Kold tyrker: Dansk software-firma dropper interne e-mails

16. januar 2012 kl. 07:566
Kold tyrker: Dansk software-firma dropper interne e-mails
Illustration: Yakobchuk.
22 medarbejdere i den danske ESDH-virksomhed Exformatics dropper e-mails internt i januar måned.
Artiklen er ældre end 30 dage
Manglende links i teksten kan sandsynligvis findes i bunden af artiklen.

Nul smøger eller nul fast food er blandt klassikerne, når danskerne sætter sig mål for det nye år.

Hos den danske ESDH-leverandør Exformatics har den siden årsskiftet stået på nul e-mails, i hvert fald internt mellem medarbejderne.

Og det er ikke altid lige let at overholde:

»Jeg faldt i i sidste uge. Det er svært at lægge de gamle vaner fra sig. Men i denne uge har jeg ikke sendt nogen interne e-mails,« siger udviklingsdirektør i Exformatics, Morten Marquard, til Version2.

Artiklen fortsætter efter annoncen

Exformatics har kastet sig ud i eksperimentet, der i første omgang varer januar ud, for at gøre op med alenlange e-mailkorrespondancer, irrelevante CC-mails og korte påmindelser via e-mails.

Kort sagt den uoverskuelige mængde af e-mails i indbakken, der ofte ikke er koblet op på nogen bestemt medarbejder eller særlig arbejdsgang i en virksomhed.

I stedet tager virksomheden nu et skud af sin egen medicin og bruger derfor kun sit eget ESDH-system (Elektronisk sags- og dokumenthåndtering), der er udstyret med en såkaldt aktivitetsstrøm, der kan sammenlignes med statusopdateringer på Facebook.

Tanken er, at det er smartere for de ansatte at diskutere for eksempel den seneste udgave af et dokument i det system, hvor dokumentet befinder sig:

»Problemet med e-mails er ikke kommunikationsformen i sig selv, men at den foregår i en anden verden end arbejdsgangene, fordi den er adskilt fra dine andre systemer,« siger Morten Marquard.

Er der ikke en risiko for, at de sociale samarbejdsværktøjer ender med at blive en tidsrøver, ligesom e-mail er det?

»Det er jeg ikke nervøs for. Man må stole på, at medarbejderne er pligtopfyldende. Tidligere var det sådan, at fik du en e-mail fra en kunde, så sendte du den bare videre til en kollega. Nu er det i stedet synligt, hvilken arbejdsgang, den indgår i,« siger Morten Marquard.

Exformatics bliver fortsat nødt til at bruge e-mails eksternt for at kunne besvare henvendelser fra kunder og leverandører.

Men også her har Morten Marquard allerede bemærket de første forandringer:

»Mængden af eksterne e-mails falder drastisk, og kvaliteten af de sendte e-mails ryger op. Når jeg svarer på en e-mail, er jeg meget mere opmærksom på, hvad det er, jeg sender af sted,« siger Morten Marquard.

Forsøget kører januar ud, hvorefter de 22 medarbejdere i Exformatics skal evaluere den e-mail-frie måned.

6 kommentarer.  Hop til debatten
Denne artikel er gratis...

...men det er dyrt at lave god journalistik. Derfor beder vi dig overveje at tegne abonnement på Version2.

Digitaliseringen buldrer derudaf, og it-folkene tegner fremtidens Danmark. Derfor er det vigtigere end nogensinde med et kvalificeret bud på, hvordan it bedst kan være med til at udvikle det danske samfund og erhvervsliv.

Og der har aldrig været mere akut brug for en kritisk vagthund, der råber op, når der tages forkerte it-beslutninger.

Den rolle har Version2 indtaget siden 2006 - og det bliver vi ved med.

Debatten
Log ind eller opret en bruger for at deltage i debatten.
settingsDebatindstillinger
6
5. februar 2018 kl. 16:02

Faldt lige over denne tråd! Jeg kan tilslutte mig at det virker - vi er 12 kollegaer som har fælles kommunikation via PODIO. Den eneste email der må videresendes er en man har aftalt der sendes efter vores fysiske morgenmøde - eller hvis det er efter aftale med ens leder.

Shit vi har sparet mange timer med cc,bcc, svar alle pis og papir!

Hurra for moderne kommunikation og tak til Podio som platform at gøre det muligt.

5
17. januar 2012 kl. 10:02

Vel?

1
16. januar 2012 kl. 10:10

Glæder mig til at høre hvordan det gik -for jeg er bestemt enig i interne emails ikke er godt i store mængder..

2
16. januar 2012 kl. 10:56

Hej Kasper, Primo februar laver vi en sammenligning af antallet af emails internt og eksternt (dem vi har sendt) i november hhv januar. Som sagt ser det allerede rigtigt positivt ud. Mvh Morten

3
16. januar 2012 kl. 11:26

Hej Morten,

Tak for svar - Hvad sagde folk til at få besked om denne tyrker? Hvordan er jeres personfordeling på køn ? Benytter i i forvejen intranet? Og er det hovedsageligt udvikling i gør jer i ?

4
16. januar 2012 kl. 11:32

Hej Kasper, Alle bruger intranettet - og fordelingen mellem mænd og kvinder er 17-5 - vi arbejder på en bedre fordeling mellem mænd og kvinder.

Vi arbejder med produktudvikling og leverance heraf - samt naturligvis salg, marketing og support. Vi bruger intranettet til al intern IT.

Mht medarbejdernes kommentarer - de følger primo februar. Er spændt på deres feedback.