Odense implementerede software-robotter på syv uger: Det er den lim, vi har ledt efter

På syv uger med daglige Scrum-møder og tre sprint har Odense Kommune automatisere de første manuelle processer med virtuelle robotter. Teknikken, der kaldes Robotic Proces Automation eller RPA, gør det muligt at lade simple software robotter udføre administrative opgaver, som ellers bliver klaret af medarbejderne.

Fra beslutning om at afprøve RPA til den endelige godkendelse fra brugerne gik under 10 uger, fortæller projektleder Jette Skibelund.

»Det er ikke en stor forkromet løsning, men det er den lim vi har ledt efter,« indleder hun.

»Vi har været presset flere steder i organisationen. Og medarbejderne har en rigtig travl hverdag. Så vi så de her virtuelle robotter som en hjælpende hånd.«

Fakta om RPA

Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. Teknologien kan beskrives ved tre kategorier afhængigt af niveauet af 'intelligens'.

Regelbaseret automatisering: Robotter der følger et sæt af foruddefinerede regler, der beskriver opgaver.

Forbedret / intelligent procesautomation: Robotter der kan forstå ustrukturerede data, menneskelig kommunikation (fx tale- eller e-mail), og drage konklusioner ud fra krydskontrol af data.

Kognitive platforme: Robotter der lærer af erfaring, på samme måde som mennesker gør for at udføre komplekse opgaver uden menneskelig indblanding.

Kilde: EY

I efteråret havde kommunen fået opbygget en pukkel af uløste opgaver med at håndtere fraværsændringer - som fx sygdom og barsel - i kontanthjælpssager.

Derfor blev den proces udpeget som den første til at overgå til robot-medarbejderen. Til trods for, at kontanthjælpssystemet faktisk skal udfases som en del af det forestående monopolbrud.

»På på den lange bane, giver det ikke meget værdi, at vælge netop den proces. Men fordi vi havde den her ophobning, så gav det mening for os. Det siger noget om, hvor hurtigt vi kan implementere de her robotter,« bemærker Jette Skibelund.

Data kan kun hentes gennem skærmbillede

Sammen med kontanthjælpssagerne valgte kommunen processen omkring betaling for lægeerklæringer til robotprojektet. Hver måned betaler kommunen for omkring 1.000 lægeerklæring.

Begge processer blev automatiseret på syv uger. Et sprint til lægeerklæringer, et sprint til afvigelser fra den almindelige proces omkring lægeerklæringer og et sprint til kontanthjælpssagerne, opremser projektlederen.

Alene de to robot-processer involverer browserbaserede systemer, almindelige desktop applikationer og kommunens mainframe-miljø, fortæller it-konsulent i Odense Kommune Jan Weber.

»Det er legacysystemer. Det er systemer, hvor databasen ikke nødvendigvis er i vores hænder, så vi kan ikke bare lave en integration, og så hive data ud af databasen,« siger han og fortsætter:

»Systemerne er så gamle, at der ikke er mulighed for at lave API'er, som kan styre systemerne. Man kan ikke hente dataen ud på andre måder end at navigere gennem programmernes skærmbilleder.«

Og det er så det, RPA-softwaren gør.

Præcis som Lego Mindstorm

De to nu automatiserede processer var kommunens proof-of-concept. Nu er de begge i produktion og to nye processer er udpeget til næste mission til robotten, der i Odense har fået navnet Thyra.

Til projektet har kommunen købt licens til RPA-softwaren Blue Prism, der lader brugeren 'programmere' robottens handlinger gennem et grafisk interface.

»Det er fuldstændig samme princip som Lego Mindstorm,« forklarer Jan Weber.

»Du har en linje, hvor du kan sætte klodser op. Og hver klods betyder at robotten foretager sig en handling.«

Handlinger kan være at overvåge skærmbilleder, 'fange' knapper og felter, og læse eller indsætte data. Måderne hvorpå robotten interagere med de forskellige platforme er vidt forskellige, siger it-konsulenten.

»I vores mainframe-terminal skal du finde placeringer på skærmen via et gitter. Og det ville være ustabilt, hvis det var en applikation i udvikling. Men fordi det er en mainframe, hvor der ikke er sket ændringer de sidste 30 år, er det ret stabilt at arbejde med.«

Genvejstaster

De mange muligheder for interaktion giver muligheder for at optimere sin robot-medarbejder, siger Jan Weber.

Hvis robotten i desktop-miljøet, skal udføre en kommando, kan det fx være værd at undersøge, om der er en genvejstast, der kan udnyttes.

»Et museklik kan ramme forkert, hvis jeg for eksempel har fem forskellige skærmbilleder samtidig. Så hvis en applikation understøtte genvejstaster, behøver jeg ikke finde en given knap, verificere at det er den rigtige knap, for så at sende et museklik. Jeg kan nøjes med at sende for eksempel 'ctrl + n'.«

Den type genveje gør både robotten hurtigere at programmere, og hurtigere til at udføre opgaven, understreger it-konsulenten.

»Det finder du først ud af, når du sidder og koder med det,« tilføjer Jan Weber.

Den komplette robot har gennemgået en user accept-test, hvor hvert skridt som robotten tager, er blevet diskuteret og godkendt af fagmedarbejdere.

Men derefter skal robottens stadig ikke betragtes som færdigudviklet. Så længe man har et system, der bliver opdateret ofte, skal robotten korrigeres løbende, understreger it-konsulenten.

»Når man får at vide, at det er robot, kan man tro, at den kan overlades til sig selv. Men sådan forholder det sig ikke. Du skal se det som en ny kollega, der hele tiden skal hjælpes på vej.«

Fysik eller Lego

Så længe RPA stadig er et nyt koncept i Odense Kommune bliver robotten kun startet manuelt og dens arbejde er underlagt kontroller.

»Selvfølgelig skal det på et tidspunkt scheduleres, hvornår robotten starter, men der er en modningsfase her, hvor vi støder på ting, som ikke dukkede op i test,« siger Jan Weber og tilføjer:

»Når du kommer drift kommer der nye situationer. Når den kører 100 procent stabilt, så begynder vi at tænke på schedulere den.«

På sigt skal der findes en klar governance-model for robotterne, som angiver roller og ansvar for, hvem der holder øje med og opdaterer Thyra, fortæller Jette Skibelund.

I første omgang har projektet dog haft til formål at afklare, om RPA kan bruges i Odense og høste erfaringer til at gå videre med automatisering, siger Jette Skibelund og uddyber:

»Om det er atomfysik eller Lego Mindstorm.«