Ny ESDH-farce: Selv krypterede e-mails bliver besvaret pr. brev

Statsforvaltningen Syddanmark besvarer henvendelser pr. brev. Også selv om borgeren har henvendt sig via en krypteret e-mail. Samtidig fragtes nogle af de udprintede e-mails med lastbil de 127 kilometer fra Aabenraa til Odense.

Statsforvaltningerne i Danmark bokser stadig med papirbaseret sagsgang. Hos Statsforvaltningen Syddanmark betyder det, at alle henvendelser bliver besvaret pr. brev ? også selvom borgen har henvendt sig på en email.

»Som udgangspunkt besvarer man henvendelser per brev. Også hvis borgen har henvendt sig på email, for der er typisk personfølsomme oplysninger i sagen, som vi ikke må sende over nettet,« siger fuldmægtig Ulla Jensen, der er presseansvarlig i Statsforvaltningen i Region Syddanmark.

Og hvad hvis borgeren har taget højde for det forbehold ved at sende en krypteret og signeret email?

»I udgangspunktet besvarer vi henvendelserne per brev,« gentager Ulla Jensen.

Hun forklarer videre, at planerne om at indføre elektronisk sags- og dokumenthåndtering igen er blevet udsat, og at det har lange udsigter med en fuldt ud digitaliseret sagsgang.

For eksempel er det i Region Syddanmarks Statsforvaltning stadig sådan, at indkomne e-mails efter journalisering bliver printet og lagt i sagsmappen.

Denne praksis med papirkopier af elektronisk post er helt på linje med sagsgangen i Statsforvaltningen i Midtjylland, som Version2 tidligere har beskrevet.

Ligesom midtjyderne hver dag har en lastbil til fragte sager fra hovedkontoret i Ringkøbing til afdelingskontoret i Århus, kan Statsforvaltningen i Syddanmark også præstere en lignende ordning, idet myndigheden både har kontor i Aabenraa og Odense.

»Jo, hvis sagen skal behandles i Odense, bliver den selvfølgelig kørt dertil,« siger Ulla Jensen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (6)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Daniel Gertsen

Er de omtalte mails krypterede, eller bare sendt over en sikker forbindelse (SMTPS) via fx Digital Signatur?

Mig bekendt er der stor forskel, og jeg har ikke hørt om at man kan sende kommunerne krypterede mails, da det ville kræve en kopi af deres nøglefil?

Eller husker jeg forkert?

  • 0
  • 0
Peter Makholm Blogger

Jeg er sikker på at det der hedder 'Sikker e-mail' i eDag2-regi inkluderer både signeret og krypteret mail.

eDag2 var 1. februar 2005, så det er kun i 61 måneder at myndighederne har skulle kunne håndtere den slags henvendelser. Det er klart at der er suboptimale processer her i indkøringsfasen.

  • 0
  • 0
Mogens Nørgaard

Statsforvaltningen er det, der i gamle dage hed Statsamtet og er dem, der bl.a. kan bestemme ufatteligt meget omkring børnepenge, forældremyndighed og andet galimatias. Som en af mine medarbejdere formulerer det: "De repræsenterer kvindesagens ultimative sejr - ad Helvede til." :-).

Nå, men dem har jeg bokset lidt med i tidens løb, og når man skriver en mail til dem får man en automatisk mail retur om, at de har modtaget den.

Dernæst venter man så en række dage, hvorpå der kommer et brev. OGSÅ, når det haster. OGSÅ selvom man i sin mail tigger og beder dem om, at ringe eller maile, så det kan gå hurtigere end dét, fordi det bare HASTER. Ingen reaktion. Bare et brev adskillige dage senere.

Nå, men når jeg så spørger dem (ved møder) hvorfor de ikke bare svarer pr mail svarer de sgu', at det skyldes deres HELT vanvittige arbejdsbyrde :-)). Nåhhh, OK, så grundet stor arbejdsbyrde, så går man over til at udskrive og sende svar istedet for bare at svare på mailen fra borgeren? Smart... Eller dét.

Efter sammenlægning mv. (som skulle skaffe dem stordriftsfordele ligesom i kommunal-sammenlægningen og domstols-sammenlægningen, høhø) er de naturligvis blevet mange flere ansatte. De bestilte bl.a. en luderrapport (hvor de selv havde formuleret konklusionen for Deloitte), der viste et stort behov for at "få tilført ekstra resourcer", dvs. endnu flere ansatte - også fordi det egentlig er logisk nok, når man slår en række administrative funktioner sammen OG har uændret arbejdsbyrde, ikke? :).

Derfor kan dette vanvid, som artiklen beskriver, ikke engang undre mig. De er så superduper ineffektive derinde, så man tror det er løgn. Prøv bare at tage på besøg hos dem engang. Det er en helt unik oplevelse. De er ikke blandt den del af befolkningen, der først tilter af stress og overarbejde...

Næh, gør ligesom man gjorde i Skat. Fyr halvdelen, og effektiviseringen via IT og simplere arbejdsgange kommer helt af sig selv...

Mvh.

Mogens

  • 0
  • 0
Ole Tange Blogger

Jeg har nu flere gange oplevet at sende en krypteret email (med personfølsomme data) til kommunen, hvor kommunen herefter har sendt emailen videre til den relevante medarbejder ukrypteret (hvilket kan være OK, hvis man er sikker på, at det ikke går via externe linjer) med en ukrypteret kopi til mig (hvilket absolut ikke er OK).

Så selvom jeg gerne så en mere effektiv offentlig forvaltning, så vil jeg hellere have, at fortrolige data faktisk bliver behandlet fortroligt - også selvom det kan betyde, at jeg ikke kan få svar via email.

  • 0
  • 0
Lars Rasmussen

@Ole

Det samme her.

Hele finten med at gøre "almindelige" menneskers offentlige nøgle (læs: certifikat) tilgængeligt er netop, at alle har adgang disse data, og sådan skal det være.

Nu er det jo nok desværre sådan, at den medarbejder, der vil sende en mail fra en eller anden myndighed til en person i den virkelige verden, ofte sidder bag en mail gateway.

Derfor bliver det kompliceret at kryptere, men man bør vel som minimum kunne forlange, at en myndighed signerer deres udgående mail, så der er en form for garanti for, at mailen er afsendt af den rette, og at mailen ikke er blevet ændret undervejs.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere