Den globale virksomhed Rentokil har indgået den hidtil største aftale med Google, som kunde hos tjenesten Google Apps, der dækker over Gmail og kalender-funktioner. Virksomheden har 80.000 ansatte i 50 lande, hvoraf 20.000 bruger e-mail i dag.
I forhold til server-baserede løsninger peger Rentokils analyser på, at Google Apps er mellem 50 til 70 procent billigere.
De forskellige dele at virksomheden har tidligere haft frie hænder til selv at finde på en email-løsning, så næsten alle forskellige løsninger er prøvet af. Det har indtil videre betydet en blanding af 40 forskellige produkter - open source, kommercielle programmer, via hostede løsninger og på interne servere.
»Som en del af vores fem års "turn-around" projekt har organisationen ønsket at få et globalt system, som forbinder organisationen på en måde, som har været meget svær før i tiden. Vi har f.eks. ikke en fælles global directory over e-mail,« fortæller engelske Martyn Howe, it-direktør i det globale hygiejne-firma Rentokil, til Version2.
Indtil videre er 1.000 brugere flyttet over på den nye platform. Udover de 20.000 eksisterende brugere, skal yderligere 15.000 ansatte, som ikke har anvendt email før, over på Google Apps.
»Vi kiggede på en række forskellige løsninger, herunder at udrulle server-baserede løsninger over hele organisationen, men det har været svært, da vi ikke rigtig har netværksinfrastrukturen på plads. Vi forventede også at det ville tage meget længere tid end sky-baserede systemer.«
De største eksisterende mail-systemer i virksomhedens afdelinger er forskellige open source-løsninger samt Microsoft Exchange.
Webløsning hitter
I år startede Rentokil derfor et pilotprojekt i firmaets afdeling for indendørslandskaber. Det bestod af 800 klienter, som skulle vise, hvad firmaet kunne forvente sig af en udrulning i større skala. Det var baggrunden for at indføre Gmail hos firmaets 20.000 email-brugere, men også at udrulle den øvrige del af virksomheden.
Det er den webbaserede natur, som gør Gmail attraktivt.
»Alt, vi behøver at gøre, er at udstede en brugerkonto og et password, og alle med en internetforbindelse kan øjeblikkeligt få adgang til den.«
Ifølge Martyn Howe var det ikke muligt at finde andre leverandører end Google, når det handlede om en global løsning i samme prisklasse.
Ukrypteret overførsel ikke noget problem
Martin Howe mener ikke, at sikkerheden i Gmail og Google Apps er et problem, på trods af, at overførslen af email i Rentokils tilfælde er ukrypteret over det offentlige internet, og at et amerikansk universitet for nylig oplevede, at Gmail-konti stod pivåbne i 24 timer.
»Der er mange dimensioner i sikkerhed. Vi evaluerede sikkerheden i vores pilotprojekt, og var tilfreds med, at det overgik det, vi havde i forvejen. Specielt det, at man kan håndtere brugerne som et hele, giver os en synlighed i forhold til risici, som vi ikke har i dag.«
Rentokil benytter antivirus og antiphishing-værktøjer i forbindelse med deres løsning, men der er eksempelvis ikke nogen kryptering af meddelelserne, når de passerer fra brugernes pc'er til Googles servere via det offentlige internet.
»Mange folk vil nok tænke, at de kommer til at ligge vågen hele natten og tænke på sikkerheden, men jeg ser det som en fordel, fordi vi kan udrulle uafhængigt af enheder. Det giver folk adgang til systemet, på en måde som de ikke kunne få før.«
Rentokil benytter i lille grad også andre software-som-tjenester-systemer, f.eks. til salgsstøtte (CRM), men det, der gør en forskel, er, at e-mail i dag er at regne for et hyldevare-produkt i dag, siger Martin Howe.
