Kommuner drukner i Word-skabeloner
Mens nogle kommuner for flere år siden begyndte at skære ned på antallet af skabeloner, som anvendes til at svare borgerne med, bakser flere kommuner stadig med at nedbringe antallet af skabeloner. I Aabenraa Kommune er man gået fra 8.000 unikke skabeloner til 6, mens man i Aalborg Kommune har bragt det totale antal skabeloner og blanketter ned til godt 850 fordelt over de forskellige forvaltninger.
Skabeloner - som ofte er i Word-format - anvendes til intern kommunikation i kommunen og kommunikation mellem institutioner, kommune og borgere. For eksempel ved afgørelse af ansøgning om byggetilladelse, tildeling af institutionspladser og så fremdeles.
Især de kommuner, der er resultatet af sammenlægningerne tilbage i 2007, har oplevet problemet med mange skabeloner:
»Vi er lidt som en sammenbragt familie, hvor vi hver især havde hver vores skrammel med,« siger it- og digitaliseringschef i Aabenraa Kommune Eva Minke Andersen.
Hun fortæller, hvordan kommunens medarbejdere førhen måtte rette Word-dokument efter Word-dokument, hver gang der kom en ny bekendtgørelse, eller der skete en navneændring, der krævede en ændring af en eller flere af de i alt 8.000 skabeloner.
Kender du noget til skabelon-rod i kommunerne? Du kan tippe os her.
Opdateres manuelt en ad gangen
Selvom man i Aalborg Kommune er begyndt at skære ned på antallet af skabeloner og blanketter, kommer det bag på it-chef i Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Johnny Vad, at kommunen stadig har 850 skabeloner og blanketter. Skabeloner skal opdateres en ad gangen, når der sker ændringer på det område, skabelonen drejer sig om.
Johnny Vad fortæller, at det i Aalborg Kommune er forskelligt, hvem der opdaterer skabelonerne. I hans forvaltning er det en enkelt person, der har ansvaret, og han fortæller, at Kommunernes Landsforening har en skabelonbank, man kan abonnere på. På den måde får man en notifikation, hver gang der bør ske en ændring i en skabelon.
I Aabenraa var det et stort arbejde at opdatere skabelonerne.
»Hver gang en institution eller forvaltning skiftede navn eller logo, eller hvis der kom en ny bekendtgørelse, skulle vi ind manuelt og rette i den pågældende skabelon,« siger Eva Minke Andersen, der er glad for, at man i Aabenraa ikke længere har 8.000 unikke skabeloner.
Fra 8.000 til 6 skabeloner over tre år
I Aabenraa Kommune begyndte man allerede oprydningen for tre år siden. Dengang blev kommunen præsenteret for en løsning, der kunne reducere antallet af skabeloner til en god håndfuld.
»Det var en øjenåbner, og jeg vil klart anbefale andre kommuner at få kigget på antallet af skabeloner med henblik på at reducere det,« siger ESDH-koordinator i Aabenraa Kommune Gertrud Fink. Løsningen, kommunen blev præsenteret for, leveres af Dania Software og koster kommunen omkring 50.000 kroner om året.
I stedet for 8.000 individuelle skabeloner har Aabenraa Kommune nu 6 basisskabeloner, som automatisk importerer information om borgeren. Herefter indsættes de standardfraser, brevet skal indeholde.
»Det har været en lang implementeringsproces, som stadig er i gang, men systemet fungerer godt, og det er blevet nemmere at følge de retningslinjer, der er sat op for, hvordan kommuners skabeloner skal se ud,« siger Eva Minke Andersen, der også fortæller, at der sker færre fejl efter implementeringen af Dynamic Template, som løsningen hedder.
Redaktionen er efterfølgende blevet bekendt med, at 850 er antallet af skabeloner og blanketter i Aalborg tilsammen
