Odense implementerede software-robotter på syv uger: Det er den lim, vi har ledt efter

Der er mere Lego Mindstorm end atomfysik over proces-automatisering med software-robotter, siger Odense Kommune.

På syv uger med daglige Scrum-møder og tre sprint har Odense Kommune automatisere de første manuelle processer med virtuelle robotter. Teknikken, der kaldes Robotic Proces Automation eller RPA, gør det muligt at lade simple software robotter udføre administrative opgaver, som ellers bliver klaret af medarbejderne.

Fra beslutning om at afprøve RPA til den endelige godkendelse fra brugerne gik under 10 uger, fortæller projektleder Jette Skibelund.

»Det er ikke en stor forkromet løsning, men det er den lim vi har ledt efter,« indleder hun.

Læs også: Administrative robotter kan udføre idiot-opgaverne i håbløse legacy-systemer

»Vi har været presset flere steder i organisationen. Og medarbejderne har en rigtig travl hverdag. Så vi så de her virtuelle robotter som en hjælpende hånd.«

I efteråret havde kommunen fået opbygget en pukkel af uløste opgaver med at håndtere fraværsændringer - som fx sygdom og barsel - i kontanthjælpssager.

Derfor blev den proces udpeget som den første til at overgå til robot-medarbejderen. Til trods for, at kontanthjælpssystemet faktisk skal udfases som en del af det forestående monopolbrud.

»På på den lange bane, giver det ikke meget værdi, at vælge netop den proces. Men fordi vi havde den her ophobning, så gav det mening for os. Det siger noget om, hvor hurtigt vi kan implementere de her robotter,« bemærker Jette Skibelund.

Data kan kun hentes gennem skærmbillede

Sammen med kontanthjælpssagerne valgte kommunen processen omkring betaling for lægeerklæringer til robotprojektet. Hver måned betaler kommunen for omkring 1.000 lægeerklæring.

Begge processer blev automatiseret på syv uger. Et sprint til lægeerklæringer, et sprint til afvigelser fra den almindelige proces omkring lægeerklæringer og et sprint til kontanthjælpssagerne, opremser projektlederen.

Alene de to robot-processer involverer browserbaserede systemer, almindelige desktop applikationer og kommunens mainframe-miljø, fortæller it-konsulent i Odense Kommune Jan Weber.

Læs også: Robotsoftware løfter tonsvis af idiot-opgaver i Københavns Kommune

»Det er legacysystemer. Det er systemer, hvor databasen ikke nødvendigvis er i vores hænder, så vi kan ikke bare lave en integration, og så hive data ud af databasen,« siger han og fortsætter:

»Systemerne er så gamle, at der ikke er mulighed for at lave API'er, som kan styre systemerne. Man kan ikke hente dataen ud på andre måder end at navigere gennem programmernes skærmbilleder.«

Og det er så det, RPA-softwaren gør.

Præcis som Lego Mindstorm

De to nu automatiserede processer var kommunens proof-of-concept. Nu er de begge i produktion og to nye processer er udpeget til næste mission til robotten, der i Odense har fået navnet Thyra.

Til projektet har kommunen købt licens til RPA-softwaren Blue Prism, der lader brugeren 'programmere' robottens handlinger gennem et grafisk interface.

»Det er fuldstændig samme princip som Lego Mindstorm,« forklarer Jan Weber.

»Du har en linje, hvor du kan sætte klodser op. Og hver klods betyder at robotten foretager sig en handling.«

Læs også: Sådan får du kastet hade-opgaverne over på robot-medarbejderen

Handlinger kan være at overvåge skærmbilleder, 'fange' knapper og felter, og læse eller indsætte data. Måderne hvorpå robotten interagere med de forskellige platforme er vidt forskellige, siger it-konsulenten.

»I vores mainframe-terminal skal du finde placeringer på skærmen via et gitter. Og det ville være ustabilt, hvis det var en applikation i udvikling. Men fordi det er en mainframe, hvor der ikke er sket ændringer de sidste 30 år, er det ret stabilt at arbejde med.«

Genvejstaster

De mange muligheder for interaktion giver muligheder for at optimere sin robot-medarbejder, siger Jan Weber.

Hvis robotten i desktop-miljøet, skal udføre en kommando, kan det fx være værd at undersøge, om der er en genvejstast, der kan udnyttes.

»Et museklik kan ramme forkert, hvis jeg for eksempel har fem forskellige skærmbilleder samtidig. Så hvis en applikation understøtte genvejstaster, behøver jeg ikke finde en given knap, verificere at det er den rigtige knap, for så at sende et museklik. Jeg kan nøjes med at sende for eksempel 'ctrl + n'.«

Den type genveje gør både robotten hurtigere at programmere, og hurtigere til at udføre opgaven, understreger it-konsulenten.

»Det finder du først ud af, når du sidder og koder med det,« tilføjer Jan Weber.

Læs også: Softwarerobotter til sagsbehandling skal være enkle og gennemskuelige

Den komplette robot har gennemgået en user accept-test, hvor hvert skridt som robotten tager, er blevet diskuteret og godkendt af fagmedarbejdere.

Men derefter skal robottens stadig ikke betragtes som færdigudviklet. Så længe man har et system, der bliver opdateret ofte, skal robotten korrigeres løbende, understreger it-konsulenten.

»Når man får at vide, at det er robot, kan man tro, at den kan overlades til sig selv. Men sådan forholder det sig ikke. Du skal se det som en ny kollega, der hele tiden skal hjælpes på vej.«

Fysik eller Lego

Så længe RPA stadig er et nyt koncept i Odense Kommune bliver robotten kun startet manuelt og dens arbejde er underlagt kontroller.

»Selvfølgelig skal det på et tidspunkt scheduleres, hvornår robotten starter, men der er en modningsfase her, hvor vi støder på ting, som ikke dukkede op i test,« siger Jan Weber og tilføjer:

»Når du kommer drift kommer der nye situationer. Når den kører 100 procent stabilt, så begynder vi at tænke på schedulere den.«

Læs også: For mange systemsiloer og for lidt automatisering: Danske banker falder bagud i tech-ræs

På sigt skal der findes en klar governance-model for robotterne, som angiver roller og ansvar for, hvem der holder øje med og opdaterer Thyra, fortæller Jette Skibelund.

I første omgang har projektet dog haft til formål at afklare, om RPA kan bruges i Odense og høste erfaringer til at gå videre med automatisering, siger Jette Skibelund og uddyber:

»Om det er atomfysik eller Lego Mindstorm.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (3)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Tom Paamand

Jeg har selv brugt det i årevis til fx at flytte 1000vis af sider mellem CMSer. Umiddelbart ser det ud som en klodset løsning, sådan at lade musen danse i et mønster i timevis. Men det virker fremragende, og jeg har tidligere foreslået det til lignende sekretærbrug, hvor meget af deres dygtige klikkeri blot kører stramt efter en ofte nedskreven strikkeopskrift - for at få kombineret diverse GUIer til brugbare resultater.

Anders Frandsen

"Systemerne er så gamle, at der ikke er mulighed for at lave API'er, som kan styre systemerne. Man kan ikke hente dataen ud på andre måder end at navigere gennem programmernes skærmbilleder."

Jeg antager at det her enten er en projektleder der ikke helt forstår hvad de snakker om, eller en editering af citatet, for det er naturligvis ikke sandt. Jeg oplever samme holdning fra andre i mit arbejde, og jeg har det rigtig stramt med den. For det er en total ansvarsfralæggelse.

Det er organisationen selv der har bragt sig i en position hvor det ikke er forretningsmæssigt fornuftigt at investere det nødvendige i at lave bedre interfaces til deres systemer. Angiveligt fordi det ganske rigtigt vil være frygtelig dyrt. Men hvis man skyder skylden på alderen af systemet, så vælger man ret bevidst ikke at lære af sin situation - og det skal man altså!

Thomas Hildebrandt

Godt at få prøvet teknologien og høste erfaringer, der går dybere end sælgernes og konsulenthusenes salgstaler. Især godt at læse, at de i Odense har øje for, at robotten er som en ny medarbejder, der hele tiden skal hjælpes på vej. Man skal så bare huske at regne denne tid med, når man laver business casen - og huske at denne robot-medarbejder ikke selv vil lære at opdage, når den begår fejl. Man har fået en ny manuel proces, der skal udføres af ofte dyrere betalte medarbejdere (som selvfølgelig kan være mere interessant og billigere, hvis fejlene ikke sker så tit og ikke har resulteret i dyre skader på renomme eller pengepungen). Men der skal tænkes over, hvordan man opdager fejl som ikke får robotten til at gå istå, men blot sender de forkerte breve (eller udbetalinger) til kunder. Man er også nød til at tage et kritisk kig på sikkerheden i disse løsninger, hvor passwords kan være skrevet i klartekst i robottens konfiguration og persondata sendes til en fælles email indbakke - hvordan sikrer man, at kun folk med gyldigt formål læser informationerne? Og ja, så skal man selvfølgelig tænke på om robotterne koster en årlig licens og hvor nemt det er at skifte fra een type robot til en anden.

Log ind eller Opret konto for at kommentere