Efter at Version2 fremlagde de overvejelser, der bliver gjort om et skifte til OpenOffice i Mediehuset Ingeniøren, har emnet været flittigt debatteret.
Version2 har bedt talsmanden for OpenOffice-fællesskabet i Danmark, Leif Lodahl, om at kommentere problemstillingen. Udover at han synes, det er useriøst at teste med beta-software, kan han genkende nogle af de problemer, som Mediehuset Ingeniøren løb ind i.
»Jo større virksomhed, man er, jo vanskeligere er det at skifte. Det er en fordel med mange brugere, for så er der flere penge at spare. Men hvis man har mange tilpasninger i sit eksisterende system, kan det vanskeligt betale sig,« siger Leif Lodahl, som selv har været med til at fraråde OpenOffice i nogle tilfælde, hvor det ville blive for dyrt at skifte.
Bindingerne frem i lyset
Er der for eksempel gennem årene kommet en tæt integration mellem Microsofts Office og firmaets ERP- og CRM-systemer, vil det ikke være muligt umiddelbart at skifte kontorpakke. Men om ikke andet vil overvejelserne føre til, at firmaerne på længere sigt sørger for ikke at binde sig til en bestemt leverandør, mener Leif Lodahl.
»Det vil gå op for it-cheferne, hvor bundne de er. Fremover vil firmaerne begynde at stille krav til leverandørerne om, at det skal være muligt for dem at skifte. Så måske kan de ikke skifte til OpenOffice i morgen, men over tid vil bindingerne være mindre, og så bliver det attraktivt,« siger Leif Lodahl.
Han understreger også, at udgifterne til at skifte og på ny integrere en ny kontorpakke er en engangsforestilling, mens licenskronerne for en MS Office-pakke skal betales år efter år. 1.200 kroner pr. hoved pr. år er hans tommelfingerregel.
»Og så må man også tænke over, om de funktioner man får ved for eksempel at bruge postsystem og kontorpakke fra samme leverandør, er de ekstra penge værd. Brugerne kan sende mails direkte fra Word, men vil man betale 1.200 kroner om året for det?« spørger han.
Masser af interesse
Lige nu står mange med den slags overvejelser, vurderer talsmanden, som har oplevet et sandt boom i interessen for OpenOffice på det seneste.
»Hvis jeg kigger et år tilbage, havde de fleste hørt om OO, og måske var der nogle it-afdelinger, der havde kigget på det. I dag ligger der en seddel på hvert eneste it-chefs bord, der siger: 'Undersøg om vi kan bruge OpenOffice.' Det er begyndt at gå op for virksomhederne, at det er et reelt alternativ. Og de vil gerne bruge deres budget fornuftigt,« siger Leif Lodahl.
Sådan en undersøgelse skal blandt andet indeholde følgende overvejelser:
Hvilke funktioner bruger de ansatte i deres arbejde? Er der nogen forretningskritiske funktioner?
Hvor mange skabeloner til for eksempel brevpapir er i brug, og skal konverteres?
Hvad har firmaet af historiske dokumenter, inklusiv halvfærdige projekter, der skal konverteres?
Hvor meget kræver det at omstille brugerne til en ny kontorpakke? Både at lære dem at bruge softwaren, men også at forklare dem baggrunden, så ændringen accepteres.
»I skrev i jeres artikel, at I bruger 'track changes' hos Mediehuset Ingeniøren, og den funktion mangler i OpenOffice nogle features i forhold til MS Office. Der må man vurdere, hvor meget det betyder for brugerne,« siger Leif Lodahl.
Han nævner i samme åndedrag, at der også er fordele ved OpenOffice, som skal tages med i ligningen.
»Har man et blandet miljø med både Linux, Windows og Mac, er det en stor fordel, at alle kan bruge den samme kontorpakke. Nu er mini-bærbare ved at blive meget populære, og mange af dem kører Linux, så jeg tror, at Linux vil blive mere almindeligt på mange arbejdspladser,« vurderer Leif Lodahl.
Brug besparelserne godt
At omstille medarbejderne til ny software handler om, at brugernes forventninger skal være realistiske. Der sker et skift, som kræver lidt tilpasning.
»Holdningsbearbejdning er vigtig, for nogle brugere vil opfatte gratis software som en dårligere løsning. Men så kan man for eksempel bruge besparelserne på noget andet, der er efterspurgt, ligesom skolen, der omsætter de sparede licens-kroner til indkøb af smartboards (interaktive, trykfølsomme tavler, red.),« foreslår Leif Lodahl.
I Danmark bliver OpenOffice foreløbigt brugt i nogle folkeskoler og andre uddannelsessteder, hos en stribe små virksomheder og nogle dele af den offentlige sektor, for eksempel Psykiatrien i Region Midt. Af større virksomheder kan nævnes FTZ Autodele med 550 brugere.
