Millioner af danske museumsgenstande samles i nyt it-system - forud for tidsplan og under budget

Millioner af genstande på mere end 100 museer rundt om i Danmark skal nu registreres i et nyt fælles it-system, så der bliver skabt overblik over alt fra kasser med potteskår over gamle mejetærskere til videokunstinstallationer.

Dermed står Kulturstyrelsen, som er ansvarlig for projektet, med en stor opgave, men projektet blev i Statens It-projektråds seneste statusrapport fremhævet som et eksempel på et vellykket offentligt it-projekt.

Det nye system, SARA, er dog endnu ikke i drift, og hos Kulturstyrelsen er man derfor også varsom med at lade champagnepropperne springe, før projektet er helt i mål.

Foreløbig er styrelsen dog nået til implementeringsfasen under budget og forud for tidsplanen.

»Da vi gik i udbud, regnede vi med, at vi skulle bygge systemet selv, men leverandøren bød ind med et standardsystem, og det gjorde det billigere og tidsplanen hurtigere,« siger digitaliseringschef Kresten Bay fra Kulturstyrelsen til Version2.

Det kan lyde som en banal beslutning at vælge et standardsystem, men det er ét af de råd, som det såkaldte Bonnerup-udvalg kom med i 2001 på baggrund af en evaluering af offentlige it-projekter, der var gået galt.

Det forudsætter imidlertid, at myndigheden giver mulighed for, at projektet kan løses med et standardsystem.

Standardsystem afløser skræddersyet

Kulturstyrelsens SARA er et eksempel på, hvad en myndighed kan få ud af at vælge et standardsystem, men Kulturstyrelsens foranalyse blev udarbejdet ud fra den forudsætning, at det kunne være nødvendigt at få udviklet et systemet specifikt til de danske museer.

Det indebar, at prisen blev sat ud fra, hvad det ville koste et system fra bunden af, og det er forklaringen på, at SARA i dag ser ud til at ende med at koste cirka 22 millioner kroner fra et oprindeligt budget på 28 millioner kroner.

»Vi var nødt til at sikre os, at vi kunne klare worst case, da vi gik til direktionen. Ellers lægger det et utroligt pres på projektorganisationen, hvis man senere skal gå tiggergang. Så man skal tage diskussionen tidligt i projektet,« siger Kresten Bay.

Tanken om at skulle udvikle et nyt system fra bunden var ikke grebet ud af det blå. SARA skal nemlig dels afløse et eksisterende system og dels konsolidere en række systemer, der findes på de enkelte museer.

»Vores nuværende system, Regin, er bygget for en del år siden - noget af det helt tilbage i 1990'erne. Det er open source, men skræddersyet, og det er blevet ældre. Nationalmuseet har deres eget system, som også er ældre, og departementet ønskede en konsolidering. Det skal gøre livet nemmere på museerne og sikre et samlet nationalt overblik over samlingerne,« forklarer projektleder Henrik Jarl Hansen fra Kulturstyrelsen.

SARA-projektet er derfor mere et moderniseringsprojekt end et effektiviseringsprojekt, men det indebærer ikke blot en opdatering af teknikken, men også kvaliteten af indholdet samt eksempelvis at give mulighed for at registrere nye typer genstand såsom digitale kunstværker.

Interessenter fra museerne fandt fælles begrebsmodel

Overblikket i systemet skal give mulighed for eksempelvis at søge på, hvad der allerede findes rundt om i de forskellige samlinger. Hvis et museum får tilbudt genstande, som andre samlinger har talrige eksemplarer af, så vil museet kunne undgå at bruge magasinplads på endnu et eksemplar.

Kulturstyrelsen har cirka otte millioner poster i Regin, men når Nationalmuseets forskellige samlinger kommer med i SARA, så vil tallet forøges. Alene i Nationalmuseets møntsamling findes der millioner af registrerede genstande.

Det er alle de statslige museer, der skal kobles på SARA. Det indebærer, at registreringerne skal kunne dække mange typer genstande, og derfor var udarbejdelsen af fælles datamodel en vigtig del af projektet.

»Vi lavede et grundigt forarbejde i 2011, som er en grund til, at vi nu er godt i gang. Vi samlede en gruppe af interessenter fra museerne for at finde en fælles begrebsmodel. Det lykkedes, og det var nok projektets første sejr,« siger Kresten Bay.

Trods projektets gode start og de rosende ord fra Statens It-projektråd, så understreger Kresten Bay og Henrik Jarl Hansen, at projektet endnu ikke er i mål. Planen er at kunne begynde en udrulning til pilotdrift i begyndelsen af 2016, og hvis testforløbet går godt, skal systemet være i drift i efteråret 2016. Først da vil den sidste store bid med at få flyttet Nationalmuseet over på SARA begynde.

»Succeskriteriet er, når brugerne er glade. Nu ruller vi ud og begynder at undervise brugerne i systemet. Derefter sætter vi det i drift, og skal have folk til at bruge det rigtigt, så vi får kvalitet i data,« siger Henrik Jarl Hansen.

Med mere end 100 museer, som dækker både kunst, arkæologi og andre typer samlinger, så er der også mange typer brugere med forskellige behov. Selvom der er tale om at implementere et standardsystem, der bruges i udlandet, så har Kulturstyrelsen derfor involveret repræsentanter for de forskellige brugere i projektet.

»Vi har haft en velfungerende styregruppe med blandt andet museumsdirektører. De har været engagerede, og det er en kæmpe fordel. Museernes repræsentanter tvinger os til at forholde os til brugernes hverdag. Vi lytter og tilpasser systemet, og det veksler de så til opbakning til projektet,« siger Kresten Bay.

Statens It-projektråd har bistået med styringen

Ud over at involvere brugerne i styringen af projektet, så har Kulturstyrelsen også gjort brug af It-projektrådet undervejs, som kom med konkrete forslag til projektet, såsom at få betalingsmodellen på plads tidligt i projektet frem for først når systemet var i drift.

Når SARA fremhæves som et vellykket projekt af Statens It-projektråd, så man hos Kulturstyrelsen tilbageholdende med at pudse glorien.

»Vi har fulgt bedste praksis. Det er ikke hokus pokus, og vi har ikke fundet på noget selv. Vi har eksempelvis indarbejdet tolerancer på projektet, så vi ved præcis hvilket råderum vi arbejder inden for, og hvornår vi skal spørge højere oppe i organisationen. Det giver arbejdsro,« siger Kresten Bay.