Oprettede gæld for afleverede bøger: Nyt it-system til biblioteker plaget af fejl

Illustration: REDPIXEL.PL/Bigstock
Ekstra arbejde for medarbejderne og mangel på essentielle funktioner præger nyt bibliotekssystem, der skal udrulles til 96 af landets 98 kommuner.

Det ambitiøse it-projekt Cicero er i disse måneder på vej ud på skole- og folkebiblioteker i 96 af Danmarks 98 kommuner. Med udgangen af 2017 vil 1.500 biblioteker landet over køre med det nye system, der sammen med andre programmer udgør det Fælles Bibliotekssystem (FBS).

Systemet er allerede blevet udrullet til 48 kommuner og skulle gerne med en pris på 6 kroner pr. indbygger være billigere end de seks forskellige systemer, det erstatter landet over.

Det skulle dog også gerne kunne det samme som de tidligere systemer, så kommunerne ikke mister den effektivisering, digitale systemer allerede har skabt på mange af landets biblioteker.

Læs også: Disråpsjån - når fremskridtet slår bak

Ifølge kritikere er systemet dog præget af fejl, der går ud over netop effektiviteten på bibliotekerne. Eksempelvis oprettede systemet gennem to uger gæld for bøger, der var afleveret.

Denne fejl er nu rettet, og den forkerte gæld er slettet, men bibliotekarer, som Ingeniørens it-medie Version2 har talt med, beretter også om fejl, der har eksisteret, lige siden bibliotekssystemet blev udrullet som pilotprojekt tilbage i starten af 2016.

»Folk er overraskende venlige trods de mange problemer, fordi de nærmest har medlidenhed med os, der skal arbejde med et system, der er fejlbehæftet og ikke helt klar til drift,« fortæller Hans Jørgensen, der er teamleder ved Aarhus Kommunes Biblioteker og gennem to måneder har oplevet det nye system på nært hold.

Hans Jørgensen er fortrøstningsfuld i forhold til, at de mange fejl vil blive rettet, men på flere Facebooksider for bibliotekarer berettes der om adskillige ekstra klik med musen, manglende muligheder for at gemme indstillinger og generelt mindre automatisering i det nye system:

‘Det, der tog 20 minutter i vores gamle system, bruger vi nu en hel formiddag på. Der er ingen genveje. Vi har for eksempel ikke kunnet kopiere tekst og materialenumre inde i systemet, så vi har siddet og skrevet det ned på papir,’ lyder det fra bibliotekar Niels Mulvad Kaagaard i en artikel på Bibliotekarforbundets hjemmeside. Artiklen er næsten et år gammel, og problemet er der stadig:

»Vi er nødt til at copy-paste mellem forskellige moduler, hvor der burde være en direkte genvej,« siger Hans Jørgensen.

Læs også: Bibliotekarer: »Det, der tog 20 minutter i vores gamle system, bruger vi nu en hel formiddag på«

Nej tak til nyt system

Det er it-virksomheden Systematic, der har udviklet systemet til kommunerne, og her fortæller Program Manager Jesper Bennike, at man er i gang med at udbedre de fejl, der ligger hos Systematic og regner med, at de vil blive elimineret løbende i de løbende opdateringer af systemet, der udrulles hver 14 dag. Disse opdateringer vil samtidig tilføje nye funktioner til det omfattende system, oplyser Jesper Bennike.

Mellem kommunerne og Systematic står kommunernes it-fællesskab Kombit, som er ejet af Kommunernes Landsforening. Her regner chefkonsulent Jesper Munch Jespersen ligeledes med, at fejlene vil være udbedret i løbet af foråret:

»Mange af fejlene er fælles for alle 48 kommuner, der har systemet, og skyldes problemer med det it-tekniske samarbejde mellem det nye system og de hjemmesider, borgerne tilgår systemet gennem,« siger han.

Når det nye system ‘kun’ skal udrulles til 96 af 98 kommuner, skyldes det, at to kommuner har bedt om ikke at få systemet endnu. En af dem er Hjørring Kommune.

»Hovedårsagen til, at vi ikke ønskede at hoppe med på vognen, er, at vi kunne se, at vi ikke ville være i stand til at spare særlig meget med det nye system, tværtimod ville vi miste en række funktioner, som skulle kompenseres med flere medarbejdere,« siger it-chef for Hjørring Kommunes biblioteker Claus Just.

Og den mindre besparelse på at skifte system ville ikke kunne dække de nye medarbejderes løn. Derfor vil Hjørring Kommune fortsætte med sit gamle system mindst to år endnu, selvom Claus Just erkender, at det er gammelt.

»Det er ærgerligt, for egentlig kan det være en god idé med et stort system, men hvis det betyder, at vi skal hugge en hæl og klippe en tå for at få et program, der skal passe til alle, vil vi hellere være foruden,« siger han.

It-firmaet Axiell, som inden FBS havde en markedsandel på godt 60 procent, valgte ikke at byde, da det nye kæmpesystem blev sendt i udbud. Selskabet vurderede simpelthen, at den specifikation af, hvad systemet skulle kunne, som Kombit havde udarbejdet, var for urealistisk.

Og når man bevidst fravælger sin eksistens på et helt lands marked for bibliotekssystemer, er det ikke uden grund, lyder det fra Axiell:

»Den udgave af kravspecifikationen, vi så tilbage i 2012, var meget optimistisk. Man ville have et system, der var webbaseret, hvilket var meget dyrt tilbage i 2012, til en pris, der var meget lav. Samtidig kunne vi se, at man ikke ønskede mange af de funktioner, vores nuværende system har, siger Sven Totté, der er direktør for Axiell Public Library.

Han fortæller, at man derfor så løsningen som bagudskuende med mindre automatisering. Samtidig gav Kombit dengang udtryk for, at man ønskede at eje hele systemet og dermed styre, hvordan programmet på sigt skulle udvikles.

Afvigelser fra kravspecifikationen

Udbuddet endte med, at et mindre udviklerfirma kaldet Dantek vandt. Senere blev Dantek opkøbt af det betydeligt større Systematic, som nu står for udviklingen og udrulningen af det landsdækkende it-system.

»Vi blev mildest talt overraskede, da vi så, at det mindre Dantek i sin tid fik lov til at udvikle det store system,« siger Sven Totté.

Til gengæld blev han ikke overrasket, da det viste sig at blive svært at møde kravspecifikationerne for Systematic, der overtog opgaven, da de opkøbte Dantek.

Det system, Kombit på nuværende tidspunkt har hentet ind til kommunerne fra Systematic, er imidlertid ikke webbaseret – og det er heller ikke Kombit, der ejer hele systemet. Kombit mener dog, at de har deres på det rene:

»Der står ikke noget om ejerskabet i kravspecifikationen, og kravet om webbasering var ikke et minimumskrav. Derfor kunne man godt byde ind med en løsning, der ikke var webbaseret, og som Kombit ikke skulle eje på vegne af kommunerne,« fortæller Jesper Munch Jespersen.

Illustration: MI Grafik

Denne artikel stammer fra avisen Ingeniøren, fredag.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (8)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Heidi Rostholm

Ishøj Bibliotek var et af de første biblioteker der gik over i april 2016. Helt overvejende er vi godt tilfreds med Cicero. Eneste anke vi har er den noget træge svartid og de mange klik, og så tilvænning i forhold til katalogisering, og en ny måde at søge på (det har heller ikke noget direkte med Cicero at gøre). Uddannelse har måske være lidt mangelfuld. De oplistede udfordringer/funktioner der ikke virker har vi ikke oplevet i Ishøj. Nogle af de oplistede problemer er måske lokale opsætninger? Vi oplever ikke at der er længere ventetid på at få reserverede materialer, vores brugere kan godt betale gebyrer, vi har ikke oplevet fejl i afleveringsdato. Vi kan godt sætte reserveringer i bero. Opretning via NEMID er ikke Systematic, men DDB. Vi har ikke arbejdsprocesser som er øget med 300/400 % arbejdstid for at udføre. Vi har ikke måttet ansætte mere personale og nogle funktioner er blevet markant hurtigere f.eks. modtagelse af fjernlån. Journalisten bag artiklen er velkommen til at besøge eller kontakte Ishøj Bibliotek, da det lyder som om der i artiklen er et lidt ensidigt fokus på nogle problemer som måske skal løses internt i pågældende kommune, så hvis der er behov for at udvide perspektivet til andre biblioteker end de få der har valgt det fra eller nyligt overgået bibliotek eller den leverandør der tidligere havde store markedsandele. Biblioteksfaglig leder Heidi Rostholm, Systemadministrator Sesse Atkin og systemadministrator Betina Mortensen Ishøj Bibliotek

  • 13
  • 1
Jan Heisterberg

Jeg vil gerne vide hvordan systemet er rullet ud / sat i drift ?

Har man startet med eet / få pilotbiblioteker (kommuner), kørt i en måned, rettet fejl og mangler, startet få og flere biblioteker og så truffet en GO/NOGO beslutning, og fortsat ?
eller
Har man startet i mange biblioteker og må så nu erkende der er behov for to opdateringer i 2017 ?

Det må da være et godt fagjournalistisk spørgsmål ....

  • 0
  • 0
Claus Just

Nu afhænger vurderingen sikkert af, hvilket bibliotekssystem man skal skifte fra, da det vil have betydning for, hvilke arbejdsgange, det tidligere har været muligt at digitalisere.
Hjørring Bibliotekerne bruger Axiell's DDElibra, og har stor set, måske som et af de få folkebiblioteker, brugt næsten samtlige digitaliserings muligheder, som systemet i dag giver muligheder for. En hel del af dem, har vi selv fået udviklet og dermed også fået gjort tilgængelige for andre kunder.
Jeg kan varmt anbefale, at man vælger en løsning, hvor man udvikler i fælleskab, har mulighed for selv at få udviklet (til gavn for alle) samt at der i beløbet pr. indbygger også afsættes et beløb, som leverandøren selv kan udvikle for. Leverandøre har jo også fingeren på pulsen og kan komme med digitaliserings forslag.
I Hjørring er al systemadministration, drift, overvågning, direkte support (også for personalets brug af systemet) samt igangsættelse af implementering af udvikling lagt hos leverandøren, hvorfor vi kun bruger tid på at udvikle muligheder for digitalisering af arbejdsgange for personale og borgere.
Det vil sige, at vi har effektiviseret så massivt, at vi vil blive meget sårbare i det daglige arbejde, hvis vi vælger at skifte til et system, der efter min mening endnu ikke er færdigudviklet og gennemtestet.
Det nye system FBS er også afhængig af udvikling i DDB (Danskernes Digitale Bibliotek) samt i DBC (Dansk BiblioteksCenter), hvilket ikke gør det mindre sårbart i en overgangsperiode.
Så summa sumarum - vi er nødt til at vente og se tiden an, selv om vi selvfølgelig er klar over, at vi snart bør skifte til en nyere 'platform', der kan give flere muligheder.

  • 4
  • 0
Marcus Therkildsen

Da Dokk1 i starten af december begyndte at opdatere deres system gik mit bog-finder værktøj, dokk1nfo.dk, helt i hårknude.

Specifikt er jeg faldet over følgende fejl

  • fuld sti til bog er ikke længere tilgængelig i json format men skal istedet fiskes ud af en HTML streng med regex

  • fler-arguments kald giver ikke korrekt svar tilbage. Dvs. jeg bliver nødt til at lave ét request pr bog istedet for én samlet.

Det giver overordnet en langsommere service og det er alt andet lige noget mere usikkert at fiske et tal ud af en streng end bare at kunne tilgå det i noget json.

Koden til dokk1nfo kan findes her https://github.com/MarcusTherkildsen/Dokk1nfo, hvis man har lyst til at se hvad jeg taler om.

Jeg er dog i dialog med Dokk1 og der arbejdes eftersigende på en løsning :)

  • 2
  • 0
Lars Christensen

Hvornår begynder det at fise ind hos beslutningstagerne? At det er essentielt for enhver udviklingsopgave, at produktet bliver testet hos udvalgte brugergrupper FØR udrulning samt at testen forløber indtil de markante børnesygdomme er overvundet!
Først på det tidspunkt har produktet værdi for slutbrugere og samfundet.

  • 3
  • 0
Mads Lorenzen Editor

Hej Heidi, tak for opmærksomheden og for at bidrage med en anderledes historie om det nye system.

Jeg har flere gange besøgt jeres bibliotek, dog ikke siden det nye system.

Når vi i grafikken beskriver fejlene som generelle er det, fordi jeg kan se i diverse Facebookgrupper for folk, der sidder med systemet, at problemerne er ret generelle.

Da jeg spurgte KOMBIT, om der var tale om lokale eller generelle fejl lød det, at fejlene var generelle. Jeg er i gang med at lave en opfølgning.

Mvh

  • 1
  • 0
Alice Brødsgaard

...over din konklusioner i ovenstående artikel.
Du er meget velkommen til at komme på besøg på Allerød Bibliotek. Vi vil gerne systematisk gennemgå de fordele og ulemper vi som et mindre bibliotek har erfaret ved overgangen til Cicero. Vi bidrager gerne med at give dig en mere nuanceret indsigt i Cicero set fra slutbrugerens synspunkt.

  • 3
  • 0
Jan Heisterberg
  • som en vist nok kendt politiker sagde ..

@Lars Christensen
Det er korrekt, at selv det mest perfekt udviklede system (til tiden, til prisen) ofte får hård medfart når det møder virkeligheden.
Jeg vil dog dreje din kommentar en smule:
- du skriver "udvalgte brugere"; her skal du være opmærksom på, at også DET er en faldgruppe - fordi der netop i udvælgelsen kan ske et forkerrt valg. Netop et system af den diskuterede type kan meget vel bruges forskelligt (tro det eller lad være, men så læs om POLSAG) i Gedser, på Skagen, i Rønde og i Esbjerg.
MEN antag så, at det virkelig lykkes at vælge de rigtige, så kommer ledelsen IGEN frem. De skal nemlig (måske i strid med deres budgetter, tidsplaner og politiske løfter) allokere penge, ressourcer og tid til den nødvendige fejlretning og gentest.

En god tidsplan kan således bestå af:
- udvikling og aflevering til pilot-drift
- pilot-drift og rettelse af helt nødvendige fejl- og uhensigtsmæssigheder
- stop og konsolidering; planlægning
- rettelse og ændringer
- gentest (pilot 2); nødvendige ændringer
- stop og konsolidering; klarmelding
- brugervarsel
- idriftsætning med forstærket hotline og fejlrettelse
Det kræver en erfaren, stærk, ledelse som sig "ja, forstået", til ovenstående.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere