Ny bog: Opsang til leverandørerne

Projektledelsen hos danske it-leverandører halter gevaldigt. Der er både gode penge og tilfredse kunder i at stramme op, siger it-konsulent og forfatter Damián Arguimbau.

?Man køber i dag it, som var det toiletpapir. Leverandørerne opfører sig dumt, og vil ikke tage den mindste form for risiko.?

Så skarpt stiller seniorkonsulenten og forfatteren Damián Arguimbau det op. Han er ved at lægge sidste hånd på en ny bog om styring af it-projekter. Og det er leverandørerne, der i særdeleshed skal læse bogen.

Leverandøren er eksperten på løsningen, men som oftest lægger han et kolossalt ansvar for løsningens rigtighed over på kunden. Og det er særdeles farligt for leverandøren selv, mener Damián Arguimbau:

»Leverandørerne kræver for meget af kunderne. It-systemer er vildt komplekse, og kunderne kan ofte ikke engang sætte en firewall op. Du kan ikke forlange af kunden, at han har overblikket. Leverandøren skal sikre at to ting er på plads: Behovene til løsningen og estimeringen af tiden, projektet vil tage.«

Leverandørerne klager over lange og dyre projektforløb. Men det er de jo selv herre over, mener Damián Arguimbau.

Logiske kasser

Det handler om at strukturere projektet ordentligt fra en start. Få det opdelt i logiske kasser, så er det lettere at overskue og lettere at estimere omfang og omkostninger.

Og det er netop, hvad Damián Arguimbau arbejder med til daglig som seniorkonsulent i IPTeams, der er et danskejet konsulenthus med fokus på forandringsledelse og projektstyring, som har nogle af de største danske virksomheder i kundekredsen.

Sammen med kollegerne i IPTeams har han forfinet projektstyringen. Metoden bygger på Prince2 projektstyring, men det er tilsat en portion erfaring og elementer fra ?lean? og andre metodikker.

»Vi har plukket værktøjer, hvor det giver mening.«

Erfaringerne er indsamlet sammen med NNIT, der er Novo Nordisk it-selskab, der ikke kun servicerer ejeren men også løser it-opgaver for andre virksomheder.

I alt har Damián Arguimbau og NNIT målt på 20-25 projekter med et samlet tidsforbrug på omkring 120.000 timer. Og resultatet af målingerne viser, at de har sparet 14 procent på gennemløbstiden og potentielt op til 27 procent på det administrative overhead. Der er altså penge at hente for leverandørerne. Penge, der ryger direkte på dækningsbidraget på projekterne.

»Uanset hvad man laver, så skal man blive bedre til det,« konkluderer Damián Arguimbau.

Men hvordan måler man, om man bliver bedre, hvis man ikke arbejder med strukturerede processer? Hvordan kan man sammenligne og forbedre sig, fra gang til gang?

Falsk tryghed med kravspecifikationer

Femten procent af et it-projekt er kravafklaringen. Og kravafklaringen fortsætter hele vejen gennem projektet. Både leverandør og kunde bliver klogere på projektets løsninger og mål, som projektet skrider frem. Og udefrakommende faktorer kommer også til at spille ind undervejs med nye krav til løsningen ? ændrede målsætninger i forretningen eksempelvis.

»En kravspecifikation er en falsk sikkerhed. Der skal stadig bruges mange kræfter på kravafklaring gennem hele projektet. Hele projektet igennem, er man nødt til at tænke, om det er det rigtige, der laves,« siger Damián Arguimbau.

»Den tid, der går fra specifikationen, til kunden ser det første udkast til løsningen, er farlig. Her er man nødt til at forkorte tiden.«

Som en anekdote nævner Damián Arguimbau en sag, hvor en kunde bestilte noget testsoftware med en tilknyttet lyd-funktion. Det fik kunden også, men man kunne bare ikke skrue op og ned for lyden. Det havde kunden ikke bedt specifikt om.

Her burde leverandøren som eksperten have været langt mere skarp i dialogen med kunden.

»Der er utrolig meget læring i processen,« siger Damián Arguimbau.

Dialog bryder mistænksomheden

Når leverandøren holder distance til kunden og tager udgangspunkt i en kravspecifikation, så løber leverandøren den allerstørste risiko for misforståelser, manglende afklaring og belastende forsinkelser. Leverandøren er nødt til at engagere sig dybt i projektet, kunden og løsningen.

Den største barriere mellem kunden og leverandøren er mistænksomheden.

Som konsulent sidder Damián Arguimbau ofte i forhandlerrollen på store projekter. For det meste er det leverandørerne, der knyttet ham til projekterne for at kunne agere ?tolk? mellem kundens forretningsmæssige behov og leverandørens forståelse af løsningsmulighederne. Nogle gange er han med fra starten af projekterne ? andre gange kommer han ind, når tingene er gået i hårdknude.

Selv foretrækker Damián Arguimbau helt klart at være med fra starten, hvor der er mulighed for at forme processerne og ikke mindst skabe den konstruktive dialog og nødvendige fortrolighed mellem leverandør og kunde.

»Leverandøren har også kundens problemer ? det kræver samarbejde,« siger Damián Arguimbau om vejen til de rigtige løsninger.

Forsinkelser koster

Leverandøren tjener jo i høj grad penge på differencen mellem estimatet til kunden, og det faktisk leverede antal timer.

Det er jo indlysende, at forsinkelser koster penge ? som oftest både for leverandøren og kunden. Men mange overser de betydelige omkostninger, der er til overhead på store projekter. Forsinkelser fastholder en masse mennesker i og omkring projekter, hvor de i stedet skulle være i gang med at skabe ny indtjening på andre projekter.

»Gennemløbstiden sparer du ikke på ved at kode hurtigere og bedre. Men det gør du på, at du koder det helt rigtige og tester det med kunden med det samme. Gør du tingene rigtigt første gang, så tjener du penge,« konstaterer Damián Arguimbau.

Leverandører tjener både penge på kort og lang sigt på at være skarpe på processerne. Dels er der besparelsen på udviklingstiden, og dels er der meget opfølgning og færre rettelser, hvis leverandøren har styret dialogen med kunden ordentligt. Men det er også store gevinster at hente på at efterlade tilfredse kunder i sit kølvand:

»Kunden skal være glad ? og anbefale leverandøren til andre.«

It-afdelingerne bedst til drift

De store it-afdelinger har volumen til at kunne fokusere på projektstyring og store implementeringer. Men rammerne i virksomheden gør det ofte meget svært for dem. Det fører til problemer med overblik og governance.

»De fleste corporate it-afdelinger har et ufatteligt dårligt ry. Det er et skisma, at de ofte er gode til drift, men ikke til udvikling. Der mangler tit dialog mellem corporate it og forretningsdelen,« siger Damián Arguimbau.

De små og mellemstore it-afdelinger har sjældent kræfter og kompetencer til at drive store projekter succesfuldt i mål fra den indledende behovsafklaring over kravspecifikation og udbud til den endelige implementering. Og så ligger ansvaret hos leverandøren.

Fra børnebøger til projektstyring

Det er langt fra første gang, at Damián Arguimbau udgiver en bog, men det er den første om projektstyring. Oprindeligt studerende han litteraturvidenskab på Københavns Universitet, og forfatterlivet har hidtil budt på børnebøger. Den genre er Damián Arguimbau også fortsat fast anmelder af i Weekendavisen.

Interessen i it er langt fra ny, og han har haft en mangfoldig karriere - blandt andet været it-chef i Kulturby 96 og arbejdet med systemudvikling og projektstyring i en række virksomheder som NNIT, Egmont og Milestone Systems.

For ti år siden blev han datanom fra Copenhagen Business School, og senest er det blevet til en HD samme sted.

Damián Arguimbau mangler stadig ?en 20-25 sider? i bogen. Den skal være færdig og trykt til maj, hvor den skal med på Symposiet Projektledelse, som foreningen Dansk Projektledelse afholder i slutningen af maj måned.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Lars Bjerregaard

Det vanskelige er blot at ændre attitude og holdning. Så lad os se bog nr. 2 med en beskrivelse af hvordan SAP, Microsoft, Oracle, Citrix og alle de andre store vil tage medansvar når de har leveret delelementer til et system der ikke har den ønskede performance. Ofte må vi konstatere at også de store spillere har mistet overblikket over deres produkter og gemmer sig bag endeløse og uforståelige licens og produkttyper.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere
IT Company Rank
maximize minimize