Prisdyk: Udbudskneb fik Aalborgs nye it-system ned på 18 mio. kr.

14. maj 2012 kl. 10:204
Prisdyk: Udbudskneb fik Aalborgs nye it-system ned på 18 mio. kr.
Illustration: Jesper Kildebogaard.
Aalborg Kommune køber ESDH-systemet eDoc 4.0 fra Fujitsu til 18 millioner kroner. Se hvilken leverandør, der trak det korteste strå.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

Aalborg Kommune har genvalgt Fujitsu som leverandør af ESDH-systemet eDoc, der bruges til at håndtere borgernes sager og dokumenter. Ordren er 18 millioner kroner værd for Fujitsu over en femårig periode.

Det sker efter et EU-udbud, hvor også it-leverandøren CSC bød ind med ESDH-løsningen GoPro.

Begge tilbud var dog for dyre for Aalborg Kommune i første omgang, og derfor valgte kommunen i august at sadle om til udbudsformen 'udbud efter forhandling'.

»De tilbud, der er indkommet i forbindelse med udbuddet, er uantagelige, idet de tilbudte priser væsentligt overstiger Aalborg Kommunes budget. Aalborg Kommune har i konsekvens heraf besluttet at overgå til udbud med forhandling,« skrev kommunen i en bekendtgørelse i august 2011.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Det har sænket prisen, men kommunen har undervejs også måttet give køb på enkelte krav til systemet.

»Vi havde modtaget tilbud fra begge to, men valgte så at gå i udbud efter forhandling. Vi spillede ud med nogle ting, som vi mente kunne være med til at sænke prisen,« siger Grethe Fallesen, projektleder ved it- og personalekontoret i Aalborg Kommune, til Version2.

Hvor meget fik I forhandlet prisen ned?

»Det kan jeg ikke sige noget om,« siger Grethe Fallesen.

Øger antal brugere med 1.000 ansatte

3.500 medarbejdere i Aalborg Kommune benytter i forvejen ESDH-systemet eDoc 3.0 fra Fujitsu.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Med den nye aftale, der strækker sig over fem år, bliver systemet udskiftet med eDoc 4.0, som er baseret på Microsoft Sharepoint. eDoc 4.0 kan bruges bredere i kommunens organisation, og derfor regner Grethe Fallesen med, at antallet af brugere vil øges til cirka 4.500.

Blandt andre, offentlige brugere af eDoc 4.0 finder man Aarhus Kommune, Region Nordjylland og Halsnæs Kommune. Aalborg Kommune forventer at have gennemført skiftet i løbet af 2013.

4 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
1
15. maj 2012 kl. 10:57

Er det bare mig, eller lyder det fuldstændigt forrykt, at det skulle være noget "særligt" at benytte 'udbud efter forhandling' til indkøb af store komplicerede IT-systemer? Det er trods alt nogen år siden, at det blev "best-practice" at forretning og IT sammen skulle afveje pris og værdi af kravene til en leverance.

Alle de gange jeg har beklaget mig til jurister over manglen på dialog ifm. IT-udbud har jeg fået refereret denne udbudsform, så det kan næsten ikke passe, at de kommunale udbudsjurister først nu har opdaget den. Måske har man været mest komfortable med at bruge den samme form, som når man indkøbte kontorartikler...

3
15. maj 2012 kl. 12:25

Mig bekendt er "Udbud efter forhandling" en nødventil når alle indkomne tilbud på en eller anden måde bliver uanvendelige, for at sikre at man ikke skal starte helt forfra.

Det er næppe den dine jurister har påpeget som den strukturerede vej frem.

Til gengæld findes der en form der hedder noget andet og som lugter lidt af dialog, men mange vurderer den svær at bruge i praksis... for god ordens skyld... jeg har ikke nogen mening om hvor svær den er udover at hvis man skal lave ligebehandling af leverandører, må det være svært at gøre det dialogbaseret.

4
15. maj 2012 kl. 12:33

Det bliver interessant at se om CSC vil klage, og hvad Klagenævnet for Udbud i givet fald måtte beslutte. "Udbud med forhandling" er, som Martin skriver, en nødventil for at undgå at skulle hele udbudsprocessen igennem igen, hvis ingen tilbud er antagelige, men det er næppe gangbart for udbudsgiver bare at synes at alle tilbud er for dyre, og så starte med at forhandle. Der skal være saglige argumenter for at sige "for dyrt", og man skal ikke have kunnet forudse situationen (for så skulle man formentlig have specificeret en max-pris i udbudsmaterialet).

2
15. maj 2012 kl. 12:05

Jeg synes lige vi skal vente til der er leveret og afregnet før vi råber "success!", der kan det som bekendt også gå galt.