Regelmotor overvåger følsomme data: I højeffektive firmaer kan de slippe igennem

15. december 2017 kl. 09:23
Kvalitetskontrol fra Form­pipe taler med alle datakilder i en organisation og giver brugerne besked, hvis følsomme data slipper ud i et dokument. Udviklingen har krævet en agil tilgang, fortæller chefarkitekten.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

I kalenderen hos chefer og direktører på tværs af samtlige brancher og sektorer er der – eller burde der måske være – et stort rødt kryds ved den 25. maj 2018.

Her træder EU’s persondataforordning, GDPR, i kraft. Og dermed både strammere regler for brugen og behandling af data samt potentielt livstruende bøder til organisationer, der sjusker med data.

Det er GDPR, alle frygter, bemærker Troels Tino Anzie, chefarkitekt og produktleder hos Formpipe og idémand bag selskabets såkaldte Kvalitetskontrol – en regelmotor, der skal hjælpe virksomheder med at få styr på data.

Hvad end der er tale om offentlige eller private selskaber, er GDPR og krav om effektivisering fællesnævnere.

Artiklen fortsætter efter annoncen

»Vores kunder vil og skal bruge mere og dele mere data, men samtidig har de problemer med datakvaliteten,« forklarer Troels Tino Anzie.

»Hvis vi har høje krav til effektiviteten, og datakvaliteten er dårlig, så er der risiko for, at følsom data slipper igennem. Og oven over det hele har vi GDPR, der truer med bøder for dårlig håndtering af data.«

Det var de elementer, Formpipe forsøgte at skrue sammen i én løsning, forklarer chefarkitekten, der vurderer, at Kvalitetskontrol er et af de første systemer, der samler så mange aspekter af problemstillingen i det samme system.

Artiklen fortsætter efter illustrationen

Artiklen fortsætter efter annoncen

Uden branchespecifikke elementer

Kernen i Kvalitetskontrol er et regelsæt, som brugeren sætter op. Det kan f.eks. være, at ordet ‘cpr-nummer’ ikke må optræde i et åbent dokument. Reglerne bliver håndhævet af en motor, der periodisk skanner ændringer i kildedata og giver de relevante brugere besked, hvis der er problematiske filer, de skal tage stilling til.

Inspirationen kom oprindeligt fra en kunde, der i flere år havde arbejdet på forbedring af datakvalitet med egenudviklede regel-tjek. Det ansporede Formpipe til at udvikle den første basisudgave af systemet. Men det var aldrig klart, hvad arbejdet præcist skulle ende med, fortæller Troels Tino Anzie.

»Man kan ikke forudse fra starten, hvordan en ny løsning skal ende ud. I sådan en situation er det kun en agil tilgang, der kan fungere,« forklarer han og tilføjer:

Artiklen fortsætter efter annoncen

»Udgangspunktet har været, at vi skal udvikle generisk og i ­moduler. Det betyder også, at vi kun har udviklet videre – vi har ikke udviklet om.«

Løsningen er fuldstændig strippet for branchespecifikke og teknik-specifikke elementer, understreger chefarkitekten. Hvis systemet skal have den ønskede effekt – at forbedre virksomhedens datakvalitet – er det nødt til at være til stede i alle hjørner af organisationen.

»Det dur ikke at fokusere på datakvalitet i ét system, så vi har fra starten villet løfte systemet op som en paraply over alle systemer, en kunde har. Det er nærmest som infrastruktur,« pointerer Troels Tino Anzie.

»Det skal ikke være et system, der blot beskytter vores eget ESDH-system. Det skal fungere på alle de datakilder, som kunden har. For i forhold til loven er det lige problematisk at have følsomme data på et fil-drev som i en vedhæftet fil i en mail.«

Ideen kan opstå allevegne

For at understøtte alle de datakilder, som kunder måtte ligge inde med, er systemet udviklet i skridt.

»Vi startede med at understøtte vores eget ESDH-system og forskellige filsystemer. Derefter kommer den agile tilgang i spil,« siger Troels Tino Anzie og fortsætter:

»Alle andre datakilder, vi bygger ind i systemet, er valgt i samarbejde med vores kunder. Ellers risikerer vi at havne i en situation, hvor vi udvikler en masse klumper, som ingen har brug for.«

Samarbejdet fungerer godt – så snart kunden forstår, at systemet ikke blot er et nyt plugin i et ESDH-system.

»Når de forstår, at løsningen er generisk, begynder de at sætte deres egen verden ind i det. Det er lige meget, om en idé opstår i en virksomhed eller i en stor kommune eller hos os.«

Hvis der kommer en idé til en god regel, bliver den valideret og sat ind i et forum, hvorfra alle andre kunder kan implementere den.

»Det betyder også, at mindre selskaber og kommuner, der har sværere ved at afsætte ressourcer til det her arbejde, kan snuppe de her regler og få glæde af andres arbejde,« siger Troels Tino Anzie.

Brugere skal overbevises

En anden central brik, der skal falde på plads, før et system som Kvalitetskontrol bliver en succes, er medarbejderne. Sagsbehandlere må ikke opleve systemet som en ekstra arbejdsopgave.

»Når vi implementerer løsningen, starter vi med udelukkende at identificere de mest kritiske meldinger,« forklarer Troels Tino Anzie og uddyber:

»Dem, som giver sagsbehandleren følelsen af, at systemet er et hjælpeværktøj, som redder dem fra at sende data et forkert sted hen. Når de så har oplevet, at systemet er en hjælp, kan man udvide med de mindre kritiske sager.«

Brugerfladen kører i browseren i et let, webvenligt design og er ikke mere kompliceret end nødvendigt.

»Den er meget enkel for en sagsbehandler, mens DPO og ledelse kan få adgang til flere funktioner og grafikker.«

Denne artikel stammer fra avisen Ingeniøren.

Ingen kommentarer endnu.  Start debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger