Mange enterprisearkitekter drukner i silo-løsninger og glemmer overblikket

Der kan sikkert defineres mere end 20 forskellige arkitekt-roller. Blandt de mest udbredte er it-arkitekter, forretningsarkitekter og enterprisearkitekter, som alle tre dækker over forskellige undergrupperinger.

At holde styr på rollerne er afgørende, hvis man vil udnytte det fulde potentiale af arkitektur for organisationen. F.eks. er it-arkitektur en del af enterprisearkitektur, men det er ikke enterprisearkitektur.

Det fremhæver Klaus Østergaard, der underviser i enterprisearkitektur på IT-Universitetet, i en artikel på itu.dk, som han har uddybet over for Version2.

»Dertil findes også forskellige tilstande af arkitektur inden for de forskellige områder. Der er forskel på en arkitekt, der arbejder på det konceptuelle niveau eller det fysiske. Det vil være svært at dække hele spektret. Derfor er det helt afgørende at få ryddet op i begreberne og få defineret rollerne klart, så enterprisearkitekterne også giver den værdi for forretningen, som de har potentialet til,« siger Klaus Østergaard.

Men det kan være svært at definere en enterprisearkitekts (EA) rolle klart i forhold til organisationen.

For det første kan det være meget forskelligt fra organisation til organisation, hvilke opgaver en enterprisearkitekt varetager. For det andet er der flere og flere, der kalder sig enterprisearkitekter uden at være det, og det underminerer forståelsen af, hvad en enterprisearkitekt er.

»Det er faktisk et reelt problem, at man ikke har styr på rollerne inden for arbejdet med arkitektur. Der hører forskellige ansvarsområder til de forskellige betegnelser, og man kan ikke bare blande dem sammen. Ofte sker det nemlig, at enterprisearkitekten ender med at agere solution-arkitekt på kerneområder og lave enkeltstående løsninger. Men det sker på bekostning af det overblik, der netop gør enterprisearkitekten til en værdifuld strategisk business partner. Derfor er det nødvendigt at få adskilt rollerne, så enterprisearkitekten ikke drukner i enkelte projekter, men bevarer overblikket og udfylder sit potentiale,« siger Klaus Østergaard.

Enterprisearkitekten er ifølge ham altså garanten for, at der indtænkes sammenhængende it-løsninger:

»Arkitektur er en kompliceret disciplin. Det er svært for ikke-arkitekter at forstå, hvad arkitekturopgaverne går ud på. Dette inkluderer også ledelsen. Der findes en række forskellige discipliner i arkitektur. f.eks. enterprisearkitektur og løsningsarkitektur. Enterprisearkitekten beskæftiger sig med det overordnede perspektiv, mens løsningsarkitekten beskæftiger sig med enkelt stående løsninger,« lyder det fra Klaus Østergaard.

Der er ifølge ham desværre eksempler på, at løsningsarkitekter påstår, de laver enterprisearkitektur.

»Dette kombineret med den allerede nævnte manglende forståelse for, hvad de forskellige typer arkitektur indebærer, gør, at ledelsen til tider tror, de har implementeret EA. Ledelsen tror derfor, de lever op til de ønsker, der findes til bedre tværorganisationsstruktur, som EA skal levere. Men i virkeligheden er det stadig den samme silotænkning, der er i effekt, og intet er ændret.«

Derfor er enterprisearkitekterne vigtige

»Som enterprisearkitekt kigger man på alle områder og har en overordnet rolle for alle arkitektrollerne. Man er tovholder på arkitekturen. Det er derfor enterprisearkitektens opgave at styrke sammenhæng ikke kun mellem de forskellige opgaver, men også sammenhæng mellem strategi, forretningen og it, så man sikrer, at it genererer værdi. Det kræver et holistisk perspektiv, som man ikke har, hvis man kun sidder med en lille del af organisationen.«

Det er enterprisearkitektens job at holde overblikket, så der ikke tages uhensigtsmæssige beslutninger.

Et eksempel på dette er en større virksomhed i Danmark, der besluttede, at de havde brug for en samlet elektronisk sags- og dokumenthåndteringsløsning (ESDH).

»I forbindelse med en udredning mht., hvilke løsninger organisationen allerede havde, kom det frem, at organisationen på det tidspunkt allerede havde tre - af it-afdelingen ukendte - off-the-shelf ESDH-systemer, og der dertil var en lokal forretningsenhed, der var i gang med at udvikle et eget ESDH til flere millioner. Det skal nævnes, at it-udvikling absolut ikke var virksomhedens kerneforretning. Et bedre fokus på enterprisearkitekturen og det overblik, dette bidrager med, ville på et meget tidligere tidspunkt have afsløret denne situation og det ressourcespild, dette havde afstedkommet,« uddyber Klaus Østergaard over for Version2.

Skygge-it blomstrer op uden overblik og styring

Et andet eksempel er Shadow IT.

Enterprisearkitekten skal have overblik over hele virksomheden/organisationen. Her er det især krydsfeltet mellem it og forretningen, der i øjeblikket er vigtigt. Krydsfeltet er vigtigt pga. den rolle, it har/er ved at få i forretningen. Der findes så at sige ikke forretningsprocesser, der ikke indeholder it-processer. Forretningen skal bruge it-løsninger, uanset hvad it-afdelingen kan/vil levere.

Der er desværre mange eksempler på it-afdelinger, der enten ikke kan eller ikke vil levere en løsning, der tilfredsstiller forretningen.

»Forretningen vil i disse tilfælde begynde at lave sine egen løsninger uden om it-afdelingen – dette scenarie kaldes Shadow IT. Det er EA’s rolle at sørge for, at forretning og it bliver integreret, så der kan findes den bedst mulige it-løsning til disse forretningsprocesser, blandt andet for at undgå Shadow IT.«

Shadow IT kommer også til at blive en udfordring ift. den nye persondataforordning (GDPR), der træder i kræft næste år. GDPR ligger i vid udstrækning i krydsfeltet. Der vil være en store dele data/viden, der er ukendt og dermed ikke er underlagt de kontrolforanstaltninger, it-afdelingen måtte have implementeret.

Med udgangspunkt i ovenstående bliver det EA's rolle at facilitere et frugtbart samarbejde mellem forretningen og it. Ikke bare for at undgå Shadow IT, men også for at skabe de bedste løsninger, der lever op til de forventninger og krav, der stilles til forretningen fra virksomhedens/organisationens strategi. Enterprisearkitekten skal derfor også være 'dybt' bekendt med strategien.

Et eksempel er: Mange organisationer lider af silotænkning, hvor hver silo har sine egne 'sub-mål'. Disse 'sub-mål' er ikke nødvendigvis afstemt med den overordnet strategi. Og i visse tilfælde er disse 'sub-mål' i direkte konflikt med den overoverordnede strategi.

I disse tilfælde vil det være enterprisearkitektens rolle at aligne målene og på den måde drive strategien. Enterprisearkitekten har ikke anden agenda end at støtte op om virksomhedens strategier og hjælpe alle afdelinger i virksomheden med at leve op til strategierne. Og være den støttende gps og sanitycheck med hensyn til, om man stadig er på rette spor.

Governance er redskabet til kobling mellem it og forretning.

En enterprisearkitekt befinder sig således i krydsfeltet mellem it og forretning, hvor business-it-alignment er et indsatsområde, og hvor forretningssprog og it-sprog møder hinanden. Et område, der i dagens Danmark har stor opmærksomhed, da det er her, it kan generere værdi for virksomhederne.

»Et værktøj under enterprisearkitektur, der kan løfte opgaven med business-it-alignment og få de forskellige roller til at tale sammen, er it-governance, som netop fokuserer på roller og ansvar i organisationen. Det er derfor også et vigtigt værktøj, når enterprisearkitekten skal få forretningsarkitekten og it-arkitekten til at snakke sammen. Alt sammen illustrerer det vigtigheden af at få rollerne defineret rigtigt, så udviklingen ikke ender i den ene eller den anden grøft. Men derudover skal enterprisearkitekterne også være endnu bedre til at demonstrere, hvordan de kan skabe forretningsværdi,« siger Klaus Østergaard.