Besparelser på et ukendt antal årsværk i forskellige afdelinger, kortlægning af organisationen og et opgør med dobbelt-indtastning af data i løn- og HR-systemer.
Det er noget af det, Københavns Universitet går glip af ved at trække stikket på it-projektet Epos, som er et HR-system.
I juni måned kunne Version2 fortælle, at KU har droppet udviklingen af Epos efter godt fem års arbejde.
Ifølge universitetet er det fortroligt, hvad det har kostet det offentlige, og hvorfor man har valgt at skrotte Epos - men en aktindsigt i projektinitieringsdokumentationen giver en fornemmelse af, hvilke gevinster KU kunne have opnået, hvis man var skiftet.
For det første kan man læse, at det nuværende system, ScanPas, er meget langt fra at være et moderne HR-værktøj.
»Det nye personaleadministrative system skal erstatte ScanPas fra leverandøren PBJ A/S, som KU har anvendt de seneste 15 år,« står der som begrundelse for, at KU for fem år siden beslutte at kaste sig ud i projektet.
»HRO, ScanPas-brugerne og deres ledere har gennem længere tid påpeget, at ScanPas på en lang række områder ikke lever op til de krav, som en organisation af KU's størrelse nødvendigvis må stille til et tidssvarende personaleadministrativt system.«
KU har i dag brugt systemet i 20 år, og det blev lanceret helt tilbage i 1985.
Ingen integration med lønsystem
En af fordelene for KU ved at erstatte det 15 år gamle HR-system skulle have været noget så basalt som at integrere HR med løn.
I dag er virkeligheden, at alle oplysninger skal indtastes både i HR-systemet og i Statens Lønsystem (SLS). Dobbeltarbejde.
»Der er ingen integration fra ScanPas til SLS, hvilket indebærer, at alle data i SLS skal genindtastes, selv om de allerede er registreret i ScanPas,« står der i KU's dokumenter.
Med det nye system skulle alle HR-data automatisk opdateres i SLS, men det kommer altså ikke til at ske.
Derudover skulle det nye system blandt andet fjerne unødvendige arbejdsgange ved for eksempel at åbne for selvbetjening til ferie- og fraværsregistrering.
»Ferie/fraværsregistreringen foregår i dag ved, at medarbejderen sender en mail til en registrant, som herefter indtaster oplysningerne i ScanPas,« hedder det i business casen for det kuldsejlede projekt.
Lettede sekretærer?
Det er på nuværende tidspunkt uklart, præcis hvilke besparelser Københavns Universitet er gået glip af som følge af det kuldsejlede it-projekt.
I business casen kan man læse, at Epos udover kvalitetsforbedringer skulle have udløst besparelser på et ukendt antal årsværk. Ukendt betyder i denne sammenhæng, at Københavns Universitet har streget tallet over i aktindsigten.
Man kan dog deducere sig frem til, at noget af besparelsen skulle have ligget i det registreringsarbejde, der skulle have været barberet ned med muligheden for selvbetjening.
»Hvert institut har i dag ansat HR-/sekretærbistand til ferie/fraværsregistrering. Denne funktion vil fremadrettet blive ændret, da 90 procent af registreringsopgaven bortfalder,« står der i business casen.
Ligesom med de overstregede årsværk har KU valgt at mørklægge alt, hvad der har med projektets økonomi at gøre. I det oprindelige udbud blev projektet vurderet til den beskedne sum af 3,7 millioner kroner - men det tal er sandsynligvis vokset betydeligt, eftersom projektet er blevet forlænget fire gange og har opereret med fem forskellige tidsplaner på fem år.
Tilbage i juli måned forklarede Lisbeth Møller, vicedirektør for fælles HR på KU og projektejer på Epos, at man på grund af en fortrolighedsaftale ikke vil afsløre, hvorfor projektet er skrinlagt efter fem år.
Hun lovede dog ved den lejlighed, at man senere ville offentliggøre, hvad projektet har kostet det offentlige.
»Det har vi ikke gjort op endnu, men det vil ikke forblive fortroligt ud over informationer om, hvad vi betalt eksterne leverandører. Der udestår et arbejde med at få lukket projektet ned, trække læringspunkter ud og opgøre, hvad det har kostet,« sagde hun dengang.
Kan slutte sig til nyt, statsligt HR-system
Lisbeth Møller oplyste også til Version2, at man skal ud og finde en erstatning for det kuldsejlede Epos-projekt, da ScanPas ikke, som det også fremgår af indeværende artikel, er tidssvarende.
En mulighed kan være at slutte sig til det nye system Statens HR, som Moderniseringsstyrelsen er i gang med at rulle ud.
Systemet er obligatorisk for statslige myndigheder, men selvejende institutioner som KU har også lov til at hoppe med på vognen. Det har blandt andet Aalborg Universitet gjort.
Ifølge Moderniseringsstyrelsen har Københavns Universitet endnu ikke taget en endelig beslutning i forhold til Statens HR.
Version2 arbejder fortsat på at finde ud af, hvad Epos-projektet har kostet det offentlige.
