Til trods for at anvendelse af elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer i det offentlige er et krav, er der stadig steder i forvaltningen, hvor embedsmændene holder fast i tunge, gammeldags papirarbejdsgange.
Og altså ikke mener, at det er deres opgave at arbejde med sagsakterne i et it-system.
Det medfører, at man ikke får den gevinst ud af ESDH-investeringen, som man kunne have fået - og heller ikke opnår en øget retssikkerhed for borgerne.
Det fortæller partner og cand.it. Bjerne Hansen, ESDH-eksperten, som er et konsulenthus, der primært underviser offentlige myndigheder i brugen af ESDH.
»Eksempelvis er jeg kommet et sted, hvor sagsbehandleren oprettede en sag i ESDH-systemet, men printede dokumentet ud for at bære det op til chefen, som kiggede på det, noterede på det med sin kuglepen, hvorefter dokumentet blev scannet ind, så sagsbehandleren kunne tilføje de nye rettelser, printe det ud og bære det op igen. Alt sammen i stedet for, at chefen lige rettede i dokumentet inde i it-systemet,« fortæller Bjerne Hansen.
Karakteristikken kommer efter at PriceWaterhouseCoopers sammen med it-projektrådet i Københavns Kommune har konkluderet, at mange it-projekter i kommunen ikke realiserer gevinster godt nok, men cementerer forældede arbejdsgange.
Kommunens nylige indkøb af ESDH til mellem 50 og 100 mio. kroner blev her nævnt som et eksempel.
»Jeg er fuldstændig enig i, at der generelt er udfordringer i forhold til at høste de mulige gevinster med digitalisering og implementering af ESDH-systemer,« siger Bjerne Hansen.
Han understreger, at indførelsen af ESDH i staten går langt bedre i dag end for bare få år siden sagen. At lovgivningen kræver brug af it-systemerne er en del af drivkraften, men også Rigsarkivets krav om digital lagring af sagerne, motiverer organisationerne til at digitalisere deres sagshåndtering.
Stor forskel i ambitionsniveauerne
Bjerne Hansen påpeger, at der ofte er stor forskel på ambitionsniveauet i forskellige afdelinger i samme organisation. Nogle steder har man effektiviseret og digitaliseret arbejdsgangene med bravour, andre steder halter det.
Bjerne Hansen peger på flere hovedårsager til at ESDH-anvendelsen stadig kan gå trægt mange steder.
Det allervigtigste er ifølge ham at ledelsen bakker op – altså at ledelsen stiller krav om at bruge ESDH-systemerne.
»Ofte er det topledelsen, der beslutter, at man skal have et ESDH-system. Men hvis de enkelte kontorchefer eller afdelingsledere ikke stiller krav om at bruge det, så kan det ende med, at systemet slet ikke bliver brugt. Ledelsens engagement er meget afgørende,« siger han.
Det kan betyde, at forældede arbejdsgange overlever. Det kan være, at medarbejderne arkiverer deres sager i Outlook eller på pc’ens lokale drev. Det betyder igen, at det kan blive meget tidskrævende, hvis en kollega skal finde en sag frem.
Besvarelse af aktindsigter kan blive mangefulde eller i hvert fald meget tidskrævende, når man skal søge efter dokumenter alle mulige steder.
Manglende brug af ESDH kan også medføre kludder i redigeringen af et dokument, fordi de ansatte arbejder i forskellige versioner:
»Hvis man undgår at oprette en sag, f.eks. et lovforslag, i ESDH-systemet og i stedet sender det som fil til kommentering til to kolleger og en chef. og de alle sender det tilbage med rettelser, så har man tre versioner af et dokument. Risikoen for versionsproblemer er langt mindre, hvis man arbejder i et ESDH-system,« siger Bjerne Hansen.
Årsagen til manglende opbakning kan også være usikkerhed over for teknologien:
»Jeg har oplevet ledere, der har negligeret brugen af ESDH-systemerne, fordi de er usikre i forhold til at anvende systemet. Mange er ikke så it-stærke, og synes måske ikke, det er så vigtigt at bruge det. Man synes, at det er fint nok sådan, som man har gjort hidtil,« siger Bjerne Hansen.
Når ledere svigter at bakke op om ny it og i øvrigt fastlægge gevinst-mål med teknologien er vejen banet for en mere eller mindre spildt it-investering. Ledelsen har en afgørende indflydelse på, om man opnår de mulige gevinster.
Det har professor på CBS, Kim Normann Andersen, tidligere slået fast i Version2, slået fast:
»Ansvaret for forretningsmæssige mål skal ligge på direktionsniveau og kun dér. Når PriceWaterhouseCoopers kritiserer Københavns Kommune for at have vage forretningsmæssige mål med deres it-projekter, peger det alene tilbage på direktøren – hvad vil han eller hun. Det skal chefen svare på – selvfølgelig med involvering fra de faglige eksperter,« har Kim Normann Andersen udtalt.
Modstand mod it som følge af overvågningsangst
Bjerne Hansen oplever dog også modstand imod digitalisering af arbejdsgangene blandt menige sagsbehandlere:
»Der er ret stor berøringsangst med ESDH i mange organisationer. Det kan handle om, at medarbejderne ikke har lyst til, at alle kolleger kan se med i de dokumenter, de arbejder med. Man føler sig måske kigget over skulderen,« siger han.
En undersøgelse blandt 108 tilfældige ESDH-sagsbehandlere påviste for et par år siden, at op imod 90 procent af de ansatte stadig også gemmer vigtige dokumenter på lokale drev, i Outlook mv. selv om det gør dokumenterne meget svære at finde - og arbejdsgangen forsinkes.
Hver tredje pegede i undersøgelsen på, at ESDH var for besværligt at bruge.
»Der er ikke specielt nemt overblik over, hvad som ligger i sagerne – Det betyder at hvert dokument skal åbnes for at kunne se hvilket et som skal bruges – derfor ligger dokumenterne også på ”lokaldrev” afd. bestemt,« lød et af fritekst-svarerne i undersøgelsen.
Andre erkendte, at de ikke journaliserede systematisk:
»Det bliver nedprioriteret, så jeg oftest kun får journaliseret det mest nødvendige på stedet. Så tager jeg opsamlingsrunder hvert halve år hvor jeg får journaliseret i bund. Men jeg er næsten 100% sikker på, at der går noget tabt på denne måde, fordi jeg på dette tidspunkt måske har glemt noget ift. de enkelte sager.«
Og en enkelt svarede kort og godt:
»Det er dovenskab der gør at jeg ikke får journaliseret.«
For lidt tid til at lære
Årsagen til problemerne kan bl.a. være for sparsom efteruddannelse:
»Man får typisk som bruger én dags kursus i ESDH-system, men det kan man slet ikke lære det til fulde af. Kompleksiteten er meget høj,« siger han.
Han advarer imod at sætte målbare økonomiske effektivitetsmål på ESDH-indkøb for at motivere organisationen til at optimere deres ESDH-anvendelsen, men mener at man i højere grad skal fokusere på kvalitetsmæssige forbedringer.
F.eks. at det bliver langt nemmere at samarbejde om dokumenter, at sikre videndeling til nye medarbejdere eller at finde gamle dokumenter frem igen.
Men det kræver at ESDH-systemet anvendes, og at man f.eks. benytter faste regler for navngivning af dokumenter.
Men hvis man ikke fastlægger målbare mål for sin investering, hvordan ved man så om projektet er en succes?
»Der kan man vide, når man f.eks. ikke skal lede efter dokumenter i Outlook, på lokale drev og andre steder for at svare på en aktindsigt. Successen ligger i, at dokumenterne er gemt ud fra ensartede navne og er nemt tilgængelige,« siger han.
»Men det er også helt klart muligt at forbedre effektiviteten i det daglige arbejde, hvis man sætter sig ordentlig ind i, hvad et ESDH-system kan, og man bruger tid på at uddanne medarbejdere. Mange har procedurer, de gentager 20 gange hver dag, og sådanne arbejdsgange kan ofte gøres meget nemmere,« siger han.
Desuden påpeger han, at der er retssikkerhedsmæssige gevinster for borgerne, fordi sagsbehandlerne ikke kan ændre i eller fjerne dokumenter, uden at systemet registrerer det.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
