Leverandør: Dokumentstyringen sejler i de danske virksomheder

Dokumenter med underlige filnavne spredt ud over fællesdrevene er hverdag i mange danske virksomheder. Og det er svært at få virksomhederne til at tage fat på dokumentstyringen, oplever en dansk leverandør af styringsværktøjer.

Klokken er få minutter i fyraften, og du sidder med seneste udgave af den Word-fil, der dokumenterer en vigtig del af det projekt, du er i gang med.

I dag skal du hurtigt ud af døren, og da dokumentet endnu ikke er færdigskrevet, skynder du dig at gemme filen med navnet Vigtig Projektfil 08042009 IKKE FÆRDIG.doc og gemmer den lokalt på harddisken. Som backup smider du den i øvrigt også på virksomhedens fællesdrev i mappen 'Temp'.

Hvis du kan genkende denne lettere kaotiske måde at gemme dokument-filer på fra dit daglige arbejde, er du formentlig ikke alene derude.

For dokumentstyringen sejler i mange af de små og mellemstore danske virksomheder, oplever man i den nordjyske virksomhed Officedesign, der udvikler styringsværktøjer til mails og dokumenter.

Medarbejderne finder på deres egne navnekonventioner til filnavne og mapper og gemmer dem på fællesdrev underlagt en styring, der bedst kan betegnes som 'ad hoc'.

»Uden at have noget statistisk grundlag for det oplever jeg, at 80 procent af de virksomheder, jeg besøger, ikke har dokumentstyring. Derfor ligger dokumenterne bare på et fællesdrev, hvor ordenen er styret af disciplinen af de personer, der anvender det,« siger René Nejsum, direktør i Officedesign.

»Derfor ved man ofte ikke, hvor data ligger, hvilken version de er i, og om metadata er opdaterede. Det flyder bare rundt med filer,« siger han.

Virksomhederne er forbeholdne over for dokumentstyring
René Nejsum har ofte kontakt til virksomheder, der overvejer at få styr på dokumentrodet. Han oplever, at virksomhederne tit er forbeholdne over for at skulle bruge dokumentstyring, selvom rodet på fællesdrevene skriger på det.

»Der er mange virksomheder på måske 10-20-30 medarbejdere eller mere, hvor man ikke synes det er indsatsen værd. Jeg har næsten ikke talt med nogen, der ikke har problemet, men på den anden side er der mange, der siger, at de ikke kan finde tiden til at gøre noget ved det,« siger René Nejsum.

»Det er klart en af de ting, jeg har undervurderet, inden jeg gik i gang. Viljen til forbedring er der ofte ikke,« tilføjer han.

René Nejsum understreger, at det især gælder engrosvirksomheder og produktionsvirksomheder, hvorimod projektorienterede virksomheder typisk har bedre fod på dokumentstyringen.

»Men jeg vil stadig sige, at i virksomheder fra to mand og op til 200 har jeg ikke set den perfekte løsning, og jeg kan heller ikke mindes, at jeg har oplevet nogle virksomheder, der har tænkt virkeligt godt over det,« siger René Nejsum.

Der kan ellers luges en del ud i spildtiden ved at få styr på dokumenterne, påpeger René Nejsum.

»Vi er kommet frem til, at enhver medarbejder på et kontor bruger omkring 30 minutter om ugen på spildtid, hvis der ikke er styr på tingene, og jeg er blevet overrasket over, hvor store firmaer der ikke har det. I begyndelsen sagde jeg, at det ikke var nødvendigt at kontakte virksomheder med over 100 medarbejdere. Det har jeg siden skruet op til 500,« siger René Nejsum.

Hvordan foregår dokumentstyringen på din arbejdsplads? Smider medarbejderne rundt med mærkeligt navngivne dokumenter, eller er der pinligt orden i sagerne? Skriv i debatten nedenfor.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (0)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere