Det kniber for Københavns Kommune med at indfri fine ord om gevinstrealisering

It-afdelingen i Københavns Kommunes socialforvaltning roses for at være længst fremme med gevinstrealisering i det kommunale landskab. Men det er dog endnu småt med dokumenterede gevinster.

»Forvaltningen vurderes at være en af de organisationer, der er længst fremme i Danmark med at bruge gevinstrealisering,« skriver Peak Consulting Group om Socialforvaltningens IT-afdeling (SOF IT) i Københavns Kommune til Version2 i en pressemeddelelse.

Anledningen til henvendelsen til Version2 er et gevinstrealiseringsforløb, som er blevet anvendt til bl.a. fire projekter i Socialforvaltningen, nemlig et projekt om Selvbetjeningsløsning, Det Fælles Medicinkort (FMK), CSC Social misbrug og CSC pProcesoptimering.

Udmeldingen lyder godt på papiret, men i kulissen findes dog ikke en palet af prangende resultater.

SOF IT har indtil videre kun gennemført ét projekt med gevinstrealisering og mangler både at få styr på rollefordeling samt at få mere erfaring.

Kontorchef i SOF IT Kasper Jessen-Winge erkender også, at der mangler modenhed, bl.a. i driftsfasen.

»Vi er gode til at starte projekter op nu, men mangler at lære delen med eftermålinger og generelt at arbejde mere med de her roller blandt andet rollen som gevinstejere,« siger Kasper Jessen-Winge.

Ikke alle gevinster har fået gevinstejere i SOF IT's projekter.

»Metoden kræver tilvænning i organisationen mht. nye roller og ansvar f.eks. rollen som gevinstejer. Men ideelt set skal vi udpege gevinstejere fra start af,« forklarer Kasper Jessen Winge.

Gevinster uden ejer risikerer at smuldre

Det kan få konsekvenser ikke at udpege alle gevinstejere, pointerer Annette Assentoft, der er tidligere program- og teamleder i SOF IT og i dag hjælper afdelingen med gevinstrealisering som management konsulent i Peak Consulting Group

»Man kan risikere, at ejerskabet ikke forankres og at de enkelte gevinster dermed smuldrer. Er der ikke fastlagt ejerskab, er der også risiko for, at der ikke sker noget,« forklarer hun.

»Vores erfaring viser, at hvis du ikke måler og følger op, men blot regner med, at gevinsten er realiseret, vil det modsatte ofte være tilfældet.«

Annette Assentoft beskriver gevinstejere, som dem, 'der går forrest i forandringsprocessen'.

Der, hvor afdelingen har fået gevinstrealisering ind under huden, er ved opstartsprocessen. SOF IT bruger metoden ved alle nye projekter som et ’realitetstjek’ ifølge Kasper Jessen-Winge, der uddyber:

»Vi sidder nu og ideudvikler på nye projektforslag. I den forbindelse gevinstvurderer vi dem sammen med brugerne. Enten er det stadig god ide, og ellers viser det sig, at dem, projektet går ud over, mener, at gevinsten ikke kan indfries.«

Kun målinger for et projekt

Siden SOF IT begyndte at bruge gevinstrealisering i 2013, er kun projektet NetForvaltning Sundhed afsluttet med en endelig dom i form af resultatmålinger holdt op mod forventede gevinster.

Version2 har tidligere skrevet om projektet, der gik over al forventning med både kvalitative og kvantitative gevinster, såsom 8,5 dage kortere sagsafgørelser. Et afgørende problem for projektets videre forløb var overgangen til drift, hvor succesen faldt til jorden med et brag.

Der var nemlig ingen til at drifte det, da projektfasen var afsluttet.

Læs også: IT-projekt i Københavns Kommune fik ejermand i 11. time

Dog har afdelingen med NetForvaltning Sundhed fået erfaring med opstart, nu hvor fire nye gevinstrealiseringsprojekter er i søen.

De har bare endnu ikke målt på dem. Gevinstkortene, hvor man vurderer, om ens mål er realistiske eller ej, og tilføjer nye mål, har været fremme ved alle projekter, men det har ifølge Kasper Jessen-Winge ikke ført til justeringer af målene på nogen af projekterne indtil videre.

Projekterne hedder Selvbetjeningsløsning, FMK, CSC Social misbrug og CSC Social Procesoptimering.

De få realiserede resultater gør det svært at vurdere, hvor godt det går med gevinstrealisering for den kommunale førertrøje. Men de er langt fremme, mener Kasper Jessen Winge:

»Jeg har en fornemmelse af, at vi er kommunale first-movers,« siger han.

Gode til at holde øje med portefølje og kvalitative gevinster

Der, hvor Annette Assentoft ser, at SOF IT især går forrest, er ved at have fokus på det kvalitative:

»SOF IT har et unikt fokus på både kvalitative og kvantitative både kroner og øre, men også brugertilfredshed. Flere og flere kommuner snakker om det, men mangler en måde at identificere og realisere kvalitative gevinster,« uddyber hun.

Derudover formår SOF IT en anden vigtig ting, ifølge Annette Assentoft. Nemlig at samle portoføljeoverblikket i et projektkontor, der sikrer, at gevinster ikke tælles mere end én gang. Annette Assentoft sad tidligere på denne post i SOF-IT, hvor hun slettede porto som gevinst i flere projekter, da man fik digital post - og den gevinst derved allerede var høstet.

Siloerne hersker stadig

Endnu har ingen andre afdelinger eller kommuner bedt om SOF IT’s hjælp til selv at komme i gang med gevinstrealisering og ’realitetstjek’. Der er ikke kultur for at dele metoder på tværs.

»Det er ikke nødvendigvis i vores DNA at brede det ud, men vi deler gerne,« fortæller Kasper Jessen-Winge og tilføjer, at der er oprettet et internt vidennetværk i kommunen, hvor ambitionen er ’at dele ud af erfaringerne’, men at forvaltninger dog er ’selvstændige enheder’, og ’praksis kan se lidt forskellig ud’.

Det peger i samme retning som en modenhedsrapport om Københavns Kommune fra PwC samt det, som professor på IT-Universitet i København Søren Lauesen tidligere har fortalt Version2 om, at forvaltningerne fungerer som siloer i Københavns kommune.

Læs også: PriceWaterhouseCoopers: It-projekter i Københavns Kommune cementerer forældede arbejdsgange

En læringsprocess

Kasper Jessen-Winge er glad for gevinstrealisering er kommet ind i SOF IT:

»Helt generelt har vi lært rigtig, rigtig meget ved at arbejde systematisk i forhold til metodik. Lært, hvorfor vi sætter ting i værk, og hvordan vi måler og dokumentere projektgennemførelser og de gevinster, vi hiver hjem.«

Annette Assentoft understreger, at SOF IT nu tager udgangspunkt i problemet og så finder løsninger i stedet for omvendt, 'som rigtig mange gør' ifølge hende, men at de 'har en lang modenhedsrejse foran sig'.

Som Kasper Jessen-Winge udtrykker det:

»Vi er ikke i mål, men godt på vej.«

Tips og korrekturforslag til denne historie sendes til tip@version2.dk
Følg forløbet
Kommentarer (2)
sortSortér kommentarer
  • Ældste først
  • Nyeste først
  • Bedste først
Log ind eller Opret konto for at kommentere