Kommune halverer papirforbrug

En kommune har på fire år halveret papirforbruget og sparer millioner. Digital arkivering er en del af forklaringen.

I løbet af fire år har Gladsaxe Kommune halveret papirforbruget i administrationen. Således brugte kommunen ifølge egne oplysninger 12.380.000 stykker papir i 2003, mens forbruget i 2007 lå på 6.101.000 stykker. Kommunen anslår besparelsen i kroner og øre til at være på ca. en halv million kroner om året over de fire år.

Kommunen oplyser, at årsagen til halveringen skal findes i en kombination af omtanke og en satsning på at digitalisere arbejdsgange.
»Vi har rullet ESDH ud i alle de centrale funktioner for flere år siden, og ruller nu ESDH ud i resten af organisationen. Det betyder, at vi overgår til sagsbehandling uden papir,« fortæller vicekommunaldirektør i Gladsaxe Kommune Hans H. Jensen til Version2.

Øget digital kommunikation

Men udrulning af elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) er blot en del af forklaringen på, hvordan kommunens målsætning om at reducere papirforbruget er opnået. Andre tiltag er kombinerede scannere, printere og fotokopimaskiner, der som standard udskriver på begge sider af et ark papir. Og så foregår en del af kommunikationen med kommunens institutioner også uden papir.

»Vi har også fået et intranet, hvor alle opslagsværker er tilgængelige. Og det betyder, at hvor vi tidligere sendte papir ud til institutionerne, som de satte ind i mapper og havde som et opslagsværk, der lægger vi den opdaterede information på intranettet, og så går institutionerne ind via it og får informationen,« siger Hans H. Jensen.

Også kommunikationen med borgere foregår i videst mulig omfang elektronisk.

»Hvis folk henvender sig til os digitalt i administrationen, så svarer vi også digitalt,« siger Hans H. Jensen og forsikrer samtidig om, at Gladsaxe Kommune både kan modtage OOXML- og ODF-dokumenter.

Holdningsændring

Det er dog ikke kun den digitalisering, men også en holdningsændring i kommunen, der er årsagen til det reducerede papirforbrug.

»Der har kørt en miljøbevidsthedsbølge henover hele organisationen med hele tiden at være opmærksom på miljø generelt. Og det hjælper selvfølgeligt også med at tænke i ikke at bruge så meget papir,« siger Hans H. Jensen og fortæller, at det er en kombination af miljøbevidsthed og et ønske om økonomiske besparelser, der har sat gang i papirreduceringen.

It gav ikke mindre papir

Selvom Galdsaxe Kommune i dag har fået vendt skuden i forhold til papirforbruget, så var det ikke noget, der skete automatisk, da kommunen i første omgang begyndte med digitale arbejdsgange.

»Vi var relativt tidlige med at prøve at bruge det digitale medie til sagsbehandling og andre ting. Og det der undrede os på centralt hold var, at kunne ikke se i takt med, at vi indførte mere og mere it i organisationen, at papirforbruget det faldt. Det var vores banale tilgang til det, at det måtte det gøre. Det betød, at vi lige efter årtusindeskiftet satte fokus på det, hvor vi sagde, at det måtte kunne lade sig gøre at bringe det ned, og det er så det, vi ser resultatet af nu,« siger Hans H. Jensen.

Kommunens digitaliseringsproces og forsøget på at nedbringe papirforbruget fortsætter ind i 2008. Siden 1. januar er Gladsaxe Kommune eksempelvis begyndt at udsende alle lønsedler til de ca. 8.000 kommunalt ansatte elektronisk.

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Kommentarer (1)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Knud Høgh Knudsen

Det er da fint at man sparer papir. Ingen tvivl om det. Men er besparelsen reel. Al korrespondance til visse kommuner (som jeg er bekendt med) scanner al brev/dokumentation ind og gemmer det på filformat. Så vidt så godt, men at man har valgt at gemme det i tif-format er mig en gåde. Leverandører af Hard Diske må slikke sig om munden efter sådan en beslutning.
Mig er det et problem at modtage filer fra samme, da jeg har en begrænsning på 10 MB serverplads.

  • 0
  • 0
Log ind eller Opret konto for at kommentere