Pia Gjellerup om offentlig it: Storskalaprojekterne kan nemt gå galt
Den danske offentlige sektor står på en bemærkelsesværdig stærk udvikling siden 1960’erne, når det gælder digitalisering og har derfor et unikt udgangspunkt for at fortsætte rejsen.
Men de senere års store it-skandaler med f.eks. EFI og Polsag viser, at der er brug for at standse op og revurdere projektmetoderne og ledelsen af digitaliseringen.
Det mener Pia Gjellerup, der er leder i Center for Offentlige Innovation og samtidig har 20 år som Folketingsmedlem indtil 2007 og flere tunge ministerposter på CV’et:
»Tilbage i 60'erne gik man fremsynet ombord i digitaliseringen, ja, dengang kaldte man det ikke engang for it, men edb. Man skabte nogle forandringer, som var grundlaget for en meget stor grad af effektivisering i den offentlige sektor, f.eks. med indførelsen af CPR-systemet i 1968,« fortæller Pia Gjellerup i et interview med Version2.
Samtidig med f.eks. etableringen af CPR satte man store systemer i søen, blandt andet de hulkortbaserede, som var begyndelsen til den udvikling, hvor virksomheder og borgere i stigende grad kunne betjene dem selv.
Skandaler tærer på image
Men desværre har man de senere år tæret på den succes, som vi kommer fra, mener hun:
»I dag er det en udpræget holdning ved kaffebordene og i skurvognene, at der er for meget rod med de offentlige it-projekter, selv om vi faktisk stadig har verdens mest effektive digitale skattehåndtering, og det kun er på de øverste etager, at der er problemer. Det er rigtig ærgerligt,« siger hun.
»Når en udvikling går rigtig godt, kan det godt blive en sovepude, men vi skal omvendt også passe på med at tro, at alt er galt, hvis der opstår fejl - for det er ikke nemt at ligge forrest – fuldstændig som i Tour de France,« siger hun.
Hvis Pia Gjellerup skal udpege et sted, hvor det kan gøres anderledes, er det tendensen med at sætte store projekter i søen meget hurtigt og ofte i ét hug. Det er en risikabel strategi, mener hun.
Det gjaldt Skats EFI-system, som skulle overtage de gamle pantefogeders arbejde og håndtere automatisk inddrivelse af 400 gældtyper og en lang række gældsregler på ganske kort tid.
Det gjaldt Digital Tinglysning, som grundlæggende var og er et verdensklassesystem, men som blev sat i værk alt for hurtigt og blev overrumplet af virkeligheden - og senest gælder det Sundhedsplatformen i Region H og Region Sjælland, hvor tusindvis af brugere kommer på i seks klumper – eller i alt 44.000 brugere i løbet af kun halvandet år.
»Man har på det seneste haft et mod til at køre projekter ud i endog meget stor skala fra starten, fordi man har lykkedes tidligere med de store systemer. Men det forekommer mig, at der bliver slået nogle meget store brød op, som både involverer samkøring af mange systemer og desuden skal kanaliseres ud til bemærkelsesværdigt mange brugere på én gang. Tilsammen betyder det, at ikke meget skal gå skævt i forberedelsen, før det går galt,« siger Pia Gjellerup.
»Vi ser ikke i særlig stor grad den tankegang i de offentlige projekter, at man realiserer sine mål hen ad vejen. Det skyldes, at man ikke opfatter ny digitalisering som et tilbud til borgere og virksomheder, men som en ret – og derfor skal alle have det på en gang,« siger hun.
Test af i småskala
Pia Gjellerup foreslår, at man i større omfang end dag begynder at teste nye it-systemer eller digitaliseringstilbud af på en mindre målgruppe, som enten kan være geografisk afgrænset – f.eks. automatisk selvangivelse i det halve af Jylland – eller på en bestemt del af befolkningen, f.eks. hvad angår alder.
»Det handler om en bevisthed om ikke at forelske sig i de store projekter, men at man gerne må forelske sig i målet - men one shot er det for sårbart til,« siger hun.
Hun medgiver, at ideen har sine udfordringer, for der vil altid være nogle, som vil sidde i København og sige: 'Hallo, hvornår får vi det her?'
»Det stemmer ikke rigtig overens med den måde, hvorpå vi normalt tilgår offentlige løsninger, hvor alle skal have adgang til det samme på én gang. Men jeg mener, at en mere trinvis afprøvning vil være en klog tilgang, fordi man vil opdage de svagheder og fejl, der er i alle it-systemer, inden det bliver til et stort problem. Men det kræver også, at man samtidig beder brugerne melde al undren ind,« siger Pia Gjellerup.
Samtidig mener direktøren, at indkøberne i det offentlige skal rustes bedre, så man slet ikke beslutter projekter, der er dødsdømte fra starten.
»Mange, der står for indkøb af it-projekter i det offentlige, har den oplevelse, at de bevæger sig ind i rum, hvor de sidder over for en leverandør, men de er ikke sikre på, at de forstår dem. Og leverandører går fra lokalet uden helt at forstå kundens behov og arbejdsproces. Og så kan det nemt gå galt.«
Det kan være at digitalisere et lovområde, der er for komplekst, eller ikke at have styr på de datamodeller, der skal til, for at et system fungerer.
Misforståelser huserer
Problemet er bl.a., at udviklere og organisationsfolk for ofte misforstår hinanden. Når et fagsprog bruges, er det effektivt for den gruppe, der har udviklet fagsproget. Det kan til gengæld (mis)forstås af andre uden for faggruppen.
Det gælder ved udvikling af it-projekter begge veje – når en opgave bliver stillet, og når en opgave udvikles:
»Vi mangler et fælles sprog. Derfor er det klogt at have folk i ens organisation, der ikke skal udvikle systemerne, men som forstår udviklerne, og som derfor kan fungere som bindeled mellem udviklerne og kunderne. Der er behov for kompetencer, der eksempelvis forstår, hvorfor udviklerne nogle gange ikke synes, det lyder helt så nemt, når vi andre frejdigt kommer med et forslag om at ’kunne vi ikke lige digitalisere’ en bestemt funktion,« siger hun
Det kan føre til, at udviklerne forstår opgaven lidt anderledes, end den i virkeligheden er tænkt, og derfor udvikler de noget lidt andet. Og når de fortæller, hvad de har udviklet, kan det blive misforstået af bestilleren.
»Der er derfor brug for at være på vagt hele tiden, så der fra start investeres i et fælles sprog. Det er irriterende, for det går lidt langsomt. Men det sparer mange tidrøvende fejlrettelser sidenhen – dér, hvor det virkelig koster,« siger hun og tilføjer, at digitaliseringsledere og deres topledere dog også skal erkende, at fejl er acceptabelt og et vilkår.
»Man skal bare huske at lære af dem,« siger Pia Gjellerup.
Ny kurs på vej
Generelt er Pia Gjellerup tryg ved, at der i dag efter de store it-skandaler er ved at blive sat en kurs i den offentlige sektor, som gør, at man vil se færre tilsvarende sager fremover.
»Politikerne har påtaget sig et stort ansvar her, og for mig er det tydeligt, at der nu er ved at blive taget hånd om, at der skal mere styr på digitaliseringsprojekterne. Omvendt er der også for ofte en forventning om, at der bliver handlet her og nu. Men at få styr på offentlige it-projekter er altså ikke noget, ministeren lige kan fikse på mandag. Det er meget komplekst,« siger hun og konstaterer, at de private leverandører også nu tager et større medansvar for ikke at få en tung dyne af utroværdighed til at hænge over dem:
»Det private er også interesseret i, at man får ro på båden. Og det er nødvendigt. For de sager, der har været, har sat dybe spor selv på meget mindre projekter – hvor man er blevet meget forsigtig og går meget langsomt frem,« siger hun.
»Her skal vi have vendt skuden, så i stedet for, at de negative erfaringer og mistilliden breder sig ud og ned i organisationerne, så skal vi have suset tilbage nedefra og op. For der er rigtig mange gode eksempler at bygge begejstringen på,« siger hun.
Tinglysning fungerer
Et eksempel er selve systemet Digital Tinglysning, der ifølge hende er præcist, effektivt og enkelt med stor gennemsigtighed i de enkelte ekspeditioner og resultaterne heraf.
»Det var hårdt at komme dertil, men retningen var rigtig og ambitionsniveauet højt, men relevant. Endnu et eksempel på, at det er i processerne, der er behov for skovlfuld pessimisme for at dæmme op for optimistiske tidsfrister og vurderinger af nødvendigt medarbejder- og ressourceforbrug i overgangen,« siger hun.
Nye toner ser man for Pia Gjellerup tydeligt i Skatteministeriet, som ifølge hende er ved at samle stærke it-udvikling i organisationen og eksempelvis i dag frigiver det nye inddrivelsessystem i små bidder og trinvis over flere år. Men også ude i kommunerne er der eksempler på visionære borgervendte løsninger:
»Det er ikke sådan, at it- og digitaliseringsudviklingen er stoppet. Men vi skal have ryddet op for at komme op i fart igen.«
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
