Pia Gjellerup om offentlig it: Storskalaprojekterne kan nemt gå galt

Politikerne har påtaget sig et stort ansvar for at få styr på de offentlige it-projekter, mener leder i Center for Offentlig Innovation - men det er også nødvendigt at få rettet op på projekternes blakkede ry.

Den danske offentlige sektor står på en bemærkelsesværdig stærk udvikling siden 1960’erne, når det gælder digitalisering og har derfor et unikt udgangspunkt for at fortsætte rejsen.

Men de senere års store it-skandaler med f.eks. EFI og Polsag viser, at der er brug for at standse op og revurdere projektmetoderne og ledelsen af digitaliseringen.

Det mener Pia Gjellerup, der er leder i Center for Offentlige Innovation og samtidig har 20 år som Folketingsmedlem indtil 2007 og flere tunge ministerposter på CV’et:

»Tilbage i 60'erne gik man fremsynet ombord i digitaliseringen, ja, dengang kaldte man det ikke engang for it, men edb. Man skabte nogle forandringer, som var grundlaget for en meget stor grad af effektivisering i den offentlige sektor, f.eks. med indførelsen af CPR-systemet i 1968,« fortæller Pia Gjellerup i et interview med Version2.

Samtidig med f.eks. etableringen af CPR satte man store systemer i søen, blandt andet de hulkortbaserede, som var begyndelsen til den udvikling, hvor virksomheder og borgere i stigende grad kunne betjene dem selv.

Skandaler tærer på image

Men desværre har man de senere år tæret på den succes, som vi kommer fra, mener hun:

»I dag er det en udpræget holdning ved kaffebordene og i skurvognene, at der er for meget rod med de offentlige it-projekter, selv om vi faktisk stadig har verdens mest effektive digitale skattehåndtering, og det kun er på de øverste etager, at der er problemer. Det er rigtig ærgerligt,« siger hun.

»Når en udvikling går rigtig godt, kan det godt blive en sovepude, men vi skal omvendt også passe på med at tro, at alt er galt, hvis der opstår fejl - for det er ikke nemt at ligge forrest – fuldstændig som i Tour de France,« siger hun.

Hvis Pia Gjellerup skal udpege et sted, hvor det kan gøres anderledes, er det tendensen med at sætte store projekter i søen meget hurtigt og ofte i ét hug. Det er en risikabel strategi, mener hun.

Det gjaldt Skats EFI-system, som skulle overtage de gamle pantefogeders arbejde og håndtere automatisk inddrivelse af 400 gældtyper og en lang række gældsregler på ganske kort tid.

Det gjaldt Digital Tinglysning, som grundlæggende var og er et verdensklassesystem, men som blev sat i værk alt for hurtigt og blev overrumplet af virkeligheden - og senest gælder det Sundhedsplatformen i Region H og Region Sjælland, hvor tusindvis af brugere kommer på i seks klumper – eller i alt 44.000 brugere i løbet af kun halvandet år.

Læs også: Leder: Virkeligheden kalder offentlige it-bosser

»Man har på det seneste haft et mod til at køre projekter ud i endog meget stor skala fra starten, fordi man har lykkedes tidligere med de store systemer. Men det forekommer mig, at der bliver slået nogle meget store brød op, som både involverer samkøring af mange systemer og desuden skal kanaliseres ud til bemærkelsesværdigt mange brugere på én gang. Tilsammen betyder det, at ikke meget skal gå skævt i forberedelsen, før det går galt,« siger Pia Gjellerup.

»Vi ser ikke i særlig stor grad den tankegang i de offentlige projekter, at man realiserer sine mål hen ad vejen. Det skyldes, at man ikke opfatter ny digitalisering som et tilbud til borgere og virksomheder, men som en ret – og derfor skal alle have det på en gang,« siger hun.

Læs også: Direktør i Erhvervsstyrelsen: Sådan vendte vi en it-skandale til solide gevinster

Test af i småskala

Pia Gjellerup foreslår, at man i større omfang end dag begynder at teste nye it-systemer eller digitaliseringstilbud af på en mindre målgruppe, som enten kan være geografisk afgrænset – f.eks. automatisk selvangivelse i det halve af Jylland – eller på en bestemt del af befolkningen, f.eks. hvad angår alder.

»Det handler om en bevisthed om ikke at forelske sig i de store projekter, men at man gerne må forelske sig i målet - men one shot er det for sårbart til,« siger hun.

Hun medgiver, at ideen har sine udfordringer, for der vil altid være nogle, som vil sidde i København og sige: 'Hallo, hvornår får vi det her?'

»Det stemmer ikke rigtig overens med den måde, hvorpå vi normalt tilgår offentlige løsninger, hvor alle skal have adgang til det samme på én gang. Men jeg mener, at en mere trinvis afprøvning vil være en klog tilgang, fordi man vil opdage de svagheder og fejl, der er i alle it-systemer, inden det bliver til et stort problem. Men det kræver også, at man samtidig beder brugerne melde al undren ind,« siger Pia Gjellerup.

Samtidig mener direktøren, at indkøberne i det offentlige skal rustes bedre, så man slet ikke beslutter projekter, der er dødsdømte fra starten.

»Mange, der står for indkøb af it-projekter i det offentlige, har den oplevelse, at de bevæger sig ind i rum, hvor de sidder over for en leverandør, men de er ikke sikre på, at de forstår dem. Og leverandører går fra lokalet uden helt at forstå kundens behov og arbejdsproces. Og så kan det nemt gå galt.«

Læs også: Benhård landsholdsstrategi hos styrelse: Efter to år ryger it-leverandører ud

Det kan være at digitalisere et lovområde, der er for komplekst, eller ikke at have styr på de datamodeller, der skal til, for at et system fungerer.

Misforståelser huserer

Problemet er bl.a., at udviklere og organisationsfolk for ofte misforstår hinanden. Når et fagsprog bruges, er det effektivt for den gruppe, der har udviklet fagsproget. Det kan til gengæld (mis)forstås af andre uden for faggruppen.

Det gælder ved udvikling af it-projekter begge veje – når en opgave bliver stillet, og når en opgave udvikles:

»Vi mangler et fælles sprog. Derfor er det klogt at have folk i ens organisation, der ikke skal udvikle systemerne, men som forstår udviklerne, og som derfor kan fungere som bindeled mellem udviklerne og kunderne. Der er behov for kompetencer, der eksempelvis forstår, hvorfor udviklerne nogle gange ikke synes, det lyder helt så nemt, når vi andre frejdigt kommer med et forslag om at ’kunne vi ikke lige digitalisere’ en bestemt funktion,« siger hun

Det kan føre til, at udviklerne forstår opgaven lidt anderledes, end den i virkeligheden er tænkt, og derfor udvikler de noget lidt andet. Og når de fortæller, hvad de har udviklet, kan det blive misforstået af bestilleren.

»Der er derfor brug for at være på vagt hele tiden, så der fra start investeres i et fælles sprog. Det er irriterende, for det går lidt langsomt. Men det sparer mange tidrøvende fejlrettelser sidenhen – dér, hvor det virkelig koster,« siger hun og tilføjer, at digitaliseringsledere og deres topledere dog også skal erkende, at fejl er acceptabelt og et vilkår.

Læs også: Brugerønsker til Sundhedsplatformen hober sig op: Nu over 4.000 ændringsforslag

»Man skal bare huske at lære af dem,« siger Pia Gjellerup.

Ny kurs på vej

Generelt er Pia Gjellerup tryg ved, at der i dag efter de store it-skandaler er ved at blive sat en kurs i den offentlige sektor, som gør, at man vil se færre tilsvarende sager fremover.

»Politikerne har påtaget sig et stort ansvar her, og for mig er det tydeligt, at der nu er ved at blive taget hånd om, at der skal mere styr på digitaliseringsprojekterne. Omvendt er der også for ofte en forventning om, at der bliver handlet her og nu. Men at få styr på offentlige it-projekter er altså ikke noget, ministeren lige kan fikse på mandag. Det er meget komplekst,« siger hun og konstaterer, at de private leverandører også nu tager et større medansvar for ikke at få en tung dyne af utroværdighed til at hænge over dem:

»Det private er også interesseret i, at man får ro på båden. Og det er nødvendigt. For de sager, der har været, har sat dybe spor selv på meget mindre projekter – hvor man er blevet meget forsigtig og går meget langsomt frem,« siger hun.

»Her skal vi have vendt skuden, så i stedet for, at de negative erfaringer og mistilliden breder sig ud og ned i organisationerne, så skal vi have suset tilbage nedefra og op. For der er rigtig mange gode eksempler at bygge begejstringen på,« siger hun.

Tinglysning fungerer

Et eksempel er selve systemet Digital Tinglysning, der ifølge hende er præcist, effektivt og enkelt med stor gennemsigtighed i de enkelte ekspeditioner og resultaterne heraf.

»Det var hårdt at komme dertil, men retningen var rigtig og ambitionsniveauet højt, men relevant. Endnu et eksempel på, at det er i processerne, der er behov for skovlfuld pessimisme for at dæmme op for optimistiske tidsfrister og vurderinger af nødvendigt medarbejder- og ressourceforbrug i overgangen,« siger hun.

Nye toner ser man for Pia Gjellerup tydeligt i Skatteministeriet, som ifølge hende er ved at samle stærke it-udvikling i organisationen og eksempelvis i dag frigiver det nye inddrivelsessystem i små bidder og trinvis over flere år. Men også ude i kommunerne er der eksempler på visionære borgervendte løsninger:

»Det er ikke sådan, at it- og digitaliseringsudviklingen er stoppet. Men vi skal have ryddet op for at komme op i fart igen.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (8)
Jesper Frimann

Administration af Offentlig Administration , det var ugen før den nye leder for centret skulle tiltræde sin stilling, og embedsmændene (m/k) havde travlt med forberedelserne. En af de vigtigste opgaver var at hænge et billede af den nye leder op på hendes kontor, og et på gangen lige efter ministeren.
Nu var det bare sådan at den interne handy man man havde haft i centret til at varetage sådanne opgaver var blevet outsourcet for at spare penge, så videnen om hvordan man hængte billede op var forsvundet fra centret.
Så man nedsatte en projekt gruppe for at få sat billedet op. Man ville vise den nye leder at man kunne klare opgaver internt og derfor spare penge. Man lagde en projektplan, der viste at med 5 mande dage (m/k), hvoraf de 2 var projektledelse, 2 studentermedhjælper dage , og 1 senior embedsmand (m/k) dag, kunne man være færdig Torsdag, til en samlet intern cost af 35.000kr. Altså billigt og i god tid. Man startede med skrive en specifikation, de vejede billede prøvede at beregne, hvor meget vægt skruen skulle bære etc. etc. Efter to dages (om Onsdag) arbejde sendte de studentermedarbejderne ud for at købe materialer. Studentermedarbejderne kom tilbage med en pakke med aflange opsætnings dimser, hule plastik dimser, et elektro-mekanisk apparat kaldet en skruemaskine, små bits og andet teknisk udstyr.
Man var i vildrede, og man prøvede flere gange endda under Executive embedsmand supervision at få skruet opsætnings dimserne ind i plastikdimserne, med bitsne sat i det tekniske elektro-mekaniske skrue apparat.

Da det blev sen fredag eftermiddag havde man stadig ikke fået sat billederne op, og panikken begyndte at brede sig. Man startede med at beregne cost for arbejde i weekenden, hvad det ville koste at få et større konsulent firma ind og lave en analyse. Men så var det at receptionisten, som jo havde haft en ting med handymand Mortensen, som var blevet outsourcet, foreslog at man jo måske kunne ringe efter Mortensen og tilbyde ham en fredagsbajer for lige at se på det. Man holdt et møde og i ren desperation blev dette forslag vedtaget med 2 mod 1 stemmer i blandt de senior embedsmænd (m/k).
Mortensen kom forbi, og fik en fredagsbajer sammen med sine gamle 'kollegaer'. Efter en halv times lidt pinagtig kunstig smalltalk, fik man spurgt Mortensen om han ikke lige ville se på det her problem, man havde med et par billeder der skulle hænges op. Mortensen var lidt forbavset, men ville egentlig gerne imponere receptionisten, som han stadig var lidt varm på.
Så han så på problemet, trak på skuldrene slog et par streger med sin tømrerblyant og tog et af de søm som studentermedhjælperne havde købt, tog sin hammer fra sit bælte og hamrede sømmet i med to små slag. Og gjorde så det samme på den nye Leders kontor.
Mortensen fik et stående bifald fra embedsmændene (m/k), og et kys på kinden fra receptionisten.

Man havde været heldige på kontoret, og udvist initiativ, man skrev en evaluerings rapport af forløbet som viste at øget projektledelse, management fokus og at man havde holdt sig til Projektmodellen havde været key faktorer i at få projektet færdigt lige i tide. Med kun minimale overskridelser i forhold til business casen.

Mortensen fik en date med receptionisten, og de lever vist i dag i Brønshøj med to små børn.

Og hvad var så min pointe ? Jo, du kan lave lige så meget projektledelse, ledelses fokus og lige så mange ledelsesværktøjer, konsulent rapporter man vil. Men hvis man ikke forstår og respekterer fagligheden i det man har med at gøre. Så vil man få projekter der fejler og/eller bruger alt alt for mange ressourcer.

// Jesper

Povl H. Pedersen

Problemet er vel stadig hele metoden i det offentlige. Tingene skal defineres i mindste detalje, og man skal forudsige hvad man skal bruge om 5 år.

Jeg tror en forskel til det private er, at man får lavet mindre projekter, så man hurtigt kan komme i gang, og så udvikler man videre på, og tilpasser løsningen hen ad vejen. Tror ikke mange private beder om et projekt hvor første dellevering er mere end 12 måneder undervejs.

Jeg tror det er der staten skal starte med at sætte ind. De skal lave meget simplere udbudsmateriale. Og stille krav om løbende involvering og delleverancer, og få allokeret de rigtige interne medarbejdere så systemet kan bruges af dem.

Det er vigtigere at medarbejderen end chefen nikker OK. Hvis medarbejdren ikke er tilfreds så er det svært at få succes.

Man burde kunne levere mock-ups på selv ret store systemer på uger eller få måneder, som en slutbruger kan kigge på, og navigere rundt i. Det vil afsløre mange ting, og vil hjælpe med en forventningsafstemning.

Og så skal man være bedre til at stille krav om at lønkroner der ikke beskattes i Danmark skal beregnes til 4x prisen i sammenligning af tilbud. 100 kr brugt i Danmark giver nok mindst 75kr igen i statskassen med skatter, afgifter, moms, sparede dagpenge etc.

Steen Guttknecht

Spekulerer på om Pia Gjellerup havde skrevet som hun gjorde i ovenstående, hvis hun forlods havde haft mulighed for at læse Jesper Frimann's fantastiske 'spot on oversættelse' af hvad der sker, når tidens politikere og djøf'er for andres penge leger indkøbere af kæmpestore, komplekse systemer.
POLSAG, EFI, IC4, - listen er alenlang - er alle disponeret og indkøbt med hovedet under armen. Herunder denne særlige, danske adfærd med at tage alle de lovede/påståede 'besparelser ind straks (læs: luk håndfulde af hospitaler ned før opførelsen af det knapt projekterede nye er påbegyndt. Bestil dieseldrevne togstammer i Italien hos en leverandør med mægtig stor erfaring i ... elektriske tog. Fyr hele flokken af super erfarne medarbejdere i SKAT så snart den første - elendigt fungerende - dellevering af det nye it-system ligger i kasser nede i indleveringen.
Det holder på ingen måde her, folkens. Bare vent til den første Joint Strike Fighter lander i Danmark. Så vil I kunne snakke om udgifter , som får den arabiske 14 mia. kr lænsning af SKAT til at ligne investeringen i et lod til Børnehjælpsdagen..

Frode Jensen

Hvem er det Pia Gjellerup prøver at beskytte når hun påstår, at systemerne bliver sat for tidligt i drift, fordi brugerne slet ikke kan vente med at få dem?

Det burde være åbenlyst for de fleste, at grunden til at umodne systemer bliver idriftsat via Big Bang er, at store offentlige IT projekter primært er en spareøvelse, og da trinvis idriftsættelse jo er en forsinkende faktor, så skal skidtet bare i drift ASAP, fordi beslutningstagerne (politikerne) allerede har indregnet besparelserne i deres budgetter, så de kan bruge pengene til noget, der giver flere stemmer end at bygge velfungerende IT.
Bl.a. EFI og Digital Tinglysning står som radioaktivt pulserende eksempler på dette.

Alex R. Tomkiewicz

POLSAG, EFI, IC4, - listen er alenlang - er alle disponeret og indkøbt med hovedet under armen. Herunder denne særlige, danske adfærd med at tage alle de lovede/påståede 'besparelser ind straks

Ja, men dét er set fra vores synsvinkel som teknologi- og fagspecialister. Set fra det politiske og administrative system er det man har gjort fuldstændigt korrekt. Beslutningstagerne har handlet fornuftigt og rationelt - i hvert fald så langt som at man som beslutningstager på disse projekter og indkøb kan placere ansvaret for problemer andetsteds når de opstår og når en eventuel forklaring skal afgives.

Det ser ud til at der så småt er ved at ske ændringer omkring at bruge mere fagligt korrekte metoder for projekter og indkøb. Det ser for mig ikke ud til at tiltagende har den helt store effekt endnu. Mange tiltag ligner politiske kunstgreb eller er helt eller delvist skinmanøvrer. Nogle tiltag er ganske givet velmente, men bliver udført ud fra det præmis at systemet ikke må forstyrres.

De nødvendige ændringer kommer ikke fordi at det i det politiske system er selvindlysende at pengene bliver givet dårligt ud. Det ser ud til at princippet om at penge i det offentlige skal bruges fornuftigt, er et princip som er gledet i baggrunden i de sidste mange år.

Ændringerne kommer via et politisk pres eller politisk bevågenhed. Det pres og den bevågenhed kommer måske især udefra, blandt andet fordi at der er medier der belyser problemerne. Det ser ikke ud til at de interne kræfter har haft held med at påvirke tingenes tilstand i den nødvendige grad. Jeg tænker dog at der også må være et internt pres i det politiske og administrative system. Jeg tror der trods alt er embedsfolk som er deres arbejde og ansvar bevidst, og som også prøver at skabe en forandring. Men forandringen sker ikke gennem at det pludseligt er klart og tydeligt for beslutningstagerne at tingene bør foretages anderledes. Det sker fordi der opstår et pres om ændring og forbedring.

Jeg er derfor ikke enig med Pia Gjellerup i at politikerne har påtaget sig et stort ansvar mht. at få styr på de offentlige IT-projekter. De er blevet presset til at skifte kurs af forskellige årsager og fra forskellige sider. Hvis politikerne og andre beslutningstagere var fremme i skoene, så var ændringerne allerede sket. For løsningerne er allerede kendte og kan umiddelbart tages i brug. Det vi ser må derfor være systemets inerti og effekten af at det er en langsom proces som skaber holdnings- og adfærds-ændringerne.

Jesper Frimanns fremragende historie om Kontoret for Administration af Offentlig Administration, burde obligatorisk indrammes og hænges op i brudsikre montrer overalt i det offentlige. Og faktisk også i mange private virksomheder. Vi skal dog altid som teknologi- og fageksperter være opmærksomme på at i den nutid vi befinder os i, er det ikke altid at faglighed er det mest karrierefremmende for nogle beslutningstagere. Derfor skal fagligheden også sælges som værende successkabende og karrierefremmende.

Jan Heisterberg

Direktøren fra Region Syd skrev tidligere meget rammende:
"vi ikke ender med at stå både med et stort it-udviklingsprojekt, et implementeringsprojekt og et organisatorisk projekt på samme tid".

Det er jo her humlen ligger begravet:
- de (store) offentlige it-projekter er ikke bare it-projekter, det er forandringsprojekter som består netop af de nævnte tre dele.

De offentlige projektmagere, med Kammeradvokaten i spidsen, tror de kan undgå "store it-udviklingsprojekter" gennem store, omfattende, udbud og snedige kontrakter, hvilket er fejl 1.

Fejl 2 og 3 består i, at "projektejeren" ikke indser omfang og kompleksitet af såvel forandringen (ting gøres anderledes) og organisationspåvirkningen (er modtagerne "forandringsparate" ?).

I det for tiden meget omtalte EPJ-projekt i Region H synes netop fejl 2 og 3 at være helt dominerende - hvilket ikke er overraskende.
Men projektejeren vasker hænder og fremhæver: til tiden og til prisen.......
Og patienterne .......

Log ind eller Opret konto for at kommentere
Pressemeddelelser

Silicom i Søborg har fået stærk vind i sejlene…

Silicom Denmark arbejder med cutting-edge teknologier og er helt fremme hvad angår FPGA teknologien, som har eksisteret i over 20 år.
22. sep 2017

Conference: How AI and Machine Learning can accelerate your business growth

Can Artificial Intelligence (AI) and Machine Learning bring actual value to your business? Will it supercharge growth? How do other businesses leverage AI and Machine Learning?
13. sep 2017

Affecto has the solution and the tools you need

According to GDPR, you are required to be in control of all of your personally identifiable and sensitive data. There are only a few software tools on the market to support this requirement today.
13. sep 2017