Ledere spilder tiden på ligegyldige e-mail

Europæiske ledere bruger to timer om dagen på kommunikation via e-mail. Hver tredje leder mener, at kun 25 procent af deres e-mail er meget vigtige for jobbet.

E-mails kan have en negativ indvirkning på organisationens effektivitet, viser en undersøgelse foretaget af Henley Management Collage blandt europæiske ledere for headset-producenten Plantronics.

Ifølge underøgelsen bruger over halvdelen af de adspurgte ledere to timer eller mere om dagen på at håndtere e-mails

Men kun 12 procent af de adspurgte mener, at mindst 75 procent af deres e-mail er vigtige for jobbet. Hver tredje leder vurderer i undersøgelsen, at kun 25 procent af de e-mails, de modtager, er vigtige. 20 procent siger, at kun hver 10. e-mail er vigtig.

Plantronics' europæiske direktør Philip Vanhoutte, mener, at den store mængde e-mail blandt andet skyldes, at de færreste medarbejdere er uddannet i at bruge e-mails, og bruger dem i for mange situationer.

Han ser det som et problem, at e-mails bruges som en dialogform uden grundlæggende at være designet til det.

»Jeg stopper det, når jeg ser det. E-mail er ikke skabt til dialog. Det bruger vi en telefon til, så snup telefonen og lav et telefonmøde. Stop med at bruge e-mailen. Den er ikke lavet til dialog,« siger Philip Vanhoutte under et besøg i Danmark.

Ifølge undersøgelsen er de adspurgte ledere selv kritiske over for e-mails brugt til intern kommunikation i stedet for kommunikation ansigt-til-ansigt eller telefonisk.

Selv mener Philip Vanhoutte, at brugen af ens egen stemme tilfører kommunikationen en personlig og vigtig dimension, der kan gå tabt i eksempelvis en e-mail.

Han bruger selv ofte transporttid til at tale i telefon og mener, at eksempelvis nye kommunikationsformer som beskedtjenester til erhvervslivet vil kunne medvirke til at skabe en mere effektiv kommunikation og bremse ekspolsionen i e-mail-trafikken.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (5)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
per larsen

Det var en imponerende koncentreret samling af selvfølgeligheder.
Kun 10-25% af al information er vigtig (80-20!?)
Snup telefonen - ja selvfølgelig, men hvad er hit-raten? Mail bliver ofte brugt, fordi vi ikke kan få fat i hinanden.
'Kritiske ledere' kan 'besvare' en mail telefonisk. Mig bekendt kræver en dialog to parter - undtaget visse parforhold!
Hvem er ikke blevet misforstået i en sms eller mail - mon ikke alle er enige om at ens stemme tilfører kommunikation en vigtig dimension.
Og sandelig om vi ikke får det gode råd at tale i telefon under transport. Det er virkelig nytænkning det her!
Må vi bede om lidt kvalitetskontrol

  • 0
  • 0
Thomas Hansen

Tror fanden at han syntes at telefonen er meget mere effektiv, der er sgu da ingen der tør sige til Direktøren at han rent faktisk forstyrrer dem i noget andet.

Punkt 1: Email er asynkront. Man skal ikke koordinere 2 menneskers tid for at få svar på nogen spørgsmål, hvilket gør at folk kan effektivisere deres arbejdstid.

Punkt 2: Email er dokumentation. Man kan gå tilbage og se hvad der rent faktisk blev snakket om.

Punkt 3: Hvor meget tid bruger samme ledere på telefonen og møder?

Siden hvornår er Version2 blevet gratis talerør for diverse firmaers kæpheste?

  • 0
  • 0
Tommy Bjerg

Selvfølgelig er telefonen klart at foretrække hvis man skal have afklaring på noget hurtigt, og som sagt hvis det er noget der kræver en dialog, men til informationer og knapt så vigtige spørgsmål og afklaringer er mails da klart smartest.

Når man ringer afbryder man jo en kollega i sit arbejde.

...og nu er der så mindst 3 personer der også har spildt deres tid på denne 'ikke meget vigtige' nyhed. :)

  • 0
  • 0
Jesper Gaardbo Langhoff

Personligt er jeg glad for at min arbejdstelefon ikke kimer mig ned konstant. Som regel er det kun vigtige opkald, som kræver øjeblikkelig respons.

Jeg bruger typisk tre kommunikationsformer, hvis vi ser bort fra den direkte kommunikation face-to-face.

  1. Mail

Denne form for kommunikation kræver ikke hurtig respons, hverken fra mig selv eller fra modtageren. Det betyder ikke, at indholdet ikke er vigtigt, der er bare mere tid til at vurdere og ellers vende tilbage med et fornuftigt svar. Man har yderligere tingene på skrift, så man senere kan hente det frem og kigge på det igen.

  1. Sametime (eller andre messenger lignende værktøjer)

Kommunikation på dialog-form. Jeg føler mig ikke hæmmet af at skrive på et keyboard til forskel for tale, så jeg har det fint med denne kommunikationsform. En god fordel er at man sagtens kan lave andre ting ved siden af.

  1. Telefon

Til hastesager, hvor det er vigtig med hurtig respons. Generelt bryder jeg mig ikke om telefonsamtaler. Kropssproget mangler og alt der foregår under samtalen ligger i hukommelsen. Men der er situationer, hvor det ikke betyder så meget.

Og der er sikkert mange, som nu vil påstå, at jeg blot har udpeget det åbenlyse.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere