Nyt fakturaformat giver virksomheder gabende hul i kassen

Det offentlige er netop skiftet til det nye, digitale fakturaformat OIOUBL. Virksomheder risikerer en slem overraskelse, hvis de ikke er skiftet med.

Farvel OIOXML, goddag OIOUBL.

Umiddelbart virker to bogstavers forskel ikke som alverden, men hvis ikke din virksomheds økonomisystem er opgraderet til at håndtere det offentlige nye, digitale fakturaformat, venter der en økonomisk overraskelse.

For sender du dine regninger i det gamle OIOXML-format, bliver de ikke betalt, da modtageren ikke kan læse dem.

Det vides ikke, hvor mange virksomheder, der i slutningen af december får en økonomisk lussing, fordi regningerne ikke er betalt. Men ingen af de kilder, Version2 har talt med, er tvivl om, at de findes.

Typisk er der være tale om mindre enkeltmandsvirksomheder eller små håndværksfirmaer, som ikke er opmærksom på problemet.

»Det er et område, der ikke har stor interesse. Så det bliver lidt af en aha-oplevelse for virksomhederne, når de finder ud af, at de ikke har fået betaling for de leverede ydelser,« siger Torben Ravn, salgschef i firmaet Formpipe, der blandt leverer løsning, der kan konvertere forretningsdokumenter til det korrekte elektroniske format.

Og at det er endegyldigt slut, bekræfter chefkonsulent i Digitaliseringsstyrelsen, Helle Schade-Sørensen, til Version2.

»1. december slukkede vi for den overgangsløsning, der har kørt siden maj. Så fra nu af kan du ikke være sikker på, at modtageren kan læse de fakturaer, du sender i det gamle format,« siger chefkonsulent i Digitaliseringsstyrelsen, Helle Schade-Sørensen, til Version2.

Det er dog ikke nogen stor operation, og alle større leverandører af ERP- og økonomisystemer har længe haft konverteringsløsninger klar.

»Forskellen er ikke så stor. Det er slet ikke en lige så stor operation som i 2005, hvor vi gik fra papir til et digitalt xml-format,« siger Helle Schade-Sørensen videre.

Fordelen ved OIOUBL er, at formatet nu, udover faktura og kreditnota, også kan håndtere rykkere og forretningskvitteringer, og så er formatet også integreret til brugen af elektroniske varekataloger og digital ordrehåndtering. Endelig understøttes OIOUBL i transportstandarden OIORASP, der gør det muligt at sende fakturaer sikkert via internettet.

Er din virksomhed endnu ikke klar til OIOUBL, er der heldigvis et par tricks, der kan nå at sikre cashflow til juleshopping. For virksomheder med ganske få fakturaer til det offentlige er det letteste at indtaste dem via en formular på virk.dk. For de virksomheder, der sender mange fakturarer, findes der en række såkaldte læs-ind-bureauer, der manuelt konverterer fakturaerne til det korrekte OIOUBL-format.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (19)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Martin W. Larsen

Er man bruger af SaaS systemer som e-conomic, som jeg selv er fra, har man jo den fordel at det er os som udbydere, der sørger for at systemet lever op til denne slags krav til formater o.lign.

Og uden at skulle lyde som en reklame, så vil jeg da anbefale at man overvejer, at lave sine fakturaer i vores, eller en af vores konkurrenters programmer, frem for at lave dem i ét program for derefter at enten taste dem i et andet program via virk.dk, eller en at få sine fakturaer konverteret til konsulentpriser.

Et abonnement på et webbaseret regnskabssystem koster jo næsten ingenting i forhold til hvad manuelle konverteringer ville kunne løbe op i.

Rådet til den ejeren af de mindre virksomheder må herfra lyde: Undersøg markedet, tag et par demoer af de forskellige webbaserede programmer og se, om ikke ét af dem lever op til dine behov. Der er god sandsynlighed for at du kan spare en arbejdsgang eller nogle konsulentgebyrer på den måde.

Og så behøver du aldrig mere at spekulere på nye formater og lignenede.

Jonas Larsen

Det artiklen ikke nævner og nemhandels leverandøren heller ikke gør, er så at flere offentlige institutioner (Jeg ved med sikkerhed at flere hospitaler ikke har) ikke er klar til at modtage dem endnu, så de modtager UBL men konvertere så til XML internt fordi det er det eneste de kan behandle. Og iden konvertering går ting som referencer eller ordrenummer tabt. Og så ringer de og siger at der skal sættes ordrenummer eller faktura nummer på. suk

Peter Makholm Blogger

"Pengegæld er bringegæld" siger man da?

Basalt set mener jeg at det offentlige må acceptere at modtage fakturaer på samme måde som det er gængs i resten af samfundet. Og nej, resten af samfundet kræver ikke at fakturaen er skrevet med grøn Comic Sans - ergo skal det offentlig heller ikke sætte tilsvarende krav.

Jette Hartmann

Basalt set mener jeg at det offentlige må acceptere at modtage fakturaer på samme måde som det er gængs i resten af samfundet


det er slet ikke faldet dig ind, at det kunne være billigere at have ét system til den slags?
Gad nok lige høre en som dig brokke brokke, hvis den ene statsinst. kun tog imod en slags fakt. og en anden kun et andet format......

Peter Makholm Blogger

Jo, og det vil også være billigere hvis det offentlige bare undlader at betale 10% af regningerne.

Spørgsmålet er ikke hvor meget staten kan spare, men med hvilken moralsk ret staten kan tillade sig at pålægge virksomheder at udskrive faktura på en måde der ikke er gængs i det øvrige erhvervsliv.

Men jo, jeg så gerne et fælles digitalt faktureringssystem og jeg så også gerne det offentlige være foregangsorganisation. Men derfra til at pålægge brugen af specialmetoder - der står jeg altså af.

Så fortæl mig at det er udbredt for andre aftagere end det offentlige at modtage faktura med samme system som Staten nu kræver og så holder jeg kæft.

Morten Winther

Så fortæl mig at det er udbredt for andre aftagere end det offentlige at modtage faktura med samme system som Staten nu kræver og så holder jeg kæft.

UBL er jo en åben standard, så der er jo intet i vejen for at det anvendes B2B.

http://www.oasis-open.org/committees/tc_home.php?wg_abbrev=ubl

Det er dog mærkeligt at de enkelte lande altid lige skal lave noget om i standarden. På det punkt er nationalstaterne ikke et hak bedre end MS.

Peter Rude

Der er som sådan ikke noget i vejen med at stille krav om standarder, men hvis de mener det alvorligt, at det skal være mindre bøvlet at drive virksomhed, så vil jeg gerne have svar på følgende.
Hvorfor er "Nemhandel" programmet skrevet til kun at fungere på Windows?
Hvorfor findes der ikke et brugbart valideringsværktøj på oioubl.info?
Hvorfor findes der ikke noget "OIOUBL by example"på ioiubl.info ?
Hvorfor konverterer nemhandelportalen ikke OIOXML til OIOUBL så vi sparer al det bøvl?

Det ville ikke være noget problem at lave en simpel offentlig portal hvor man kunne uploade en faktura, få den valideret og præsenteret fakturaen på skærmen, eller få beskrevet i klar tekst hvorfor den eventuelt ikke validerer. De har jo alle værktøjerne. I stedet stiller de en validator til rådighed, som gladeligt validerer bl.a. en OIOXML fil som gyldig OIOUBL. Når man ringer til It og TeleSTyrelsen for hjælp til validering får man et dummy EAN nummer som man kan sende en faktura til, gennem "Nemhandel" programmet. (Forudsat at man bruger Windows naturligvis for det gør hos ITST, hvor de er helt uforstående overfor at der findes andre platforme) Hvis fakturaen bliver afvist er der nok fejl på den.
Når der tages en beslutning om at nægte at modtage OIOXML må man formode at der er lavet en beregning og hvad der koster for de offentlige virksomheder at foretage denne ændring og hvad det estimeres at koste de private virksomheder, således at man kan vurdere om pengene kunne være anvendt bedre andre steder.

Heldigvis findes der private aktører som www.ebconnect.dk der validerer OIOUBL filen og beskriver i klart sprog hvad der går galt hvis valideringen fejler, og efterfølgende præsenterer fakturaen i PDF format. Eller www.sproom.dk som modtager OIOXML og konverterer til OIOUBL inden videresendelse. Ros til dem.

Helge Svendsen

Men jo, jeg så gerne et fælles digitalt faktureringssystem og jeg så også gerne det offentlige være foregangsorganisation. Men derfra til at pålægge brugen af specialmetoder - der står jeg altså af.

"Brugen af specialmetoder" a.k.a. "Standarder"

Du kan da ikke seriøst mene, at det er et problem for dig, at det offentlige kræver et maskinelt læsbart format på de regninger / rykkere etc de modtager? :-)

Modsat at der skulle være ansat flokke af kontormus til at validere, indtaste og vedligeholde papir behandling af det samme.

Det er dine og mine skatte penge vi taler om. Jeg ser gerne de bruges så effektivt som muligt.

Peter Stricker

Du kan da ikke seriøst mene, at det er et problem for dig, at det offentlige kræver et maskinelt læsbart format på de regninger / rykkere etc de modtager? :-)


Prøv lige at læse artiklen igen. Der er tilsyneladende tvivl om, hvorvidt alle leverandører til det offentlige fremover vil få, hvad der tilkommer dem. For dem er det jo nok et problem.

Det er dine og mine skatte penge vi taler om. Jeg ser gerne de bruges så effektivt som muligt.


Det er altså bare en for billig kommentar! Der er intet i Peter Makholms indlæg, der antyder at han ønsker ineffektivitet.

Helge Svendsen

Prøv lige at læse artiklen igen. Der er tilsyneladende tvivl om, hvorvidt alle leverandører til det offentlige fremover vil få, hvad der tilkommer dem. For dem er det jo nok et problem.

Nej, ikke hvis de stadig bruger et gammel OIOXML baseret interface, der har været under udfasning i månedsvis. Det er så nu erstattet af noget der tilmed er en rigtig åben standard.

Hvor læser du at de ikke "får hvad der tilkommer dem"?

De kan da bare sende en faktura igen i et korrekt format? Jeg er selvstændig, og sværere er det altså heller ikke.

Det er altså bare en for billig kommentar! Der er intet i Peter Makholms indlæg, der antyder at han ønsker ineffektivitet.

Billig kommentar - det er jo det helt centrale i systemets begrundelse - hold øjnene på bolden.

Jeg tilskriver ikke Peter noget som helst, jeg påpeger hvad situationen vil / ikke ville være med sådanne systemer i det offentlige.

Hvis der foreligger dokumentation, der kan godtgøre at det vil være billigere med manuel behandling af dokumenter, ja så skal jeg da være den første til at beklage.

Jeg tror den dokumentation bliver svær at fremskaffe.

Rasmus Hansen

Hvis der foreligger dokumentation, der kan godtgøre at det vil være billigere med manuel behandling af dokumenter, ja så skal jeg da være den første til at beklage.

Jeg tror den dokumentation bliver svær at fremskaffe.

Jeg synes det er langt mere interessant at få den dokumentation (lovhjemmel) frem, der siger at det offentlige kan kræve en specifik måde at modtage faktura på.

Det ville da også gøre mit arbejde nemmere hvis jeg kunne tvinge mine leverandører til at lave mig en samlet faktura en gang om måneden, leveret som PDF til min email og med 21 dages betalings tid. Desværre er det bare ikke på den måde klaveret spiller. Så hvorfor kan det offentlige kræve det? I min verden er det hvilke aftaler man som kunde og leverandør forhandler sig frem til.

Jeg er absolut ikke imod at det offentlige skal ha' en nem tilgang til fakturering og at det tid skal anvendes effektivt, det anfægter jeg ikke.

Helge Svendsen

Jeg synes det er langt mere interessant at få den dokumentation (lovhjemmel) frem, der siger at det offentlige kan kræve en specifik måde at modtage faktura på.

Det er måske interessant, hvis man interesserer sig for jura.

Så hvorfor kan det offentlige kræve det? I min verden er det hvilke aftaler man som kunde og leverandør forhandler sig frem til.

Fordi dit forhold til det offentlige, i modsætning til en anden privat ejet virksomhed, er mere end et leverandør/kunde forhold.

Både som privat person, og som virksomhed, er man reelt set en del af ejerkredsen på det offentlige. Det er et system sat i værk af borgere og firmaer for borgere og firmaer. Selvom det nogle gange ikke ser sådan ud.

Derfor er det i hele samfundets interesse, at arbejdsgangene i det apparat er så effektive som muligt, og ikke nødvendigvis så flexible som muligt.

Log ind eller Opret konto for at kommentere