Ombudsmanden undersøger om Digital Post er i strid med loven - for anden gang på fire måneder

Illustration: REDPIXEL.PL/Bigstock
Når borgeren kommunikerer digitalt med det offentlige via Digital Post, står der i flere tilfælde forkerte myndighedsnavne som afsendere og modtagere. Det får nu Ombudsmanden til at gå ind i sagen.

Det kan være lidt af en opgave at afkode, hvilken offentlig myndighed man som borger kommunikerer med, når man bruger Digital Post, sådan som det bliver obligatorisk om mindre end et halvt år. Det er nemlig ikke altid den rigtige myndighed, der fremstår som afsender eller modtager.

Hvis man eksempelvis sender en meddelelse til Horsens Sygehus, vil der i borgerens mappe for afsendte meddelelser stå, at det er til sendt Region Midtjylland. Det samme gør sig gældende for blandt andet politikredsene, der sorterer under Rigspolitiet. Hvis man kommunikerer med flere forskellige politikredse, vil man altså senere ikke kunne dokumentere, hvilken politikreds man har skrevet hvad til, da de alle vil stå som sendt til Rigspolitiet.

Men den praksis er muligvis på kant med forvaltningsloven. Det skal nemlig være tydeligt for borgeren, hvilken offentlig myndighed han eller hun kommunikerer med. Det vurderer Karsten Loiborg, der er jurist hos Folketingets Ombudsmand. Han har rettet henvendelse til Digitaliseringsstyrelsen for at få en redegørelse.

»Det er ikke vores opgave at tage stilling til, om systemet er teknisk godt eller dårligt. Men rent juridisk skal man som borger kunne se, hvilken specifik myndighed man kommunikerer med, og myndigheder kan ikke dække sig ind under en eller anden fællesbetegnelse. Det er en lov, der har været gældende længe, og derfor har vi rejst denne her sag for Digitaliseringsstyrelsen,« siger Karsten Loiborg til Version2.

Anden gang i år

Det er anden gang i 2014, at Ombudsmanden finder anledning til at undersøge Digital Post nærmere – begge gange på baggrund af rapporter om digital kommunikation med den offentlige sektor fra de to forskere Jesper Berger (RUC) og professor Kim Normann Andersen (CBS). Ifølge Jesper Berger, der forsker i offentlig digitalisering, har man ikke i tilstrækkelig grad tænkt borgernes e-mail-kultur ind i designet af Digital Post.

»Folk er vant til fra Outlook og lignende, at man orienterer sig via afsender og emnefelt. Når afsenderfeltet ikke indeholder den korrekte information, så er der risiko for, at vi overser en meddelelse, og det bliver mere besværligt at finde en meddelelse, hvis man skal åbne hver enkelt for at finde ud af, hvem afsenderen er,« siger Jesper Berger til Version2 og tilføjer, at det ikke kun er et problem for brugerens orden, men også et spørgsmål om retssikkerhed.

»Hvis du sender den samme besked til fire forskellige sygehuse i fx Region Syddanmark, så kan du ikke efterfølgende se eller dokumentere, hvilket sygehus du har skrevet til. Kun, at du har sendt fire digital post til Region Syddanmark. Hvis man havde udviklet designet af digital post med virkelige brugere i virkelige situationer, ville det sandsynligvis have været opdaget.«

Rapporterne fra de to forskere har afledt massiv kritik af Digital Post og har blandt andet afdækket, at myndighederne ikke svarer, ligesom både kommuner og regioner har tabt millioner på indførelsen af systemet. I samme ombæring indrømmede KL, at man ikke efterregner, om de planlagte besparelser på porto og andet rent faktisk bliver indkasseret - selvom man bruger dem som argument for at beskære kommunernes bloktilskud.

I januar måned drejede Ombudsmandens henvendelse sig om lovligheden af, at myndigheder kan redigere i afsender/modtager-feltet i borgerens indbakke. Flere tekniske og juridiske eksperter kritiserede den praksis i skarpe vendinger. Ombudsmanden vurderede dengang, at det på trods af, at det er uhensigtmæssigt, dog ikke er lovstridigt, da der ikke bliver rettet i selve meddelelsen, men kun i navnene på afsender eller modtager i borgerens indbakke.

Læs også: Hård kritik af Digital Post: Myndigheder kan ændre i din indbakke

Læs også: Ombudsmanden frikender kritiseret funktion i Digital Post

Med i udbuds-overvejelserne

Hos Digitaliseringsstyrelsen tager man Ombudsmandens henvendelse alvorligt, men kontorchef Lone Berglykke mener ikke, at der er noget at komme efter juridisk. Den rigtige afsender fremstår nemlig inde i selve meddelelsen – og de enkelte myndigheder kan manuelt rette fejlen i systemet.

Ombudsmanden tager sagen op, da Digital Post muligvis kan være i strid med forvaltningsloven. Får det jer til at overveje, om denne her konstruktion er en god idé?

»Det får os i hvert fald til at undersøge juraen i første omgang. Det er klart, at vi ikke kan have en ulovlig løsning, men det tror jeg nu heller ikke er tilfældet. Det er vigtigt at slå fast, at vi så at sige snakker om kuverten her. Inde i selve brevet kan man se præcist, hvilken myndighed meddelelsen kommer fra. Så jeg tror ikke, der er noget i juraen, men det skal selvfølgelig heller ikke være forvirrende for borgeren.«

Men hvis vi bliver i papir-terminologien, er det så ikke forvirrende for borgeren, at der står en anden myndighed på kuverten end den, der rent faktisk er afsender?

»Jo, det kan da være rigtig forvirrende, det kan jeg sagens forstå. Og det er naturligvis også noget, vi tager med i vores overvejelser, når næste generation af Digital Post snart skal i udbud.«

Er der tale om en fejl i systemet, eller er det myndighederne, der bruger det forkert?

»Lidt af begge dele. Det er konstrueret sådan, at den myndighed, der indgår kontrakten med e-Boks, fremstår som afsender. Det vil altid være de myndigheder, som har deres eget CVR- nummer. Myndigheden kan dog selv tilpasse systemtilgangen, så det fremgår af emnelinjen, hvilken underliggende myndighed beskeden sendes fra. Men vi skal have kigget vores vejledninger til myndighederne igennem igen, og vi skal ved næste udbud have undersøgt, om der findes en bedre teknisk løsning,« siger Lone Berglykke til Version2.

Digitaliseringsstyrelsen har endnu ikke besvaret Ombudsmandens henvendelse, Version2 følger op på sagen, når der ligger en konklusion.

Digital Post skal i udbud igen til efteråret, og en ny kontrakt skal træde i kraft til næste sommer, når den eksisterende med e-Boks udløber.

Læs også: Forskere: Kommuner tabte 53 millioner på Digital Post i 2013

Læs også: KL indrømmer: Aner ikke om digital post giver underskud

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (12)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Anonym

Er her ikke tale om endnu et tilfælde af "Staten undersøger Staten" ?
Og jeg vil undre mig lidt, hvis resultatet ikke bliver en total frikendelse..

  • 14
  • 4
Henrik Krarup Lindholm

Min postkasse i opgangen kan (inkl. reklamer) indeholde den post der ankommer i løbet af en måneds tid vil jeg tro.

Jeg har nu aldrig haft for vane, at lægge posten tilbage (lade den ligge) i postkassen, men taget den ud, smidt kuverterne væk og sat de papirer jeg har modtaget i mit eget ringbind.

Den praksis har jeg fortsat med den lovpligtige digitale postkasse. Jeg tømmer den (sletter alt hvad jeg modtager) efter jeg pænt har lagt det på plads i mit eget digitale arkiv, eller i nogle tilfælde skrevet indholdet ud på papir og sat ind i mine (gamle) ringbind.

Det kan da naturligvis være en god service hvis E-boks tilbyder opbevaring af mine elektroniske dokumenter. Som det ser ud lige i øjeblikket, hvor datasikkerheden er meget lav, bl.a. fordi afsender stadig kan få adgang til de leverede breve vælger jeg en anden udbyder til opbevaring af elektroniske dokumenter.

Personligt har jeg valgt Office 365 og SharePoint, de fleste private brugere har udmærket og gratis funktionalitet hos fx Dropbox, Google Drev eller OneDrive o.l.

Jeg anbefaler altid familie og venner at skille postkassen fra opbevaring, og vil da opfordre alle andre til, at gøre det samme.

  • 6
  • 1
Casper Olsen

Det får os i hvert fald til at undersøge juraen i første omgang. Det er klart, at vi ikke kan have en ulovlig løsning, men det tror jeg nu heller ikke er tilfældet.

Hvorfor er det vigtigt at undersøge juraen, når nu man kan konstatere det er et spørgsmål om rigtig dårlig Burgerflade og/eller bruger oplevelse af systemet?

I stedet for at spilde timer på at kigge på juraen, burde man måske spare de dyre jurister og finde ud af om det ikke er muligt at rette det til eller sørge for, at de forskellige myndigheder får tilpasset, så det fremgår tydeligt (i emne feltet?!) hvem der er modtager/afsender af brevet.

Det hele lugter af "Ingen skal kritisere os, derfor vil vi vise at vi har ret til det".

  • 17
  • 1
Thomas Nielsen

Jeg anbefaler altid familie og venner at skille postkassen fra opbevaring, og vil da opfordre alle andre til, at gøre det samme.

Bortset fra at jeg grundlæggende er enig i princippet, er problemet imidlertid at online-services kan gå i stykker. Det er jo da sket f.eks. for Dropbox og Google Drev, som begge har tabt brugerdata. Det betyder at man skal sørge for selv at have backup af sine dokumenter. Et centralt punkt i e-boks er netop at det skal fungere som et sikkert lager, brugervenligheden i øvrigt upåtalt.

  • 1
  • 0
Jan Heisterberg

Ombudsmandens synspunkt er uden tvivl validt - både juridisk, praktisk og fra et brugersynspunkt.
Hvorfor skal vi tåle den citerede kommentar fra e.g. Een af spillerne på banen ?

Det var da lettere, i fortsættelsen af debatterne om emnet, hvis ombudsmanden helt separat fastsatte de få simple regler som skal overholdes, og som enhver derfor kan lave en vurdering op i mod (og efter behov derefter rejse konkrete sager).

Jeg kan da på 10 minutter nedskrive en række simple regler.

Som kuriosum kan jeg tilføje, at jeg f.eks. fra Rigspolitiet har modtaget et svar på en henvendelse uden "underskrift".
Nu er underskrift på elektronisk kommunikation noget mærkeligt noget, men her mener jeg et "bogstaveret" navn på afsenderen. Besynderlig mangel på "stil" hos Rigspolitiet.

  • 5
  • 0
Kenn Nielsen

vorfor er det vigtigt at undersøge juraen, når nu man kan konstatere det er et spørgsmål om rigtig dårlig Burgerflade og/eller bruger oplevelse af systemet?

Sandsynligvis fordi Justits-et-eller-andet har fundet en juridisk spidsfindighed, som gør at ansvaret ikke entydigt kan læsses over på borgeren.
Så aktiverer man ombudsmanden, som måske ender med at konkludere at et eller andet er 'uklart' formuleret - til ugunst for borgeren.
Ombudsmanden kræver det præcist formuleret.
Herefter præciceres et eller andet juridisk, med den ønskede stramning.

Hokus-pokus; Sidste skive af salamien bliver skåret under mottoet "Det er for dit eget bedste".

EDIT:
Det er også underligt at man anerkender vigtigheden af at man senere kan se hvilken myndighed mder er kommunikeret med.
Der kan jo ændres i mails som allerede er modtaget.
Her er argumentet at man vil kunne ændre forvaltningsnavne etc.

K

  • 4
  • 1
Jette Hartmann

"Det vil altid være de myndigheder, som har deres eget CVR- nummer. Myndigheden kan dog selv tilpasse systemtilgangen, så det fremgår af emnelinjen, hvilken underliggende myndighed beskeden sendes fra. Men vi skal have kigget vores vejledninger til myndighederne igennem igen, og vi skal ved næste udbud have undersøgt, om der findes en bedre teknisk løsning,« siger Lone Berglykke til Version2"

Og samtlige offentlige myndigheder, regioner etc. har ét CVR-nummer , men underliggende P-numre for de enkelte enheder. Brug dog dem som reference sammen med CVR-nummeret. Så kan afsender altid identificeres via cvr-regsteret.

  • 0
  • 0
Knud Larsen

Selvfølgelig skal der være en klar betegnelse fra den myndighed, der behandler sagen.
Men det er netop problemet. Der er efterhånden så mange 'kontor -x' og styrelser, at det er umuligt at finde ud af.
Der kommer løbende breve helt uden afsender og sagsbehandler, det er sådan set juridisk uholdbart.
I strid med Forvaltningsloven, Udbetalingen Danmark er et af de nyeste eksempler.
Når der nu står så meget om digital kommunikation, hvorfor kan man så næsten ikke finde en e-mail adresse hos disse myndigheder?(Eller hos teleselskaber for den sags skyld!!!!)

  • 0
  • 0
Jørgen L. Sørensen

Når der nu står så meget om digital kommunikation, hvorfor kan man så næsten ikke finde en e-mail adresse hos disse myndigheder?(Eller hos teleselskaber for den sags skyld!!!!)

Med hensyn til de sidstnævnte ville jeg ønske at Forbrugerombudsmanden havde resourcer til at sikre email-adreser på hjemmesider (jvnf. http://www.forbrugerombudsmanden.dk/Sager-og-praksis/Markedsfoeringslove...).

De førstnævnte er nok mere problematiske eftersom politikerne jo afstikker reglerne for sig selv og deres styrelser.

  • 1
  • 0
Asbjørn Jensen

Jeg undrer mig over at det siges at den afsendende myndighed er nævnt i skrivelsen. Dels kan myndighederne ændre afsenderbetegnelsen, dels viser min erfaring fra Akt indsigt at afsenderbetegnelser og metadata er fjernet således at afsender ikke kan identificeres og ej heller afsendelsesdato eller system navn. I praksis efterlader det borgeren med et absurt problem :
De dokumenter man ikke får ved agtindsigtsanmodning kan man så indirekte skønne ikke har den kontaktede myndighed som afsender. Men hvem er så afsenderen ?

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere