Mindre it-virksomheder presses af udbuds-dialog: Risikerer at levere gratis arbejdskraft

Dialog med potentielle it-leverandører før og under et udbud kan sikre bedre udbud, når det offentlige anskaffer sig alt fra ESDH-systemer til vejledning i at implementere en ny cloud-løsning.

Den nye udbudslov har udvidet mulighederne for dialog markant, men for de mindre leverandører kan dialog-runderne betyde høje udgifter og risiko for, at leverandørens indsigt og ideer bliver brugt - uden leverandøren i sidste ende får noget ud af sin indsats.

Under dialogen kan ordregiver få ideer og vejledning fra tilbudsgiverne, der for eksempel får dem til at ændre udbuddet. Det kan i udgangspunktet være glimrende, hvis en sådan analyse kan forbedre udbuddet, understreger Henrik Gørup Rasmussen, der er direktør for det mindre konsulent- og udviklingshus Silverbullet, der har hovedsæde i Aarhus.

»Men hvis analysen er foretaget af en tilbudsgiver, som ikke vinder udbuddet, får det karakter af gratis rådgivning,« bemærker han og fortsætter:

»På den måde er det jo dobbelt tab for tilbudsgiveren. De taber udbuddet, og har givet gratis rådgivning, i visse tilfælde i betragteligt omfang,« fortæller Henrik Gørup Rasmussen og tilføjer, at forløbet i forvejen kan være en dyr affære:

»Hvis tilbudsgivere skal igennem tre dialogfaser, med noget der minder om et egentlig tilbud for enden af hver fase, kan det være endog særdeles dyrt, både for tilbudsgivere og ordregiver,« siger han.

Smider de bedste kort på bordet

Silverbullet-direktøren er ikke ene om at have betænkeligheder ved at indgå i dialog i forbindelse med et udbud.

Risikoen for at smide sine bedste kort på bordet - uden at få nogen gevinst - har fået virksomheden Display til at holde sig fra de dialogbaserede udbud, fortæller administrerende direktør Steffen Blauenfeldt Otkjær.

»Hvis jeg ikke kan stole på, at vi efter en ideation-fase, hvor man idéudvikler med kunden, også får opgaven, så siger vi nej, så hurtigt vi nu kan,« fortæller han til Version2.

»For det er innovationen, man lever af, når man er et lille digitalt bureau som os,« forklarer direktøren i Display, der designer og udvikler digitale og mobile løsninger koncepter.

Den nye udbudslov, der trådte i kraft i starten af året, har givet ordregivere flere fleksible redskaber i udbudsværktøjskassen, som også skal gøre det lettere for mindre it-leverandører at komme til fadet, når det offentlige brygger på et udbud.

F.eks. kan udbudsholder indgå i et såkaldt innovationspartnerskab, hvor parterne går sammen om at udvikle en nyt, innovativt produkt eller tjeneste - uden at gå i egentligt udbud om at købe det bagefter.

Men ifølge Steffen Blauenfeldt Otkjær har de nye muligheder ikke slået igennem hos de offentlige indkøbere, som i direktørens øjne stadig holder sig til mere traditionelle udbud.

»En ting er, at vi har fået nye udbudsregler. Noget helt andet er at ændre den kultur, som de offentlige udbudsholdere agerer under. Selvom indkøbere får et videre sæt af rammer, opererer de stadig under en nulfejlskultur og går med livrem og sele,« påpeger han.

Den nye udbudslov har fastcementeret muligheden for at starte en dialog op med potentielle leverandører - allerede inden en opgave sendes i udbud.

Muligheden har formelt set hele tiden eksisteret, men i praksis gav de daværende regler stor risiko for, at en bestemt leverandør efterfølgende blev erklæret inhabil. Den mere uforpligtende dialog er heller ikke fri af de problemer, der opleves i det egentlige dialogbaserede udbud.

Invitation til dialog svær at modstå

Det kan være svært at afslå invitationen til markedsdialog, hvis man vil holde sig relevant i et udbud, mener Michael Bach Petersen, der er direktør, offentlig sektor i det digitale udviklingshus In2media, som blandt andet står bag Danske Banks app Mobile Pay.

Især fordi man ikke ved, hvordan kunden efterfølgende skruer udbuddet sammen.

»En ting er, at man ikke får mulighed for at præge udbuddet, hvis man ikke indgår i markedsdialogen. Noget andet er, at kunden måske reelt foretager en form for prækvalifikation i forbindelse med markedsdialogen,« forklarer han.

Det er meget positivt, at der nu er åbnet op for mere dialog med leverandørerne, understreger Michael Bach Petersen, fordi det muliggør en meget mere kvalificeret tilgang til indkøb.

»Men man skal være opmærksom på de høje transaktionsomkostninger, der for måske især mindre virksomheder er forbundet med markedsdialogen, og at man for eksempel ikke udnytter markedsdialogen til at bede om egentlig rådgivning,« påpeger Michael Bach Petersen og fortsætter:

»Nu er udbudsloven først for nylig trådt i kraft og alle parter skal lære at agere under den, men det er vigtigt at være opmærksom på, hvordan den virker for særligt mindre virksomheder og hvor meget kunden beder om,« fastslår Michael Bach Petersen.

Advokat: Sig fra

Michael Lund Nørgaard, der er partner og it-advokat ved Nørgaard & Piening, forstår godt leverandørernes betænkeligheder - og understreger, at markedsdialog ikke skal erstatte grundig forberedelse. Det er dog de offentlige indkøberes job at sikre det bedst mulige udbytte af dialogen med leverandører, siger advokaten.

»Jeg kan godt se, at man fra det offentliges side, har lyst til at erstatte sine konsulenter med en dialog med markedet, hvor man beder leverandører indsende information og så baserer udbuddet på det,« forklarer Michael Lund Nørgaard, der har specialiseret sig i blandt andet udbud og it-anskaffelse.

»Dem, der laver udbuddet, skal holde sig for øje, at man stadig skaber et grundlag for lige konkurrence. De offentlige indkøbere skal sørge for, at man har en balance, så man ikke trækker unødige ressourcer ud af leverandørerne,« fastslår Michael Lund Nørgaard og tilføjer:

»Men leverandørerne skal også være modne til at sige fra, hvis der er information, de ikke har lyst til at dele.«