It-projektforsker om Sundhedsplatformen: Urealistiske forventninger skaber ond spiral

Det er en klar fejl, at regionspolitikerne ikke blev advaret om, at en produktivitetsnedgang ved indførelse af store nye it-systemer er uundgåelig. En fejlagtig optimisme kan forstærke frustrationerne.

Det er helt almindeligt, at indførelse af et stort nyt fagsystem i en organisation sløver arbejdsgangene og sænker produktiviteten – som igen giver utilfredshed og frustration blandt brugerne. Faktisk så almindeligt, at det ville være bemærkelsesværdigt, hvis nedgang og modgang ikke opstod.

Det siger Per Svejvig, der forsker i it-projektledelse og er lektor på Institut for Virksomhedsledelse, Aarhus Universitet. Han har for Version2 vurderet Sundhedsplatformen som it-projekt.

»Det er selvfølgelig hårdt for patienter og medarbejdere, når systemerne og arbejdsgangene ikke fungerer optimalt, og det er forståeligt, at frustrationerne koger over, og der kommer hårde ord i pressen om forsvundne dokumenter, risiko for fejl, manglende brugervenlighed og ringe patientsikkerhed for at nævne nogle få problemstillinger,« siger Per Svejvig.

Men det er uundgåeligt, at noget går skidt, selv om andet går godt:

»Man kunne som borger tænke 'åh nej nu ikke igen', hvortil man desværre kan sige ‘at det er et velkendt mønster, der gentager sig'. Flere - mange - tidligere studier peger på, at det tager et eller flere år at få et fornuftig kørende system, når vi taler om så store systemer som Sundhedsplatformen, Digital Tinglysning, Rejsekortet eller Amanda,« siger han

The death valley of change

Produktivitetsnedgangen ved store forandringsprojekter kaldes på engelsk performance drop:

»Mere malerisk kaldes det 'the death valley of change' for at blive i metaforens verden. Også fordi nogle store forandringsprojekter ikke kommer ud af 'dødens dal', tænk f.eks. på Skats EFI-system der blev sat i drift i 2013 og lukket ned et par år senere,« siger Per Svejvig.

Trods en stor indsats for at sikre en god organisatorisk implementering, dygtig forandringsledelse og høj brugerinvolvering kan man ikke nødvendigvis dæmme op for modstand i organisationen:

»Mange vil alligevel opleve problemer og produktivitetsnedgang, hvor interessenterne bliver frustrerede og utilfredse, om de så er brugere, kunder, patienter, borgere eller politikere.«

»For mange vil det, at ens effektivitet går ned, i sig selv være et irritationsmoment,« siger han.

En ond spiral opstår, hvis den centrale administration ikke tager højde for, hvad man kalde en naturlig nedgang i effektivitet:

»Man ser ofte urealistiske forventninger til medarbejderne. Hvor det bliver meldt ud, at de skulle jo skabe gevinster i stedet for at brokke sig over systemet. Men det skaber ny modstand og ekstra nedgang,« siger Per Svejvig.

Aktivitetsnedgang på flercifrede procent

Faktum er, at i 2017 er Region Hovedstaden efter implementering af platformen ramt af en nedgang i antal indlæggelser og ambulante behandlinger, som set over én kam udgør cirka 2-3 procent, hvis man sammenligner lige før og lige efter implementeringen. Enkelte steder, som på Rigshospitalet, er antallet af indlæggelser faldet 14,4 procent fra 1. kvartal 2016 til samme kvartal i år.

Nedgangen svarer omsat i kroner samlet set til et tab i regionen på 430 mio. kroner – dog kan noget af nedgangen skyldes fejlregistreringer, som man kan nå at rette op.

»Men det kan nemt tage et halvt år, inden man er oppe på normalt niveau igen. Først skal tabet indhentes igen, og derefter skal der skabes egentlige positive effekter af Sundhedsplatformen,« siger Per Svejvig.

Men at en nedgang er uvægerlig, blev regionspolitikerne efter alt at dømme ikke advaret om. Er det ikke en mangel?

»Jo, det synes jeg. Og her hæfter jeg mig ved, at Peak Consulting i et udkast til en business case faktisk påpegede, at der ville ske et fald. Fra andre forandringsprojekter ved vi, at det kan tage halve til hele år,« siger han.

Peak Consulting fik ikke opgaven med at udarbejde en business case. Opgaven gik til huset Oleto, som angiver en risiko vedr. 'ikke fuld brug af platformen som følge af … modstand mod forandring …', og at risikoprisen kan være 0-910 millioner.

Dvs. de er opmærksomme på problemet, men anser det for at være en risiko, der kan indtræffe, og ikke noget, der skal medtages direkte i regnestykket, anfører Per Svejvig.

»Det mener jeg er en forkert måde at håndtere problemstillingen på. De burde have indregnet produktivitetsnedgang ligesom Peak Consulting, vel vidende at det er umuligt at sige noget om både størrelse og varighed af produktivitetsnedgangen,« siger han.

De konkrete årsager til, at arbejdstempoet sænkes, kan f.eks. være, at data i systemet er opdateret forkert, så en bestemt indtastning giver et forkert svar, at data ikke kommer ind i systemet på den rigtige måde, eller at systemet på anden vis har fejl.

»For brugerne er der også en tilvænning i at bruge ny it. Der kræver tid at lære og forstå systemet, fordi måske både arbejdsproces og system bliver lavet om,« siger han.

Et konkret og typisk eksempel er, at der kommer mange nye klik. Per Svejvig har selv været med til at implementere systemer, hvor et workflow gik fra 7 klik til 21 klik.

»Det er klart, at det øger tidsforbruget – og der er større risiko for fejl,« siger han.

Umiddelbart vil den skarpe observatør spørge, om det ikke er meningsløst at skifte til et system, der beslaglægger mere tid – og øger risikoen for fejl.

Men her er det vigtigt at have fokus på, at hvad der kan opleves som en ulempe eller et øget tidsforbrug for den ene ansatte, godt kan medføre en endnu større gevinst et andet sted i organisationen:

»Der kan med implementering af ny ir sagtens ske en forskydning af arbejdsopgaverne, som medfører, at den medarbejder, der bruger ekstra tid på f.eks. at indtaste data, ikke er den, som får gevinsten. Så det er altså vigtigt at holde fast i at se på den samlede sum af investering og gevinster,« siger Per Svejvig.

Det oprindelige gevinstbillede forsvinder ikke

Gevinsterne ved Sundhedsplatformen er udpeget til at være en mere sikker it-drift, øget patientsikkerhed og langt mere struktur på data, som ikke kun skal gavne den næste læge i et behandlingsforløb, men også forskere og dem, der arbejder med vurdering af behandlingseffektivitet og kvalitetsudvikling.

Men for den enkelte patientbehandlende læge, f.eks. i et ambulatorium, kan det nye it-system godt betyde et øget tidsforbrug. Og netop det potentielle mismatch mellem merforbrug af tid og høst af gevinster har betydet, at der er rejst spørgsmål ved, om it-investeringen til ca. 3 milliarder kroner kan betale sig.

Den uigennemskuelige situation er forstærket af, at Oletos business case, der blev udarbejdet i forbindelse med udbud og indkøb, for længst er forladt. Den indeholdt ellers beløb på, hvor meget der kunne spares år for år frem til 2029 som følge af mere effektive arbejdsgange, nemlig mellem 6,6 og 10,5 milliarder.

Region Hovedstaden har i stedet for business casen indført et gevinstrealiseringsprogram, hvor man hvert år ved budgetforhandlingerne afgør, hvilket sparebeløb sygehusene skal jagte.

Det vil godt kunne danne grundlag for en samlet vurdering af, om Sundhedsplatformen viser sig at være en fornuftig investering eller ej, vurderer Per Svejvig.

»Og det er dyrt at vedligeholde en business case, så det kan være fornuftigt nok at gå over til en model, der baserer sig på en årlig vurdering. Så længe regionen fortsat bruger gevinstrealisering som styringsredskab, kan det være godt nok – og man har jo stadig en baseline i form af den oprindelige business case at tage udgangspunkt i,« siger han.

Det vil dog altid være forbundet med stor usikkerhed, hvor meget indførelsen af et it-system reelt giver af effektivisering og gevinster, påpeger han:

»For man skal holde alt andet lige – og dermed bliver det selvfølgelig usikkert, hvad der er virkningen af platformen og hvad af andre forhold,« siger han.

Er Epic den bedste investering? Svaret blæser i vinden

Oletos business case konkluderede derimod håndfast, at Sundhedsplatformen er en »økonomisk såvel som kvalitativ attraktiv investering«.

Per Svejvig mener, at man aldrig får et entydigt svar på, om Sundhedplatformen fra Epic er en bedre investering end andre alternativer.

»Det finder man ikke ud af. Og der er nok også en tendens til, at man er for optimistisk i forhold til gevinster, når man beslutter sådanne projekter. Man lader sig rive med og undervurderer risici. Det er helt klart, at beslutninger af den art tages på andet end fornuft,« siger Per Svejvig.

Til gengæld vil regionen godt kunne beslutte en økonomisk opfølgning på business casen, et gevinstrealiseringsprogram og klarlægge return-on-investment - dog med rigtig mange usikkerheder, herunder ikke mindst, hvad der er årsag og virkning.

»Samtidig vil jeg tro, at om et, to eller tre års tid vil fordelene overskygge ulemperne, og de værste problemer vil være ryddet af vejen. Og på det tidspunkt er der næppe mange, som ønsker sig tilbage til tiden med de gamle systemer,« slutter han.

Læs Per Svejvigs blogindlæg om Sundhedsplatformen på Dansk Projektledelse

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (3)
Jesper Frimann

Synes nu at Per Svejvigs Blogindlæg på Dansk Projektledelse mest indeholder generelle observationer og så er der en del ja.. ting der måske nok ikke lige passer så godt på Sundhedsplatformen.

Ikke at disse generelle observation ikke er reelle nok og flere af dem faktisk relevante ift. sundhedsplatformen.

Men der er nogle ja ting, som ikke helt holder f.eks. :

også fordi nogle store forandringsprojekter ikke kommer ud af ”dødens dal”, tænk fx på SKAT’s EFI system der blev sat i drift i 2013, og lukket ned et par år senere.

Nu er EFI ikke lukket ned, for store dele af systemet kører faktisk i dag.

"Work-arounds der er nødvendige ved lancering af systemet, og de tager ekstra tid fx dobbeltindtastninger."

Nu har man jo netop valgt ikke at have dobbeltindtastninger.. altså at kører to systemer parallelt, ifm. sundhedsplatformen. Så ja, det er jo nok ikke så relevant et eksempel.

Tja ja..

// Jesper

bo lytzen

At man ikke kan have sundhedsplatformen sammen med de andre systemer er ikke rigtigt.
Hvis der blev lavet et modul til alle lægesystemer, der kunne aflevere en standard-fil til statssystemet, der også kan danne en tilsvarende fil til de andre systemer, kunne meget uddannelse spares.
Systemet findes i slægtsforskning, hvor ALLE programmer kan danne en interface-fil, kaldet GEDCOM, der kan indlæses i ALLE andre slægtsprogrammer. (Standard felt-navne er løsningen i interfacene).
Lægen skal bruge for meget tidtil det, an ikke holder af- administration, og for lidt tid til at være læge - lad dog sekretæren tage sig af det - skriv spørgsmålene ud og lad patienten om at besvare dem i venteværelset.
Det nye system låser skærmen, hvis man ikke har fyldt ALLE felter ud - det sinker utroligt meget.

Som gammel programmør og HD i personaleledelse samt en pensioneret bror, der har været overlæge i Danmark og Sverige og har stor berøring med systemet,
ser jeg en afvandring fra sundhedsvæsnet på grund af dette rigide system. 3 måneders oplæring i et system, der ikke virker naturligt for de, der skal betjene det.

Tag dette meget alvorligt.

At regionerne i forvejen er nødt til at beordre sit personale på overtidsvagter og samtidig true dem med fyring, hvis de ikke lystrer, siger noget om, at grænsen er nået.
Alle er pressede, så et system som dette oveni er kniven i såret.

Hilsen

Bo Lytzen

Bo Lytzen

Peter Tagesen

Sakset fra en artikel på denoffentlige.dk om

Da jeg skulle lære at bruge Sundhedsplatformen var det slet ikke så svært, for jeg fangede hurtigt den “amerikanske ånd”: Get the money!

Hvis man blot hele tiden sikrer sig, at man først tjekker hvilket forsikringsselskab der skal betale, med hvilken aftale for hvilken sygdom og til sidst dobbelt tjekker at man har sendt en regning for hver eneste handling, så er det hele ret indlysende.

Da jeg forsøgte at videregive denne “visdom” til mine medkursister, oplyste vores underviser, at det gav god mening, for det store blanke område midt på skærmen er der hvor kreditkortenes ikoner fra de forskellige forsikringsselskaber oprindeligt stod, men som er fjernet, fordi det er for provokerende for danske læger.

Der er flere gode muligheder for citater fra

http://www.denoffentlige.dk/psykiater-med-epic-kopierer-vi-alt-det-vaers...

Men den fortælling, som Nina Tejs jørring disker op med i artiklen i linket, står også i skarp kontrast til Per Svejvigs ensidige fokus på kroner og ører i interviewet. Og et job i sundhedssektoren kræver i dag, at man er mere end ualmindeligt robust og omstillingsparat på et plan, som langt de færreste kan holde til i længden. Og så siver arbejdskraften væk, som Bo Lytzen også er inde på.

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Welcome to the Cloud Integration Enablement Day (Bring your own laptop)

On this track, we will give you the chance to become a "Cloud First" data integration specialist.
15. nov 2017

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017