Ond ESDH-spiral præger for mange offentlige organisationer

2 ud af 3 offentlige ansatte synes ESDH er besværligt at anvende. De dårlige erfaringer står i vejen for at få bedre systemer, mener konsulent.

It-systemer, der medfører utilfredshed blandt sagsbehandlere og policymakere i det offentlige, fordi systemerne ikke er til megen hjælp i det daglige arbejde - og derfor bliver der ikke købt nye systemer.

Hvilket igen bevirker at nye arbejdsgange understøttes dårligt med stigende utilfredshed til følge.

Det er den korte beskrivelse af den onde spiral, som mange offentlige organisationer sidder i med deres elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer (ESDH), som mange steder er alt for gamle, og andre steder er indkøbt til de forkerte behov.

I hvert fald hvis det står til partner Per Gulløv Lundh Eeg, Devoteam.

»Op til fire ud af fem ESDH-systemer i det offentlige er anskaffet for mindst fem år siden, og mange hænger fast i en ond spiral. Det kan være problematisk i fht. udbudsforpligtelsen, og det er med sikkerhed en udfordring i fht. at sikre moderne it-understøttelse af forvaltningen og sagsbehandlingen,« siger han.

Effektivisering af arbejdsgangene og højere kvalitet i sagsbehandlingen er de primære gevinster ved nyere systemer.

Med 1000-vis af medarbejdere som f.eks. i Skat, Fødevarestyrelsen eller i Kriminalforsorgen kan der spares meget tid, hvis der blot kan skæres et par minutter af rutinearbejdsgange med ny software.

»Men nye ESDH-systemer giver ikke bare mulighed for at spare tid, fordi det bl.a. bliver nemmere at finde relevante og nødvendige data til sagsbehandling. De åbner også for flere straksafgørelse, dvs. hurtigere afklaringen for borgeren - eller større åbenhed i forvaltningen, fordi borgeren kan få direkte adgang til egne dokumenter og sager i ESDH-systemet,« siger han.

Netop områder som straksafgørelser og åbenhed er indsatsområder i den nye, fællesoffentlige digitaliseringsstrategi.

Og gamle ESDH-systemer vil derfor i en lang række tilfælde være en hæmsko for at leve op til digitaliseringsstrategiens krav.

2 ud af 3 finder ESDH besværligt

Frustrationen over de nuværende systemer afsløres i en ESDH-undersøgelse fra Devoteam. 30 procent af respondenterne er enten utilfredse med deres ESDH-løsning eller hverken-eller i undersøgelsen, som er gennemført blandt mere end 100 nøglepersoner på tværs af stat, regioner og kommuner.

Brugerne peger også på, at det langt hen ad vejen ikke er håndgribeligt for den enkelte, hvordan ESDH-systemet kan understøtte arbejdsprocesserne.

Faktisk peger 67 procent, at deres løsning i nogen grad eller i høj grad er besværlig at anvende.

Især arbejdet med at dokumentere og registrere i ESDH opleves som en pest.

I Region Nordjylland fortæller kontorchef for intern administration og service, Karin Bruhn Termannsen, at der bliver registreret alt for lidt.

»Og kvaliteten, af det der registreres, er ikke særlig høj. Jeg bebrejder ikke den enkelte sagsbehandler. Det betragtes nemlig ikke som nogen synderlig prestigeopgave at registrere dokumenter i dét, som mange betragter som et arkivsystem,« skriver Karin Bruhn Termannsen i en artikel i ESDH-rapporten fra Devoteam.

Per Eeg peger på, at en årsag til problemerne kan være, at organisationen har købt et forkert system i forhold til behovet.

»Som indkøber skal man være meget bevidst om, at et system der er godt til ministerbetjening og arbejde i departementer, ikke nødvendigvis er et godt valg til at håndtere ankesager og sagsbehandling i en styrelse,« siger han.

Forskellen er bl.a. at ministerbetjeningssystemer fokuserer på netop én arbejdsgang, og ofte kan nøjes med at integrere til Word og Outlook, mens et ESDH-system til sagsbehandling ofte skal håndtere flere arbejdsgange og skal kunne integrere til en række fagsystemer.

Hvis det ikke gør det, så opstår problemet med, at mange stadig arbejder både i ESDH og de gamle fagsystemer.

56 procent af respondenterne svarer, at man i deres organisationer stadig - efter mange års ESDH-anvendelse - altid eller ofte bruger parallelle arkiver til dokumenter, der er omfattet af arkivforpligtelsen.

Og derfor bliver ESDH et ekstra led, som opleves som en byrde.

ESDH skal være en 'glasplade' over andre systeme

Argumentet for ikke bare at droppe ESDH er, at hvis det er implementeret rigtigt kan det være det sted, hvor man har al fælles viden liggende.

Men sådan er virkeligheden bare ikke i dag, hvor der er tekniske barrierer i adgangen nyttig viden.

Manglende tilgængelig betyder f.eks., at en sag om ’tilladelse til gravearbejde’ ikke bliver sammenkørt med en ansøgning om ’afholdelse af en koncert’, selv om de to sager burde håndteres samtidig af hensyn til koncertgæsterne.

Det skyldes, at sagsbehandlingen foregår i to forskellige forretningsområder i kommunen – og dermed håndteres i forskellige systemer, lyder det fra Frederiksberg Kommune:

»Vi skal væk fra at tale om journaliseringspraksis i et enkeltsystem,« lyder det fra Marius Hartmann, tidligere it- og forretningsarkitekt i Frederiksberg Kommune, nu arkitekt i Styrelsen for Vand og Naturforvaltning, i en artikel i ESDH-rapporten fra Devoteam.

Man undgår ifølge ham ikke flere systemer, men det bør sikres, at ESDH virker mere automatisk, og at det giver et hurtigt overblik over en borgersagerne i kommunen uafhængigt af leverandørsystemer – det bliver dermed mere en slags ”glasplade”.

Ifølge Marius Hartmann er der altså sket et skift i opfattelsen af ESDH-systemerne.

Fra at opfatte ESDH som systemet til sager og dokumenter (væg til væg-ESDH-system) til at ESDH nu i stigende grad bliver opfattet som én samlende og overbliksdannende it-løsning, der ligger på toppen af mange andre sagsbærende systemer i det samlede it-landskab.

»Fra at tale om sagsbærende systemer kan vi i stedet tale om sagsdannende processer - altså hvorledes man kan tilrettelægge arbejdet i kommunen mest hensigtsmæssigt. Sagerne vil blive dannet, opdateret og arkiveret som konsekvens af processerne, hvoraf flest muligt i øvrigt automatiseres, fx opgaver der kræver periodisk indhentning af information fra andre systemer, så medarbejderen i stedet kan bruge sin tid på at hjælpe borgeren,« skriver Marius Hartmann.

Hvorfor trækker man ikke stikket til ringe ESDH?

Spørgsmålet er, hvorfor man som chef tillader, at ens organisation bliver ved med at køre på it-systemer, der er både gamle og fungerer dårligt. Uanset at anskaffelse af ny it er tung, så er ledelserne hos myndighederne ikke professionelle nok, hvis de tillader det at fortsætte, siger Per Eeg.

Han mener selv, at visse steder i den offentlige forvaltning kan en forkærlighed for papir i topledelsen stadigvæk være en barriere. Altså hvor lederne beder om at få printet dokumenter ud, og herefter skriver deres notater på dem med kuglepen.

Andre steder er det omkostninger ved den organisatoriske implementering af et nyt system, der typisk omfatter alle medarbejdere på arbejdspladsen, som holder myndighederne tilbage.

»Men det er heller ikke særligt karrierefremmende, at være ESDH-ejer eller –projektleder i det offentlige. Mange får ikke løn som fortjent for deres indsats,« siger han.

»Heldigvis er der også i disse år mange eksempler på topledelser, der erkender, at et moderne ESHD-system, målrettet organisationens behov, er en gevinst,« siger han og tilføjer, at flere af organisationerne nu er så modne, at de gennemføre udskiftning af ESDH uden brug af ekstern bistand.

Per Eeg peger i øvrigt på, at der er et overudbud af leverandører på markedet for ESDH-løsninger – det er ’blodrødt’, som han siger - og derfor står kunderne i en favorabel situation for nyindkøb.

De største ESDH-leverandører på det danske marked er KMD/ScanJour, Brugerklubben SBSYS, Fujitsu, Software Innovation, cBrain, Netcompany og CSC.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Lise Louv

Fødevarestyrelsen er nævnt i artiklen, der hævder, at vi kan spare penge med ny ESDH-software. Hvordan? Vi har hele tiden ny software, da vi opgraderer til nyeste version så ofte som muligt. Vores ESDH-løsning bliver hele tiden bedre og mere standardiseret. Vores specialtilpasninger bliver efterhånden overflødige med en mere og mere konfigurerbar standardløsning. Halvdelen af vores data kommer ind i systemet via standardiserede integrationer fra specialiserede fagsystemer, som kan udvikles af de leverandører, som vi foretrækker, fordi der anvendes standardiseret integrationsstandarder. Vi har lige investeret i et egentligt udtræksmodul, der muliggør at vi selv kan udvikle udtræk på kryds og tværs. Vores brugere er engagerede og gode til at anvende løsningen, og brugerne har med jævne mellemrum direkte kontakt med leverandøren, der lytter til og handler på deres gode råd. Vi gennemfører kvartalskontrol af datakvaliteten, der bliver bedre og bedre. Så vi er egentlig meget godt med. Devoteam har mig bekendt ikke haft noget med os at gøre de seneste 8 år, og der er rendt meget vand i åen siden, så jeg har svært ved at se, hvad en vurderet besparelse ved et softwareskift baserer sig på. Hos os har vi svært ved at bevare pessimismen.

  • 3
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere