51,9 procent af de danske kommuner er ikke blevet mere produktive af at indføre et system til at samle og styre kommunens tusindvis af dokumenter og sagsmapper digitalt.
Det er konklusionen i en undersøgelse af kommunernes brug af ESDH-systemer - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering - udført af it-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech, der også blogger for Version2.
Konsekvensen er blandt andet, at kommunerne ikke opnår de digitale besparelser, som ellers har været en del af kommunernes budget hvert år.
Undersøgelsen er en del af Ole Bechs specialeafhandling i offentlig administration ved Aalborg Universitet, og han har sendt et spørgeskema ud til samtlige 98 danske kommuner.
Over halvdelen mærker intet til digitalisering
Knap 85 procent af kommunerne har svaret, og resultatet er viser, at de danske kommuner efter 10-15 års kamp med digital forvaltning stadig har mere end almindeligt svært ved at forbedre produktiviteten med moderne teknologi.
51,9 procent af respondenterne beretter om »ingen mærkbar produktivitetsforøgelse« efter indførelsen af ESDH. Dermed har kommunen altså været omtrent lige så produktiv, dengang papirer blev printet, fotokopieret og arkiveret i skabe frem for som filer i digitale ESDH-systemer.
»Nu sidder jeg selv som it-chef i en stor kommune, så jeg havde det på fornemmelsen. Jeg har svært ved at se, hvor den fine business case skal komme fra med ESDH, fordi der også er nogle udgifter forbundet med at holde systemet kørende,« siger Ole Bech.
»Men det har overrasket mig, at resultatet var så entydigt,« tilføjer han.
De resterende 48,1 procent har i svingende grad oplevet forbedringer af produktiviteten, men kun hos 19,7 procent af kommunerne er produktiviteten blevet bedre i en grad, så organisationen er blevet ændret, eller der er skåret i bemandingen.
»Samfundsøkonomisk er det en mindre katastrofe. Kommunernes budgetter er i høj grad afhængige af det bloktilskud, som årligt aftales med staten, og som er blevet reduceret hvert år, fordi man havde regnet med at spare et tilsvarende beløb på digitaliseringen i kommunerne. I stedet har man fået øgede udgifter til ESDH,« siger Ole Bech.
Skulle effektivisere kommunerne
Tanken med ESDH-systemerne har fra begyndelsen været at effektivisere kommunernes dokumenthåndtering. Næsten en tredjedel af kommunerne oplyser, at de oprindeligt indførte ESDH for at opnå besparelser i administrationen.
Målet med effektivisering i den offentlige forvaltning er at fastholde kvaliteten, samtidig med at produktiviteten sendes i vejret, fortæller Ole Bech. Men undersøgelsen viser, at kommunerne i praksis betaler for øget kvalitet med faldende produktivitet.
Netop det kan Ole Bechs undersøgelse ikke give en forklaring på.
»Jeg kan desværre ikke få det helt tydeligt frem i en spørgeskemaundersøgelse, hvad årsagerne kan være. Er det kommunerne, som er for dårlige til at anvende ESDH-systemerne, eller er det leverandørerne af systemerne, der er for dårlige til at understøtte kommunernes behov,« siger Ole Bech.
»Mit gæt vil være en kombination af de to ting,« tilføjer han.
Ole Bechs undersøgelse af ESDH i de danske kommuner er besvaret af 83 af landets 98 kommuner, hvoraf to af kommunerne kun har svaret delvist. Spørgeskemaet er blevet besvaret anonymt af kommunens ESDH-ansvarlige eller it-chefen mellem 5. og 15. maj 2009.
