OpenOffice-talsmand: OpenOffice-skifte kan være for dyrt

OpenOffice er ikke en mirakelkur, der kan bruges alle steder. Er det mange bindinger til resten af firmaets it-miljø, kan det blive for dyrt at skifte, siger OpenOffice-talsmand.

Efter at Version2 fremlagde de overvejelser, der bliver gjort om et skifte til OpenOffice i Mediehuset Ingeniøren, har emnet været flittigt debatteret.

Version2 har bedt talsmanden for OpenOffice-fællesskabet i Danmark, Leif Lodahl, om at kommentere problemstillingen. Udover at han synes, det er useriøst at teste med beta-software, kan han genkende nogle af de problemer, som Mediehuset Ingeniøren løb ind i.

»Jo større virksomhed, man er, jo vanskeligere er det at skifte. Det er en fordel med mange brugere, for så er der flere penge at spare. Men hvis man har mange tilpasninger i sit eksisterende system, kan det vanskeligt betale sig,« siger Leif Lodahl, som selv har været med til at fraråde OpenOffice i nogle tilfælde, hvor det ville blive for dyrt at skifte.

Bindingerne frem i lyset

Er der for eksempel gennem årene kommet en tæt integration mellem Microsofts Office og firmaets ERP- og CRM-systemer, vil det ikke være muligt umiddelbart at skifte kontorpakke. Men om ikke andet vil overvejelserne føre til, at firmaerne på længere sigt sørger for ikke at binde sig til en bestemt leverandør, mener Leif Lodahl.

»Det vil gå op for it-cheferne, hvor bundne de er. Fremover vil firmaerne begynde at stille krav til leverandørerne om, at det skal være muligt for dem at skifte. Så måske kan de ikke skifte til OpenOffice i morgen, men over tid vil bindingerne være mindre, og så bliver det attraktivt,« siger Leif Lodahl.

Han understreger også, at udgifterne til at skifte og på ny integrere en ny kontorpakke er en engangsforestilling, mens licenskronerne for en MS Office-pakke skal betales år efter år. 1.200 kroner pr. hoved pr. år er hans tommelfingerregel.

»Og så må man også tænke over, om de funktioner man får ved for eksempel at bruge postsystem og kontorpakke fra samme leverandør, er de ekstra penge værd. Brugerne kan sende mails direkte fra Word, men vil man betale 1.200 kroner om året for det?« spørger han.

Masser af interesse

Lige nu står mange med den slags overvejelser, vurderer talsmanden, som har oplevet et sandt boom i interessen for OpenOffice på det seneste.

»Hvis jeg kigger et år tilbage, havde de fleste hørt om OO, og måske var der nogle it-afdelinger, der havde kigget på det. I dag ligger der en seddel på hvert eneste it-chefs bord, der siger: 'Undersøg om vi kan bruge OpenOffice.' Det er begyndt at gå op for virksomhederne, at det er et reelt alternativ. Og de vil gerne bruge deres budget fornuftigt,« siger Leif Lodahl.

Sådan en undersøgelse skal blandt andet indeholde følgende overvejelser:

  • Hvilke funktioner bruger de ansatte i deres arbejde? Er der nogen forretningskritiske funktioner?

  • Hvor mange skabeloner til for eksempel brevpapir er i brug, og skal konverteres?

  • Hvad har firmaet af historiske dokumenter, inklusiv halvfærdige projekter, der skal konverteres?

  • Hvor meget kræver det at omstille brugerne til en ny kontorpakke? Både at lære dem at bruge softwaren, men også at forklare dem baggrunden, så ændringen accepteres.

»I skrev i jeres artikel, at I bruger 'track changes' hos Mediehuset Ingeniøren, og den funktion mangler i OpenOffice nogle features i forhold til MS Office. Der må man vurdere, hvor meget det betyder for brugerne,« siger Leif Lodahl.

Han nævner i samme åndedrag, at der også er fordele ved OpenOffice, som skal tages med i ligningen.

»Har man et blandet miljø med både Linux, Windows og Mac, er det en stor fordel, at alle kan bruge den samme kontorpakke. Nu er mini-bærbare ved at blive meget populære, og mange af dem kører Linux, så jeg tror, at Linux vil blive mere almindeligt på mange arbejdspladser,« vurderer Leif Lodahl.

Brug besparelserne godt

At omstille medarbejderne til ny software handler om, at brugernes forventninger skal være realistiske. Der sker et skift, som kræver lidt tilpasning.

»Holdningsbearbejdning er vigtig, for nogle brugere vil opfatte gratis software som en dårligere løsning. Men så kan man for eksempel bruge besparelserne på noget andet, der er efterspurgt, ligesom skolen, der omsætter de sparede licens-kroner til indkøb af smartboards (interaktive, trykfølsomme tavler, red.),« foreslår Leif Lodahl.

I Danmark bliver OpenOffice foreløbigt brugt i nogle folkeskoler og andre uddannelsessteder, hos en stribe små virksomheder og nogle dele af den offentlige sektor, for eksempel Psykiatrien i Region Midt. Af større virksomheder kan nævnes FTZ Autodele med 550 brugere.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (9)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Jan Stampe Jensen

Efter at have fuldt debatten under artiklen om Ingeniørens test af OpenOffice er det helt befriende at læse den her artikel.

En talsmand for OpenOffice som til tider fraråder skift til OpenOffice.

Gad vide hvordan debatten kommer til at udfolde sig her. Jeg tror ikke at den bliver på 90+ indlæg.

  • 0
  • 0
Peter Mogensen

Nu har jeg ikke læst alle de +90 indlæg, men han siger jo sådanset blot det samme som alle andre:

  • Det er useriøst at anmelde en beta.
  • Hvis man har bundet sig i leverandørafhængighed, skal man ikke forvente at det er billigt at skifte.
  • Det er et problem ved andet end det testede produkt.
  • Det bør man arbejde på at lave om på sigt.
  • Hvis man ikke er parat til at betale for det, bør man blive i sin leverandørafhængighed.
  • 0
  • 0
Simon Mikkelsen

Problemet med den anden artikel var, at den giver en meget skarp kritik på et meget tyndt, og i visse dele misvisende, grundlag. Det er lidt skræmmende at den pt. er på listen over "Redaktionen anbefaler".

Denne her artikel er efter min mening en glimrende cost benefit-analyse og en beretning om hvor mange virksomheder der låser sig stramt til én leverandør.

Overskriften er måske lige skarpvinklet nok - hvis man ikke læser andet får man i hvert fald et noget andet indtryk end hvis man læser artiklen.

  • 0
  • 0
Søren Koch

så er det altså ikke kun ved skift fra MS-office til OO at der kan være problemer med åbning af gamel dokumenter, men så sandelig også ved 'opgradering' til en ny MS-Office version!

Jeg har personligt observeret en kollega der et halvt år efter at hun havde afleveret sin Ph.D. afhandling pludselig ikke længere kunne åbne den fordi IT-afdelingen lige havde rullet office 2007 ud (tror jeg nok det var).

Morskaben blev for mit synspunkt større da jeg med OO umidelbart kunne åbne hendes afhandlig uden problemer (samtidig kunne jeg konvertere den til pdf med en enkelt 'klik' så hun også kunne se den i fremtiden)!

  • 0
  • 0
Henrik Jensen

Det er en fordel med mange brugere, for så er der flere penge at spare

Desværre vender det jo også den anden vej, der er også flere penge at tabe hvis man vælger det forkerte produkt når man har mange brugere.

Det vil gå op for it-cheferne, hvor bundne de er. Fremover vil firmaerne begynde at stille krav til leverandørerne om, at det skal være muligt for dem at skifte

Korrekt men det er vigtigt at huske på hvilke leverandører der skal stilles krav til. Nogle folk har fået den opfattelse at vendor lock-in udelukkende er Microsofts skyld, fordi at der kun tænkes i dokumentformater. Men mange er jo også bundne fordi at deres øvrige systemer integrerer med MS Office via brug af MS Office API'et. Her skal man huske at der findes ikke nogen åben standard for office API'er og når man i stedet integrerer ved at benytte OpenOffice API'et, så bliver man bare låst til OpenOffice på samme måde som man ellers ville være det til MS Office. Ingen forskel der.

Så 'leverandøreren' i den sammenhæng er ERP + CRM leverandørerne eller hvem der nu har kodet integration til MS Office, ikke Microsoft. Disse leverandører skal sikre at alt den kode der håndterer integrationen med kontorpakken (uanset om den hedder det ene eller det andet) er isoleret i selvstændigt komponent som nemt kan udskiftes. (f.eks. via Dependency Injection eller lignende design mønster). Hvis de gjorde det så var det jo forholdsvis let at omskrive komponenten til det API som OpenOffice benytter.... hvis vi altså antager at man bruger funktionalitet som er udstillet igennem begge API'er.

I skrev i jeres artikel, at I bruger ’track changes’ hos Mediehuset Ingeniøren, og den funktion mangler i OpenOffice nogle features i forhold til MS Office. Der må man vurdere, hvor meget det betyder for brugerne.

Eller hvad det betyder for virksomheden rent produktivitetssmæssigt. Nu nævnes der 1200 kr. pr. år pr. hoved som tommelfingerregel. En anden god tommelfingerregel (baseret på tal for danmarks statistik) er at en fuldtidsmedarbejder i en privat virksomhed koster i gennemsnitet omkring 420.000 kr. pr. år, og der tror jeg faktisk ikke engang at værktøjer (f.eks. PC, Software m.v.) er regnet med.

Licensomkostninger på 1200 kr. pr. år udgør altså omkring 2,8 promille af de samlede omkostninger pr. medarbejder i en gennemsnitsvirksomhed, så det siger sig selv at man skal altså ikke spare 1200 kr. hvis produktiviteten samtidigt så falder med 2.8+ promille (svarende til 1 minut og 16 sekunder pr. medarbejder pr. dag) , med mindre man altså som virksomhedsejer er god til at få medarbejderne til at arbejde over ganske gratis.

Den anden del er så hvor meget det betyder for brugerne (velvære) upåagtet at det måske bare er noget pjat og fordi at de er konservative. Velvære kan jo i sig selv havde positiv indflydelse på produktiviteten og samtidigt ønsker man som virksomhedsejer at havde så lav en medarbejderudskiftning som muligt da det er ekstremt dyrt at udskifte medarbejdere. Omkostningen ved en opsigelse fra medarbejder i stilling der skal genbesættes er nemt højere end hvad det f.eks. koster at havde 100 medarbejdere der benytter Microsoft Office i et år (kr. 120.000 ud fra Leif Lodahls tommerfingerregel). Så velvære er selvfølgelig vigtigt, uanset at det er usandsynligt at selv de værste brokkehoveder ville sige op bare på grund af at de ikke fik deres vilje med valg af kontorpakke. Men mange bække små......

Alt ovenstående betyder jo ikke at der ikke findes virksomheder hvor det med deres krav til en kontorpakke, arbejdsprocesser der skal understøttes m.v. kan vise sig at OpenOffice måske giver bedste produktivitet, største velvære og samtidigt er gratis i anskaffelse.

Men det viser til gengæld at fokuseringen alene på en 1200 kroners besparelse pr. medarbejder pr. år for de fleste veletablerede danske virksomheder er ret ubetydeligt. Hvis man derimod var en virksomhed i et lavtlønnet land og måske havde en omkostning på 20.000 kr. pr. medarbejder pr. år så ville det jo pludselig være en helt anden snak.

  • 0
  • 0
Jesper Lund Stocholm Blogger

Henrik,

det er vigtigt at huske på hvilke leverandører der skal stilles krav til. Nogle folk har fået den opfattelse at vendor lock-in udelukkende er Microsofts skyld, fordi at der kun tænkes i dokumentformater. Men mange er jo også bundne fordi at deres øvrige systemer integrerer med MS Office via brug af MS Office API'et.

De seneste ugers debat omkring udskiftning af kontorpakker og problemerne dermed har fået mig til at indse én meget vigtig ting - synes jeg: Det er ikke kontorpakken selv, der er problemet og det er heller ikke prisen for den. Problemet er ofte en IT-infrastruktur, hvor mange dele er specifikt knyttede til hinanden (SOA, anyone?).

Én morale for IT-beslutningstagere kunne derfor være, at så snart en leverandør forsøger at sælge en applikation med argumenter som "... og så er det super smart, at man automatisk kan gøre X ved hjælp af program Y fra leverandør Z", så bør de røde advarselslamper begynde at lyse eller i hvert fald bør man så gøre sig det klart, at det vil blive (lidt) sværere at skifte både applikation X og applikation Y ud i fremtiden.

  • 0
  • 0
Leif Lodahl

De seneste ugers debat omkring udskiftning af kontorpakker og problemerne dermed har fået mig til at indse én meget vigtig ting - synes jeg: Det er ikke kontorpakken selv, der er problemet og det er heller ikke prisen for den. Problemet er ofte en IT-infrastruktur, hvor mange dele er specifikt knyttede til hinande

Det er netop kernen i problemstillingen. Forskellige IT-systemer skal kunne snakke sammen. Spørgsmålet er hvordan de gør det. I arbejdet med kontorpakker er der stor forskel på program-til-program integration og program-til-dokument (format) integration.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere