Leverandør om stive udbudskrav: Billigere at forære systemerne væk

17. marts 2010 kl. 11:038
Der er alt for store omkostninger forbundet med at byde ind på EU-udbuddene af offentlige it-systemer i Danmark. Vi kunne lige så godt forære systemerne væk, siger ESDH-leverandøren Software Innovation.
Artiklen er ældre end 30 dage

Det ville være til både kundens og leverandørens fordel, hvis EU's udbudsregler for offentlige it-projekter ikke var så tunge at danse med.

Som tingene forholder sig nu, bruger kunder og leverandører ganske enkelt for meget tid på henholdsvis at udforme og besvare kontrakter med tusindvis af detaljerede og ufravigelige krav på it-systemerne.

Krav, der sandsynligvis alligevel har ændret sig, når systemet er færdigudviklet og implementeret.

Og det gør det til en kostbar affære at byde ind på systemer, man ikke nødvendigvis ender med at vinde kontrakten på, lyder erfaringen fra to danske ESDH-leverandører.

Artiklen fortsætter efter annoncen

»Den enkle løsning er at erkende, at det er spild af tid at gå ind i meget specifikke detaljer under budgivningen,« siger administrerende direktør Peter Perregaard fra Software Innovation, der leverer ESDH-løsninger til det offentlige.

»Managementkonsulenter bruger store beløb på at udforme en kontrakt, og vi leverandører kan måske bruge 700 timer på at besvare tusindvis af krav, som alligevel er nogle andre, når systemet endelig rammer brugerne,« siger Peter Perregaard.

Dyrt at byde ind på it-systemerne

Direktøren oplever, at det kan være en dyr affære at byde på opgaverne.

»Vi arbejder lige nu med nogle udbud, som er så omfattende, at det ville være billigere for os bare at forære løsningen væk til kunden. Det er rimeligt, at man har omkostninger på én million kroner, hvis man byder på en sag til 100 millioner. Problemet er de udbud til 10 millioner kroner, hvor vi måske er fire leverandører, der byder ind, og omkostningerne på at byde stadig er én million kroner,« siger Peter Perregaard.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Den beskrivelse genkender man hos konkurrenten Traen.

»Derfor vurderer man også nøje, hvilke af udbuddene, man har lyst til at deltage i, fordi det er ekstremt dyrt at tabe dem,« siger administrerende direktør Jakob H. Kraglund, Traen.

I en ny rapport anbefaler en arbejdsgruppe under brancheforeningen IT-Branchen, at de store EU-udbud brydes ned i mindre delsystemer.
På den måde kan man begynde med et udbud af for eksempel kernen i et it-system, og når den er sat i søen, kan systemet efterfølgende udbygges ved mindre udbud under rammeaftaler.

Det kan man godt se idéen med hos Traen.

Artiklen fortsætter efter annoncen

»Under nogle udbud kan der for eksempel være så mange detaljerede og ufravigelige krav, hvor man tænker, at ens løsning næsten skal opfindes helt forfra, hvis man skal leve op til kravene, selvom ens løsning sådan set opfylder de grundlæggende behov,« siger Jakob H. Kraglund.

Derfor kan der være meget fornuft i at starte med et udbud af et overordnet system, hvor udbyderen af it-systemet kan lade sig inspirere af det, leverandørerne kan tilbyde i forvejen, mener Jakob H. Kraglund.

»På den måde kan udbyderen fokusere på at vælge nogle løsninger, som med lavest muligt tidsforbrug og risiko kan leve op til kernebehovene,« siger Traen-direktøren.

Peter Perregaard fra Software Innovation er ikke helt så begejstret.

»Det er en noget teoretisk anbefaling, som måske kan være på sin plads i nogle af kæmpeprojekterne. Men lad os antage, at en virksomhed implementerer grundlæggende ESDH fra Software Innovation og efterfølgende vil udvide systemet. I praksis vil det kun være os, der kan levere dét modul til vores system,« siger Peter Perregaard.

Agilitet nødvendigt i kontraktfasen
Han peger på, at den agile tankegang trænger til at gøre sit indtog omkring selv kontraktindgåelsen, og ikke blot som en del af implementeringsfasen.

»Vi er nødt til at tænke på, hvordan får vi agilitet ind i vores systemimplementering. Det er vi alle enige om. Og nu må vi så også finde ud af, hvordan vi får 'big bang' ud af kontraktindgåelsen og agilitet ind i stedet,« siger Peter Perregaard.

Han erkender, at det er forbundet med en hvis usikkerhed for kunden at ty til den agile model, hvor opgaven deles op i mindre og veldefinerede enheder, i modsætning til big gang-tilgangen, som forsøger at klare hele opgaven i ét hug.

Men det er nødvendigt med et opgør med, hvad direktøren kalder 'nulfejlskulturen'.

»Det indebærer jo en større risikovillighed fra kundens side. Til gengæld skulle kunden gerne opnå, at han tidligere kan erkende at have taget fejl, og dermed sandsynligvis ende med at få leveret den løsning, han oprindeligt havde tænkt sig at købe, men på en meget mere rimelig måde for både leverandør og kunde,« siger Peter Perregaard.

Ifølge Jakob H. Kraglund bør de offentlige it-projekter fremover i højere grad fokusere på, hvordan it kan hjælpe med at løse et forretningsproblem.

»Problemet med mange it-projekter nu er, at de ofte ender med at handle om noget teknik i stedet for forretning,« siger Jakob H. Kraglund.

Det vil både komme kunden og leverandøren til gode, mener Traen-direktøren.

»Det vil nok primært betyde, at man på begge sider af bordet bruger en større del af sin tid på at løse forretningsproblemet, og mindre på at udfylde papirer eller opfinde tekniske løsninger, som allerede er opfundet i andre sammenhænge,« siger Jakob H. Kraglund.

Finansministeriet opgjorde i sommer til Folketingets finansudvalg, at en række offentlige it-projekter i snit blev 39 procent dyrere, mens tidsplanerne gennemsnitligt voksede 74 procent over deadline.

Et embedsmandsudvalg med statens digitaliseringschef, Lars Frelle-Petersen, i spidsen er i øjeblikket ved at lægge sidste hånd på en rapport, der skal udvikle måden, staten køber it-løsninger på. Konklusionerne bliver offentliggjort i begyndelsen af april.

8 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
12
28. juni 2011 kl. 13:47

En del af problemet er, overført til byggeri, at man for at undgå "Ville i også have døre med dørhåndtag? Det koster ekstra", bliver nødt til at detaljespecificere "venstrehængte døre med håndtag med en arm imellem 10 og 15 cm", og derfor går glip af at en skydedør kan være billigere og/eller mere brugbar.

Når det hele skal specificeres på forhånd, så bliver det et system, der ligner det man har, fordi det er man vant til. Kan detaljespecifikationerne udsættes til køber og leverandør har en overordnet aftale, kan leverandøren og køber/bruger måske komme med andre og evt bedre ideer, end de, der kendes i forvejen.