Spar 80 milliarder: Undervis danskerne i Officepakken

Mange medarbejdere i danske virksomheder mangler så basale it-evner, at det samlet set koster samfundet 80 milliarder kroner i tabt arbejdsfortjeneste om året. Oplæring i basale kontorpakker kan derfor spare virksomheden for mange penge.

Mange medarbejdere i danske virksomheder mangler selv de mest basale it-evner. Det går ud over produktiviteten, og det er ikke bare småpenge, der er tale om. Ifølge Teknologisk Institut koster de manglende it-evner samfundet 80 milliarder kroner årligt.

Der ligger mange penge og venter på at blive sparet, hvis virksomhederne uddanner deres medarbejdere i at bruge simple værktøjer som Office. Det hjælper således ikke, at it-chefen opdaterer virksomhedens Office-pakke, hvis medarbejderne alligevel ikke kan finde ud af at bruge værktøjerne.

»Virksomhederne opdaterer, fordi de regner med en effektivitetsforøgelse blot ved at installere nye versioner. Men virkeligheden er, at brugerne ikke umiddelbart tager de nye funktioner til sig. I stedet sker der et tab af effektivitet, fordi brugerne skal finde nye måder at udføre deres gamle rutiner på. Vores erfaring er, at det tager op mod tre uger før effektiviteten er tilbage på det gamle niveau ved en opgradering, som foregår uden undervisning,« vurderer divisionsmanager, Jesper Roesgaard fra e-learning-virksomheden Børsen Academy i en pressemeddelelse.

Medarbejdernes meget svingende evner til at bruge grundlæggende software er, at der er en psykologisk barriere ved at søge hjælp, fordi mange synes, det er pinligt, at de ikke kan håndtere programmer som Word og Excel.

»Problemet er, at man bruger penge på udstyr og glemmer medarbejderne, selvom det faktisk er meget billigere at opgradere medarbejdernes viden end at installere en ny version af Microsofts Office-pakke,« udtaler Jesper Roesgaard i pressemeddelelsen.

Han forklarer, at der findes meget lidt viden om folks faktiske it-kundskaber og viden om it, men at man hos Børsen Academy tydeligt ser, at niveauet er voldsomt svingende, selv blandt medarbejdere, der til dagligt arbejder med Office-pakken.

En løsning på de dårlige it-kundskaber kan være intelligent e-learning, hvor brugerne kan få undervisning, når det passer dem - uden at blive hængt ud som it-analfabeter, mener Børsen Academy, der selv udbyder kurser i e-learning.

»Vi oplever en meget stor efterspørgsel i øjeblikket. Først og fremmest er virksomhederne ved at blive klar over, at manglende IT-kundskaber koster,« fortæller Jesper Roesgaard i pressemeddelelsen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (32)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#2 Jacob Gorm Hansen

Taenk saa paa hvor meget vi yderligere kunne oege produktiviteten, hvis alle danskere kunne tifingersystemet. Udover at man sparer tid paa at taste, frigiver man ogsaa en masse opmaerksomhed, der kan bruges paa at oege kvaliteten af tastede. Jeg kan anbefale gtypisk til selvlaering, men mener at det burde vaere et fast fag i folkeskolen.

  • 5
  • 0
#3 Venligst Slet Min Bruger

Enig Frithiof (fedt navn, forresten). Office kan absurd mange ting, men langt de fleste ansatte i danske virksomheder har ikke behov for meget mere end basale regnearks- og tekstbehandlingsfunktioner.

Selvfølgelig kan man måske spare lidt tid, hvis de kunne det på ryggraden, men at det skulle generere mange milliarder ekstra til samfundet, tvivler jeg lidt på.

Man kunne så nok til gengæld spare en hel del penge mange steder på licenser, hvis man brugte LibreOffice istedet for MS Office.

  • 13
  • 2
#5 Michael Falstrup

Stop nu den der ensidige fokusering på MS Officepakken. Brugerne skal lære normal brug af det der kaldes Productivity Tools ( Text, Calculation and presentation ). Til det formål findes der rigtige gode og gratis værktøjer, såsom Lotus Symphony, LibreOffice og OpenOffice, som alle kan en stor del af det MS Office kan. Lad vær med at bruge resourcer på at lære folk at bruge en Schweitzer kniv, når de kun har brug for en piberenser.

  • 6
  • 1
#7 Peter Nilsson

syntes tallet lyder lidt højt. det kan da godt være man vil blive mere produktiv når man har været på kursus, men vil man så fyre folk, næppe og så er der jo ikke sparet noget. Jeg har svært ved at se at det skulle betyde noget at man ikke lige kan udnytte office optimalt, sålænge arbejdet bliver passet tilfredsstillende så er det vel også iorden at man fumler lidt engang imellem. jeg tror det er spild af penge at underise i office....brug dem hellere på bedre service til de ældre eller noget andet som man er sikker på giver en forbedring mvh Peter ZXNET.DK

  • 0
  • 0
#8 Ulrik Gerdes

Meget interessant artikel om et yderst relevant emne! Skønt jeg ikke kan vurdere det estimerede besparelsespotentiale, så er jeg ikke tvivl om at det er meget stort. Det er fortvivlende at se hvor meget tid folk spilder på at udføre simple opgaver, ikke kun ’internt’ i diverse Office-programmer (uanset hvilke), men også ved at bruge de forkerte værktøjer til diverse opgaver.

Et gennemgående træk er at folk oftest tænker i papir, og ikke digitalt når de sidder og roder med breve, rapporter, regneark, mails etc. etc. Tag fx det helt nye regeringsgrundlag (findes på www.statsministeriet.dk): Det er publiceret som helt flad pdf uden en dynamisk indholdsfortegnelse etc. og med en masse spildplads i form af vide top- og bundmargener, sideskifts og tomme sider. Det er beregnet til at blive printet og er klodset at læse på en skærm.

  • 3
  • 0
#9 Daniel Horn

Det er præcis hvad vi i Phases går ud med til vores kunder - at have de rigtige værktøjer er en ting - men at kunne udnytte dem er en anden. Hvis man kigger på hvor hurtigt teknologien udvikler sig set i forhold til hvor gode vi er til at udnytte den ser det ikke godt ud, det er derfor nødvendigt at gøre "hullet" imellem mennesker og teknologi mindre. Man skal ikke arbejde hårdere, men smartere og derfor er det vigtigt at alle i organisationen har de bedste forudsætninger for det.

Vores strategi er at finde de rigtige it løsninger og derefter træne medarbejderne i brugen af den. Det er ikke kun Office pakken den er galt med, men også en lang række andre it værktøjer. Der er rigtig mange penge at spare / tjene ved at optimere på værktøjer og oplæring i værktøjerne.

En anden ting man får ud af at effektivisere / optimere medarbejdernes brug af IT er øget motivation i dagligdagen, folk har lettere ved at klare simple opgaver og dermed bliver arbejdsopgaverne mindre komplicerede.

Det gælder om at identificere de områder hvor medarbejderne spilder tiden og optimere der - det kan være helt simple ting som at finde de ting man bruger ofte hurtigt frem. Sådan noget som opgavestyring i en organisation kan der spares ekstremt mange penge på hvis man gør det smartere end ved at ringe til folk eller sende mails frem og tilbage - et godt alternativ kunne være Podio til opgavestyring.

/Daniel Horn Phases

  • 3
  • 5
#10 Peter Nilsson

Jeg tror ikke nødvendigvis at det betyder så meget med hvor effektivt man bruger et kontorprogram, der er mange andre faglige aspekter som er mere vigtige. Skulle man bruge kursuspenge så er det da bedre at ofre det på noget som giver et bedre arbejdsklima, der er ikke noget der fremmer effektivitet mere end glade medarbejdere. Det er det faglige som er det vigtigste, det ser jeg ofte med de websites som får success det er ikke altid dem der er mest kønne men hvis indholdet er iorden, hvilket er fagligheden så bliver sitet belønnet med en masse besøgende. Der er mange som bruger enormt meget tid på at designe flotte websites og skrive en masse ord for at søgemaskineoptimere, men så halter indholdet og så bliver det ikke en success. De websites jeg besøger når jeg skal finde god viden kan godt være lavet i almindelig html og se meget grimme ud, men det er dem der hitter. Hvad nytter det at en offentlig sagsbehandler kan word til fingerspidserne hvis hun ikke kan finde ud af at servicere borgerne ordentligt. Alt har en pris, begynder vi at fylde kurser på med IT, så kan man risikere at fokus bliver fjernet fra det faglige indhold. Jeg vil da hellere betjenes af feks. en læge som taster med fire fingre men så ved alt om meneskes fysik og hvordan det skal behandles end en læge som har brugt sin tid på IT og glemt at opdatere sig med sit fag. Vi er ikke perfekte nogle af os og mange fagnørder kan godt træde ud for mængden og virke uprofessionelle inden for områder som ikke interesserer dem. Tidligere har der været ofret store summer på office kurser og jeg tør vædde en kasse bajere på at man har droppet dem fordi de ikke gav det forventede resultat. Måske denne artikel er baseret på en undersøgelse som er foretaget af nogle som har store interesser i at sælge IT kurser...mvh Peter ZXNET.DK

  • 0
  • 0
#11 Christian Nobel

Peter, et lille hint - hvis du bruger dobbelt linieskift (altså en blank linie) så vil du lave nyt afsnit, det vil øge læsbarheden af dine indlæg.

V2's kommentarsystem forstår ikke almindeligt hård linieskift.

Nå tilbage til emnet, er det aller største problem ikke at man benytter kontorprogrammer til alt, alt for meget.

Regneark (mis)bruges som databaser, sovset ind i makroer så det går helt galt.

Tekstbehandling bruges til udfyldelse af simple formularer, der skal være præformatterede, hvorfor den stakkels bruger skal starte ud fra en skabelon, i stedet for der laves et program med en simpel inputrutine, og forlods defineret udskriftsformat.

Præsentationsprogrammer, o ve o klage, for der spildes oceaner af tid på at lave tåbelige overgange og fancy effekter.

Osv osv.

Nej overvej hellere en KISS tilgang i stedet for det overforbrug af monsterprogrammer der kan alt for meget, bare ikke det de lige skal i situationen.

  • 5
  • 0
#12 Peter Nilsson

Tak Christian for tippet

Jeg er enig i at man skal holde det simpelt, hvis kontorprogrammet er et problem så skriv da i et mere simpelt program og brug et simpelt regneark, der kunne man måske bruge Open Office og ja layout er vel næppe vigtigt når man ikke skal ud at sælge noget som i en privat virksomhed.

Jeg har også set meget store regneark brugt som databaser og det er da også fint i starten, men så skal man huske at konvertere til en database når arket bliver for stort. I staren kan det være fint nok for så undgår man at bruge tid på databasedesign til "databaser" hvor der kun er få poster og der er regnearket ok.

Ja hold det simpelt, så er der også tid til at lave det vigtige, nemlig det faglige arbejde.

  • 1
  • 0
#13 Christian Nobel

brug et simpelt regneark, der kunne man måske bruge Open Office

Det er vist en skrøne (søsat af MSO elskere, uden ellers at tærske langhalm på det) at OO/Libre er simpelt.

Imo så kan Libre (også) alt, alt for meget, hvor man ville ønske at der var flere klart simplere programmer ala AbiWord - bevares der er masser, men der er stadig nogen detaljer omkring dokumentformater der kikser, måske fordi der ikke er nogen helt klar definition af subset.

Mht tekstbehandling, så en ting der altid har irriteret mig voldsomt på tekstbehandlere er at de har glemt at tage udgangspunkt i hvordan en skrivemaskine fungerer.

Eksempelvis noget der kan drive en til vanvid: indrykning.

På en skrivemaskine der rykker man ind, og så bliver man der til man selv rykker ud igen, men tekstbehandlere synes partourt at hvis man trykker retur, ja så skal man flyttes ud igen - men det har jeg ikke bedt om!

En anden ting jeg savner på "moderne" tekstbehandlere er den gode gammeldags visning af kontrolkoder som eksisterede på den blå Word Perfekt - der kunne man altid se om man havde kvajet sig, for alle kontrolkoder kom i sekventiel følge: ryk ind - fed - blabla .... tekst .... ophæv blabla - ophæv fed - ophæv ryk ind

I virkeligheden det man gerne vil med XML, men som i praksis er uforståelig for menigmand.

  • 4
  • 0
#15 Michael Lykke

Det lyder jo alt sammen meget godt men det må være nogle meget specielle forudsætninger de har regnet ud fra. Som andre pointere så er tallet så højt det svare til samtlige private ansatte stopper med at arbejde i en måned.

For det første er det ikke SÅ tit der kommer nye versioner af fx MS Office og når der endelig gør så tvivler jeg på at folk mister evnen til at skrive tekst, markere overskrifter med fed og lign. Den slags basale ting ændre sig stort set aldrig og det er samtidigt den måde langt størstedelen af folk bruger MS Office på. Det er de færreste der er hardcore brugere som sidder og roder med de helt "avancerede" funktioner... En overvejende del skriver breve, projektoplæg og lign. dokumenter som i en avanceret udgave indholder en indholdsfortegnelse, en masse tekst, lidt illustrationer og måske et regneark eller to.

Det lyder vældig godt men den holder næppe vand.

  • 2
  • 0
#16 Torben Mogensen Blogger

I "gamle dage" lærte man maskinskrivning i skolen, men det blev afskaffet i 1970'erne, angiveligt fordi man ikke ville uddanne eleverne til at blive sekretærer.

Timingen var perfekt: Kort efter, at man holdt op med at lære elever at bruge et tastatur ordentligt, skete der en eksplosion i antallet af folk, der skulle bruge et tastatur i deres arbejde. Det var ikke længere kun sekretærer, der skulle kunne skrive på maskine -- alle inklusive topchefen brugte/bruger tastatur som et af deres vigtigste arbejdsredskaber.

Hvad angår Officepakken, så er jeg enig med Christian i, at den er alt for avanceret til de fleste folks behov og bliver brugt til ting, som den ikke er egnet til. Så man ville spare en masse ved at give arbejderne en meget enklere kontorpakke og kun opgradere den, når der findes fejl og mangler, så brugerfladen forbliver den samme.

Grundlæggende er der egentlig kun behov for en HTML editor udvidet med et værktøj, der kan beregne formler i tabeller: En formel er en attribut i td-tagget og værktøjet beregner formlen og indsætter resultatet i tagget. Dermed kan man lave simple regneark. Slideshows og lignende kan laves som serier af HTML-filer med links.

  • 1
  • 1
#17 Peter Nilsson

Jeg havde da maskinskivning i folkeskolen og ETB (elektronisk teksbehandling) på handelsskolen hvor vi lærte tifingersystemet..he he, det var sidst i 80'nerne og starten af 90érne.

Faget var dog forældet allerede på handelsskolen. Man kunne godt inføre lidt blindskrivningskurser i folkeskolen igen og det vil nok også være en fordel.

Dog tror jeg næppe det er der produktivitetstabet ligger, man kunne lade være med at have for mange uofficelle småpauser og aflyse de fleste møder.

For mig virker det som om mange offentlige ansatte render til vigtige møder i forskellige udvalg hele tiden.

Lad dog ledelsen bestemme selv uden udvalg og pas i stedet arbejdet, det vil fremme produktiviten og det er endda uden at man behøver at forbedre arbejdsmiljøet ved at være flinkere ved sine kollegaer.

80 milliader er dog så højt et beløb som helt sikkert kun er sat fordi det her i krisetiderne er meget vigtigt at tænke på penge, jeg tror ikke der ligger ret mange basøre i at folk bliver bedre til office, tværtimod så tror jeg bare det er spildtid meget af det, de ansatte lærer ikke ret meget og tiden går fra arbejdet for de skal jo stadig deltage i de vigtige udvalgsmøder, møder mellem kollegaer, pauser osv. jo jeg har set og oplevet det på egen krop hvordan man kan bruge alt sin tid på møder og "planlægning" det reelle it-afbejde blev der ikke meget af ;-) og til møderne brugte vi da ikke office, men drak en masse kaffe og sagde en masse "vigtige ting", det blev så bagefter ført i referat af en enkelt som brugte flere timer hver uge på sådan noget, de blev derefter akiveret lodret.

  • 2
  • 0
#18 Henning Jeppesen

Det er underligt at tænke på at QWERTY tasteturets layout er udviklet ud fra at man ikke skulle kunne taste for hurtigt. Det kunne nemlig få datidens skrivemaskiner til at krydse de klinger, der holdt bogstaverne. Så jeg mener, man burde se at få udviklet et tastatur, som passer bedre til vores behov i dag.

Nu kan man jo se at det er muligt med ganske få taster, som på en mobil-telefon med et intellegent interface at skrive beskeder temmelig hurtigt. og spørgsmålet er om det simple tastatur efterhånden vil overtage QWERTY?

Mht. Officeprogrammer, så er det min erfaring at der bruges og spildes langt mere tid på Outlook og andre mailprogrammer. så her er der også i høj grad brug for viden om hvordan man bruger dette effektivt; men her er det ikke systemet, der er så komplekst - mere et spørgsmål om hvordan man kommunikerer effektivt, og det har de måske ikke lavet e-learning til endnu?

  • 2
  • 0
#21 Ulrik Gerdes

Jeg var så heldig (eller fremsynet...) at jeg tog imod et godt kursustilbud om at lære blindskrift, da jeg studerede på Aarhus Universitet i slutningen af 1970’erne. Det var forbavsende let at lære, og det er en af de bedste investeringer jeg nogensinde har gjort.

En anden god investering har været at udvikle den holdning til computerprogrammer, at det er MIG der skal bestemme hvad der skal komme ud at arbejdet, ikke programmet! Og derfor har vænnet mig til at bruge den nødvendige tid på at lære et program godt at kende, fx ved at købe og læse gode bøger, eller ved at studere diverse online vejledninger.

Og jeg sværger [og har vidner på det] at formålet med projektet er lykkedes: Hver eneste time jeg har brugt på at lære et nyt computerprogram at kende inside-out har jeg fået 10- eller 20-fold tilbage i form at effektiviserede arbejdsgange! Eller måske endda mere, fordi mange (moderne) programmer jo heldigvis ligner hinanden i flere henseender, fx vedrørende brug af genvejstaster.

  • 0
  • 0
#22 Ulrik Gerdes

@ Daniel

Selvom du med nogen grund (…) kan beskyldes for at benytte lejligheden til at gøre lidt reklame for dit firma [se ovenfor], så har du/I fat i den lange ende: Der KAN vitterligt spares mange resurser ved optimere folks brug af gængse it-værktøjer.

En lille case-story: Jeg observerede en formiddag for ikke så mange år siden en kollega, som sad og redigerede en liste i Excel med data fra omkring 500 personer, som havde deltaget i en videnskabelig undersøgelse. De havde oplyst deres fødselsdato og min kollega sad nu med en lommeregner ved siden af sin computer, og var i gang med at beregne hver enkelt persons alder ud ved at fratrække deres fødselsår fra det aktuelle årstal, for derefter at indtaste resultatet i regnearket.

Hun var nået cirka halvvejs efter en times arbejde (eller måske mere…), da jeg blandede mig og viste hende hvordan beregningerne af alle de 500 personers alder kunne laves i løbet af 15 sekunder ved hjælp af en simpel formel i Excel. Og gjorde det…

Tror du hun blev glad? Og fx sagde ”Neeej, hvor smart! Tusind tak for hjælpen! Kan du ikke lære mig lidt mere af den slags fiduser med Excel?”

NOPE! Hun blev faktisk temmelig mopset og bad mig slette kolonnen med formlen. Nogle timer senere hørte jeg hende fortælle en anden, at NU var hun langt og længe kommet igennem beregningerne af de mange forsøgsdeltagernes aldre. Med sin lille lommeregner, forstås…

  • 3
  • 0
#23 Daniel Horn

@ Michael Beklager at det kom ud som reklame - hvis en version2 medarbejder kommer forbi må vedkommende gerne fjerne links.

@ Ulrik Det er et godt eksempel på noget der kunne være gjort meget smartere - og sådan foregår der rigtig mange arbejdsprocesser i virksomhederne, det er dog lidt vildt at hun ikke blev glad for at blive introduceret til en smartere måde at gøre det på.

Jeg nægter at tro på at en virksomhed i dag har råd til at medarbejderne sidder og bruger tid på ting som kunne klares lynhurtigt hvis man havde viden omkring det og vi kommer ikke udenom at rigtig meget arbejde i dag foregår på en computer.

  • 1
  • 0
#25 Birthe Lauridsen

Om det lige er 80 mia man spilder eller hvad tallet nu lige er, er i min optik ikke så væsentligt. Jeg vil påstå at det ikke fremmer arbejdsglæde at sidde hele dagen med noget man ikke helt forstår og hvor man er usikker på hvad man skal gøre.

Det medføre så også flere fejl og et øget tidsforbrug.

Med venlig hilsen

Birthe Lauridsen

  • 1
  • 0
 
#27 Svend Skipper Andersen

Min datter har i Folkeskolen fået af vide, at hun skal aflevere matematikopgaver i Word.

Hun laver så et ark med tre felter. Det første med opgavenummeret, andet felt med selve opgaven, og det sidste til resultatet. Hvis det er en ligning hun skal lave, skal den se ud som hvis hun havde lavet den på et stykke papir. Hun må ikke skrive A=2*X+(5/x), men skal have brøkstregen med og Word skal selv regne stykket ud. Det tager EVIGHEDER at bruge Word til noget som det ikke er lavet til, og meget hurtigere på at stykke papir. Er meningen ikke, at det skal bliver mere effektivt med computer? Hvorfor skal de undervises i forkert brug af et program? Det går galt allerede i skolen!

  • 8
  • 1
#30 Henrik Mikael Kristensen

Sjovt nok ser jeg jo folk der aldrig har rørt en computer benytte deres mobiltelefoner til at skrive tekstbeskeder hurtigere end jeg kan følge med på et virtuelt QWERTY tastatur. Men de aner ikke om deres telefon lige nu kører 3G eller wifi.

Jeg tror ikke det er tifingersystemet i sig selv, der er løsningen; Det er lidt som at lære at blive fabriksarbejder. Med tiden bliver man effektiv og hurtig til en bestemt opgave, men man forstår ikke nødvendigvis det overordnede system i den grad som er nødvendig for at kunne se hvad der er fornuftigt eller ikke fornuftigt at bruge en computer til.

  • 2
  • 0
#33 Morten Juhl-Johansen Zölde-Fejér

Jeg bemærkede først ved irettesættelsen trådens alder. Den er ikke mindre relevant i dag - men der er allerede så mange relevante kommentarer på tråden, at det er svært at komme med noget nyt! Dog blot én ting til spørgsmålet om Office-værktøjer: Hvis vi accepterer Windows-paradigmet, så er WordPad faktisk blevet rigtigt funktionelt som enkelt skriveprogram. Jeg ved ikke, hvordan den forholder sig til skabeloner, men ellers kunne programmet gøre det ud for Word i så godt som alle skriveopgaver i mit daglige arbejde...

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere