Professor og it-projektrådsmedlem afviser kritik af ringe it-modenhed i Københavns Kommune
Københavns Kommune er bestemt ikke ringere til at håndtere it-projekter end så mange andre kommunale myndigheder. Indtrykket er faktisk stik modsat.
Sådan lyder reaktionen nu fra medlem af it-projektrådet i Københavns Kommune, professor Stephen Alstrup, Datalogisk Institut, Københavns Universitet, på den afdækning af forholdene omkring bl.a. gevinstrealisering ved it, implementering og tværgående it-læring i forvaltningerne, som Version2 har udgivet omkring Københavns Kommune siden ultimo marts.
»Det falder mig for brystet, at det kommer til at se ud, som om man gør det dårligere i Københavns Kommune. Min opfattelse er, at kommunen er meget langt fremme med it-arbejdet i forhold til andre offentlige og også private organisationer,« siger Stephen Alstrup.
Konkret nævner han, at it-udviklingen i kommunen efter hans vurdering har udviklet sig fra at være ’brandslukning’ af akutte sager, hvor servere falder ud, websites går i sort, og lønsystemer er gået i stå, til at være præget af et højt investerings- og ambitionsniveau, opsamling og udveksling af best practices samt solid it-planlægning.
»Københavns Kommune er efter min opfattelse ekstremt progressiv. Kommunen investerer 500 millioner kroner i nye it-services, netop for effektivere og etablere bedre borgerservice,« siger han.
Kritikken af Københavns Kommune har taget udgangspunkt i en analyse af it-modenheden i fire ud af syv forvaltninger, som revisions- og konsulenthuset PriceWaterhouseCoopers har gennemført. Analysen var bestilt af Københavns Kommune selv for at sikre, at der prioriteres rigtigt.
Konsulenterne konkluderede på baggrund af interviews med 60 ansatte i kommunen bl.a., at forvaltningerne har svært ved at realisere forventede gevinster, at man bare sætter strøm til eksisterende arbejdsgange, og at forvaltningerne fungerer som siloer med en for ringe erfaringsudveksling.
Også København kan forbedre sig
»Selvfølgelig er der forbedringsmuligheder i Københavns Kommune, men spørgsmålet er, om andre kommuner overhovedet er på et niveau, hvor de kunne gennemføre en sådan modenhedsanalyse,« spørger Stephen Alstrup.
»Alle er enige om, at man skal være bedre til at lære på tværs af forvaltningerne – det store spørgsmål er, hvordan man gør det. Der ville f.eks. være forbundet med store risici, hvis man valgte et stort harmoniseret it-system til på tværs af forvaltningerne. Så mister man både de fordele, der er ved lokalt forankrede it-projekter, og den frihed, som de enkelte enheder har, og som også hænger godt sammen med, at der er forskel på, hvor vores lovreguleret de arbejder,« siger han.
Version2 har beskrevet et eksempel fra Socialforvaltningen i Københavns Kommune med en veludført investering i it-systemet NetForvaltning Sundhed, som imidlertid var næsten umulig at få sat i drift.
Sagsbehandlingstiden faldt markant i projektfasen, men da systemet skulle i drift, anede man ikke, hvem der skulle stå for den daglige drift. Så det endte hos en chef, der ikke har tid til at følge op på gevinsterne.
Stephen Alstrup vil ikke forholde sig til specifikke cases, men fastslår, at netop it-projektrådet er sat i verden for at samle op på de gode og dårlige erfaringer, der gøres i kommunen.
»Det er meget ofte sådan, at der ikke kun er ét problem og én løsning, når et it-projekt kører skævt. Men i projektrådet vurderer vi risici, gevinster, budget- og tidsoverholdelse, og samtidig indhenter vi erfaringer fra også private it-projekter, som netop skal sikre, at man i alle faser af it-projekterne bliver bedre,« siger han.
»Jeg oplever med andre ord, at man formår at samle op på viden og dele på tværs af organisationen, og at man både får givet god feed-back på og identificeret nye risici, så man mindsker risikoen for, at noget går galt,« siger han.
Der mangler indsigt i it-gevinster
Professor Kim Normann Andersen, CBS, har over for Version2 fastslået, at det er ledelsernes utvetydige ansvar at sikre, at gevinster ved it-realiseringerne hentes hjem.
Stephen Alstrup er enig i, at der skal være et fokus på, at man får de høstet de gevinster, som man gerne vil have.
»Men man har ofte ikke nogen stor indsigt i, om en investering virkelig giver en gevinst. Det gælder også i mange private organisationer. Det er dog vildt vigtigt at opstille gevinstmål, og der skal være udpeget projektfolk, der er ansvarlige for at hente dem hjem. Og det kræver, at de har en opbakning i hele organisationen – fra øverste ledelse og helt ned på gulvet,« siger han.
Stephen Alstrup vil som nævnt nødigt fremhæve specifikke problemer og løsninger – da størrelsen af projekterne ifølge ham er alt for komplekse til at blive reduceret til et par få 'slagord'.
Men han vil dog gerne fremhæve, at politikerne har et ansvar for at skabe bedre rammer for IT-projekter. Det kunne bl.a. ske ved at:
- skabe mere fleksible budgetter/mål for it-projekter. Da it-projekter ofte er meget svære at forudsige.
- skabe bedre rammer for udbud/leverandør-dialog og mindre nervøsitet for 'fair' konkurrence.
Med det sidste mener han, at dialogen mellem indkøber i det offentlige og leverandører er stærkt lovmæssigt reguleret. Det er en medvirkende faktor til, at it-kravspecifikationen kan blive uhensigtsmæssig, indkøbet for dyrt, og processen mangle agilitet. Den nye udbudslov fra 1. januar 2016 forsøger at afbøde sådanne forhold. Det bliver interessant at se effekten af dette, siger professoren.
Business cases skal genvurderes
En forøget fleksibilitet til dem, der i praksis udfører projekterne, skal så følges op med krav om løbende genvurdering af business casen og vurdering af gevinstrealisering ved afslutning.
Endelig så Stephen Alstrup gerne flere digitale kompetencer på ledelsesniveau – men man skal være opmærksom på, at der er generel mangel på it-kompetencer i Danmark.
Stephen Alstrup understreger også, at it-projekter ikke umiddelbart kan sammenlignes med andre teknologiprojekter.
»Man kan have glæde af en bro i mange år – men IT-investeringer skal oftest realiseres på meget få år. Det er derfor nødvendigt, at it-projekter kan gennemføres hurtigt, hvilket kræver agilitet og tillid til den udførende part. Rammer, som kan være vanskelige at opnå mange steder i den offentlige sektor.«
En andet karakteristik har været, at der er modstand blandt medarbejdere i det offentlige som følge af en frygt for en fyreseddel, når arbejdsgange digitaliseres og dermed også kan automatiseres.
»Jeg er enig i, at der kan opstå modstand mod digitalisering af forvaltningen. Men hvis man spørger, om Københavns Kommune har en kompetent it-ledelse, der kan sikre den bedste mulige digitalisering af borgerbetjeningen og forvaltningen til den lavest mulige pris, så er det bestemt mit indtryk.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
