Redegørelse om Proask: 283 mio. blev spildt på en forkert vision om automatisering
Sagsbehandlingssystemet Proask var på katastrofekurs helt fra første anslag i kravspecifikationen. Visionen om at automatisere sagsbehandlingen var forkert, og der var ikke den rette styring med projektet til at opdage fejlen.
Det er hovedkonklusionen i en kortlægning af forløbet om det skrottede it-system Proask, som Beskæftigelsesministeriet har udfærdiget, og som Version2 har fået indsigt i.
Første spadestik til Proask blev taget i 2006, og efter flere forsinkelser og store budgetoverskridelser blev systemet helt opgivet i foråret 2014. På daværende tidspunkt havde Arbejdsskadestyrelsen brugt 283 millioner kroner på projektet.
Nu er Beskæftigelsesministeriet kommet med en kortlægning af projektforløbet, som er udarbejdet med udgangspunkt i Rigsrevisionens gennemgang af Fælles Medicinkort og statens it-projektmodel. Det er i den forbindelse værd at bemærke, at Proask blev sat i gang, før statens it-projektmodel blev obligatorisk i 2010, og før oprettelsen af Statens It-projektråd i 2011.
Beskæftigelsesministeriet vurderer ifølge notatet om kortlægningen, at en projektmodel til at bistå projektstyringen måske havde givet en bedre mulighed for at opdage problemerne med Proask tidligere i forløbet. Ministeriet skriver dog samtidig, at det ikke er sikkert, at en bedre projektmodel havde reddet systemet.
Det forkerte projekt
Det altoverskyggende problem med Proask var imidlertid, at det helt fra første færd var det forkerte it-projekt. Arbejdsskadestyrelsen ønskede et nyt sagsbehandlingssystem, hvor en stor del af arbejdsgangene var automatiserede. Men styrelsen havde ikke inddraget forretningen og specifikt ikke de sagsbehandlere, som skulle bruge systemet. Derfor endte styrelsen med en 'utilstrækkelig kravspecifikation', som kom til at plage hele projektforløbet:
Arbejdsskadestyrelsens vision om et automatiseret system er den altovervejende grund til, at projektet ikke lykkedes. Den begrænsede inddragelse af forretningen gjorde, at der ikke blev stillet spørgsmålstegn ved visionen. Det gav sig udslag i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt. Det betød, at Arbejdsskadestyrelsen var nødsaget til at tage udgangspunkt i en utilstrækkelig kravspecifikation og kontrakt ved overtagelses- og driftsprøverne.
...
Det eneste, der kunne have ændret markant ved Proask-forløbet, var en anden vision, hvor forretningsbehovene var tydeligt afspejlet.
Ved at vægte automatisering så højt i projektet endte Arbejdsskadestyrelsen med en utilfredsstillende brugeroplevelse. Sagsbehandlerne oplevede lange svartider, når de brugte systemet, fordi de skulle vente på de automatiske processer.
Da konsulentfirmaet Deloitte gennemgik Proask i slutningen af 2014 blev konklusionen, at arbejdsprocesserne i Arbejdsskadestyrelsen ikke var oplagte til automatisering, fordi sagsbehandlingen ikke følger en stringent standardproces. Når sagsbehandlerne gennemgår en sag, følger de altså ikke de samme trin i samme rækkefølge i hver sag.
Men fordi kravspecifikationen handlede om automatisering, så var det også sådan et system, hovedleverandøren Steria udviklede, men i de efterfølgende brugertest viste det sig, at systemet eksempelvis ikke understøttede, at en sagsbehandler kunne afbryde en sag og genoptage den senere.
Eksterne konsulenter skrev kravspecifikationen
Forud for kravspecifikationen var Proask stort set blevet planlagt udelukkende af it-afdelingen i Arbejdsskadestyrelsen med hjælp fra eksterne konsulenter. Ledelsen havde udpeget medarbejdere til at deltage, men 'de inddragne personer var som udgangspunkt ikke de personer, der havde størst viden og erfaringer fra sagsbehandlingen'.
Dermed var der kendte behov, som ikke kom med i kravspecifikation, som måske var kommet med, hvis projektgruppen tidligt i forløbet havde inddraget brugerne.
Kravspecifikationen fokuserede kraftigt på de tekniske krav til Proask, mens selve funktionaliteten kun var beskrevet i begrænset omfang. De tekniske krav omfattede selve it-arkitekturen og komponenterne, og det gav også problemer efterfølgende.
Problemerne med utilstrækkelige beskrivelser af funktionaliteten i kravspecifikationen og kontrakten betød i sidste ende, at Arbejdsskadestyrelsen var 'tvunget til at fuldt ud at overtage Proask, selv om systemet ikke understøttede styrelsens behov'.
Det var ligeledes besluttet, at implementeringen af it-regler og databaser skulle være på dansk, og dermed var det i praksis ikke muligt at hente eksperter ind fra udlandet til at løse problemer eller optimere systemet. Teknologivalget betød også, at Steria i praksis var den eneste danske leverandør, der havde kompetencer inden for de centrale komponenter.
I praksis blev en væsentlig del af kravspecifikationen og udbudsmaterialet udarbejdet af eksterne konsulenter. Det var konsulentfirmaerne Deloitte samt PA Consulting, hvor sidstnævnte både var involveret i denne del af projektet og senere bidrog med ekstern udvikling og projektrådgivning.
Ved at overlade størstedelen af arbejdet med at beskrive projektet til eksterne konsulenter, endte Arbejdsskadestyrelsen dermed med et projekt, der ikke afspejlede behovet.
Som en del af systemet skulle Arbejdsskadestyrelsen også selv kunne ændre regler og konfigurere systemet, men denne del var også meget løst beskrevet. Derfor endte det med, at det ikke var hovedleverandøren Steria, som udviklede denne del af systemet, men derimod eksterne leverandører.
Som Version2 tidligere har beskrevet, brugte Arbejdsskadestyrelsen et tocifret millionbeløb alene til eksterne konsulenter, der udviklede på systemet sideløbende med Sterias arbejde.
Da Arbejdsskadestyrelsen i 2009 ansøgte Folketingets Finansudvalg om flere penge til Proask, så forretningsmodellen pludselig bedre ud end i det oprindelige forslag. Det var ganske vist to år inde i projektet, som allerede på daværende tidspunkt var forsinket og havde overskredet budgettet. Til gengæld vurderede styrelsen, at Proask ville medføre en effektiviseringsgevinst svarende til 50 årsværk.
Sådan en gevinst var ikke en del af den oprindelige forretningsmodel for Proask, og efterfølgende viste systemet sig altså ikke at give nogen gevinst.
Projektleder uden kendskab til sagsbehandlingen
Arbejdsskadestyrelsen brugte cirka 40 millioner kroner på eksterne konsulenter i forbindelse med Proask, og selvom brugen af konsulenter i et vist omfang var berettiget, så gav det også problemer.
Eksempelvis blev projektlederen hentet ind udefra i stedet for at bruge en medarbejder fra Arbejdsskadestyrelsen. Det betød, at projektet blev ledet af en person, der ikke havde kendskab til sagsbehandlingen i styrelsen.
Derudover måtte styrelsen læne sig op ad konsulenter i et sådant omfang, at det gav problemer med at adskille rollerne som projektleder, rådgiver og leverandør. Der har således siddet eksterne konsulenter i nøgleroller i projektet for at kompensere for, at styrelsen ikke selv havde kompetencerne.
PA Consulting, som var involveret i hele forløbet, udarbejdede i 2011 et review af Proask-projektet, hvor konsulenterne pegede på flere problemer i projektet. Ifølge Beskæftigelsesministeriet kan PA Consulting ikke klandres for, at det afleverede review ikke fik stoppet projektet. Her burde Arbejdsskadestyrelsen i stedet enten have givet PA Consulting konkret besked på at vurdere, om projektet skulle stoppes, eller have sat projektet på pause efter det første review.
Tilsvarende gav konsulenter fra Gartner også i første omgang Proask en sund helbredserklæring i 2013, men det skyldtes også, at Gartner ikke havde fået stillet den rigtige opgave. Et halvt år senere anbefalede Deloitte at skrotte Proask.
Det tegner derfor ifølge notatet fra Beskæftigelsesministeriet et generelt billede af, at Arbejdsskadestyrelsen ikke var god nok til at formulere opgavekravene til de eksterne rådgivere. Ministeriet konkluderer dog, at det overordnet set var en korrekt beslutning at få assistance fra eksterne konsulenter.
Arbejdsskadestyrelsen vil bruge konklusionerne fra kortlægningen af Proask-forløbet til at forberede et nyt udbud på et system, der skal afløse det mere end 20 år gamle system, der stadig danner grundlag for sagsbehandlingen i styrelsen.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
