Konsulent: Projektledernes yndlings-tool er et farligt værktøj

Excel er et ekstremt udbredt værktøj til projektstyring, men rigtig mange fejl kan snige sig ind, advarer konsulent.

Excel er højt på listen over projektledernes yndlingsværktøjer - men også forbundet med risici, påpeger konsulenthus.

I en undersøgelse foretaget af Peak Consulting med 50 danske virksomheder og offentlige organisationer, svarer over halvdelen af respondenterne, at de bruger Excel til projektstyring - over en lang liste af dedikerede specialværktøjer. Men værktøjet bruges ikke uden risiko, mener Henrik Hajslund, der er management konsulent hos Peak Consulting.

»Excel er et farligt værktøj,« indleder han.

Læs også: Det Uregerlige Projekt

I revisionsrapporten fra JP Morgan, som skød finanskrisen i gang, blev en del af skylden placeret hos fejl i Excel-modeller, fortæller konsulenten.

»Og det viser meget godt, at når man bruger Excel, så forventer man, at tallet man får ud er det rigtige. Men der er rigtig meget man bygger op selv, og der kan snige sig rigtig mange fejl ind,« understreger Henrik Hajslund og tilføjer:

»Hvis man tager beslutninger på baggrund af det, kan det blive katastrofalt.«

It-afdelingen er flittige brugere

Særligt udviklingsafdelingen og it-afdelingen har forkærlighed for regnearkprogrammet. Af virksomhederne, der bruger Excel, angiver 64 procent, at it-afdelingen er flittige brugere.

Typisk er formålet med styringsværktøjerne at standardisere og implementere en form for best practice. Det kan derfor virke lidt selvmodsigende, at bruge Excel, som man selv modellerer, bemærker Henrik Hajslund.

»En af årsagerne kan være, at alle synes de er lidt specielle og ikke passer ind i standarderne. En anden årsag kan være, at værktøjerne faktisk ikke lever op til de behov, der måtte være,« vurderer han.

Læs også: Version2-debattør: Det er helt ustyrligt tragisk, hvor lidt man skal vide om IT for at beklæde de centrale poster i projektering, indkøb og projektstyring af IT projekter i det her land

I hvert fald er styringsværktøjerne ikke nogen udpræget succes. Tilsammen har de 50 medvirkende virksomheder og organisationer installeret 106 projekt- og porteføljestyringsværktøjer. Af disse giver 37 procent ikke den værdi, som virksomheden havde ønsket.

»Det er markant overraskende for mig,« siger Henrik Hajslund om tallet.

Ifølge konsulenten kan Excel i projektstyring være udmærket som startværktøj. Men når målet og behovet er defineret, kan man med fordel skifte til en platform, der definerer en best practice.

»Det er dømt til fiasko, hvis du indkøber et værktøj, du ikke ved, hvad du skal bruge til. Få processen på plads, og overblik over den data, man har brug for - det skal man tage udgangspunkt i,« fastslår Henrik Hajslund.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (4)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
#1 Einar Petersen

En kæmpe tak til Henrik Hajslund

Endelig nogen tager stilling til regneark og den efter min mening helt forkerte brug af værktøjer i IT virksomheder.

I IT regi er brug af regneark til at følge op på projektforløb, bestillinger etc. efter min mening lidt som at sige at tømreren skal bruge en skruetrækker til at hamre sømmene i med.

Hvorfor er det lige man tror at manuel udfyldning af Excel ark, frem og tilbagesendelse imellem flere, eller deling af disse afstedkommer af fortræffeligheder når der nu findes myriader af måder at gøre tingene bedre og lettere på ?

Kære IT virksomheder, brug nu for pokker databaser og webinterfaces på jeres Intra / Internet.

Der findes bestillingssystemer der vil være i stand til at give jer et dynamisk billede af bestillingsforløb og I kan trække alle de ostediagrammer, søjlediagrammer, processflows etc. som jeres BI analysts kan finde uda af at præsentere jer for ud af tallene og dataerne i databaserne.

I sikrer jer imod de fejl som et statisk regneark der sendes rundt med formateringsproblemer og makrosnask kan foranledige.

Ved at bruge en database sørger I for at der altid er mulighed for at der findes komplette billeder over projekter informationsmæssigt og deres status.

I øvrigt kan det siges at indmeldinger til "Foreningen for regnearkets udryddelse i IT branchen", modtages med glæde....

Hvor er det dog rart at noget formår at sætte spørgsmålstegn ved regnearkets forbandelse.

Sluttelig igen en stor tak til Henrik Hajslund

  • 5
  • 0
#2 Have Reich

Jeg er enig i at det er uholdbart, at rund sende documenter som en del af projekt og projekterstyring.

Der er lækre værktøjer til at stå for versionsstyring, gennemtestet og standiseret modeller og visualisering. Så rundsending af f.eks et speadsheet, hvor man visionere med filnavnet er der ingen undskyldning for.

Men men men. At bare putte data i en database fremfor i et spreadsheet, giver samme problem. Teknisk set er Excel en database (faktisk deler den Vertipaq xVelocity engine med SQL Server 2012 og up). Problemet ligger jo egentlig ikke i teknologien, men som jeg læser det i folks evner.

Mange mennesker har en tendens, til at tilpasse deres modeller, så de giver det resultat som de mener er rigtigt. Result biased. Det kan ske, om man bruger Excel eller en database til at holde data. Det som bliver slået på gong for her, er at man bruger værktøjer, med testet modeller, så det ikke er så nemt at afvige fra sandheden.

  • 6
  • 0
#3 Simon Mikkelsen

Det er helt rigtigt, at der er en masse gode og fine værktøjer. Men det kræver at projektlederen forstår hvad værktøjet gør. Når man selv har skrevet formlerne, har man en idé om hvad der sker. Men sidder man og tror at et tal viser én ting, men det viser noget andet, bliver det næsten værre.

Det bedste er naturligvis at lederen følger så meget med i projektet, at man har en føling for hvad der sker, så værktøjet er noget der hjælper frem for noget man er afhængig af.

  • 1
  • 0
#4 Per Stilling

Denne artikel falder mig for brystet i en sådan grad, at jeg var nødt til at oprette en bruger herinde :)

Jeg synes der bliver ramt helt ved siden af i dette indlæg. Der er jo intet galt med Excel i sig selv, som artiklen her vinkler det - Der kommer i hvert fald ingen argumenter på bordet. Fornuftige argumenter MOD Excel ville være vildledende UI, forkerte beregninger under visse omstændigheder eller lignende, der faktisk ville være reelle klandringer mod Excel.

Det denne artikel handler, og burde være drejet mod; er virksomhedernes ringe evne til at lave governance- og kvalitetssikringsprocesser. Der er INTET i vejen for at have best-practises i Excel dokumenter, det er faktisk en af de mest effektive måder at have best-practise, hvor man får mulighed for at tilpasse det til den specifikke opgave, samtidig med at det IKKE er omkostningstungt at lave mindre forbedringer. Jeg synes NETOP at Excel gør, at man får fleksibilitet og mulighed for at optimere den pågældende opgave.

Eksemplet fra finanskrisen siger jo intet om at Excel er ringe. Det siger noget om at der er en organisation, der ikke er i stand til at risikostyre deres beregningsmodel på et meget basalt plan.

Referencen til spørgeskemaet, hvor 50 virksomheder er blevet adspurgt og der står: "Af disse giver 37 procent ikke den værdi, som virksomheden havde ønsket". Spørgsmålet er stillet med ordet "ønsket", hvilket sætter en nærmest utopisk, og i bedste tilfælde ukonkret, tankesæt i gang hos virksomheden der skal besvare. Besvarelsens udfald på et sådan spørgsmål kan ikke bruges til noget.

  • 9
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere