I Version2's serie om modernisering kontra nyudvikling har vi tidligere nævnt, at det nogle gange kan give mening at erstatte egenudviklede systemer med et standardsystem.
Men hvordan er det nu lige med standardsystemer?
Er et standardsystem altid et standardsystem?
Det ikke-eksisterende standardsystem
Ikke altid, hvis man spørger Peter Nørregaard, Expert Director hos Devoteam.
Han anbefaler, at virksomheder er grundige i deres undersøgelse af, hvorvidt standardsystemet nu også har de karakteristika, som bør forventes af et standardsystem.
»Leverandører har det med at kalde systemer for standardsystemer, da markedet generelt er glade for standardsystemer,« siger Peter Nørregaard, der da også selv er positiv, når det gælder systemerne, der er færdigudviklede og klar til at tage sig af en virksomheds standardfunktion som eksempelvis et økonomisystem.
»Det er en etableret platform, der er installeret i mange virksomheder, så man kan forvente, at koden er kvalitetstjekket og velfungerende, ligesom prisen vil være lavere, end hvis der skal udvikles et tilsvarende system fra bunden,« siger Peter Nørregaard.
Men sådan er det ikke altid.
»Jeg har kendskab til kunder, der er blevet tilbudt et standardsystem, som ikke findes endnu. Kunden blev tilbudt at være first-mover på den platform,« siger Peter Nørregaard, der ikke vil kalde et ikke-eksisterende system for et standardsystem.
»Der skal være et kørende system, det bør være indlysende, men er det tilsyneladende ikke.«
Et system på frie og lige vilkår?
Peter Nørregaard mener også, at standardsystemet ikke kun bør udbydes af én leverandør, men at der bør være mulighed for, at kunden kan vælge mellem flere udbydere.
»Systemet bør være tilgængeligt på frie og lige vilkår, så du ikke er ikke tvunget til at gå til een bestemt leverandør for at få det. Der er selvfølgelig en producent, men du skal have mulighed for at købe det gennem flere forskellige kanaler,« siger Peter Nørregaard.
Det gælder eksempelvis en række ERP-systemer fra Microsoft, SAP og lignende, hvor en række konsulenthuse kappes om at rådgive om og implementere systemerne.
Et høkersystem
Er der kun en enkelt udbyder af et standardsystem, kan det være tegn på, at standardsystemet er en høkerstandard, som Peter Nørregaard kalder det.
»En ambitiøs leverandør ønsker selvfølgelig at udvikle et system, som bliver en standard, der kan sælges til mange. Nogle gange lykkes det, eksempelvis er Navision et fantastisk eksempel på det, men andre gange går det knap så godt i praksis. Så er der måske kun 2-3-4 kunder i alt. Det er, hvad vi lidt kækt kalder en høkerstandard,« siger Peter Nørregaard.
Systemet kan være udmærket, men det mangler en række fordele, som kommer med et veletableret standardsystem, argumenterer Peter Nørregaard.
»Udviklingsomkostningerne for et rigtigt standardsystem bliver delt mellem en masse kunder. Hvis der eksempelvis kommer lovændringer som GDPR-compliance, så kan man forvente, at det implementeres i et standardsystem, mens det i en høkerstandard kan være et problem, da der kun er et par kunder til at betale for understøttelse af GDPR,« siger Peter Nørregaard.
Lemminger og systemets roadmap
Da Version2's journalist indvender, at det jo er en ren lemminge-effekt, som gør det svært for mindre softwarehuse med gode systemer at udfordre store internationale spillere, siger Peter Nørregaard:
»Høkersystemer kan selvfølgelig godt bruges, selvom der måske kun er tre til fem andre kunder. De fleste danske leverandører har selvfølgelig ikke så mange kunder som store internationale leverandører, så her bør man sikre sig, at de andre af leverandørens kunder ligner en selv tilstrækkeligt meget til at få nytte af det, som leverandøren laver til systemet.«
Hvis der er for stor forskel mellem ens egen virksomhed og andre virksomheder, der bruger systemet, kan man risikere at komme til at betale for udvikling af features, som virksomheden ikke har brug for.
»Hvis de andre kunder er store kunder, vil leverandøren måske fokusere på mere avancerede features som AI, chatbots og lignende, som den mindre B2B-virksomhed måske ikke har brug for.«
»Så betaler man via licensen for noget funktionalitet, som man ikke får glæde af. Det gælder om at sikre sig, at der eksisterer et roadmap for systemet, og at man kan se sin virksomheds behov blive opfyldt af de features, som planlægges fremover,« anbefaler Peter Nørregaard.
Standardsystemer kræver også analyse
Fordi standardsystemer kommer med færdigudviklet funktionalitet, er der risiko for, at virksomheder bliver lullet lidt i søvn og ikke gør så meget ud af at analysere hvilke forretningsprocesser i virksomheden det kommende system skal understøtte.
»Når man køber et standardsystem, så køber man også nogle prædefinerede processer eller nogle ret snævre rammer for, hvordan forretningsprocesserne skal afvikles, så man skal være sig bevidst om, hvilke forretningsprocesser man vil understøtte med systemet, og sikre sig, at det er muligt,« siger Peter Nørregaard.
Hvis man ikke har forståelse for virksomhedens forretningsprocesser, risikerer man at presse nogle standardprocesser ned over nogle unikke arbejdsgange, og så kan det gå galt.
Det kedeligste eksempel på det er Polsag-projektet, hvor et standard ESDH-system skulle tilpasses en række specielle opgaver og forhold, som ikke havde noget at gøre med det, som ESDH-systemet var godt til.
»Det er farligt at presse et standardsystem ned over det, som er en organisations helt unikke og specielle arbejdsområder,« siger Peter Nørregaard.
Husk datakonvertering – og test!
Som Version2's søstermedie Digitech tidligere har omtalt, skal man afsætte rigeligt med tid til datakonvertering, hvis et standardsystem skal erstatte et eller flere eksisterende systemer.
Det er også vigtigt at få testet det nye standardsystem, efter alle data tilsyneladende er konverteret korrekt. Det kan være, at fejl i data først dukker op på et senere tidspunkt, som eksempelvis LB Forsikring erfarede i forbindelse med konsolideringen af over 10 it-systemer til et standardsystem.
Systemet gik live i november 2018, men problemer, der formentlig skyldes fejlkonverterede data, blev først opdaget senere, da en lang række kunder fik forkerte breve og mails.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
