»Jeg har svært ved at forestille mig, at nogen leverandør vil finansiere udviklingen af komplekse it-servicer med én og kun én potentiel kunde.«
Sådan skriver Lise Gerd Pedersen, der er b.sc. i datalogi og master of public administration i en kronik i Jyllands-Posten i dag.
Hun skriver som reaktion på Kim Normann Andersen, professor ved CBS, der i Version2 og i Jyllands-Posten har givet et bud på, hvordan vi kan undgå flere statslige it-skandaler: Han foreslår, at staten ikke længere skal stå for udviklingen af egne it-systemer, men blot skal købe sig til brugen af it-servicer.
Staten anvender allerede i dag standardsystemer – også baseret på it-services – til de opgaver, som ikke er specielle for staten.
»Men statens primære opgave er administration af landets love, og denne opgave er unik. Der findes for eksempel kun én myndighed, der beregner og inddriver skat,« skriver kronikøren.
»Dertil kommer, at en leverandør ikke kan udforme systemerne hensigtsmæssigt uden kundens aktive medvirken. Staten vil derfor fortsat være nødt til at involvere sig i specifikationen af systemerne, og det er ofte her, det går galt.«
Normann Andersen skriver endvidere: 'Det er enten det eller en kraftig teknisk oprustning hos ministerierne og måske mere egen udvikling. Det er for mig et muligt, men helt urealistisk scenarie, at der skulle udvikles et nyt Datacentralen og Kommunedata. Det løb er kørt.«
Løsninger bliver ikke forandringsprojekter
Hun er enig i, at hvis it-projekter forankres på for lavt niveau, kan det spærre for løsninger, der går ud over forretningsenhedens grænser, f.eks. ved at optimere arbejdsgange.
»Fælles for de to skitserede løsningsmuligheder er, at de er i tråd med den gængse opfattelse af it-projekter som værktøjer, der blot skal anskaffes. Målestokken for anskaffelsens succes er de traditionelle projektledelsesparametre: tid, funktionalitet og økonomi.«
Hun mener, at fokus skal rettes en anden vej.
»For det første skal vi skelne mellem specifikation af it-systemer og udvikling/drift af samme. Hvis staten bliver bedre til at definere og kravspecificere it-projekterne, kan man sagtens udbyde udviklingen og driften til private aktører.«
Der er ikke behov for at genopfinde Datacentralen og Kommunedata, mener hun.
For det gør hun op med opfattelsen af, at it-projekter er noget rent teknisk.
»Mange steder opstår og gennemføres it-projekter ude i ”hjørnerne” af organisationerne – evt. med it-afdelingen som mellemmand – uden topledelsens bevågenhed. Det kan betyde suboptimering samt manglende overordnet prioritering og koordinering af organisationens it-projekter.«
»Den forretningsenhed, der indkøber et it-projekt, har ikke nødvendigvis den it-faglige kompetence til at træffe de rigtige valg og formulere kravene hensigtsmæssigt.«
Ofte sker der det, at systemets fremtidige brugere i detaljer beskriver den løsning, de forestiller sig ud fra den nuværende arbejdsgang og evt. inspireret af et andet, konkret system.
Det rigtige ville være – som også professor Søren Lauesen, ITU, gentagne gange har fremført – i stedet at beskrive den funktionalitet, systemet skal levere, så leverandøren kan byde ind med forslag til løsninger.
»Selv om forretningsenheden anvender eksterne konsulenter eller interne it-medarbejdere til at bistå med kravspecificeringen, er det i dag desværre ofte forretningsenheden, der sidder på pengene og i sidste ende bestemmer, måske endda ud fra en enkelt medarbejders præferencer. Hvis it-projektet forankres på for lavt niveau, kan det spærre for løsninger, der går ud over forretningsenhedens grænser, f.eks. ved at optimere arbejdsgange.«
Gentages igen og igen: Topledelse er nødvendig
Bonneruprapporten anbefalede allerede i 2001, at it-projekter skal forankres stærkt i den øverste ledelse, og at der skal være en hovedansvarlig for projektet i direktionen. Der findes positive eksempler på, at dette i dag efterleves, men også eksempler på det modsatte. En forklaring på, at direktionerne kun tøvende tager ansvaret på sig, kunne være, at it ikke typisk er deres spidskompetence.
»Det hjælper måske på direktionernes motivation at tale om ”digitaliseringsprojekter” i stedet for ”it-projekter”. Der er nemlig ikke kun tale om tekniske anskaffelser. Med god it-understøttelse kan man løse opgaverne smartere, forbedre arbejdsgangene, organisere sig på andre måder og måske endda realisere helt nye strategiske muligheder. Man kunne kalde det ”digital ledelse”,« skriver Lise Gerd Pedersen.
Enterprisearkitektur går netop ud på at se på de overordnede sammenhænge mellem en virksomheds strategi, ydelser, arbejdsprocesser, ansvarsplacering (roller), aktører, data, it-systemer, teknologisk infrastruktur mv. Det undervises der f.eks. i på IT-Universitetet.
»Arbejdet med enterprisearkitektur indgår i ledelse som sådan og kan – ligesom andre aspekter af ledelse – efter min mening ikke outsources. Det omfatter også prioritering mellem organisationens forskellige behov for it-understøttelse (porteføljestyring) og fastlæggelse af en overordnet plan og principper for it-systemernes opbygning, sammenhæng, udvikling og anvendelse nu og i fremtiden. It-projekter bør defineres ud fra sådanne overvejelser,« skriver Lise Gerd Pedersen.
En undtagelse - som Version2 tidligere har beskrevet - er direktør Betina Hagerup i Erhvervsstyrelsen sidder som formand i styrelsens arkitekturkomité.
En dygtig enterprisearkitekt kan kommunikere med både ledelse, forretning og it-arkitekter og inddrager både teoretiske kompetencer og praktisk erfaring.
»Men sådanne folk er svære at rekruttere, ikke mindst for staten, som lønmæssigt ligger langt under det private på det område,« skriver Lise Gerd Pedersen.
Alligevel findes der dygtige enterprisearkitekter rundt omkring i staten – men ledelseslaget anerkender og anvender desværre sjældent deres kompetencer.
Digitaliseringsstyrelsen har siden 2003 publiceret retningslinjer for, hvordan det offentlige bør arbejde med enterprisearkitetur. Se http://arkitekturguiden.digitaliser.dk/.
Desværre kan Digitaliseringsstyrelsen ikke tvinge den øvrige statslige administration til at følge disse retningslinjer.
»Men hvorfor egentlig ikke? Statens administration er en koncern, som er organiseret i ministerier, styrelser mv. Denne organisering ændrer sig over tid – det er et politisk vilkår. Det ville for mig at se give god mening at arbejde med enterprisearkitektur på koncernniveau, blandt andet fordi det ville gøre det lettere at gennemføre ressortændringer. Jeg tror, at de færreste gør sig klart, hvad en ressortændring koster.«
»Jeg foreslår, at staten ansætter en chefenterprisearkitekt i Statsministeriet med det overordnede ansvar for enterprisearkitektur i staten. Vedkommende skal referere til departementschefen og have et antal dygtige fagfæller til sin rådighed. Dette hold af enterprisearkitekter skal udarbejde nødvendige centrale retningslinjer og fungere som et rejsehold for statens institutioner. Naturligvis i tæt samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen m.fl.«
Digitaliseringsprojekter må nødvendigvis udformes og gennemføres lokalt i institutionerne. Rejseholdet skal dels stille relevante kompetencer og ressourcer til rådighed for digitaliseringsprojekterne, dels sikre at de centralt fastlagte retningslinjer bliver overholdt.
Rejseholdet vil både være billigere i drift end eksterne konsulenter og være i en position, hvor de kan eskalere eventuelle uhensigtsmæssige lokale beslutninger til chefarkitekten (og evt. departementschefen). Desuden vil det kunne gavne koordinationen mellem institutionerne, mener hun.
»Utopi? … Noget skal der i hvert fald ske. Persondataforordningen, der træder i kraft i maj 2018, kræver, at alle, der registrerer data om EU-borgere, ikke alene har styr på persondata, men også på formålet med registreringen, arbejdsprocesser i forbindelse hermed og de dertil anvendte it-systemer.«
Man skal også kunne dokumentere, at man har styr på persondata. Overtrædelser af den nye persondataforordning fra EU kan føre til bøder på op til 20 mio. euro eller 4 pct. af den globale årlige koncernomsætning, afhængigt af hvad der er højest. Men også tillidsbrud i befolkningen efter sager af denne art koster dyrt.
»Derfor er staten simpelt hen nødt til at få styr på sin enterprisearkitektur,« fastslår Lise Gerd Pedersen.
Det vil også føre til, at staten bliver en bedre indkøber af it-systemer – helt uanset om staten skal eje systemerne eller får mulighed for at købe dem som en service.
...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.
Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.
Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.
Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.
