»Vi kan godt følge med lige nu. Men samtidig kan vi se, at det inden for omkring fem år bliver meget svært.«
Jan Dalsten Sørensen er chefkonsulent og områdeleder hos Rigsarkivet, og han har problemer med sin infrastruktur.
Arkivet modtager enorme mængder af bevaringsværdige data fra offentlige myndigheder. Det kan for eksempel være dokumenter fra ESDH- eller fagsystemer, og der kan være tale om det totale indhold af et system.
Men infrastrukturen hos Rigsarkivet er en broget portefølje af egenudviklet it, der har udvidet sig gennem mange år.
»Vi har arbejdet med at modtage digitale arkivalier rigtig længe her i Rigsarkivet. Faktisk siden 1973. Så det system, vi bruger til at modtage, kvalitetssikre og bevare de data, vi skal have fra den offentlige forvaltning, det er noget, som gradvist er opbygget hen over årene, og som indeholder en ret høj grad af komponenter, vi har lavet selv,« siger Jan Dalsten Sørensen til Version2.
Derfor har Statens Arkiver indledt et stort it-projekt, der om en årrække skal munde ud i en fremtidssikret it-understøttelse af Rigsarkivets arbejde.
Svært at finde hyldevarer
Så arkivet skal have ny infrastruktur, men det er ikke sådan lige at hive et nyt system ned fra hylden. De data og dokumenter, der skal bevares for eftertiden, skal nemlig igennem en helt særlig proces.
Når Rigsarkivet får data fra en offentlig myndighed, er der langtfra tale om et råt udtræk. Arkivet stiller meget specifikke krav til format, kvalitet og dokumentation, som myndighederne skal konvertere deres data til.
Herefter tjekker Rigsarkivets ansatte, om data lever op til kravene, og først herefter bliver de godkendt.
Så bliver der produceret et eksemplar på LTO-bånd, et eksemplar på Blu-ray-disk, og der bliver sendt et eksemplar til Det Kongelige Bibliotek. Herefter må afsender-myndigheden slette sit eksemplar.
Jan Dalsten Sørensen giver et eksempel på, hvorfor det er svært at lægge Rigsarkivets arbejde ind i et standardsystem.
»Et godt eksempel er produktionen af Blu-ray-diske med data på. Vi producerer selv vores eksemplarer til bevaring, og det kræver en ret specialiseret viden om, hvordan de her særlige robotter, vi har købt i Tyskland, spiller sammen med datastrømme, og hvordan man sikrer kvaliteten af brændingen,« siger han til Version2.
»Det kan man ikke bare lægge ud til en ekstern leverandør, for man skal både vide noget om medier og om denne her robot, der brænder Blu-ray-diske, og om Rigsarkivets regelsæt for data.«
Han erklærer sig dog helt åben overfor standardsystemer, hvis man kan finde noget, der giver mening.
Projektet med anskaffelse af Rigsarkivets nye it-infrastruktur er stadigvæk i de meget tidlige faser, og man er stadigvæk i gang med at ansætte en projektleder, der får til opgave at scope opgaven. Version2 har fået aktindsigt i business case og projektbeskrivelse, og selvom alle tal er streget over med henvisning til arkivets interne beslutningsprocesser, giver det en fornemmelse af projektets omfang.
Tidsplanen viser, at det indtil videre står til at løbe frem til 2022.
»Projektet har potentialet til at blive meget stort og komplekst,« står der beskrivelsen, der også lægger op til, at Rigsarkivets egen udviklingsafdeling kommer på arbejde.
»Det er antageligt kun muligt at komme et stykke ad vejen med standardsystemer, og opgaven kan derfor rumme et stort udviklingsarbejde.«
Udgifter og tabte data
Men hvad er konsekvensen egentlig, hvis Rigsarkivet ikke kan følge med mængden af data, der skal bevares? Ifølge Jan Dalsten Sørensen kan det blive en dyr omgang for det offentlige, fordi de ikke må slette data, før Rigsarkivet har givet grønt lys.
»Hvis myndighederne ikke kan komme af med det materiale, der skal slettes ifølge lovgivningen, men som de samtidig ikke må slette, før vi har kvalitetssikret et eksemplar, så kan myndighederne komme i klemme. Både i forhold til databeskyttelsesloven og i forhold til deres omkostninger til at holde liv i gamle, udfasede systemer og den slags ting,« siger han til Version2.
»Og derudover kan vi risikere, at materiale går tabt.«
Version2 har klaget over, at Rigsarkivet har undtaget økonomien fra aktindsigt.
