Alternative udviklere af undervisnings-it må famle i blinde

Flere VUC-uddannelser har fået en ekstra revisorregning, fordi de har anvendt ikke-godkendte it-systemer til ministeriel indberetning. Det fremgår dog ingen steder, hvad der skal til, for at et system kan godkendes.

Skulle en virksomhed i dag have lyst til at komme ind på markedet for studieadministrative it-systemer til landets ungdomsuddannelser, kan det blive svært.

Myndigheden på området, Styrelsen for It- og Læring, har nemlig ikke godkendt nye systemer siden 2008 til brug på det gymnasiale område og på VUC-området. Og derudover fremgår det ikke nogen steder, hvilke krav et system skal efterleve for at blive godkendt.

I dag er det ganske få systemer, der er godkendte og må anvendes, og kun inden for helt specifikke uddannelsesområder.

Systemet Lectio, der dominerer på de gymnasiale-uddannelser, må ikke uden videre må anvendes til VUC. Her er systemet Ludus udbredt, som til gengæld godt må anvendes til indberetninger på det gymnasiale område. Og hvad landets erhvervsuddannelser (EUD) angår, er det foreløbigt kun tilladt at bruge STIL's eget system, Easy.

Kravene til hvilke administrative systemer, der må og skal anvendes, betyder, at ellers selvejende uddannelsesinstitutioner kan være tvunget til at anvende flere forskellige it-systemer i stedet for et samlet system.

Et eksempel er Skanderborg - Odder Center for Uddannelse. Her iværksatte man i 2012 et arbejde for at få ryddet ud i de - dengang - tre forskellige it-systemer til studieadministration, som uddannelsescenteret brugte. Blandt andet for at effektivisere.

Var nødt til at sadle om

Systemet Ludus, der dengang blev brugt til indberetninger på VUC-området - det er stadig det eneste godkendte system - stod over for en større opdatering. Samtidig stod uddannelsescenteret over for større besparelser.

»Vi var nødt til at sadle om, vi havde simpelthen ikke råd til at være med i det udviklingsarbejde, når vi samtidig skulle trimme skolens økonomi voldsomt,« siger økonomi- og administrationschef ved Skanderborg - Odder Center for Uddannelse, Maria Ammitzbøll.

I 2012 gjorde uddannelsescenteret Undervisningsministeriet opmærksom på, at man ønskede at skifte til systemet Lectio på VUC-området. Umiddelbart var det dog ikke muligt at få oplyst af ministeriet, hvilke krav Lectio skulle leve op til for også at kunne anvendes til indberetninger på VUC-området i stedet for Ludus.

»Det var som at gå til eksamen i noget, uden at vide, hvad man skulle op i. Det kunne vi så finde ud af undervejs,« siger Maria Ammitzbøll.

Hun havde i udgangspunktet en forventning om, at Lectio - der jo bliver brugt til indberetninger på størstedelen af det gymnasiale område - også ville kunne bruges på VUC-området.

»Det handler jo ikke om at bygge en jetjager - det er jo skoleadministration,« siger Maria Ammitzbøll.

I løbet af 2014 begyndte Skanderborg - Odder Center for Uddannelse at samarbejde med virksomheden bag Lectio, Macom, om at tilpasse systemet, så det også kunne anvendes til administration af VUC.

Herefter begyndte uddannelsescenteret at indberette data for VUC til Undervisningsministeriets systemer. Herunder informationer om studieaktivitet, der i sidste ende udløser de statslige tilskud til uddannelsen.

Men hos STIL ville man ikke uden videre acceptere indberetningerne fra Lectio, da systemet jo ikke er godkendt på VUC-området.

»Så fik vi information om, at der skulle komme en ekstern revisor og kigge systemet igennem og tjekke, at tallene var i orden,« siger Maria Ammitzbøll.

Hun fortæller, at STIL udpegede en revisor fra PWC, der gennemgik de data, som blev indsendt for VUC via Lectio hos Skanderborg - Odder Center for Uddannelse.

Uddannelsescenteret endte med selv at skulle bekoste revisor-gennemgang af dataene. Prisen blev 274.997 kroner inklusiv moms. Trods den uventede meromkostning fortryder Maria Ammitzbøll i dag ikke skiftet til Lectio. Reduceringen af administrative it-systemer har blandt andet betydet, at der har kunnet spares en stilling væk, fortæller hun.

»Det giver en meget nemmere hverdag, at man kun skal arbejde i et system. At det er den samme knap, der genererer de samme data i skemalægningen, som dem der giver tilskud fra ministeriet.«

Derudover påpeger Maria Ammitzbøll, at uddannelsescenteret i kraft af reduktionen af it-systemer også er blevet mindre sårbart i forhold til, hvis medarbejdere er syge eller går på pension.

»Vi er et lille Campus, hvor det er en fordel at medarbejdere erstatte hinandens funktioner, når de arbejder i det samme system.«

Også på Campus Bornholm er man overgået til at indberette data for VUC via Lectio. Og her er man også blevet pålagt en efterfølgende udgift til en ekstern revisor, der har skullet tjekke indberetningerne fra Lectio, der altså ikke er godkendt til brug på dette område.

I en mail oplyser Signe Saabye Ottosen, økonomi- og administrationschef ved Campus Bornholm, at man endnu ikke har modtaget en faktura for revisionen, og derfor ikke ved, hvad det kommer til at koste.

Det var Skanderborg - Odder Center for Uddannelse der var first-mover i forhold til indberetninger via Lectio på VUC. Og her undrer Maria Ammitzbøll sig over, andre VUC'er åbenbart skal igennem samme revisionsforløb.

»Systemet er finkæmmet. Der er betalt for arbejdet. Derfor giver det ikke mening, at andre VUC'er også skal revideres,« siger hun.

Hos STIL vil vicedirektør Aino Olsen ikke gå ind i konkrete sager. Men hun oplyser, at der er eksempler på skoler, der har anvendt ikke-godkendte systemer til indberetning. Og at styrelsen derfor har været nødt til at sikre sig, at de indberettede oplysninger - der altså udløser tilskud - har været korrekte. Det er ifølge hende forklaringen på, at data skal revideres.

»Skolerne har benyttet sig af et ikke godkendt system. Alternativt kunne vi have sagt, at deres indberetning ikke talte,« siger Aino Olsen.

Ingen systemer godkendt siden 2008

Hun oplyser også, at ingen systemer er blevet godkendt af STIL siden 2008 (dengang hed STIL Uni-C), og at der desuden ikke har været nogen offentligt tilgængelige krav, som et system har skullet leve op til for at blive godkendt. Men det bliver der rettet op på nu med en ny bekendtgørelse, der kommer til efteråret, fortæller Aino Olsen.

»Tilbage i 2008 blev der gennemført en systemgodkendelse, hvor en leverandør blev godkendt til VUC-området og en anden til gymnasieområdet. Og det har så ikke været gennemført siden, og det bliver nu her til efteråret rettet i forbindelse med en systemrevision.«

Der har vel ikke været et frit marked, hvis det ikke har været muligt at få sine systemer godkendt til brug på de pågældende institutioner siden 2008?

»Nej, og det retter vi op på nu.«

Med det kommende bekendtgørelse følger en it-instruks med de krav, et system skal leve op til, for at kunne blive godkendt til VUC og det gymnasiale område.

Aino Olsen fortæller, at for at en virksomhed kan blive godkendt, skal en revisor gennemgå virksomhedens it-system for den pågældende virksomheds egen regning.

»Man kontakter en revisor, som gennemgår it-løsningen og holder den op mod vores it-instruks. Den bliver meldt ud på nettet. Og så afleverer man en rapport fra revisoren til os, og så bliver man forhåbentligt godkendt. Så bliver det offentliggjort på vores hjemmeside, at skolerne kan benytte sig af dette system,« siger hun.

På spørgsmålet om, hvorfor STIL ikke har lavet nogen systemrevisioner siden 2008, oplyser Aino Olsen, at det har taget tid at få gennemført, og at hun ikke kan sige mere, end at der bliver rettet op på det nu.

Markedsgørelse af system til erhvervsuddannelser

Udover VUC og det gymnasiale område, så er der erhvervsuddannelserne. Her er der i dag krav om, at indberetninger skal foregå via STIL's eget system, Easy. Det er flere erhvervsskoler, som Version2 har været i kontakt med, utilfredse med.

Læs også: It-frustrerede erhvervsskoler: Styrelse lænker os til elendige it-systemer

Men også her er der ændringer på vej. Med den såkaldte markedsgørelse til sommer 2016 bortfalder kravet om, at der skal indberettes via Easy. Og fra omkring januar er det meningen, STIL vil offentliggøre systemkravene også på dette område.

»Tanken er, at vi allerede fra jul åbner op for, hvilke krav, vi har tænkt os at stille til de leverandører. Så de får mulighed for at rette deres systemer til fra januar 2016 til sommeren 2016, så de rent faktisk kan levere til skolerne,« siger Aino Olsen.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk

Følg forløbet

Kommentarer (1)

Log ind eller opret en konto for at skrive kommentarer

Pressemeddelelser

Affecto Denmark reaches highest Microsoft Partner level

Affecto Denmark, a leading provider of data-driven solutions, has reached the highest level in the Microsoft partner ecosystem: Managed Partner.
22. jun 2017

Innovate your business with Affecto's IoT Explorer Kit

Are you unsure if Internet of Things fits your business strategy?
31. maj 2017

Big Data Lake Summit: Fast and Trusted Insights

If you want to outpace, outsmart and outperform your competition in a digital world, you need trusted data that can be turned into actionable business insights at speed.
24. apr 2017