Kommuner spilder tid og penge på digitale dokumentsystemer

Mere end halvdelen af danske kommuner er ikke blevet mere produktive af at indføre digitale systemer til dokumenthåndtering, viser ny undersøgelse. En mindre katastrofe, siger forfatteren bag.

51,9 procent af de danske kommuner er ikke blevet mere produktive af at indføre et system til at samle og styre kommunens tusindvis af dokumenter og sagsmapper digitalt.

Det er konklusionen i en undersøgelse af kommunernes brug af ESDH-systemer - Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering - udført af it-chef i Roskilde Kommune, Ole Bech, der også blogger for Version2.

Konsekvensen er blandt andet, at kommunerne ikke opnår de digitale besparelser, som ellers har været en del af kommunernes budget hvert år.

Undersøgelsen er en del af Ole Bechs specialeafhandling i offentlig administration ved Aalborg Universitet, og han har sendt et spørgeskema ud til samtlige 98 danske kommuner.

Over halvdelen mærker intet til digitalisering
Knap 85 procent af kommunerne har svaret, og resultatet er viser, at de danske kommuner efter 10-15 års kamp med digital forvaltning stadig har mere end almindeligt svært ved at forbedre produktiviteten med moderne teknologi.

51,9 procent af respondenterne beretter om »ingen mærkbar produktivitetsforøgelse« efter indførelsen af ESDH. Dermed har kommunen altså været omtrent lige så produktiv, dengang papirer blev printet, fotokopieret og arkiveret i skabe frem for som filer i digitale ESDH-systemer.

»Nu sidder jeg selv som it-chef i en stor kommune, så jeg havde det på fornemmelsen. Jeg har svært ved at se, hvor den fine business case skal komme fra med ESDH, fordi der også er nogle udgifter forbundet med at holde systemet kørende,« siger Ole Bech.

»Men det har overrasket mig, at resultatet var så entydigt,« tilføjer han.

De resterende 48,1 procent har i svingende grad oplevet forbedringer af produktiviteten, men kun hos 19,7 procent af kommunerne er produktiviteten blevet bedre i en grad, så organisationen er blevet ændret, eller der er skåret i bemandingen.

»Samfundsøkonomisk er det en mindre katastrofe. Kommunernes budgetter er i høj grad afhængige af det bloktilskud, som årligt aftales med staten, og som er blevet reduceret hvert år, fordi man havde regnet med at spare et tilsvarende beløb på digitaliseringen i kommunerne. I stedet har man fået øgede udgifter til ESDH,« siger Ole Bech.

Skulle effektivisere kommunerne
Tanken med ESDH-systemerne har fra begyndelsen været at effektivisere kommunernes dokumenthåndtering. Næsten en tredjedel af kommunerne oplyser, at de oprindeligt indførte ESDH for at opnå besparelser i administrationen.

Målet med effektivisering i den offentlige forvaltning er at fastholde kvaliteten, samtidig med at produktiviteten sendes i vejret, fortæller Ole Bech. Men undersøgelsen viser, at kommunerne i praksis betaler for øget kvalitet med faldende produktivitet.

Netop det kan Ole Bechs undersøgelse ikke give en forklaring på.

»Jeg kan desværre ikke få det helt tydeligt frem i en spørgeskemaundersøgelse, hvad årsagerne kan være. Er det kommunerne, som er for dårlige til at anvende ESDH-systemerne, eller er det leverandørerne af systemerne, der er for dårlige til at understøtte kommunernes behov,« siger Ole Bech.

»Mit gæt vil være en kombination af de to ting,« tilføjer han.

Ole Bechs undersøgelse af ESDH i de danske kommuner er besvaret af 83 af landets 98 kommuner, hvoraf to af kommunerne kun har svaret delvist. Spørgeskemaet er blevet besvaret anonymt af kommunens ESDH-ansvarlige eller it-chefen mellem 5. og 15. maj 2009.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (6)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Kenni Sørensen

Jeg sidder selv i mellem stor dansk kommune som IT & udviklings konsulent, med ESDH så en af kerne områderne. Min oplevelse er også at de besparelse som ESDH skulle give ikke er kommmet, men tværtimod på mange områder har været endnu en Digital silo som det traditionelle analog arkiv også var det.

Tilgengæld begynder automatiseringen, som ESDH har givet mulighed for i form af stregkoder og digital signatur nu kommunerne mulighederne for at effektivisere og give stor besparelse i form af workflow osv.

Vi er netop igang med et projekt som kan auto journalisere Blanketter fra borger både digitalt og papir form. Dette giver os både mulighed for at fjerne den journal proces for ikke blev fjernet ved indførelsen af ESDH, men kun flyttet over på skærmen, samt at udnytte de data som borger har indtastet i forvejen til at automatisere dele af sagsbehandlingen.

Dermed mener jeg at ESDH har sin ret, når vi tænker modning af organisationen til det digital danmark. Foruden medarbejderne skal tage den nye tankegang til sig.

  • 0
  • 0
Peter Favrholdt

98 kommuner er blevet spurgt. Artiklen refererer nogle procenter - med tre betydende cifre :-)

Jeg læste engang en bog om hvordan man bedst "lyver" med statistik - og en af fiduserne var at jo flere decimaler du bruger - jo mere tror folk på hvad du skriver (50% og 20% lyder ikke så "fint" som 48,1% og 19,7%). Lige siden jeg læste bogen har "Antal decimaler" været en del af mit "bullshit-filter".

Jeg synes at artiklen handler om et interessant spørgsmål: om det offentlige husker at høste effektiviseringsgevinster når der investeres i IT. Og derfor er det lidt synd at den journalistiske indpakning trigger "bullshit"-filteret.

Til gengæld er det dejligt at man i artiklen husker at fortælle hvor mange man har spurgt og hvor mange der har svaret. Så kan læseren nemlig selv regne ud at det drejer sig om 16 kommuner, der svarer at de har fået en rationaliseringsgevinst (19,7% af 81).

  • 0
  • 0
Ivar Ingolf Nielsen

Hvor mange procent arbejder ikke administrativt eller forretningsmæssigt bag en elektronisk skærm i vor tid?

Hvor mange Jens Vejmænd er der egentlig i forhold til de administrative og forretningsmæssige områder?

Måske bliver vores samfund til stadighed simpelthen så kompliceret at enhver effektivitets-foranstaltning bare forsvinder i takt med den øgede komplicering?

  • 0
  • 0
Kurt Frederichsen

Hmm... ...et langt stykke hen ad vejen er de komplicerede arbejdsgange ikke en naturlov, men et valg! Et valg fra det politiske og administrative system, der ikke fokuserer på mere optimale løsninger, men har helt andre dagsordener. Det er jo bl.a. derfor at konsulenter med en lean-bog under armen ofte har rigtig nemt ved at opnå effektivitetsforbedringer. Selv de der ligger lige for, har man ikke taget til sig. Min egen oplevelse (som ikke kommer fra den offentlige sektor) er også at værktøjerne ikke er kernen i optimeringen - det er personer, samarbejde, arbejsgange og processer - og et fokus på at skabe værdi i alt hvad man bruger sin tid på! Nogen gange vil et værktøj, så være en hjælp til at få de ting til at fungere... ...men jeg lader mig gerne udfordre på dén holdning! ;-)

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere