaliseringsstyrelsen og hvis det gør, så udstiller det blot - i min verden – det fagligt svage niveau i Digitaliseringsstyrelsen. Problemet er at alt for mange mennesker får lov til at kalde sig økonomer selv de aldrig ”har været der hvor gummien rører asfalten”. Nu er økonom heller ikke en beskyttet titel men lidt faglig stolthed burde man kunne forvente i Digitaliseringsstyrelsen.

19
28. januar 2016 kl. 11:44

Tråden har fokuseret på det offentliges omkostninger. Men nationaløkonomsik skal vi også se på omkostninger ved lokal udskrivning af diverse papirer. Det sker i stor stil. Basalt fordi du ikke tør satse på et elektronisk eksemplar i eBoks/skyen/egen computer/DVD kopi/..... Men vælger at skrive ud og sætte i et ringbind. Selv om både papir og blæk/toner har en begrænset holdbarhed, kan dokumenterne læses efter fem år.

18
28. januar 2016 kl. 11:34

Hvornår skal der gives tilskud til pensionister der er blevet pålagt at få en internetforbindelse for at kunne få Digital post.

Lad os lige udrydde en skrøne, alt andet lige - man har kunnet søge fritagelse for "Digital Post", så hvis man ikke af andre grunde har haft behov for at få en internetforbindelse, så skal dette ikke nødvendigvis bruges som prügelknabe.

Dernæst kan man diskutere om alder er en decideret social begivenhed. Der er mange pensionister der ikke har meget at rutte med, men der er den unde lyneme også mange som på ingen måde mangler noget - og skal de så bare ukritisk have tilskud, udelukkende ud fra datoen på dåbsattesten?

17
28. januar 2016 kl. 11:17

Hvornår skal der gives tilskud til pensionister der er blevet pålagt at få en internetforbindelse for at kunne få Digital post. Prisen for en forbindelse er jo større end licensen hvor der gives tilskud. spiser så dette tilskud besparelserne?

16
28. januar 2016 kl. 11:16

Du har ret - selvbetjeningen plejer at fungere udmærket - hvis det er det, man mener med digital post.

Nah, nu var det så også mere en kommentar til dit spørgsmål om der er noget, der fungerer hos SKAT.

Men hvad er det for nogle "overheads", man ikke forventer at kunne spare så meget på? "Overheads" som besparelsespotentiale?

Det skal jeg ikke kunne sige, men et bud kunne jo være at det regnestykke man antager for at legitimere at hælde magisk IT-sovs ud over det hele, ikke holder i praksis.

F.eks. når man taler om at når man kan spare så og så mange Villyarder ved gå over til "Digital Post", så er det ud fra et (jeg har ikke de konkrete tal, det er mere princippet) regnestykke hvor man postulerer noget i denne stil:

Afsendelse af papirbrev 100 kr i håndtering plus porto. Afsendelse af "Digital Post" 25 kr og ingen porto.

Selve redegørelsen for hvordan håndteringen/administration/bureaukrati på magisk vis kan blive 75 kr billigere svæver så lidt i luften, og som regel bogfører man besparelsen allerede før CSC & Kumpaner har fået klyttet deres ekstremt dyre, men til gengæld både forsinkede og dårlige, systemer sammen.

15
28. januar 2016 kl. 11:05

Christian Nobel:

Du har ret - selvbetjeningen plejer at fungere udmærket - hvis det er det, man mener med digital post.

Men hvad er det for nogle "overheads", man ikke forventer at kunne spare så meget på? "Overheads" som besparelsespotentiale?

(Den grafiske fremstilling i Politiken er stadig sjov - og foruroligende).

14
28. januar 2016 kl. 10:51

Kan det virkeligt passe, at der er noget, der fungerer hos SKAT?

Æres gør, den der æres bør - faktisk fungerer Skats selvbetjening udmærket, og endda uden det såkaldte NemId.

Når det så er sagt, så er det ikke nødvendigvis "besparelsernes" skyld at Skat har ladet milliarder sive, samtidig med de er gået på klapjagt hos småborgere - det er mere en kultur i Skat, som får en til at tænke på denne:https://www.youtube.com/watch?v=FCkagYixpuc

13
28. januar 2016 kl. 10:40

"Kun Skat har som den eneste af tre myndigheder oplyst, at Skat forventer at kunne indfri hele det beregnede besparelsespotentiale på sigt..."

Til Gengäld så har SKAT.dk mistet et tocifret milliardbelöb på manglende kontrol .... samt manglende evner til at indrive restancer.

Men det er da godt at vi har Finansministeriet som er så dygtige til at prioritere at der ikke findes noget magen til nogen steder - ud over måske hos Ribers "klienter" og et vist segment på Klampenborg Galopbane som ikke er i Ribers endnu - ellers ville vi da gå helt i hundene.

12
28. januar 2016 kl. 10:22

Portoen stiger jo netop fordi, der sendes færre breve: Det koster ikke ret meget mere at aflevere 5 breve i en postkasse end 1. Så når der er færre breve til at deles om at betale omkostningen ved at aflevere noget i en postkasse, så stiger portoen, eller der leveres meget sjælnere - derfor også den lavere pris på B-post.

På den måde kan man siger, at hvis IKKE vi havde digital post fra det offentlige, så ville det offentlige levere statsstøtte at fastholde en lavere porto for alle breve...

11
28. januar 2016 kl. 10:15

Kan det virkeligt passe, at der er noget, der fungerer hos SKAT? I dagens Politiken kan man under overskriftet "Politikere har kendt til ulovlige It-aftaler i 15 år" (kræver muligvis login) læse om SKAT's it-systemer - med en meget underholdende og skræmmende grafisk fremstilling af denne labyrint, som ingen længere kan finde rundt i.

Jeg har ingen teknisk indsigt i dette, men når man ser denne grafiske fremstilling, så kan det godt lyde lidt lovligt optimistisk, hvis den digitale post - som det eneste? - skulle fungere efter hensigten hos SKAT.

Mon man bare ikke lige nu tør komme med den dårlige nyhed (i praksis udgifter i stedet for besparelser?) på dette område også?

10
28. januar 2016 kl. 10:09

Det er nemt at spare, hvis man ikke laver det man er sat til i Verden for.

Hvor meget har "besparelserne" i SKAT kostet indtil nu ?

Det er langt bedre at spare på sygehusvæsenet og ASK, og andre væsner, her går besparelser kun ud over syge mennesker der ikke kan svare igen, med længere ventetider til følge.

9
28. januar 2016 kl. 00:32

Det kan tænkes at politifolk får mere tid på gaden og til at løse andre opgaver. Men en vagt er stadig en vagt - man kan ikke pludselig have en halv mand på vagt, bare fordi der nu er sparet noget tid på administrative opgaver, som at sende et brev.

Jeg håber de også kigger på andre gavnlige effekter end kun dem der kan vejes i kroner og øre.

7
27. januar 2016 kl. 22:07

"Kun Skat har som den eneste af tre myndigheder oplyst, at Skat forventer at kunne indfri hele det beregnede besparelsespotentiale på sigt..."

Men Skat har jo også været kloge og SVJV gået en stor bue udenom eBoks som digitalpost udbyder.

5
27. januar 2016 kl. 19:59

..men var der ikke en del, der advarede om dette på forhånd?

4
27. januar 2016 kl. 19:23

... de sparer garanteret en masse ved at sende henvendelser der kommer ind via digital post direkte til /dev/null. De svarer i hvert tilfælde aldrig.

2
27. januar 2016 kl. 17:42

Jeg er nu glad for at komme af med alt det papir. Jeg slipper for at skulle passe på lønsedler og andre ligegyldige lapper, men det er da ikke uden problemer (endnu da :-).

1
27. januar 2016 kl. 17:11

Husker stadig da jeg skulle skrive mit "sidste" barn op til institution.

De første 2 børn blev skrevet op via en formular, men pludseligt var det ikke umiddelbart muligt.

Den kommunale medarbejder foreslog i fuld alvor at jeg bare kunne komme ned så skulle de nok hjælpe med at få aktiveret nemid og få udfyldt skemaet.

Der var tale om et skema som ville tage mindre end 5 minutter at taste ind for medarbejderen, men fordi denne gik i baglås måtte kommunen bruge timer på at sagsbehandle, hente svar fra afdelingen hvor opskrivning foregår og sende adskillige breve osv.

Summa summarum, kommunen brugte mange 1000% flere ressourcer end hvis de bare havde taget imod formularen til at starte med og der var ingen fremtidig besparelse for jeg har ikke planer om at skulle skrive flere børn op til institution.