Leverandør: Hvorfor starter staten forfra på hvert eneste udbud?

Både leverandører og offentlige kunder kunne spare masser af tid, hvis udbudsprocessen blev standardiseret. Alt for meget tid går med papirarbejde, lyder det fra it-leverandøren Progressive.
Illustration: Progressive

De offentlige myndigheder og den fælles indkøbsorganisation SKI bør være bedre til at genbruge de krav, der bliver stillet til leverandører, som vil byde på en opgave gennem et udbud.

I dag går der utrolig meget tid med at forholde sig til udbudsmateriale, hvor formalia er lidt anderledes, hver gang, og det er rent spild.

Sådan lyder det fra Troels Gammelgaard, direktør for it-leverandøren Progressive, som Version2 besøgte tidligere på ugen og i den anledning bad ham sætte ord på, hvordan udbudssystemet kan gøres bedre.

»Vi skal som leverandør sætte betragtelige ressourcer af til at håndtere udbud. Der er enormt mange formalia og krav, vi skal svare på gang på gang. Hvis man kunne standardisere det, ville det være win-win for både leverandør og kunde. Der er et stort besparelsespotentiale her,« siger direktøren til Version2.

Som eksempel nævner han de krav, de offentlige kunder nu stiller om en leverandør med forstand på ITIL, som netop er en standard, store dele af it-branchen nu bruger til at skabe et fælles sprog og et fælles system for drift og udvikling. Men alligevel er der nye formuleringer om ITIL i hvert eneste udbud.

»Staten har nogenlunde taget ITIL til sig nu, men måden, man beder os om at dokumentere vores ITIL-beredskab på, er ny hver gang. Så bliver der brugt millioner af kroner hos kunderne på at kravspecificere det her, og det skal leverandørerne så tilsvarende bruger millioner af kroner på at svare på og leve op til,« siger han.

Læs også: Her er statens problemer med it-projekter – og succeserne

En anden uskik, som kræver meget tid hos leverandørerne, er, når en kunde ikke helt selv er klar over, hvad de egentlig beder om i deres kravspecifikation.

»Tit er der ikke klarhed over, hvilken funktionalitet der er brug for – og så bruger kunden en masse tid på at specificere en lang række tekniske krav, men uden funktionalitet. Hvis man i stedet var helt skarp på de funktionelle krav og specificerede dem og så lod leverandørerne om at finde den optimale arkitektur og så videre, ville det være langt bedre. Det er jo netop leverandørerne, som har ekspertisen til at finde den bedste løsning,« siger Troels Gammelgaard.

Progressive satser generelt kun på opgaver, hvor man først skal prækvalificeres, for ikke at spilde for meget tid. Her satsede staten og kommunerne oprindeligt på at lade indkøbsorganisationen SKI være en fælles portal, så leverandørerne skulle igennem samme forløb hver gang, men sådan gik det ikke. Så nu er der mange forskellige steder i staten, man som leverandør skal godkendes.

»Man kunne ikke få SKI til at blive en succes, så nu har alle de store ministerier lavet deres egne rammeaftaler, vi så også skal prækvalificeres hos som leverandør. Men man beholdt stadig SKI,« siger Troels Gammelgaard.

Hele systemet med udbud vil han ikke lave grundlæggende om, for han har ikke et forslag til en bedre løsning, der kan sikre konkurrence blandt leverandørerne.

»Jeg er tilhænger af, at der ikke er for meget kammerateri, hvor man bare vælger dem, man har et godt forhold til fra tidligere, eller som man har fået en stor julegave fra. Så hellere bruge lidt flere ressourcer, hvis det sikrer, at det hele sker på rimelige vilkår,« siger han.

Læs også: Sådan åbnede den engelske stat for små it-leverandører – og sparede 5 milliarder

Men nogle gange er ressourceforbruget i statens it-udbud og it-projekter alligevel voldsomme. I forhold til en privat kunde, hvor en leverandør bliver hyret og kan gå i gang med det samme med at løse opgaven, kan omkostningerne være fem gange højere, når det skal ske igennem et udbud med en tyk kravspecifikation fra starten af, vurderer han.

»Der er også mange kommercielle interesser i at beholde disse udbud, for eksempel hos dem, som tjener gode penge på at hjælpe staten med at skrive udbudsmaterialet. Det tror jeg heller ikke hjælper på udviklingen. Alle myndigheder vil gerne gå med livrem og seler, så de vil hellere hyre nogle konsulenter ind – og så kan man også tørre den af på dem, hvis det går galt,« siger Troels Gammelgaard.

Der mangler også nogle gange en forståelse hos de offentlige kunder for, hvor meget tid det tager hos leverandørerne at forholde sig til udbudsmaterialet, mener han.

»Nogle gange får vi udbudsmateriale ind på 400 sider med en forventning fra kunden om, at det kan holdes under udbudsgrænsen på halvanden million kroner. Men for os kan det koste halvanden million kroner at skulle give et tilbud på sådan en opgave,« siger direktøren.

Af samme grund vælger det mellemstore firma med 130 ansatte nøje ud blandt de potentielle udbud, så der ikke bliver for mange nitter i puljen – ellers bliver det alt for dyrt.

»Vi svarer næsten aldrig på noget, hvor der ikke er prækvalifikation, og det sker også ofte, at vi vælger ikke at byde, selvom vi er blevet prækvalificerede. Vi skal meget gerne vinde mellem hver tredje og hver fjerde af dem, vi byder på,« siger Troels Gammelgaard.

Selvom der er mange gode ting ved at være erhvervsdrivende i Danmark – for eksempel, at der ikke er meget kammerateri – kan han også blive meget træt af politikernes mange tiltag, som rammer virksomhederne.

»Det kan irritere grusomt, når der for eksempel igen bliver lavet om på beskatningsforhold, eller hvornår noget er hjemmearbejdsplads eller ej. Da sundhedsforsikringer blev populære, skulle det ikke længere være skattefrit. Og så skal vi ud at spørge alle medarbejderne om de ændrede vilkår. Det er grotesk, så meget tid man ender med at bruge på al den slags. Den tid ville vi hellere bruge på at udvikle forretningen,« siger han.

Det mest tossede er, at mange af disse tiltag tilsyneladende bliver udtænkt på Christiansborg i den bedste mening i et forsøg på at hjælpe virksomhederne. Men sådan ender det bare meget sjældent i praksis.

»Jeg tror ikke, at politikerne tænker på konsekvenserne af, at de laver om på noget. Selvom det er meningen, at det skal gøre det nemmere for os erhvervsdrivende, har det en lang tilbagebetalingstid, fordi det er en stor opgave at få arbejdet ind i de daglige processer. Og inden man så når til at høste gevinsterne, bliver det lavet om igen,« siger Troels Gammelgaard.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (10)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
John Stumpe

I min virksomhed hjælper vi mellem 40 og 60 tilbudsgivere eller ordregivere med hhv. deres tilbuds eller udbudsopgaver, om året ...
Jeg må sige, at jeg deler Troels' bekymring over den store fragmentering af anvendelsen af udbudsdirektivet for offentlige ordregivere, men min største irritation ved dette ligger egentlig ikke i krav til beskrivelse af kvalitetssikring eller måden en kravspecifikation ønskes besvaret (omend jeg deler indstillingen), for tiden irriteres jeg mest over, at referencer ALDRIG skal beskrives på samme måde, med de samme data ...
Byder man som leverandør på f.eks. 2-3 delaftaler, hvor der på hver skal afleveres 5 delaftalespecifikke referencehistorier, så skal de alle HVER GANG skrives mere eller mindre på ny, fordi der stilles eksakte formkrav.
Det kunne give ualmindelig god mening, hvis der opstilles en simpel standard for hvordan og med hvilke data en reference skal beskrives, så der kan opnås større grad af "genbrug" og tiden i stedet kunne anvendes på mere værdiskabende tiltag.

Blot min ydmyge mening :-)

Med venlig hilsen
John Stumpe

IT Management Consultant
ProPartner Consulting ApS

  • 7
  • 4
Jarnis Bertelsen

Alle myndigheder vil gerne gå med livrem og seler, så de vil hellere hyre nogle konsulenter ind – og så kan man også tørre den af på dem, hvis det går galt

Det er muligt at man kan skyde skylden på konsulenten, når det går galt, men det er uden konsekvenser. Hvornår har man sidst hørt om en konsulent, der skulle betale erstatning for dårlig rådgivning? Eller at et konsulenthus (eller for den sags skyld en softwareudviklingsvirksomhed) bliver fravalgt p.g.a. for mange historiske fejl. På denne måde får man placeret et ansvar, hvor der ikke kan drages konsekvenser, og dermed fjernet en stærk motivationsfaktor, for at lære af sine fejl.

  • 4
  • 0
Morten Winther

Jeg har i mange år arbejdet med udbud – både som leverandør og som kunde og er enig med at udbud er alt for omkostningstunge som det sker i dag.

Som arkitekt er jeg dog ikke enig i at kunden skal gå uden om alle ikke-funktionelle krav, herunder til arkitektur og så lade leverandøren vælge frit. Som kunde har man ofte et systemlandskab som den nye løsning skal passe ind i, eksisterende teknologi og nogle eksisterede kompetencer i driften som man gerne vil genbruge. Hertil kommer at leverandører ikke altid er lige flinke til at overholde åbne standarder.

På min arbejdsplads, Københavns Kommune, sender vi mange løsninger i udbud hver år, og skriver derfor meget udbudsmateriale. Lige nu har vi et nyt værktøj i pipeline, som skal hjælpe os med at rationalisere denne proces. Vi har udviklet et proof-of-concept på en webløsning kaldet ”KravBanken”, hvor vi samler alle de krav der kan genbruges i andre udbud. Man kan så let trække krav ud i Word og Excel samt se versionshistorik mm

Jeg hører gerne fra andre kommuner og myndigheder der har lignende tanker.

  • 6
  • 0
Hans Henrik Happe

Det har altid undret mig at det offentlige er udbudsforpligtede. Det vigtige må være at skattekronerne bliver brugt fornuftigt og at der ikke er korruption. Hvorfor skal det offentlige gøre sig umage for at virksomheder kan komme til? De burde da selv gøre sig "lækre", så ansvarsfulde offentlig ansatte tager dem med i overvejelserne.

Det er synd at det offentlige bliver forhindret pga. rigide regler.

IT er nok specielt ramt, mens toiletpapir nok har en forholdsvis overkommelig kravspec, som ikke ændrer sig meget over tid :-)

  • 4
  • 1
Flemming Nielsen

Det har altid undret mig at det offentlige er udbudsforpligtede. Det vigtige må være at skattekronerne bliver brugt fornuftigt og at der ikke er korruption. Hvorfor skal det offentlige gøre sig umage for at virksomheder kan komme til? De burde da selv gøre sig "lækre", så ansvarsfulde offentlig ansatte tager dem med i overvejelserne.

Det er synd at det offentlige bliver forhindret pga. rigide regler.

IT er nok specielt ramt, mens toiletpapir nok har en forholdsvis overkommelig kravspec, som ikke ændrer sig meget over tid :-)

Går du tilbage i historien om årsagerne til EU's udbudsdirektiv, så var de reelle årsager vist, at man især ønskede at dæmme op for meget af den korruption man ser hos offentlige embedsmænd længere sydpå i Europa. Og da EU jo arbejder med fælles og ensartede regler, så ...

Men hos danske embedsmænd er der vist også en vis bevidsthed om, at det danske ankenævn for udbud har en tilbøjelighed til at fortolke EU direktivet rimeligt krakilsk og lige efter lovtekstens bogstav, hvorfor leverandører ofte har fået medhold i klager over udbud. Og den slags kan man ikke lide at have siddende på sit visitkort som embedsmand, for dermed forvalter man ikke "lovmedholdeligt", og der findes næppe noget der er værre for en embedsmands videre karriereforløb. Og derfor har man nok set mange udbud, hvor man søger at dække sig ind via udførlige kravspecifikationer, så man på det kontraktuelle niveau og ift. selve udbudsprocessen kunne sikre sig imod evt. brølere.

Af disse forskellige årsager er vi i DK blevet til nogle duksedrenge mht. at køre udbud hamrende strikst.

I teorien skulle det give bedre konkurrence og lavere priser på tilbudene i sig selv. I praksis giver det et opblæst sæt af overhead omkostninger på at gennemføre udbudsforretningerne. Gynger og karuseller ...

  • 5
  • 0
Jacob Christian Munch-Andersen

Men nogle gange er ressourceforbruget i statens it-udbud og it-projekter alligevel voldsomme. I forhold til en privat kunde, hvor en leverandør bliver hyret og kan gå i gang med det samme med at løse opgaven, kan omkostningerne være fem gange højere, når det skal ske igennem et udbud med en tyk kravspecifikation fra starten af, vurderer han.

Det tal vil jeg mene er alt for lavt sat, artiklen om den nye engelske process http://www.version2.dk/artikel/saadan-aabnede-den-engelske-stat-smaa-it-... har et eksempel med en faktor 93. Og kigger vi på de danske digitale afgangsprøver, så kostede nogle glorificerede spørgeskemaer ~100 mio. DKK. For en million kan man få 1 programmør i 2 år, det burde være tid nok til at implementere nogle ganske avancerede spørgeskemaer og konfigurere og teste en passende serverløsning.

Så min vurdering er at udbudssystemet kan komme op og koste i omegnen af en faktor 100.

Til sammenligning er der næppe mange kammeraterisager hvor prisen er skruet op til mere end det dobbelte, og min umiddelbare fornemmelse er at de fleste tilfælde af kammerateri ikke handler så meget om pris som om hvem der får opgaven når der ikke i øvrigt er tungtvejende grunde til at vælge en leverandør frem for en anden.

Samlet set virker det til at udbudssystemet skaber problemer som er ufatteligt meget større og dyrere end de problemer som det skulle løse.

  • 5
  • 0
Daniel Udsen

Kommer vi ikke igen og igen tilbage til at når vi taler IT så taler vi ofte slet ikke om køb af standardvare på et fungerende konkurrencepræget marked. Hvilket er en teoretisk forudsætning for at besparelser kan opnås ved at udlicitere.

Når det kommer til fysiske varer så er der en række vel definerede standarder under enten DS ISO eller EU du bare kan peje på med IT har man ikke den slags i praksis, og hvor der er er der så meget industri pres for ikke at vælge dem at det ender i en dyr politisk slåskamp.

Korruptions problem er i øvrigt ikke kun sydpå der har været eksempler også i DK og svingdørene mellem det politiske lag og industrien findes også i DK, og eftersom man ikke efterforsker den slags er man nødt til at holde fast i nogle ret strenge armslængde principper. De stive udbudsregler er prisen for ikke smide folk i fængsel for kammerateri aftaler.

Den enegelse model handler ligeså meget om at smide alle argumenter imod streng standard overholdelse ud med hård hånd. ITIL der er en løs fortolkning af BS15000 er et godt eksempel på hvordan man kan udvande et forsøg på standardisering til noget der koster og ikke sparer penge ODF vs OOXML er et andet her er gevinsten at vælge en standard og ved at debattere to har du tabt alle besparelser og listen forsætter.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere